江門采購管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)江門地區(qū)采購管理工作，規(guī)范采購行為，提高采購效率，保證采購質(zhì)量，降低采購成本，防范采購風(fēng)險，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于江門地區(qū)內(nèi)公司/組織（以下簡稱“本單位”）的各類采購活動，包括但不限于物資采購、服務(wù)采購、工程采購等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則采購活動必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)、政策以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購過程合法合規(guī)。2.公開公正原則采購信息應(yīng)公開透明，采購程序應(yīng)公正公平，保障所有潛在供應(yīng)商平等參與競爭的權(quán)利。3.效益優(yōu)先原則在保證采購質(zhì)量的前提下，充分考慮采購成本和效益，實現(xiàn)資源的優(yōu)化配置。4.誠實守信原則采購各方應(yīng)誠實守信，履行各自的責(zé)任和義務(wù)，維護(hù)良好的市場秩序。二、采購組織與職責(zé)（一）采購決策機(jī)構(gòu)成立采購決策委員會，負(fù)責(zé)審議和決策重大采購事項。采購決策委員會由公司高層管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成，其職責(zé)包括：1.制定采購戰(zhàn)略和政策；2.審批年度采購計劃；3.審議重大采購項目的采購方式、供應(yīng)商選擇等；4.監(jiān)督采購活動的執(zhí)行情況。（二）采購執(zhí)行部門設(shè)立采購部門，作為采購活動的具體執(zhí)行機(jī)構(gòu)。采購部門的職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行采購決策機(jī)構(gòu)的決議；2.制定和實施采購計劃；3.組織采購項目的招標(biāo)、詢價、談判等采購活動；4.選擇和管理供應(yīng)商；5.簽訂采購合同；6.跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題。（三）其他相關(guān)部門1.需求部門負(fù)責(zé)提出采購需求，明確采購物資、服務(wù)或工程的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等要求，并參與采購過程中的技術(shù)評審、驗收等工作。2.財務(wù)部門負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算、支付貨款等財務(wù)工作，對采購活動進(jìn)行財務(wù)監(jiān)督。3.審計部門負(fù)責(zé)對采購活動進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查采購程序的合規(guī)性、采購合同的執(zhí)行情況等。三、采購預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.各需求部門應(yīng)根據(jù)本單位的年度工作計劃和實際需求，編制采購預(yù)算草案，明確采購項目、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計金額等內(nèi)容。2.采購部門對各需求部門提交的采購預(yù)算草案進(jìn)行匯總和審核，結(jié)合市場價格波動等因素，提出調(diào)整建議，形成年度采購預(yù)算初稿。3.財務(wù)部門對年度采購預(yù)算初稿進(jìn)行審核，綜合考慮本單位的財務(wù)狀況和資金安排，確定年度采購預(yù)算，并報采購決策委員會審批。（二）預(yù)算執(zhí)行1.采購部門應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的采購預(yù)算組織采購活動，不得超預(yù)算采購。如因特殊情況需要調(diào)整采購預(yù)算，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批。2.財務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對采購預(yù)算執(zhí)行情況的監(jiān)控，定期對采購支出進(jìn)行統(tǒng)計和分析，及時發(fā)現(xiàn)和解決預(yù)算執(zhí)行過程中的問題。（三）預(yù)算調(diào)整1.當(dāng)出現(xiàn)下列情況之一時，可申請調(diào)整采購預(yù)算：國家政策法規(guī)發(fā)生重大變化，影響采購項目的實施；市場價格波動較大，導(dǎo)致原采購預(yù)算無法滿足采購需求；因不可抗力因素，需要變更采購項目或調(diào)整采購金額；其他確需調(diào)整采購預(yù)算的情況。2.采購預(yù)算調(diào)整申請應(yīng)由需求部門提出，經(jīng)采購部門審核、財務(wù)部門會簽后，報采購決策委員會審批。四、采購方式（一）公開招標(biāo)1.公開招標(biāo)是指采購人以招標(biāo)公告的方式邀請不特定的供應(yīng)商參加投標(biāo)的采購方式。2.