票據(jù)使用管理辦法總則目的為加強公司票據(jù)使用管理，規(guī)范票據(jù)使用行為，防范票據(jù)風險，維護公司合法權(quán)益，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合公司實際情況，制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門、分支機構(gòu)在經(jīng)濟活動中涉及的各類票據(jù)的使用管理，包括但不限于發(fā)票、收據(jù)、支票、匯票、本票等。基本原則1.合法性原則：票據(jù)的使用必須符合國家法律法規(guī)及相關(guān)稅收政策的規(guī)定，確保票據(jù)來源合法、開具規(guī)范、使用合規(guī)。2.真實性原則：票據(jù)所反映的經(jīng)濟業(yè)務必須真實、準確、完整，不得虛構(gòu)或隱瞞交易事實。3.準確性原則：票據(jù)的填寫必須清晰、準確、完整，各項內(nèi)容應與實際交易相符，不得涂改、偽造或變造票據(jù)。4.及時性原則：票據(jù)的開具、取得、傳遞、保管等環(huán)節(jié)應及時、高效，確保票據(jù)流轉(zhuǎn)順暢，避免因票據(jù)延誤導致的經(jīng)濟損失或稅務風險。5.安全性原則：加強票據(jù)的安全管理，防止票據(jù)丟失、被盜、損毀等情況發(fā)生，保障公司資金安全。票據(jù)種類及適用范圍發(fā)票1.定義：發(fā)票是指在購銷商品、提供或者接受服務以及從事其他經(jīng)營活動中，開具、收取的收付款憑證。2.種類：包括增值稅專用發(fā)票、增值稅普通發(fā)票、機動車銷售統(tǒng)一發(fā)票、二手車銷售統(tǒng)一發(fā)票等。3.適用范圍：適用于公司銷售商品、提供勞務、轉(zhuǎn)讓無形資產(chǎn)或不動產(chǎn)等經(jīng)營活動中與客戶之間的交易結(jié)算。收據(jù)1.定義：收據(jù)是指公司在非經(jīng)營性活動中，如收取押金、保證金、往來款項等，向?qū)Ψ介_具的收款憑證。2.種類：包括收款收據(jù)、資金往來結(jié)算票據(jù)等。3.適用范圍：適用于公司與內(nèi)部單位、個人之間的非經(jīng)營性資金收付業(yè)務。支票1.定義：支票是出票人簽發(fā)的，委托辦理支票存款業(yè)務的銀行或者其他金融機構(gòu)在見票時無條件支付確定的金額給收款人或者持票人的票據(jù)。2.種類：包括現(xiàn)金支票、轉(zhuǎn)賬支票、普通支票等。3.適用范圍：適用于公司同城范圍內(nèi)的商品交易、勞務供應、資金結(jié)算等業(yè)務。匯票1.定義：匯票是出票人簽發(fā)的，委托付款人在見票時或者在指定日期無條件支付確定的金額給收款人或者持票人的票據(jù)。2.種類：包括銀行匯票、商業(yè)匯票等。3.適用范圍：銀行匯票適用于公司同城或異地結(jié)算；商業(yè)匯票適用于公司在同城或異地的商品交易、勞務供應等結(jié)算業(yè)務，可分為商業(yè)承兌匯票和銀行承兌匯票。本票1.定義：本票是出票人簽發(fā)的，承諾自己在見票時無條件支付確定的金額給收款人或者持票人的票據(jù)。2.種類：包括銀行本票等。3.適用范圍：適用于公司在同城范圍內(nèi)的商品交易、勞務供應等結(jié)算業(yè)務。票據(jù)的領(lǐng)購與開具票據(jù)領(lǐng)購1.申請：公司因業(yè)務需要領(lǐng)購票據(jù)時，由經(jīng)辦部門填寫《票據(jù)領(lǐng)購申請表》，注明票據(jù)種類、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)部門負責人審核后，報財務部門審批。2.審批：財務部門根據(jù)公司業(yè)務實際情況，對《票據(jù)領(lǐng)購申請表》進行審批。審批通過后，由財務部門指定專人負責辦理票據(jù)領(lǐng)購手續(xù)。3.領(lǐng)購：票據(jù)領(lǐng)購人員憑財務部門開具的《票據(jù)領(lǐng)購介紹信》及本人有效身份證件，到當?shù)囟悇諜C關(guān)或其他票據(jù)管理部門辦理票據(jù)領(lǐng)購手續(xù)。領(lǐng)購票據(jù)時，應仔細核對票據(jù)的種類、號碼、數(shù)量等信息，確保票據(jù)的真實性和完整性。票據(jù)開具1.