二級(jí)學(xué)院會(huì)議室管理制度一、管理制度概述

二級(jí)學(xué)院會(huì)議室管理制度是為了規(guī)范會(huì)議室的使用，提高會(huì)議室的使用效率，確保學(xué)院教學(xué)、科研、會(huì)議等活動(dòng)的有序進(jìn)行。本制度旨在明確會(huì)議室的使用規(guī)則、申請(qǐng)流程、維護(hù)保養(yǎng)等方面，確保會(huì)議室資源的合理利用。

二、會(huì)議室使用規(guī)則

1.會(huì)議室的使用須提前向?qū)W院教務(wù)處或指定管理部門申請(qǐng)，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自占用。

2.申請(qǐng)人應(yīng)確保會(huì)議主題明確，內(nèi)容健康，符合國家法律法規(guī)及學(xué)院相關(guān)規(guī)定。

3.申請(qǐng)成功的個(gè)人或部門應(yīng)按時(shí)參加預(yù)訂的會(huì)議，如有特殊原因需變更時(shí)間或取消預(yù)訂，應(yīng)至少提前24小時(shí)通知管理部門。

4.進(jìn)入會(huì)議室應(yīng)保持室內(nèi)整潔，愛護(hù)公物，不得在會(huì)議室內(nèi)吸煙、飲食或亂扔垃圾。

5.會(huì)議室使用過程中，保持安靜，不得干擾他人正常使用。

6.會(huì)議室內(nèi)的電子設(shè)備、投影儀等設(shè)施應(yīng)由使用者自行操作，使用完畢后應(yīng)恢復(fù)原狀。

7.會(huì)議室內(nèi)的資料、文件等物品使用完畢后應(yīng)及時(shí)歸還，不得私自帶走。

8.會(huì)議室的鑰匙由指定管理人員負(fù)責(zé)保管，使用人領(lǐng)取鑰匙時(shí)需登記，使用完畢后須及時(shí)歸還。

9.對(duì)于故意損壞會(huì)議室設(shè)施、違反使用規(guī)定的行為，使用者需承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。

10.學(xué)院將對(duì)會(huì)議室的使用情況進(jìn)行定期檢查，對(duì)違反規(guī)定的行為進(jìn)行通報(bào)批評(píng)，情節(jié)嚴(yán)重者將取消其會(huì)議室使用資格。

三、會(huì)議室申請(qǐng)流程

1.申請(qǐng)者需填寫《會(huì)議室使用申請(qǐng)表》，內(nèi)容包括會(huì)議主題、參會(huì)人員、會(huì)議時(shí)間、預(yù)計(jì)時(shí)長等。

2.《會(huì)議室使用申請(qǐng)表》經(jīng)申請(qǐng)者所在部門負(fù)責(zé)人審核同意后，提交至學(xué)院教務(wù)處或指定管理部門。

3.管理部門收到申請(qǐng)后，將根據(jù)會(huì)議室使用情況及申請(qǐng)順序進(jìn)行審批，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)通知申請(qǐng)者審批結(jié)果。

4.審批通過的申請(qǐng)者，需按照管理部門指定的方式領(lǐng)取會(huì)議室鑰匙。

5.申請(qǐng)者應(yīng)在會(huì)議開始前至少30分鐘到達(dá)會(huì)議室，進(jìn)行設(shè)備調(diào)試和場(chǎng)地布置。

6.如申請(qǐng)者無法按時(shí)到達(dá)，應(yīng)及時(shí)通知管理部門，以便調(diào)整會(huì)議室使用計(jì)劃。

7.會(huì)議結(jié)束后，申請(qǐng)者應(yīng)確保會(huì)議室恢復(fù)原狀，關(guān)閉所有設(shè)備，并將鑰匙歸還管理部門。

8.對(duì)于臨時(shí)性會(huì)議或緊急會(huì)議，申請(qǐng)者可電話或短信方式向管理部門提出申請(qǐng)，管理部門將盡力協(xié)調(diào)滿足需求。