達(dá)到下列標(biāo)準(zhǔn)之一的采購項目，應(yīng)采用公開招標(biāo)方式：貨物或服務(wù)采購單項合同估算價在[X]萬元人民幣以上的；工程采購單項合同估算價在[X]萬元人民幣以上的；雖未達(dá)到上述標(biāo)準(zhǔn)，但采購項目涉及公共利益、公眾安全的。3.采用公開招標(biāo)方式采購的，應(yīng)按照《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》等相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，編制招標(biāo)文件，發(fā)布招標(biāo)公告，組織開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)等活動。（二）邀請招標(biāo)1.邀請招標(biāo)是指采購人以投標(biāo)邀請書的方式邀請?zhí)囟ǖ墓?yīng)商參加投標(biāo)的采購方式。2.符合下列情形之一的采購項目，可以采用邀請招標(biāo)方式：具有特殊性，只能從有限范圍的供應(yīng)商處采購的；采用公開招標(biāo)方式的費(fèi)用占采購項目總價值的比例過大的。3.采用邀請招標(biāo)方式采購的，應(yīng)從符合相應(yīng)資格條件的供應(yīng)商中，通過隨機(jī)方式選擇三家以上的供應(yīng)商，并向其發(fā)出投標(biāo)邀請書。（三）競爭性談判1.競爭性談判是指采購人通過與符合相應(yīng)資格條件的供應(yīng)商分別談判，商定價格、條件和合同條款，最后從中確定成交供應(yīng)商的采購方式。2.符合下列情形之一的采購項目，可以采用競爭性談判方式：招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的；技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的；采用招標(biāo)所需時間不能滿足用戶緊急需要的；不能事先計算出價格總額的。3.采用競爭性談判方式采購的，應(yīng)成立談判小組，與不少于三家的供應(yīng)商進(jìn)行談判。談判小組應(yīng)制定談判文件，明確談判程序、談判內(nèi)容、合同草案條款等。（四）單一來源采購1.單一來源采購是指采購人向唯一供應(yīng)商進(jìn)行采購的方式。2.符合下列情形之一的采購項目，可以采用單一來源采購方式：只能從唯一供應(yīng)商處采購的；發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的；必須保證原有采購項目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。3.采用單一來源采購方式采購的，應(yīng)在采購活動開始前，將單一來源采購理由及相關(guān)情況報采購決策委員會審批，并在指定媒體上公示。（五）詢價1.詢價是指采購人向有關(guān)供應(yīng)商發(fā)出詢價單，對供應(yīng)商的報價進(jìn)行比較，從而確定成交供應(yīng)商的采購方式。2.采購的貨物規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目，可以采用詢價方式采購。3.采用詢價方式采購的，應(yīng)成立詢價小組，向不少于三家的供應(yīng)商發(fā)出詢價單。詢價小組應(yīng)要求供應(yīng)商一次報出不得更改的價格，采購人根據(jù)符合采購需求、質(zhì)量和服務(wù)相等且報價最低的原則確定成交供應(yīng)商。五、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商準(zhǔn)入1.建立供應(yīng)商準(zhǔn)入制度，明確供應(yīng)商的準(zhǔn)入條件，包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)等方面。2.采購部門應(yīng)定期收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商信息庫。對申請準(zhǔn)入的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)進(jìn)行資格審查，必要時可進(jìn)行實地考察。3.經(jīng)審查合格的供應(yīng)商，由采購部門報采購決策委員會批準(zhǔn)后，納入供應(yīng)商信息庫。（二）供應(yīng)商評價與考核1.采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)等方面進(jìn)行評價和考核，評價結(jié)果作為供應(yīng)商續(xù)用、淘汰的重要依據(jù)。2.建立供應(yīng)商評價指標(biāo)體系，包括質(zhì)量指標(biāo)、交貨期指標(biāo)、價格指標(biāo)、服務(wù)指標(biāo)等。采購部門應(yīng)根據(jù)評價指標(biāo)體系，制定具體的評價方法和標(biāo)準(zhǔn)。3.每年末，采購部門應(yīng)組織相關(guān)部門對供應(yīng)商進(jìn)行年度綜合評價，評價結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。對評價為不合格的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)暫停或取消其供貨資格。（三）供應(yīng)商激勵與淘汰1.對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)給予適當(dāng)?shù)募畲胧?，如增加采購份額、優(yōu)先合作等。2.