開具要求-發(fā)票開具應按照國家稅收法律法規(guī)及相關(guān)發(fā)票管理規(guī)定進行，確保發(fā)票內(nèi)容真實、準確、完整。發(fā)票開具時，應填寫客戶名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號等信息；貨物或應稅勞務、服務名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、金額、稅率、稅額等應與實際交易相符；發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)應加蓋發(fā)票專用章。-收據(jù)開具應注明收款事由、金額、收款日期等信息，并加蓋公司財務專用章或收款專用章。-支票、匯票、本票開具應按照銀行相關(guān)規(guī)定進行，填寫收款人名稱、金額、出票日期、用途等信息，并加蓋公司財務專用章和法定代表人或授權(quán)代理人的印章。2.開具流程-業(yè)務部門在發(fā)生經(jīng)濟業(yè)務并取得相關(guān)交易憑證后，應及時將憑證傳遞給財務部門。-財務部門審核無誤后，根據(jù)業(yè)務性質(zhì)和結(jié)算方式，選擇相應的票據(jù)進行開具。-票據(jù)開具人員應按照規(guī)定的格式和要求，認真填寫票據(jù)內(nèi)容，并在票據(jù)上加蓋相應的印章。-票據(jù)開具完成后，應及時將票據(jù)交付給收款人或相關(guān)部門，并做好票據(jù)交付記錄。票據(jù)的取得與審核票據(jù)取得1.業(yè)務部門職責：業(yè)務部門在與客戶進行交易時，應主動向客戶索取合法有效的票據(jù)，并確保票據(jù)內(nèi)容與交易實際情況相符。2.審核要求：業(yè)務部門取得票據(jù)后，應及時對票據(jù)的真實性、合法性、完整性進行初步審核。審核內(nèi)容包括票據(jù)的種類、號碼、開具日期、客戶名稱、金額、印章等信息是否清晰、準確、完整，是否符合國家法律法規(guī)及相關(guān)稅收政策的規(guī)定。3.傳遞：業(yè)務部門審核無誤后，應及時將票據(jù)傳遞給財務部門進行進一步審核。傳遞過程中，應做好票據(jù)交接記錄，確保票據(jù)的安全和完整。票據(jù)審核1.財務部門職責：財務部門收到業(yè)務部門傳遞的票據(jù)后，應按照國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定，對票據(jù)進行嚴格審核。審核內(nèi)容包括票據(jù)的真實性、合法性、完整性、有效性等方面。2.審核要點-發(fā)票審核：檢查發(fā)票的真?zhèn)?，可通過國家稅務總局發(fā)票查驗平臺或其他官方渠道進行查詢；核對發(fā)票的開具內(nèi)容是否與實際交易相符，是否存在虛開發(fā)票、開具與實際業(yè)務不符發(fā)票等情況；檢查發(fā)票的印章是否齊全、清晰，是否為發(fā)票專用章。-收據(jù)審核：核對收據(jù)的開具內(nèi)容是否與收款事由相符，印章是否齊全、清晰。-支票、匯票、本票審核：檢查票據(jù)的格式是否符合銀行規(guī)定，填寫內(nèi)容是否完整、準確，印章是否齊全、清晰，背書是否連續(xù)等。3.審核結(jié)果處理-經(jīng)審核無誤的票據(jù)，財務部門應及時辦理入賬手續(xù)，并按照公司財務管理制度進行賬務處理。-經(jīng)審核發(fā)現(xiàn)問題的票據(jù)，財務部門應及時與業(yè)務部門溝通，要求其補充或更換合法有效的票據(jù)。如業(yè)務部門無法提供合法有效的票據(jù)，財務部門有權(quán)拒絕辦理相關(guān)業(yè)務，并按照公司規(guī)定追究相關(guān)人員的責任。票據(jù)的傳遞與保管票據(jù)傳遞1.內(nèi)部傳遞：公司內(nèi)部各部門之間涉及票據(jù)傳遞的，應建立健全票據(jù)傳遞制度，明確傳遞流程和責任。票據(jù)傳遞過程中，應填寫《票據(jù)傳遞清單》，詳細記錄票據(jù)的種類、號碼、數(shù)量、傳遞時間、經(jīng)手人等信息，確保票據(jù)傳遞的準確性和可追溯性。2.外部傳遞：公司與外部單位之間涉及票據(jù)傳遞的，應根據(jù)業(yè)務需要選擇安全、快捷的傳遞方式，如郵寄、專人送達等。在傳遞票據(jù)時，應妥善包裝，確保票據(jù)的安全和完整，并要求收件人在《票據(jù)傳遞回執(zhí)》上簽字確認。票據(jù)保管1.