采購(gòu)管理辦法通知一、總則（一）目的為了規(guī)范[公司/組織名稱]（以下簡(jiǎn)稱“本公司/組織”）的采購(gòu)行為，加強(qiáng)采購(gòu)管理，提高采購(gòu)效率，保證采購(gòu)質(zhì)量，降低采購(gòu)成本，防范采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，特制定本采購(gòu)管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織內(nèi)所有部門及下屬單位的各類采購(gòu)活動(dòng)，包括但不限于物資采購(gòu)、服務(wù)采購(gòu)、工程采購(gòu)等。（三）采購(gòu)原則1.公開透明原則：采購(gòu)信息應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、全面地公開，采購(gòu)過(guò)程應(yīng)接受監(jiān)督，確保采購(gòu)活動(dòng)的公平、公正、公開。2.公平競(jìng)爭(zhēng)原則：為所有潛在供應(yīng)商提供平等的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)會(huì)，不得設(shè)置不合理的條件限制或排斥潛在供應(yīng)商。3.誠(chéng)實(shí)信用原則：采購(gòu)雙方應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，履行各自的權(quán)利和義務(wù)，不得欺詐、隱瞞或提供虛假信息。4.效益原則：在保證采購(gòu)質(zhì)量的前提下，通過(guò)合理的采購(gòu)方式和程序，降低采購(gòu)成本，提高采購(gòu)效益。二、采購(gòu)管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）采購(gòu)管理委員會(huì)1.組成：由公司/組織高層管理人員、各部門負(fù)責(zé)人等組成。2.職責(zé)審議和批準(zhǔn)公司/組織的采購(gòu)戰(zhàn)略、政策和重大采購(gòu)事項(xiàng)。審定年度采購(gòu)預(yù)算和采購(gòu)計(jì)劃。監(jiān)督采購(gòu)活動(dòng)的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購(gòu)過(guò)程中的重大問(wèn)題。對(duì)采購(gòu)部門和采購(gòu)人員的工作進(jìn)行考核和評(píng)價(jià)。（二）采購(gòu)部門1.職責(zé)負(fù)責(zé)制定和執(zhí)行公司/組織的采購(gòu)管理制度和流程。編制年度采購(gòu)預(yù)算和采購(gòu)計(jì)劃，并組織實(shí)施。尋找、評(píng)估和選擇合格的供應(yīng)商，建立和維護(hù)供應(yīng)商檔案。組織采購(gòu)招標(biāo)、談判等活動(dòng)，簽訂采購(gòu)合同。跟蹤采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購(gòu)過(guò)程中的問(wèn)題。負(fù)責(zé)采購(gòu)物資的驗(yàn)收、入庫(kù)和付款等工作。定期對(duì)采購(gòu)工作進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)建議。（三）需求部門1.職責(zé)提出采購(gòu)需求，明確采購(gòu)物資或服務(wù)的規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求等。參與采購(gòu)供應(yīng)商的選擇和采購(gòu)合同的簽訂，提供相關(guān)技術(shù)支持和建議。負(fù)責(zé)采購(gòu)物資或服務(wù)的驗(yàn)收和使用評(píng)價(jià)。（四）財(cái)務(wù)部門1.職責(zé)審核采購(gòu)預(yù)算和采購(gòu)合同，確保采購(gòu)資金的合理使用。辦理采購(gòu)付款手續(xù)，監(jiān)督采購(gòu)資金的支付情況。對(duì)采購(gòu)成本進(jìn)行核算和分析，提供相關(guān)財(cái)務(wù)信息和建議。（五）審計(jì)部門1.職責(zé)對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)流程的合規(guī)性和采購(gòu)資金的使用情況。對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行績(jī)效審計(jì)，評(píng)價(jià)采購(gòu)活動(dòng)的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。發(fā)現(xiàn)采購(gòu)活動(dòng)中的違規(guī)行為，及時(shí)提出處理意見和建議。三、采購(gòu)預(yù)算與計(jì)劃管理（一）采購(gòu)預(yù)算編制1.需求部門應(yīng)根據(jù)本部門的工作任務(wù)和發(fā)展規(guī)劃，在每年[具體時(shí)間]前提出下一年度的采購(gòu)需求，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)采購(gòu)部門。2.采購(gòu)部門對(duì)各需求部門的采購(gòu)需求進(jìn)行匯總、整理和分析，結(jié)合市場(chǎng)價(jià)格和歷史采購(gòu)數(shù)據(jù)，編制年度采購(gòu)預(yù)算草案。3.年度采購(gòu)預(yù)算草案經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核、采購(gòu)管理委員會(huì)審定后，報(bào)公司/組織決策層批準(zhǔn)執(zhí)行。（二）采購(gòu)計(jì)劃制定1.采購(gòu)部門根據(jù)批準(zhǔn)的年度采購(gòu)預(yù)算和各需求部門的采購(gòu)需求，制定月度、季度采購(gòu)計(jì)劃。2.采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、預(yù)算金額、采購(gòu)時(shí)間等內(nèi)容。3.采購(gòu)計(jì)劃經(jīng)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)采購(gòu)管理委員會(huì)批準(zhǔn)執(zhí)行。（三）采購(gòu)預(yù)算與計(jì)劃調(diào)整1.如因公司/組織業(yè)務(wù)發(fā)展、市場(chǎng)變化等原因需要調(diào)整采購(gòu)預(yù)算或計(jì)劃，需求部門應(yīng)提出書面申請(qǐng)，說(shuō)明調(diào)整原因和調(diào)整內(nèi)容。2.采購(gòu)部門對(duì)調(diào)整申請(qǐng)進(jìn)行審核，提出調(diào)整意見，經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核、采購(gòu)管理委員會(huì)審定后，報(bào)公司/組織決策層批準(zhǔn)執(zhí)行。