欠款資料收集管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司欠款資料的收集與管理，規(guī)范欠款催收工作流程，降低公司壞賬風(fēng)險，保障公司資金安全，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司與客戶之間發(fā)生的各類欠款業(yè)務(wù)，包括但不限于銷售貨款、服務(wù)費(fèi)用、租金等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：欠款資料的收集與管理應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.全面準(zhǔn)確原則：確保收集的欠款資料真實、完整、準(zhǔn)確，能夠全面反映欠款情況。3.及時有效原則：及時收集欠款資料，采取有效措施進(jìn)行催收，避免欠款逾期過長導(dǎo)致?lián)p失擴(kuò)大。4.保密性原則：對涉及客戶的欠款資料嚴(yán)格保密，保護(hù)客戶隱私。二、欠款資料收集職責(zé)分工（一）銷售部門1.負(fù)責(zé)與客戶簽訂銷售合同或服務(wù)協(xié)議，明確付款方式、付款期限等條款。2.在業(yè)務(wù)發(fā)生過程中，及時跟蹤客戶付款情況，發(fā)現(xiàn)逾期欠款跡象時，應(yīng)及時通知財務(wù)部門，并協(xié)助財務(wù)部門收集相關(guān)欠款資料。3.負(fù)責(zé)提供客戶基本信息、交易記錄、對賬單等與欠款相關(guān)的資料。（二）財務(wù)部門1.負(fù)責(zé)欠款的核算與統(tǒng)計，定期編制欠款報表，分析欠款原因及風(fēng)險狀況。2.主導(dǎo)欠款資料的收集工作，制定欠款催收計劃，并組織實施。3.與銷售部門、法務(wù)部門等協(xié)同工作，根據(jù)欠款情況采取相應(yīng)的催收措施，必要時啟動法律程序。4.負(fù)責(zé)保管欠款資料，建立欠款檔案，確保資料的完整性和安全性。（三）法務(wù)部門1.為欠款資料收集與催收工作提供法律支持，審核相關(guān)合同條款及催收措施的合法性。2.協(xié)助財務(wù)部門處理涉及法律糾紛的欠款案件，起草法律文書，參與訴訟或仲裁活動。（四）其他相關(guān)部門根據(jù)各自職責(zé)范圍，配合銷售部門、財務(wù)部門做好欠款資料收集工作，如提供與業(yè)務(wù)相關(guān)的技術(shù)資料、物流信息等。三、欠款資料收集內(nèi)容（一）客戶基本信息1.客戶名稱、法定代表人、地址、聯(lián)系方式等。2.客戶營業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件、稅務(wù)登記證副本復(fù)印件、組織機(jī)構(gòu)代碼證副本復(fù)印件（如已辦理“三證合一”，則提供營業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件）。3.客戶信用等級評估報告（如有）。（二）交易合同或協(xié)議1.銷售合同、服務(wù)協(xié)議等原件及復(fù)印件，包括合同編號、簽訂日期、雙方蓋章頁等。2.合同條款中關(guān)于付款方式、付款期限、交貨地點(diǎn)、驗收標(biāo)準(zhǔn)等關(guān)鍵內(nèi)容。（三）發(fā)貨憑證1.送貨單、發(fā)貨清單、物流運(yùn)單等原件及復(fù)印件，注明貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量、發(fā)貨日期等信息。2.如涉及委托第三方運(yùn)輸，需提供運(yùn)輸委托協(xié)議及運(yùn)輸公司出具的運(yùn)輸證明。（四）驗收證明1.客戶簽字或蓋章確認(rèn)的驗收單、質(zhì)量檢驗報告等，證明貨物已驗收合格。2.如驗收過程中存在質(zhì)量問題，需提供相關(guān)溝通記錄、整改報告等資料。（五）對賬單1.定期與客戶核對賬目后形成的對賬單，明確欠款金額、欠款期限、交易明細(xì)等內(nèi)容。