文件保密管理辦法水印一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司文件保密管理，防止文件信息泄露，確保公司的商業(yè)機(jī)密、敏感信息及重要文件資料的安全，特制定本辦法。本辦法通過(guò)引入水印技術(shù)，對(duì)文件進(jìn)行標(biāo)識(shí)和保護(hù)，明確相關(guān)操作規(guī)范和責(zé)任，保障公司的正常運(yùn)營(yíng)和發(fā)展。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門(mén)、分支機(jī)構(gòu)以及所有涉及公司文件處理、存儲(chǔ)、傳輸?shù)娜藛T和活動(dòng)。包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文件（含電子郵件、辦公軟件文檔、數(shù)據(jù)庫(kù)文件等）。（三）基本原則1.預(yù)防為主原則采取積極有效的措施，從文件的產(chǎn)生、流轉(zhuǎn)、存儲(chǔ)到銷(xiāo)毀全過(guò)程進(jìn)行保密管理，預(yù)防文件信息泄露事件的發(fā)生。2.分級(jí)管理原則根據(jù)文件的敏感程度和重要性，對(duì)文件進(jìn)行分級(jí)分類(lèi)管理，實(shí)施不同級(jí)別的保密措施，確保重點(diǎn)文件得到重點(diǎn)保護(hù)。3.適度公開(kāi)原則在確保文件安全保密的前提下，根據(jù)工作需要，按照規(guī)定的程序和權(quán)限，適度公開(kāi)文件信息，以促進(jìn)公司內(nèi)部的溝通與協(xié)作。4.動(dòng)態(tài)管理原則隨著公司業(yè)務(wù)的發(fā)展和外部環(huán)境的變化，及時(shí)調(diào)整和完善文件保密管理措施，確保保密工作的有效性和適應(yīng)性。（四）相關(guān)定義1.文件保密管理指對(duì)公司各類(lèi)文件在形成、使用、傳遞、存儲(chǔ)、銷(xiāo)毀等過(guò)程中采取的一系列保護(hù)措施，防止文件信息被非法獲取、篡改、泄露或丟失。2.水印是一種將特定信息（如公司標(biāo)識(shí)、保密聲明、文件編號(hào)等）嵌入到文件中的技術(shù)手段，不影響文件的正常使用，但在文件被復(fù)制、打印或傳播時(shí)能夠清晰顯示，以證明文件的來(lái)源和保密屬性。3.敏感文件涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、客戶(hù)信息等重要信息的文件，一旦泄露可能對(duì)公司造成重大損失或不良影響。4.密級(jí)根據(jù)文件的敏感程度和重要性，將文件劃分為不同的密級(jí)，如絕密、機(jī)密、秘密等，以便采取相應(yīng)的保密措施。二、水印的使用規(guī)范（一）水印的類(lèi)型及適用范圍1.公司標(biāo)識(shí)水印適用于所有公司內(nèi)部文件，包括正式發(fā)文、工作報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要等，以明確文件的來(lái)源和所屬公司。2.保密聲明水印對(duì)于涉及敏感信息的文件，如商業(yè)計(jì)劃書(shū)、技術(shù)方案、客戶(hù)名單等，添加保密聲明水印，提醒使用者注意文件的保密要求。3.密級(jí)水印根據(jù)文件的密級(jí)，分別添加相應(yīng)的密級(jí)水印，如“絕密”“機(jī)密”“秘密”等，以便直觀區(qū)分文件的敏感程度。4.版本水印對(duì)于重要文件的不同版本，添加版本水印，如“V1.0”“V2.0”等，便于追溯文件的修訂歷史。（二）水印的添加要求1.添加時(shí)機(jī)紙質(zhì)文件：在文件打印或復(fù)印時(shí)，由專(zhuān)門(mén)的文件管理人員添加水印。電子文件：在文件生成或編輯完成后，由文件創(chuàng)建者或授權(quán)人員按照規(guī)定的操作流程添加水印。2.添加位置紙質(zhì)文件：水印應(yīng)添加在文件頁(yè)面的頁(yè)眉或頁(yè)腳位置，不影響文件內(nèi)容的正常閱讀。電子文件：根據(jù)文件格式和內(nèi)容布局，合理選擇水印的添加位置，確保水印不遮擋重要信息，且在文件打開(kāi)、打印、復(fù)制等操作時(shí)能夠清晰顯示。3.水印內(nèi)容水印內(nèi)容應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，包括公司標(biāo)識(shí)、保密聲明、密級(jí)、版本號(hào)等關(guān)鍵信息，且字體、顏色、透明度等應(yīng)與文件背景形成鮮明對(duì)比，易于識(shí)別。（三）水印的顯示要求1.正常顯示在文件的正常使用過(guò)程中，水印應(yīng)清晰、完整地顯示，不出現(xiàn)模糊、變形或缺失等情況。2.特殊情況處理當(dāng)文件進(jìn)行縮放、旋轉(zhuǎn)等操作時(shí)，水印應(yīng)能自動(dòng)適應(yīng)變化，保持清晰可讀。對(duì)于電子文件，在不同的軟件環(huán)境下打開(kāi)時(shí)，水印應(yīng)能正常顯示，不出現(xiàn)兼容性問(wèn)題。（四）水印的去除限制1.禁止私自去除任何人員未經(jīng)授權(quán)不得私自去除文件上的水印，否則將視為違反公司文件保密管理規(guī)定。2.