四、采購(gòu)方式與程序（一）采購(gòu)方式1.公開招標(biāo)：適用于采購(gòu)金額較大、技術(shù)要求較高、潛在供應(yīng)商較多的采購(gòu)項(xiàng)目。公開招標(biāo)應(yīng)按照國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和公司/組織的規(guī)定，發(fā)布招標(biāo)公告，邀請(qǐng)不特定的供應(yīng)商參加投標(biāo)。2.邀請(qǐng)招標(biāo)：適用于采購(gòu)金額較大、技術(shù)要求較高、潛在供應(yīng)商較少的采購(gòu)項(xiàng)目。邀請(qǐng)招標(biāo)應(yīng)向至少三家符合條件的供應(yīng)商發(fā)出投標(biāo)邀請(qǐng)書。3.競(jìng)爭(zhēng)性談判：適用于技術(shù)復(fù)雜、性質(zhì)特殊、不能確定詳細(xì)規(guī)格或具體要求的采購(gòu)項(xiàng)目，或者招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)、沒有合格標(biāo)的等情況。競(jìng)爭(zhēng)性談判應(yīng)邀請(qǐng)至少三家符合條件的供應(yīng)商進(jìn)行談判。4.單一來(lái)源采購(gòu)：適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購(gòu)的項(xiàng)目，或者發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購(gòu)的項(xiàng)目。單一來(lái)源采購(gòu)應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批。5.詢價(jià)采購(gòu)：適用于采購(gòu)金額較小、規(guī)格型號(hào)統(tǒng)一、市場(chǎng)價(jià)格相對(duì)穩(wěn)定的采購(gòu)項(xiàng)目。詢價(jià)采購(gòu)應(yīng)向至少三家符合條件的供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)單，根據(jù)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行比較，確定成交供應(yīng)商。（二）采購(gòu)程序1.采購(gòu)申請(qǐng)：需求部門根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃和實(shí)際工作需要，填寫《采購(gòu)申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)采購(gòu)部門。2.供應(yīng)商選擇：采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目的特點(diǎn)和要求，通過(guò)公開招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、單一來(lái)源采購(gòu)、詢價(jià)采購(gòu)等方式選擇合格的供應(yīng)商。3.采購(gòu)談判：采購(gòu)部門與選定的供應(yīng)商進(jìn)行談判，就采購(gòu)物資或服務(wù)的價(jià)格、質(zhì)量、交貨期、付款方式等條款進(jìn)行協(xié)商，達(dá)成一致意見。4.合同簽訂：采購(gòu)部門根據(jù)談判結(jié)果，起草采購(gòu)合同，經(jīng)法務(wù)部門審核、公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。5.合同執(zhí)行：采購(gòu)部門按照采購(gòu)合同的約定，跟蹤采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購(gòu)過(guò)程中的問(wèn)題。供應(yīng)商應(yīng)按照合同約定的時(shí)間、地點(diǎn)、質(zhì)量要求等交付采購(gòu)物資或服務(wù)。6.驗(yàn)收付款：采購(gòu)物資或服務(wù)到貨后，需求部門應(yīng)及時(shí)組織驗(yàn)收，填寫《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》。驗(yàn)收合格后，采購(gòu)部門根據(jù)合同約定和驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，辦理付款手續(xù)。五、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.采購(gòu)部門應(yīng)通過(guò)多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商信息庫(kù)。2.對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，選擇符合公司/組織采購(gòu)要求的供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察或要求其提供樣品進(jìn)行測(cè)試。3.對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、質(zhì)量保證體系、售后服務(wù)等方面進(jìn)行綜合評(píng)估，確定合格供應(yīng)商名單。（二）供應(yīng)商檔案管理1.采購(gòu)部門應(yīng)為每個(gè)合格供應(yīng)商建立檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)證書、業(yè)績(jī)情況、合作記錄等。2.定期對(duì)供應(yīng)商檔案進(jìn)行更新和維護(hù)，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。（三）供應(yīng)商績(jī)效評(píng)估1.采購(gòu)部門應(yīng)定期對(duì)供應(yīng)商的績(jī)效進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括交貨期、質(zhì)量、價(jià)格、售后服務(wù)等方面。2.根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎(jiǎng)勵(lì)和優(yōu)先合作機(jī)會(huì)，對(duì)表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進(jìn)行警告、限制合作或淘汰。（四）供應(yīng)商合作關(guān)系維護(hù)1.采購(gòu)部門應(yīng)與供應(yīng)商保持良好的溝通和合作關(guān)系，及時(shí)了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)情況和市場(chǎng)動(dòng)態(tài)。2.