2.對賬單需經(jīng)客戶簽字或蓋章確認(rèn)，如有差異，需注明差異原因及調(diào)整情況。（六）催款記錄1.每次催款的時間、方式（如電話催款、郵件催款、函件催款等）、催款內(nèi)容、客戶回復(fù)情況等記錄。2.催款函件需留存原件，包括函件編號、發(fā)出日期、收件人、催款金額、催款期限等信息。（七）其他相關(guān)資料1.客戶還款計劃、承諾函等。2.涉及欠款糾紛的協(xié)商記錄、會議紀(jì)要、法律文書等。四、欠款資料收集流程（一）日常跟蹤1.銷售部門在業(yè)務(wù)發(fā)生后，應(yīng)按照合同約定的付款期限，定期跟蹤客戶付款情況。如發(fā)現(xiàn)客戶有逾期付款跡象，應(yīng)及時填寫《欠款預(yù)警通知單》，詳細(xì)說明欠款客戶名稱、欠款金額、逾期天數(shù)、可能原因等信息，于[具體時間]內(nèi)提交給財務(wù)部門。2.財務(wù)部門收到《欠款預(yù)警通知單》后，應(yīng)立即對欠款情況進(jìn)行核實，并將相關(guān)信息錄入公司欠款管理系統(tǒng)。（二）資料收集1.財務(wù)部門根據(jù)欠款情況，制定《欠款資料收集清單》，明確需要收集的各項資料內(nèi)容及要求。2.銷售部門、財務(wù)部門及其他相關(guān)部門按照《欠款資料收集清單》的要求，負(fù)責(zé)收集各自職責(zé)范圍內(nèi)的欠款資料，并于[規(guī)定時間]內(nèi)提交給財務(wù)部門。3.財務(wù)部門對收集到的欠款資料進(jìn)行審核，確保資料的真實性、完整性和準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)資料不符合要求，應(yīng)及時通知相關(guān)部門補(bǔ)充或更正。（三）資料整理與歸檔1.財務(wù)部門將審核通過的欠款資料進(jìn)行整理，按照客戶名稱、欠款期間等分類歸檔，建立電子和紙質(zhì)檔案。2.電子檔案應(yīng)按照統(tǒng)一的命名規(guī)則進(jìn)行命名，確保檔案信息的可檢索性。紙質(zhì)檔案應(yīng)裝訂成冊，編制檔案目錄，便于查閱。五、欠款催收措施（一）電話催收1.財務(wù)部門根據(jù)欠款情況，安排專人通過電話與客戶溝通，了解逾期付款原因，提醒客戶按時還款。2.電話催收應(yīng)做好記錄，詳細(xì)記錄通話時間、通話人、客戶回復(fù)內(nèi)容等信息。如客戶承諾還款，應(yīng)要求客戶明確還款時間和金額，并形成書面記錄。（二）郵件催收1.對于電話催收效果不佳的客戶，可發(fā)送郵件進(jìn)行催收。郵件內(nèi)容應(yīng)包括欠款金額、逾期天數(shù)、催款要求等信息，并附上相關(guān)欠款資料。2.郵件發(fā)送后，應(yīng)及時跟蹤客戶是否已閱讀郵件及回復(fù)情況。如客戶回復(fù)郵件，應(yīng)認(rèn)真對待客戶提出的問題或異議，及時進(jìn)行溝通和處理。（三）函件催收1.當(dāng)電話催收和郵件催收均無效時，可向客戶發(fā)送催款函件。催款函件應(yīng)使用公司正式函頭紙，加蓋公司公章，并由專人送達(dá)或通過郵政特快專遞（EMS）寄送。2.催款函件應(yīng)明確欠款金額、逾期天數(shù)、催款期限、法律后果等內(nèi)容，要求客戶在規(guī)定期限內(nèi)還款。如客戶仍未還款，可根據(jù)情況多次發(fā)送催款函件。（四）上門催收1.對于欠款金額較大、逾期時間較長且經(jīng)多次催收仍無效果的客戶，可安排專人上門催收。上門催收人員應(yīng)至少兩人一組，并攜帶相關(guān)欠款資料及公司介紹信。2.上門催收過程中，應(yīng)保持禮貌、克制，避免與客戶發(fā)生沖突。如客戶有還款意愿但暫時無法全額還款，可與客戶協(xié)商制定還款計劃，并要求客戶簽字確認(rèn)。（五）法律催收1.如通過上述催收措施仍無法收回欠款，且欠款金額較大、逾期時間較長，嚴(yán)重影響公司資金安全時，應(yīng)及時啟動法律程序。2.