特殊情況審批如因工作需要必須去除水印的，應(yīng)填寫(xiě)《文件水印去除申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明去除原因和用途，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、公司保密管理部門(mén)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。三、文件的分類(lèi)與分級(jí)（一）文件分類(lèi)1.行政文件包括公司的規(guī)章制度、行政通知、會(huì)議紀(jì)要、工作報(bào)告等，主要用于公司內(nèi)部的行政管理和溝通協(xié)調(diào)。2.業(yè)務(wù)文件涉及公司業(yè)務(wù)活動(dòng)的各類(lèi)文件，如市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、銷(xiāo)售合同、項(xiàng)目方案、技術(shù)文檔等，是公司開(kāi)展業(yè)務(wù)的重要依據(jù)。3.財(cái)務(wù)文件包含公司的財(cái)務(wù)報(bào)表、預(yù)算計(jì)劃、成本核算、資金管理等方面的文件，屬于公司的核心財(cái)務(wù)信息。4.人事文件有關(guān)員工招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬福利、人事檔案等方面的文件，涉及員工的個(gè)人隱私和公司的人力資源管理。（二）文件分級(jí)1.絕密級(jí)文件涉及公司最核心的商業(yè)秘密、技術(shù)秘密或其他高度敏感信息，一旦泄露將對(duì)公司造成極其嚴(yán)重的損失，如公司的核心技術(shù)配方、未公開(kāi)的重大投資決策等。2.機(jī)密級(jí)文件包含重要的商業(yè)秘密、技術(shù)信息、客戶(hù)資料等，泄露后可能對(duì)公司的業(yè)務(wù)發(fā)展、市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)或聲譽(yù)產(chǎn)生較大影響，如公司的市場(chǎng)戰(zhàn)略規(guī)劃、關(guān)鍵客戶(hù)的詳細(xì)信息等。3.秘密級(jí)文件涉及公司一般性的商業(yè)秘密、內(nèi)部管理信息等，泄露后可能對(duì)公司造成一定的不利影響，如公司的內(nèi)部管理制度、普通客戶(hù)名單等。（三）分類(lèi)分級(jí)的確定與調(diào)整1.確定程序文件的分類(lèi)分級(jí)由文件產(chǎn)生部門(mén)或業(yè)務(wù)主管部門(mén)根據(jù)文件的內(nèi)容和敏感程度進(jìn)行初步判斷，填寫(xiě)《文件分類(lèi)分級(jí)申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司保密管理部門(mén)審定。2.調(diào)整程序隨著公司業(yè)務(wù)的發(fā)展和文件內(nèi)容的變化，如文件涉及的信息敏感程度提高或降低，文件產(chǎn)生部門(mén)應(yīng)及時(shí)填寫(xiě)《文件分類(lèi)分級(jí)變更申請(qǐng)表》，說(shuō)明變更原因和依據(jù)，按照上述確定程序進(jìn)行調(diào)整。四、文件的流轉(zhuǎn)與使用（一）文件的發(fā)放1.發(fā)放范圍根據(jù)文件的內(nèi)容和使用目的，明確文件的發(fā)放范圍，確保文件只傳達(dá)到需要知曉的人員和部門(mén)。2.發(fā)放方式紙質(zhì)文件：通過(guò)專(zhuān)人送達(dá)、機(jī)要郵寄等方式進(jìn)行發(fā)放，并做好發(fā)放登記，記錄文件名稱(chēng)、發(fā)放日期、發(fā)放對(duì)象、份數(shù)等信息。電子文件：通過(guò)公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)、電子郵件等方式進(jìn)行發(fā)放，確保文件傳輸?shù)陌踩?，并在系統(tǒng)中記錄文件的發(fā)放情況。（二）文件的借閱1.借閱申請(qǐng)因工作需要借閱文件的人員，應(yīng)填寫(xiě)《文件借閱申請(qǐng)表》，注明借閱文件的名稱(chēng)、密級(jí)、借閱原因、預(yù)計(jì)歸還日期等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到公司保密管理部門(mén)辦理借閱手續(xù)。2.借閱審批保密管理部門(mén)根據(jù)文件的密級(jí)和借閱申請(qǐng)情況進(jìn)行審批，對(duì)于絕密級(jí)文件，原則上不予借閱，確因特殊情況需要借閱的，須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.借閱期限嚴(yán)格控制文件的借閱期限，一般情況下，絕密級(jí)文件借閱期限不超過(guò)[X]天，機(jī)密級(jí)文件不超過(guò)[X]天，秘密級(jí)文件不超過(guò)[X]天。如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱歸還借閱人員應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還所借文件，保密管理部門(mén)在收到歸還文件時(shí)，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，檢查文件是否完好無(wú)損，如有損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究借閱人員的責(zé)任。