9.管理部門應(yīng)定期對(duì)會(huì)議室使用申請(qǐng)表進(jìn)行歸檔，以便于查詢和監(jiān)督。

10.學(xué)院將對(duì)會(huì)議室使用申請(qǐng)流程進(jìn)行優(yōu)化，提高審批效率，確保會(huì)議室資源得到合理分配。

四、會(huì)議室維護(hù)與保養(yǎng)

1.會(huì)議室內(nèi)的設(shè)施設(shè)備如投影儀、音響、空調(diào)等，使用后應(yīng)確保關(guān)閉電源，避免長時(shí)間空載運(yùn)行。

2.會(huì)議室內(nèi)外的清潔工作由學(xué)院保潔人員負(fù)責(zé)，使用部門應(yīng)保持會(huì)議室整潔，不得遺留垃圾。

3.如發(fā)現(xiàn)會(huì)議室設(shè)施設(shè)備出現(xiàn)故障，應(yīng)及時(shí)通知學(xué)院維修部門進(jìn)行維修，不得私自拆解或修復(fù)。

4.會(huì)議室的桌椅、窗簾等軟裝飾品應(yīng)定期清潔，保持干凈衛(wèi)生。

5.會(huì)議室的地面應(yīng)避免使用尖銳物品拖動(dòng)，以防劃傷地面材料。

6.會(huì)議室的窗戶和門應(yīng)定期檢查，確保開關(guān)順暢，必要時(shí)進(jìn)行潤滑保養(yǎng)。

7.會(huì)議室的消防設(shè)施如滅火器、消防栓等應(yīng)定期檢查，確保其處于有效狀態(tài)。

8.會(huì)議室的電源插座和線路應(yīng)定期檢查，防止因線路老化或過載造成安全隱患。

9.學(xué)院將定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行安全檢查，對(duì)存在安全隱患的設(shè)施設(shè)備及時(shí)進(jìn)行更換或維修。

10.任何個(gè)人或部門不得在會(huì)議室墻上涂抹、刻畫，破壞室內(nèi)裝飾。如有損壞，責(zé)任人需承擔(dān)修復(fù)或賠償責(zé)任。

五、會(huì)議室使用記錄與監(jiān)督

1.學(xué)院將建立會(huì)議室使用記錄簿，詳細(xì)記錄每次會(huì)議室的使用情況，包括使用時(shí)間、申請(qǐng)人、參會(huì)人員、會(huì)議主題等。

2.使用完畢后，申請(qǐng)人需在記錄簿上簽字確認(rèn)，對(duì)會(huì)議內(nèi)容進(jìn)行簡要概述。

3.管理部門將定期對(duì)會(huì)議室使用記錄進(jìn)行整理和分析，以評(píng)估會(huì)議室的使用效率和效果。

4.學(xué)院將設(shè)立監(jiān)督機(jī)制，對(duì)會(huì)議室使用情況進(jìn)行不定期檢查，確保制度執(zhí)行到位。

5.對(duì)于未經(jīng)批準(zhǔn)擅自使用會(huì)議室、未按時(shí)歸還鑰匙、損壞設(shè)施設(shè)備等違規(guī)行為，將進(jìn)行記錄并在適當(dāng)范圍內(nèi)進(jìn)行通報(bào)。

6.對(duì)于多次違規(guī)或造成嚴(yán)重后果的行為，學(xué)院將根據(jù)相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處罰，直至取消其會(huì)議室使用資格。

7.申請(qǐng)人如對(duì)會(huì)議室使用記錄有異議，可向管理部門提出申訴，管理部門將進(jìn)行調(diào)查核實(shí)并給出答復(fù)。

8.學(xué)院將鼓勵(lì)師生對(duì)會(huì)議室管理提出意見和建議，對(duì)合理可行的建議將予以采納并改進(jìn)。

9.會(huì)議室使用記錄和監(jiān)督情況將作為學(xué)院內(nèi)部管理的一個(gè)重要組成部分，對(duì)提高管理水平和資源利用率起到積極作用。