專人負責：公司應指定專人負責票據(jù)的保管工作，確保票據(jù)保管人員具備專業(yè)知識和技能，熟悉票據(jù)管理規(guī)定。2.保管場所：票據(jù)應存放在安全、干燥、通風的專用保管場所，配備必要的防盜、防火、防潮、防蟲等設施，確保票據(jù)的安全。3.分類存放：票據(jù)應按照種類、號碼、日期等進行分類存放，便于查找和管理。同時，應建立票據(jù)保管臺賬，詳細記錄票據(jù)的購入、發(fā)出、使用、結(jié)存等情況。4.定期盤點：財務部門應定期對票據(jù)進行盤點，確保賬實相符。盤點工作應由財務部門負責人或其指定人員負責組織實施，盤點結(jié)果應形成書面報告，并報公司管理層備案。如發(fā)現(xiàn)賬實不符，應及時查明原因，并按照公司規(guī)定進行處理。票據(jù)的作廢與銷毀票據(jù)作廢1.作廢條件：票據(jù)在開具過程中，如因填寫錯誤、交易取消、客戶退貨等原因需要作廢的，應按照以下規(guī)定進行處理：-發(fā)票作廢：應在發(fā)票各聯(lián)次上注明“作廢”字樣，并全聯(lián)次留存。同時，應在開票系統(tǒng)中進行作廢操作，并確保系統(tǒng)記錄與紙質(zhì)發(fā)票一致。-收據(jù)作廢：應在收據(jù)各聯(lián)次上注明“作廢”字樣，并全聯(lián)次留存。-支票、匯票、本票作廢：應在票據(jù)上注明“作廢”字樣，并加蓋公司財務專用章。同時，應將作廢票據(jù)妥善保管，不得隨意丟棄。2.作廢流程：票據(jù)作廢時，應由票據(jù)開具人員填寫《票據(jù)作廢申請表》，注明票據(jù)種類、號碼、作廢原因等信息，經(jīng)部門負責人審核后，報財務部門審批。財務部門審批通過后，方可進行作廢處理。票據(jù)銷毀1.銷毀條件：已開具的票據(jù)存根聯(lián)及作廢票據(jù)，在保管期滿后，經(jīng)公司財務部門審核批準，可以進行銷毀。2.銷毀流程-編制銷毀清單：財務部門應根據(jù)票據(jù)保管臺賬，編制《票據(jù)銷毀清單》，詳細記錄擬銷毀票據(jù)的種類、號碼、數(shù)量、保管期限等信息。-審批：《票據(jù)銷毀清單》經(jīng)財務部門負責人審核后，報公司管理層審批。-銷毀實施：經(jīng)公司管理層批準后，由財務部門指定專人負責組織實施票據(jù)銷毀工作。銷毀過程中，應確保票據(jù)銷毀徹底，防止票據(jù)信息泄露。-記錄備案：票據(jù)銷毀完成后，應將銷毀情況記錄在《票據(jù)銷毀記錄》中，并由銷毀人員、監(jiān)銷人員簽字確認。同時，應將《票據(jù)銷毀清單》、《票據(jù)銷毀記錄》等資料歸檔保存，以備查閱。票據(jù)使用監(jiān)督與檢查監(jiān)督職責1.財務部門：財務部門負責對公司票據(jù)使用情況進行日常監(jiān)督檢查，確保票據(jù)使用符合國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。2.內(nèi)部審計部門：內(nèi)部審計部門負責對公司票據(jù)使用管理情況進行定期審計，檢查票據(jù)使用的合規(guī)性、真實性、準確性等方面，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。檢查內(nèi)容1.票據(jù)領(lǐng)購：檢查票據(jù)領(lǐng)購手續(xù)是否齊全，領(lǐng)購數(shù)量是否與實際業(yè)務需求相符，是否存在超量領(lǐng)購或違規(guī)領(lǐng)購票據(jù)的情況。2.票據(jù)開具：檢查票據(jù)開具是否符合規(guī)定，內(nèi)容是否真實、準確、完整，印章是否齊全、清晰，是否存在虛開發(fā)票、開具與實際業(yè)務不符發(fā)票等情況。3.票據(jù)取得：檢查票據(jù)取得是否合法有效，業(yè)務部門是否按照規(guī)定對票據(jù)進行審核，是否存在取得虛假票據(jù)或不合規(guī)票據(jù)的情況。4.票據(jù)傳遞與保管：檢查票據(jù)傳遞流程是否規(guī)范，傳遞記錄是否完整，票據(jù)保管是否安全，是否存在票據(jù)丟失、被盜、損毀等情況。5.票據(jù)作廢與銷毀：檢查票據(jù)作廢是否符合規(guī)定，作廢流程是否規(guī)范，銷毀清單是否完整，銷毀過程是否合規(guī)。違規(guī)處理1.對于違反本辦法規(guī)定使用票據(jù)的部門或個人，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處罰，包括但不