法務(wù)部門負(fù)責(zé)起草法律文書，如律師函、起訴狀等，并協(xié)助財務(wù)部門收集相關(guān)證據(jù)材料。財務(wù)部門應(yīng)配合法務(wù)部門做好訴訟或仲裁的各項準(zhǔn)備工作，包括整理欠款資料、提供財務(wù)數(shù)據(jù)等。3.在法律訴訟或仲裁過程中，應(yīng)積極配合律師或仲裁員的工作，按照要求提供相關(guān)資料和信息，確保案件順利進(jìn)行。六、欠款資料保密與安全管理（一）保密措施1.參與欠款資料收集與管理工作的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，對涉及客戶的欠款資料予以保密，不得向無關(guān)人員泄露。2.未經(jīng)公司書面授權(quán)，任何人員不得擅自復(fù)制、傳播、使用欠款資料。3.在使用欠款資料時，應(yīng)采取必要的安全措施，如加密存儲、限制訪問權(quán)限等，防止資料丟失、被盜或被篡改。（二）安全管理1.財務(wù)部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)欠款資料的保管工作，確保欠款資料的存放安全。2.欠款資料檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，并設(shè)置必要的防火、防潮、防蟲等設(shè)施。3.定期對欠款資料檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)資料丟失或損壞，應(yīng)及時查明原因并采取補(bǔ)救措施。七、欠款資料分析與報告（一）定期分析1.財務(wù)部門每月應(yīng)定期對欠款資料進(jìn)行分析，統(tǒng)計欠款金額、逾期天數(shù)、客戶分布、欠款原因等數(shù)據(jù)，并形成《欠款情況分析報告》。2.《欠款情況分析報告》應(yīng)包括欠款總體情況、各客戶欠款情況分析、逾期欠款趨勢分析、欠款原因分析及建議措施等內(nèi)容，為公司管理層決策提供參考依據(jù)。（二）專項分析1.對于欠款金額較大、逾期時間較長或存在特殊情況的客戶，財務(wù)部門應(yīng)進(jìn)行專項分析，深入了解欠款原因及風(fēng)險狀況，并提出針對性的催收建議。2.專項分析報告應(yīng)詳細(xì)闡述客戶基本情況、欠款形成過程、催收措施及效果、存在的風(fēng)險點(diǎn)及應(yīng)對建議等內(nèi)容，為公司制定催收策略提供支持。（三）報告提交1.《欠款情況分析報告》和專項分析報告應(yīng)于每月[具體日期]前提交給公司管理層及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人。2.報告提交后，財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)公司管理層的意見和建議，及時調(diào)整欠款催收策略和措施，確保欠款催收工作的有效性。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對欠款資料收集與管理工作進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查欠款資料的收集、整理、歸檔是否規(guī)范，催收措施是否有效執(zhí)行，欠款資料的保密性和安全性是否得到保障等。2.審計部門應(yīng)根據(jù)審計結(jié)果出具審計報告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見和建議，并跟蹤整改落實情況。（二）考核辦法1.制定欠款催收工作考核指標(biāo)，如欠款回收率、逾期賬款占比、壞賬率等，并將考核指標(biāo)分解到銷售部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門。2.根據(jù)考核指標(biāo)完成情況，對各部門及相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行考核