監(jiān)理文檔管理辦法一、總則（一）目的為加強公司監(jiān)理文檔管理，確保監(jiān)理文檔的完整性、準確性和規(guī)范性，提高監(jiān)理工作效率和質(zhì)量，依據(jù)相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合公司實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司承擔的各類建設工程項目監(jiān)理過程中形成的各類文檔管理。（三）文檔管理原則1.真實性原則：文檔內(nèi)容必須真實反映監(jiān)理工作實際情況。2.完整性原則：涵蓋監(jiān)理工作全過程，包括項目前期、施工階段、竣工驗收等各環(huán)節(jié)的相關文檔。3.規(guī)范性原則：嚴格按照相關法律法規(guī)、行業(yè)標準及公司規(guī)定的格式和要求進行文檔編制和管理。4.及時性原則：及時收集、整理、歸檔各類文檔，確保文檔的時效性。二、文檔分類及內(nèi)容（一）監(jiān)理規(guī)劃1.工程項目概況，包括工程名稱、地點、規(guī)模、結(jié)構(gòu)形式等。2.監(jiān)理工作范圍、內(nèi)容、目標。3.監(jiān)理工作依據(jù)，如法律法規(guī)、工程建設標準、委托監(jiān)理合同等。4.監(jiān)理機構(gòu)組織形式、人員配備及進退場計劃、監(jiān)理人員崗位職責。5.監(jiān)理工作程序，包括工程質(zhì)量控制、進度控制、造價控制、安全生產(chǎn)管理的工作流程。6.監(jiān)理工作方法及措施，如旁站、巡視、平行檢驗等方法，以及質(zhì)量、進度、造價、安全等方面的控制措施。7.監(jiān)理工作制度，如項目監(jiān)理機構(gòu)工作制度、工程質(zhì)量檢驗制度、工程計量支付制度等。8.監(jiān)理設施，包括辦公設施、交通設施、檢測設備等。（二）監(jiān)理實施細則1.專業(yè)工程特點，針對不同專業(yè)工程詳細描述其特點。2.監(jiān)理工作流程，結(jié)合專業(yè)工程具體細化工作流程。3.監(jiān)理工作控制要點及目標值，明確各專業(yè)工程的控制要點及相應的目標值。4.監(jiān)理工作方法及措施，針對專業(yè)工程特點制定具體的監(jiān)理方法和措施。（三）施工組織設計/（專項）施工方案報審表及相關資料1.施工單位報審的施工組織設計或?qū)ｍ検┕し桨浮?.監(jiān)理機構(gòu)對施工組織設計或?qū)ｍ検┕し桨傅膶彶橐庖?，包括是否符合工程建設強制性標準、是否滿足施工要求等。（四）工程開工報審表及相關資料1.施工單位提交的工程開工報審表，包括工程概況、施工單位資質(zhì)情況、施工管理人員及施工人員配備情況、施工機械設備及材料準備情況等。2.監(jiān)理機構(gòu)對工程開工條件的審核意見，如施工許可證是否已辦理、施工組織設計或?qū)ｍ検┕し桨甘欠褚雅鷾?、施工管理人員及施工人員是否已到位、施工機械設備及材料是否已滿足施工要求等。（五）工程暫停令及復工報審表1.工程暫停令：在發(fā)生需要暫停施工的情況時，監(jiān)理機構(gòu)下達的暫停施工指令，說明暫停施工的原因、范圍、期限等。2.復工報審表：施工單位在工程暫停原因消除后，提交的復工申請，包括工程暫停原因已消除的說明、整改情況報告等。監(jiān)理機構(gòu)對復工申請的審核意見，如是否具備復工條件等。（六）工程質(zhì)量文件1.工程材料/構(gòu)配件/設備報審表及質(zhì)量證明文件，施工單位對進場的工程材料、構(gòu)配件、設備提交的報審表，附上質(zhì)量證明文件，如產(chǎn)品合格證、質(zhì)量檢驗報告等。監(jiān)理機構(gòu)對其質(zhì)量證明文件的審核意見及見證取樣送檢情況。2.檢驗批、分項工程、分部工程質(zhì)量驗收記錄，施工單位按規(guī)定進行質(zhì)量驗收后形成的記錄，監(jiān)理機構(gòu)對驗收過程的監(jiān)督及驗收意見。3.工程質(zhì)量問題處理記錄，對施工過程中出現(xiàn)的質(zhì)量問題，包括問題描述、處理措施、處理結(jié)果等記錄。（七）工程進度文件1.