定期組織供應(yīng)商座談會(huì)，聽取供應(yīng)商的意見和建議，共同解決合作過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。3.與供應(yīng)商簽訂長(zhǎng)期合作協(xié)議，建立戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系，實(shí)現(xiàn)互利共贏。六、采購(gòu)合同管理（一）合同起草1.采購(gòu)部門應(yīng)根據(jù)采購(gòu)談判結(jié)果，起草采購(gòu)合同。合同應(yīng)包括雙方當(dāng)事人的名稱、地址、聯(lián)系方式、采購(gòu)物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求、價(jià)格、交貨期、交貨地點(diǎn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。2.合同起草應(yīng)遵循公平、公正、合法、合理的原則，確保合同條款清晰、明確、無(wú)歧義。（二）合同審核1.采購(gòu)合同起草完成后，應(yīng)經(jīng)法務(wù)部門審核。法務(wù)部門應(yīng)重點(diǎn)審核合同的合法性、有效性、條款的完整性和準(zhǔn)確性等方面。2.采購(gòu)合同還應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核，財(cái)務(wù)部門應(yīng)重點(diǎn)審核合同的價(jià)格、付款方式、資金預(yù)算等方面。（三）合同簽訂1.采購(gòu)合同經(jīng)法務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門審核通過(guò)后，報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由法定代表人或其授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。2.采購(gòu)合同簽訂后，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門和人員。（四）合同執(zhí)行與監(jiān)控1.采購(gòu)部門應(yīng)按照采購(gòu)合同的約定，跟蹤采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)了解供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度、交貨情況等。2.如供應(yīng)商未能按照合同約定履行義務(wù)，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其采取措施解決問(wèn)題。如供應(yīng)商拒不履行義務(wù)，采購(gòu)部門應(yīng)按照合同約定追究其違約責(zé)任。（五）合同變更與解除1.如因客觀情況發(fā)生變化，需要變更或解除采購(gòu)合同，采購(gòu)部門應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議或解除協(xié)議。2.合同變更或解除協(xié)議應(yīng)經(jīng)法務(wù)部門審核、公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后生效。七、采購(gòu)驗(yàn)收與付款管理（一）采購(gòu)驗(yàn)收1.采購(gòu)物資或服務(wù)到貨后，需求部門應(yīng)及時(shí)組織驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收，檢查采購(gòu)物資或服務(wù)的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、型號(hào)等是否符合要求。2.驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收人員應(yīng)填寫《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)采購(gòu)部門和財(cái)務(wù)部門。如驗(yàn)收不合格，驗(yàn)收人員應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門，采購(gòu)部門應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商解決問(wèn)題。（二）付款管理1.采購(gòu)部門根據(jù)《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》和采購(gòu)合同的約定，填寫《付款申請(qǐng)表》，經(jīng)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)財(cái)務(wù)部門。2.財(cái)務(wù)部門對(duì)《付款申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，審核無(wú)誤后辦理付款手續(xù)。付款方式應(yīng)按照合同約定執(zhí)行，一般采用銀行轉(zhuǎn)賬等方式。八、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別采購(gòu)部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，識(shí)別可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，如市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)、供應(yīng)商違約、質(zhì)量問(wèn)題、法律糾紛等。（二）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)因素進(jìn)行分析和評(píng)估，確定風(fēng)險(xiǎn)的可能性和影響程度。（三）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)1.針對(duì)不同的風(fēng)險(xiǎn)因素，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施，如簽訂合同條款時(shí)明確違約責(zé)任、建立供應(yīng)商備用庫(kù)、加強(qiáng)質(zhì)量檢驗(yàn)等。2.定期對(duì)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)調(diào)整和完善風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)流程的合規(guī)性、采購(gòu)資金的使用情況、供應(yīng)商的選擇和管理等方面。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)提出整改意見和建議，并跟蹤整改情況。（二）考核評(píng)價(jià)1.采