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文檔簡介
紙張招標管理辦法一、總則(一)目的為規(guī)范公司紙張采購招標活動,確保紙張采購過程的公平、公正、公開,提高采購效率,降低采購成本,保證紙張質(zhì)量符合公司業(yè)務(wù)需求,特制定本辦法。(二)適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有紙張采購的招標活動,包括但不限于辦公用紙、印刷用紙等各類紙張的采購。(三)基本原則1.合法性原則:嚴格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標準,確保招標活動合法合規(guī)進行。2.公平公正原則:對待所有參與投標的供應(yīng)商一視同仁,不偏袒任何一方,保證評標過程和結(jié)果的公正性。3.公開透明原則:招標信息、評標標準、中標結(jié)果等應(yīng)向所有相關(guān)方公開,接受監(jiān)督。4.擇優(yōu)選擇原則:綜合考慮供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、價格、服務(wù)等因素,選擇最符合公司利益的供應(yīng)商。二、職責(zé)分工(一)采購部門1.負責(zé)制定紙張采購計劃,明確采購需求和規(guī)格要求。2.組織實施紙張招標活動,包括發(fā)布招標公告、資格預(yù)審、招標文件編制、開標、評標等工作。3.與中標供應(yīng)商簽訂采購合同,并跟蹤合同執(zhí)行情況。(二)質(zhì)量控制部門1.參與招標文件中質(zhì)量條款的制定,確保紙張質(zhì)量標準明確、合理。2.在評標過程中,對供應(yīng)商提供的紙張樣品進行質(zhì)量檢驗和評估。3.對采購的紙張進行到貨驗收,確保質(zhì)量符合要求。(三)財務(wù)部門1.參與招標文件中價格條款的審核,提供價格分析和預(yù)算控制建議。2.負責(zé)審核采購合同中的付款條款,確保資金支付安全、合理。3.對招標活動的費用進行核算和管理。(四)法務(wù)部門1.對招標文件、采購合同等法律文件進行審核,確保符合法律法規(guī)要求。2.為招標活動提供法律咨詢和法律支持,處理可能出現(xiàn)的法律糾紛。三、招標流程(一)采購計劃制定采購部門根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和庫存情況,定期制定紙張采購計劃。采購計劃應(yīng)明確紙張的種類、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計采購時間等信息,并提交相關(guān)部門審核。(二)供應(yīng)商資格預(yù)審1.采購部門發(fā)布招標公告,邀請潛在供應(yīng)商參與投標。招標公告應(yīng)包括招標項目名稱、采購內(nèi)容、規(guī)格要求、投標截止時間、開標時間及地點等信息。2.供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)提交資格預(yù)審申請文件,包括公司營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認證證書、業(yè)績證明等相關(guān)資料。3.采購部門會同質(zhì)量控制部門、法務(wù)部門等對供應(yīng)商資格預(yù)審申請文件進行審核,確定符合資格要求的供應(yīng)商名單。(三)招標文件編制1.采購部門根據(jù)采購計劃和資格預(yù)審結(jié)果,編制招標文件。招標文件應(yīng)包括商務(wù)條款、技術(shù)條款、價格條款、評標標準等內(nèi)容。2.商務(wù)條款應(yīng)明確供應(yīng)商的資質(zhì)要求、交貨期、交貨地點、售后服務(wù)等內(nèi)容。3.技術(shù)條款應(yīng)詳細描述紙張的規(guī)格、質(zhì)量標準、性能要求等內(nèi)容。4.價格條款應(yīng)明確報價方式、價格有效期等內(nèi)容。5.評標標準應(yīng)明確評標方法、評分細則等內(nèi)容,確保評標過程客觀、公正。(四)招標文件發(fā)放采購部門將招標文件發(fā)放給通過資格預(yù)審的供應(yīng)商,并要求供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)確認收到招標文件。(五)投標文件提交1.供應(yīng)商應(yīng)按照招標文件要求編制投標文件,并在規(guī)定時間內(nèi)提交至采購部門指定地點。2.投標文件應(yīng)包括投標函、商務(wù)條款偏離表、技術(shù)條款偏離表、價格清單、售后服務(wù)承諾、資格證明文件等內(nèi)容。(六)開標1.采購部門按照招標文件規(guī)定的時間和地點組織開標會議。開標會議應(yīng)由采購部門主持,質(zhì)量控制部門、財務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)人員參加。2.開標時,采購部門應(yīng)檢查投標文件的密封情況,并當眾拆封唱標,宣讀投標供應(yīng)商名稱、投標價格、交貨期等主要內(nèi)容。