工程進度計劃報審表，施工單位提交的總進度計劃、月進度計劃、周進度計劃等，監(jiān)理機構(gòu)對進度計劃的審核意見，如是否符合合同工期要求、是否合理可行等。2.工程進度報告，包括實際進度與計劃進度的對比分析、影響進度的因素分析、采取的措施及效果等。（八）工程造價文件1.工程款支付證書，監(jiān)理機構(gòu)根據(jù)施工單位完成的工程量及合同約定，審核后簽發(fā)的工程款支付證書，明確支付金額、支付時間等。2.工程變更費用報審表及相關資料，施工單位提出的工程變更費用申請，附上變更原因、變更內(nèi)容、變更費用計算依據(jù)等資料。監(jiān)理機構(gòu)對工程變更費用的審核意見。3.費用索賠報審表及相關資料，施工單位提出的費用索賠申請，包括索賠事件描述、索賠理由、索賠金額計算依據(jù)等資料。監(jiān)理機構(gòu)對費用索賠的審核意見。（九）安全生產(chǎn)管理文件1.安全生產(chǎn)許可證及安全生產(chǎn)責任制報審表，施工單位提交的安全生產(chǎn)許可證復印件及安全生產(chǎn)責任制文件，監(jiān)理機構(gòu)對其審核意見。2.安全專項施工方案報審表及相關資料，施工單位編制的深基坑、高支模、腳手架等安全專項施工方案，監(jiān)理機構(gòu)對方案的審核意見及對安全專項施工方案實施情況的監(jiān)督記錄。3.安全檢查記錄，包括定期安全檢查、專項安全檢查等記錄，對發(fā)現(xiàn)的安全問題及整改情況進行記錄。4.安全事故報告及處理記錄，發(fā)生安全事故時，施工單位和監(jiān)理機構(gòu)按規(guī)定報告及處理的記錄。（十）工程變更文件1.工程變更單，記錄工程變更的提出單位、變更內(nèi)容、變更原因、變更日期等信息。2.工程變更相關的圖紙、文件等資料。（十一）監(jiān)理通知單及回復單1.監(jiān)理通知單：監(jiān)理機構(gòu)對施工過程中發(fā)現(xiàn)的問題，如質(zhì)量問題、安全問題、進度問題等，下達的整改通知，明確問題內(nèi)容、整改要求、整改期限等。2.回復單：施工單位對監(jiān)理通知單的回復，說明問題整改情況及整改結(jié)果，監(jiān)理機構(gòu)對回復的復查意見。（十二）會議紀要1.第一次工地會議紀要，記錄第一次工地會議的主要內(nèi)容，包括各方人員介紹、工程概況、監(jiān)理工作范圍及要求、施工準備情況等。2.監(jiān)理例會會議紀要，定期召開的監(jiān)理例會會議紀要，記錄會議討論的主要問題、解決措施、下一步工作計劃等。3.專題會議紀要，針對工程建設中的專項問題召開的專題會議紀要。（十三）監(jiān)理月報1.本月工程概況，包括工程形象進度、工程質(zhì)量、工程進度、工程造價等方面的情況。2.本月監(jiān)理工作情況，包括監(jiān)理工作開展情況、監(jiān)理指令執(zhí)行情況等。3.本月工程質(zhì)量、進度、造價、安全等方面存在的問題及處理情況。4.下月監(jiān)理工作重點及工作計劃。（十四）工程竣工驗收文件1.工程竣工預驗收報告，監(jiān)理機構(gòu)組織施工單位進行工程竣工預驗收后形成的報告，包括預驗收情況、存在問題及整改情況、預驗收結(jié)論等。2.工程竣工驗收報告，建設單位組織竣工驗收后形成的報告，監(jiān)理機構(gòu)對竣工驗收過程的參與情況及相關資料。3.工程質(zhì)量評估報告，監(jiān)理機構(gòu)對工程質(zhì)量進行評估后形成的報告，包括工程概況、質(zhì)量控制情況、質(zhì)量驗收情況、工程質(zhì)量總體評價等。（十五）其他文件1.與建設單位、施工單位、設計單位、勘察單位等相關單位的往來函件。2.監(jiān)理工作中形成的照片、影像資料等。三、文檔管理流程（一）文檔收集1.監(jiān)理人員在工作過程中及時收集各自工作范圍內(nèi)產(chǎn)生的文檔資料，確保資料的完整性和及時性。2.施工單位按規(guī)定向監(jiān)理機構(gòu)提交各類報審表、報告等文件資料。（二）文檔整理1.監(jiān)理人員對收集到的文檔資料進行初步整理，分類別、分階段進行歸集。2.對文檔資料進行編號、編目，確保文檔的系統(tǒng)性和可追溯性。（三）文檔審核1.