對出現(xiàn)下列情況之一的供應(yīng)商，應(yīng)予以淘汰：提供的產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量不合格，且經(jīng)整改后仍不符合要求的；交貨期嚴(yán)重延誤，影響本單位正常生產(chǎn)經(jīng)營的；價格虛高，且無合理理由的；售后服務(wù)不到位，給本單位造成較大損失的；違反法律法規(guī)或本單位采購管理規(guī)定的。六、采購流程（一）采購申請1.需求部門根據(jù)本單位的年度工作計劃和實際需求，填寫采購申請表，明確采購項目、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)算金額、預(yù)計交貨期等內(nèi)容。2.采購申請表經(jīng)需求部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報采購部門。（二）采購審批1.采購部門收到采購申請表后，對采購項目的必要性、可行性、預(yù)算合理性等進(jìn)行審核。2.對于金額較小的采購項目，采購部門負(fù)責(zé)人審批后即可組織采購；對于金額較大的采購項目，采購部門應(yīng)報采購決策委員會審批。（三）采購實施1.根據(jù)采購項目的特點和采購方式，采購部門選擇合適的采購方式組織采購活動。2.采用招標(biāo)方式采購的，應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，編制招標(biāo)文件，發(fā)布招標(biāo)公告，組織開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)等活動；采用競爭性談判、詢價等方式采購的，應(yīng)按照相應(yīng)的程序進(jìn)行操作。3.在采購過程中，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商進(jìn)行充分溝通，確保采購項目的順利實施。（四）合同簽訂1.采購項目確定成交供應(yīng)商后，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確采購項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。2.采購合同簽訂前，應(yīng)報財務(wù)部門審核。財務(wù)部門應(yīng)對采購合同的合法性、合規(guī)性、經(jīng)濟(jì)性等進(jìn)行審核，提出審核意見。3.采購合同經(jīng)雙方簽字蓋章后生效。采購部門應(yīng)將采購合同副本分送需求部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門。（五）驗收付款1.采購項目到貨后，需求部門應(yīng)組織相關(guān)人員按照采購合同的要求進(jìn)行驗收。驗收合格后，需求部門應(yīng)出具驗收報告。2.采購部門根據(jù)驗收報告和采購合同，辦理付款手續(xù)。財務(wù)部門應(yīng)按照財務(wù)管理制度的規(guī)定，審核付款申請，及時支付貨款。七、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.采購部門應(yīng)定期對采購活動進(jìn)行風(fēng)險識別和評估，分析可能存在的風(fēng)險因素，如市場風(fēng)險、供應(yīng)商風(fēng)險、合同風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險等。2.建立采購風(fēng)險評估指標(biāo)體系，采用定性與定量相結(jié)合的方法，對采購風(fēng)險進(jìn)行評估，確定風(fēng)險等級。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.針對不同的風(fēng)險因素，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。如對于市場風(fēng)險，應(yīng)加強(qiáng)市場調(diào)研和分析，合理安排采購計劃；對于供應(yīng)商風(fēng)險，應(yīng)加強(qiáng)供應(yīng)商管理，建立供應(yīng)商備用機(jī)制；對于合同風(fēng)險，應(yīng)加強(qiáng)合同審核和管理，明確雙方的權(quán)利義務(wù)；對于質(zhì)量風(fēng)險，應(yīng)加強(qiáng)驗收環(huán)節(jié)的管理，嚴(yán)格把控質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。2.采購部門應(yīng)定期對風(fēng)險應(yīng)對措施的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和評估，及時調(diào)整和完善風(fēng)險應(yīng)對措施，確保采購風(fēng)險得到有效控制。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.審計部門應(yīng)定期對采購活動進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查采購程序的合規(guī)性、采購合同的執(zhí)行情況、采購資金的使用情況等。2.財務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對采購活動的財務(wù)監(jiān)督，審核采購預(yù)算、支付貨款等財務(wù)工作