(七)評標1.采購部門組織評標委員會進行評標。評標委員會由采購部門、質(zhì)量控制部門、財務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)人員組成,必要時可邀請外部專家參與評標。2.評標委員會應(yīng)按照招標文件規(guī)定的評標標準和方法,對投標文件進行評審和比較,推薦中標候選人。3.評標過程中,評標委員會可要求投標供應(yīng)商對投標文件中的有關(guān)問題進行澄清或說明,但不得改變投標文件的實質(zhì)性內(nèi)容。(八)中標結(jié)果公示1.采購部門根據(jù)評標委員會的推薦意見,確定中標供應(yīng)商,并將中標結(jié)果在公司內(nèi)部進行公示,公示期為[X]個工作日。2.公示期間,如有供應(yīng)商或其他利害關(guān)系人對中標結(jié)果有異議,可向采購部門提出書面質(zhì)疑。采購部門應(yīng)及時進行調(diào)查核實,并將處理結(jié)果通知質(zhì)疑人。(九)合同簽訂1.公示期滿無異議后,采購部門與中標供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)、采購內(nèi)容、規(guī)格要求、價格、交貨期、交貨地點、質(zhì)量標準、售后服務(wù)等條款。2.采購合同簽訂后,采購部門應(yīng)將合同副本分送質(zhì)量控制部門、財務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門備案。四、評標標準(一)價格因素1.以投標供應(yīng)商的報價作為價格評分依據(jù),報價越低得分越高。2.價格得分計算公式為:價格得分=(最低投標報價/投標報價)×價格權(quán)重。(二)質(zhì)量因素1.對供應(yīng)商提供的紙張樣品進行質(zhì)量檢驗,檢驗結(jié)果作為質(zhì)量評分依據(jù)。2.質(zhì)量評分標準應(yīng)根據(jù)紙張的規(guī)格、質(zhì)量標準、性能要求等因素制定,質(zhì)量越好得分越高。3.質(zhì)量得分計算公式為:質(zhì)量得分=(實際質(zhì)量得分/質(zhì)量滿分)×質(zhì)量權(quán)重。(三)服務(wù)因素1.考察供應(yīng)商的售后服務(wù)承諾,包括售后服務(wù)響應(yīng)時間、維修保養(yǎng)期限、培訓(xùn)服務(wù)等內(nèi)容。2.服務(wù)評分標準應(yīng)根據(jù)供應(yīng)商的售后服務(wù)承諾和以往服務(wù)業(yè)績等因素制定,服務(wù)越好得分越高。3.服務(wù)得分計算公式為:服務(wù)得分=(實際服務(wù)得分/服務(wù)滿分)×服務(wù)權(quán)重。(四)綜合評分評標委員會根據(jù)價格、質(zhì)量、服務(wù)等因素的得分情況,對投標供應(yīng)商進行綜合評分,綜合得分最高者為中標候選人。五、合同管理(一)合同簽訂采購部門應(yīng)在中標結(jié)果公示期滿后[X]個工作日內(nèi)與中標供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)、采購內(nèi)容、規(guī)格要求、價格、交貨期、交貨地點、質(zhì)量標準、售后服務(wù)等條款。(二)合同履行1.采購部門應(yīng)跟蹤采購合同的履行情況,及時協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。2.供應(yīng)商應(yīng)按照采購合同約定的時間、地點、質(zhì)量標準等要求履行合同義務(wù),按時交付貨物。(三)合同變更1.在合同履行過程中,如因特殊原因需要變更合同條款,采購部門應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商一致,并簽訂書面變更協(xié)議。2.合同變更協(xié)議應(yīng)作為采購合同的補充文件,與采購合同具有同等法律效力。(四)合同終止1.采購合同履行完畢后,合同自然終止。2.在合同履行過程中,如因不可抗力或其他原因?qū)е潞贤瑹o法繼續(xù)履行,采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解除合同,并辦理相關(guān)手續(xù)。六、監(jiān)督與管理(一)內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)對紙張采購招標活動進行定期審計和監(jiān)督,檢查招標程序是否合規(guī)、評標過程是否公正、合同執(zhí)行是否嚴格等。2.采購部門應(yīng)定期向公司管理層匯報紙張采購招標活動的情況,接受公司管理層的監(jiān)督和指導(dǎo)。(二)外部監(jiān)督1.公司應(yīng)主動接受相關(guān)政府部門、行業(yè)協(xié)會等外部機構(gòu)的監(jiān)督和檢查,及時整改存在的問題。2.對于
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