監(jiān)理工程師對整理后的文檔資料進行審核，確保文檔內(nèi)容真實、準確、完整，符合相關規(guī)定和要求。2.審核過程中如發(fā)現(xiàn)問題，及時返回相關人員進行修改和完善。（四）文檔歸檔1.經(jīng)審核合格的文檔資料按照檔案管理要求進行歸檔，存入公司指定的檔案存儲設備或空間。2.建立文檔歸檔清單，記錄歸檔文檔的名稱、編號、日期、歸檔人等信息。（五）文檔查閱1.因工作需要查閱文檔資料的，需填寫文檔查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等。2.經(jīng)相關負責人批準后，在檔案管理人員的陪同下進行查閱，并做好查閱記錄。（六）文檔借閱1.因特殊原因需要借閱文檔資料的，需填寫文檔借閱申請表，詳細說明借閱原因、借閱期限等。2.經(jīng)公司主管領導批準后，辦理借閱手續(xù)，借閱期限屆滿后及時歸還。（七）文檔保管1.檔案管理人員負責文檔資料的日常保管，確保文檔資料的安全、完整，防止丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。2.定期對文檔資料進行檢查、清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。（八）文檔銷毀1.對已過保管期限或無保存價值的文檔資料，由檔案管理人員提出銷毀申請，填寫文檔銷毀申請表。2.經(jīng)公司相關部門審核、主管領導批準后，按照規(guī)定的程序進行銷毀，并做好銷毀記錄。四、文檔管理職責（一）項目總監(jiān)理工程師職責1.全面負責項目監(jiān)理文檔管理工作，制定文檔管理工作計劃和措施。2.審核監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則等重要文檔。3.組織對施工單位提交的各類報審表、報告等進行審核，并簽署意見。4.協(xié)調(diào)與建設單位、施工單位等相關單位在文檔管理方面的工作。5.定期檢查項目監(jiān)理文檔管理工作情況，及時解決存在的問題。（二）專業(yè)監(jiān)理工程師職責1.負責本專業(yè)監(jiān)理文檔資料的收集、整理、審核工作。2.按照監(jiān)理實施細則的要求，對本專業(yè)工程相關文檔進行審查和監(jiān)督。3.協(xié)助總監(jiān)理工程師做好項目監(jiān)理文檔的歸檔工作。4.及時向總監(jiān)理工程師匯報本專業(yè)文檔管理工作中出現(xiàn)的問題。（三）監(jiān)理員職責1.負責收集、整理本人工作范圍內(nèi)產(chǎn)生的監(jiān)理文檔資料，如旁站記錄、巡視記錄等。2.按照規(guī)定的格式和要求填寫相關文檔記錄。3.及時將收集到的文檔資料提交給專業(yè)監(jiān)理工程師進行整理。（四）檔案管理人員職責1.負責監(jiān)理文檔資料的集中管理，包括歸檔、保管、查閱、借閱等工作。2.按照檔案管理要求，對文檔資料進行分類、編號、編目等整理工作。3.定期對文檔資料進行檢查、清點，確保文檔資料的安全、完整。4.為文檔查閱、借閱人員提供服務，并做好相關記錄。五、文檔管理信息化（一）建立文檔管理信息系統(tǒng)利用信息技術建立公司監(jiān)理文檔管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)文檔資料的電子化管理。（二）文檔錄入與存儲將紙質(zhì)文檔資料掃描錄入系統(tǒng)，進行電子存儲，同時建立電子文檔與紙質(zhì)文檔的對應關系，便于查詢和使用。（三）信息系統(tǒng)功能1.具備文檔分類管理、檢索查詢、權限設置等功能，方便用戶快速查找和使用文檔資料。2.能夠記錄文檔的借閱、查閱情況，實現(xiàn)文檔管理的信息化跟蹤。3.支持文檔資料的在線編輯、修改，提高文檔管理的工作效率。（四）數(shù)據(jù)備份與安全定期對文檔管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。采取必要的安全防護措施，防止數(shù)據(jù)泄露、丟失等情況發(fā)生。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司定期對項目監(jiān)理文檔管理工作進