10.學(xué)院將定期對(duì)外公布會(huì)議室的使用情況，接受社會(huì)各界的監(jiān)督，確保會(huì)議室資源的合理利用。

六、培訓(xùn)與宣傳

1.學(xué)院將對(duì)新入職教職工和學(xué)生進(jìn)行會(huì)議室使用規(guī)則的培訓(xùn)，確保他們了解并遵守相關(guān)規(guī)定。

2.定期舉辦關(guān)于會(huì)議室管理制度和操作規(guī)范的講座或研討會(huì)，提高使用者的管理水平。

3.通過學(xué)院內(nèi)部通訊、公告欄、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)等多種渠道，廣泛宣傳會(huì)議室管理制度，增強(qiáng)師生的知曉度和遵守意識(shí)。

4.制作宣傳資料，如海報(bào)、手冊(cè)等，詳細(xì)說明會(huì)議室的使用流程、注意事項(xiàng)和維護(hù)保養(yǎng)知識(shí)。

5.鼓勵(lì)各部門負(fù)責(zé)人在組織會(huì)議前，向參會(huì)人員傳達(dá)會(huì)議室使用規(guī)則，確保會(huì)議的順利進(jìn)行。

6.對(duì)于在會(huì)議室使用中表現(xiàn)突出的個(gè)人或部門，學(xué)院將給予表揚(yáng)和獎(jiǎng)勵(lì)，以激勵(lì)更多人遵守制度。

7.對(duì)于違反會(huì)議室管理制度的行為，學(xué)院將進(jìn)行相應(yīng)的教育和糾正，幫助使用者認(rèn)識(shí)到問題并改正。

8.學(xué)院將根據(jù)實(shí)際情況，適時(shí)調(diào)整培訓(xùn)內(nèi)容和宣傳方式，以提高管理制度的適應(yīng)性和有效性。

9.通過培訓(xùn)與宣傳，提高師生對(duì)會(huì)議室資源的重視程度，培養(yǎng)良好的使用習(xí)慣，確保會(huì)議室資源的合理分配和高效利用。

10.學(xué)院將持續(xù)關(guān)注國內(nèi)外高校在會(huì)議室管理方面的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，不斷改進(jìn)和完善自身的管理制度。

七、緊急情況處理

1.會(huì)議室使用過程中如遇緊急情況，如火災(zāi)、設(shè)備故障等，使用者應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，確保人員安全。

2.發(fā)現(xiàn)火災(zāi)時(shí)，使用者應(yīng)迅速疏散人員，同時(shí)撥打火警電話報(bào)警，并使用就近的滅火器進(jìn)行初期滅火。

3.如設(shè)備出現(xiàn)故障，使用者應(yīng)立即停止使用，并通知學(xué)院維修部門或指定負(fù)責(zé)人進(jìn)行緊急處理。

4.緊急情況下，如需使用電梯疏散，應(yīng)確保電梯內(nèi)無火源，并按指示使用電梯。

5.管理部門應(yīng)定期對(duì)應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行演練，確保相關(guān)人員熟悉應(yīng)急程序和疏散路線。

6.在緊急疏散過程中，使用者應(yīng)遵循指揮人員的指引，有序撤離會(huì)議室，不得擁擠或推搡。

7.會(huì)議室內(nèi)的應(yīng)急設(shè)施如滅火器、急救箱等應(yīng)定期檢查，確保其有效性和易用性。

8.使用者應(yīng)了解并掌握基本的急救知識(shí)，以便在緊急情況下進(jìn)行初步救助。

9.學(xué)院將對(duì)緊急情況的處理情況進(jìn)行記錄和總結(jié)，對(duì)存在的問題進(jìn)行改進(jìn)，以提高應(yīng)對(duì)緊急情況的能力。

10.學(xué)院將定期對(duì)應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行評(píng)估和更新，確保其與實(shí)際情況相符，能夠有效應(yīng)對(duì)各類緊急情況。

八、責(zé)任追究與獎(jiǎng)懲

1.對(duì)于違反會(huì)議室管理制度的行為，學(xué)院將根據(jù)情節(jié)輕重進(jìn)行責(zé)任追究。

2.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自使用會(huì)議室、未按時(shí)歸還鑰匙、損壞設(shè)施設(shè)備等行為，將視情況給予警告、罰款或取消使用資格等處罰。

3.對(duì)于故意損壞會(huì)議室設(shè)施或造成嚴(yán)重后果的行為，責(zé)任人將承擔(dān)相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任。

4.管理部門將對(duì)違規(guī)行為進(jìn)行記錄，并定期向?qū)W院領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，確保問題得到及時(shí)處理。

5.對(duì)于在會(huì)議室使用中表現(xiàn)突出、提出合理化建議、積極參與維護(hù)管理等個(gè)人或部門，學(xué)院將給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。

6.獎(jiǎng)勵(lì)措施包括但不限于頒發(fā)榮譽(yù)證書、給予一定的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)或優(yōu)先安排使用會(huì)議室等。

7.學(xué)院將建立健全獎(jiǎng)懲機(jī)制，確保獎(jiǎng)懲公平、公正、公開，以激勵(lì)更多人遵守規(guī)章制度。

8.對(duì)于因工作需要而違反規(guī)定的情況，申請(qǐng)人應(yīng)提供相關(guān)證明材料，經(jīng)學(xué)院審批后可免于處罰。

9.學(xué)院將定期對(duì)獎(jiǎng)懲情況進(jìn)行總結(jié)和反饋，以確保獎(jiǎng)懲制度的實(shí)施效果。

10.學(xué)院將根據(jù)實(shí)際情況，適時(shí)調(diào)整獎(jiǎng)懲措施，以更好地維護(hù)會(huì)議室的正常秩序和資源的高效利用。

九、制度修訂與實(shí)施

1.學(xué)院會(huì)議室管理制度應(yīng)根據(jù)國家法律法規(guī)、教育政策和學(xué)院發(fā)展需要，定期進(jìn)行修訂和完善。

2.制度的修訂過程應(yīng)充分征求師生意見，確保修訂內(nèi)容的合理性和實(shí)用性。

3.修訂后的制度應(yīng)通過學(xué)院相關(guān)會(huì)議討論通過，并以正式文件形式發(fā)布。

4.學(xué)院將組織相關(guān)人員對(duì)新修訂的制度進(jìn)行培訓(xùn)，確保使用者全面了解新規(guī)定。

5.制度實(shí)施過程中，學(xué)院將設(shè)立監(jiān)督機(jī)制，對(duì)制度的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤和評(píng)估。

6.如發(fā)現(xiàn)制度在實(shí)施過程中存在不足或需調(diào)整之處，學(xué)院將及時(shí)收集反饋意見，并予以調(diào)整。

7.學(xué)院將定期對(duì)制度實(shí)施效果進(jìn)行總結(jié)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)問題，為后續(xù)制度的修訂和實(shí)施提供依據(jù)。

8.制度修訂和實(shí)施過程中，學(xué)院將加強(qiáng)與上級(jí)部門的溝通，確保制度與上級(jí)要求保持一致。

9.學(xué)院將鼓勵(lì)師生積極參與制度實(shí)施，對(duì)提出建設(shè)性意見的師生給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。

10.學(xué)院將不斷優(yōu)化制度實(shí)施流程，提高管理效率，確保會(huì)議室資源得到合理、高效的利用。

十、附則

1.本制度適用于學(xué)院所有會(huì)議室，包括但不限于教學(xué)樓、行政樓、圖書館等場(chǎng)所的會(huì)議室。

2.本制度未盡事宜，由學(xué)院教務(wù)處或指定管理部門負(fù)責(zé)解釋。

3.本制度自發(fā)布之日起實(shí)施，原有相關(guān)規(guī)定與本制度不一致的，以本制度為準(zhǔn)。

4.學(xué)院各部門和個(gè)人應(yīng)積極配合本制度的實(shí)施，共同維護(hù)良好的會(huì)議室使用秩序。

5.學(xué)院將根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)制度進(jìn)行動(dòng)態(tài)調(diào)整，確保其適應(yīng)性和有效性