（三）文件的使用1.使用權(quán)限文件的使用應(yīng)嚴(yán)格按照文件的密級(jí)和發(fā)放范圍進(jìn)行，未經(jīng)授權(quán)，任何人不得擅自擴(kuò)大文件的使用范圍。涉及敏感信息的文件，只能由經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員在規(guī)定的工作場(chǎng)所使用。2.使用記錄對(duì)于重要文件的使用情況，應(yīng)進(jìn)行記錄，包括使用時(shí)間、使用人員、使用目的等信息，以便追溯文件的流向和使用情況。3.使用環(huán)境要求在使用涉及敏感信息的文件時(shí)，應(yīng)確保使用環(huán)境的安全性，避免在公共網(wǎng)絡(luò)環(huán)境或不安全的設(shè)備上處理文件，防止文件信息泄露。（四）文件的回收與銷(xiāo)毀1.文件回收文件使用完畢后，應(yīng)及時(shí)回收，對(duì)于不再使用或已過(guò)期的文件，由文件產(chǎn)生部門(mén)或業(yè)務(wù)主管部門(mén)負(fù)責(zé)統(tǒng)一回收，交公司保密管理部門(mén)處理。2.銷(xiāo)毀審批保密管理部門(mén)對(duì)回收的文件進(jìn)行審核，根據(jù)文件的密級(jí)和銷(xiāo)毀要求，填寫(xiě)《文件銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.銷(xiāo)毀方式紙質(zhì)文件：采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷(xiāo)毀，確保文件信息無(wú)法恢復(fù)。銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷(xiāo)毀時(shí)間、銷(xiāo)毀地點(diǎn)、銷(xiāo)毀人員等信息。電子文件：通過(guò)專(zhuān)業(yè)的數(shù)據(jù)擦除軟件對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行徹底擦除，確保數(shù)據(jù)無(wú)法恢復(fù)。擦除過(guò)程應(yīng)進(jìn)行備份，并由專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)督。4.銷(xiāo)毀監(jiān)督在文件銷(xiāo)毀過(guò)程中，公司保密管理部門(mén)應(yīng)安排專(zhuān)人進(jìn)行監(jiān)督，確保銷(xiāo)毀工作按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行，防止文件信息泄露。五、保密責(zé)任與監(jiān)督（一）保密責(zé)任1.公司各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任公司各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視文件保密工作，將保密工作納入重要議事日程，加強(qiáng)對(duì)本部門(mén)文件保密管理工作的領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督，確保保密制度的有效執(zhí)行。2.部門(mén)負(fù)責(zé)人責(zé)任各部門(mén)負(fù)責(zé)人是本部門(mén)文件保密管理工作的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織實(shí)施本部門(mén)的文件保密管理工作，對(duì)本部門(mén)文件的分類(lèi)分級(jí)、流轉(zhuǎn)使用、回收銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格管理，確保文件信息安全。3.文件管理人員責(zé)任文件管理人員應(yīng)熟悉文件保密管理規(guī)定，嚴(yán)格按照操作規(guī)程進(jìn)行文件的處理、存儲(chǔ)、發(fā)放、回收等工作，確保文件的安全和完整。對(duì)文件的水印添加、去除等操作進(jìn)行詳細(xì)記錄，并定期對(duì)文件進(jìn)行清查核對(duì)。4.文件使用人員責(zé)任文件使用人員應(yīng)嚴(yán)格遵守文件保密管理規(guī)定，妥善保管所使用的文件，不得擅自復(fù)制、傳播、泄露文件信息。在文件使用完畢后，及時(shí)歸還文件，確保文件不丟失、不損壞。（二）監(jiān)督檢查1.定期檢查公司保密管理部門(mén)定期對(duì)各部門(mén)的文件保密管理工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括文件的分類(lèi)分級(jí)情況、水印使用情況、流轉(zhuǎn)使用記錄、回收銷(xiāo)毀情況等，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問(wèn)題。2.不定期抽查保密管理部門(mén)不定期對(duì)重點(diǎn)部門(mén)、重點(diǎn)文件進(jìn)行抽查，加強(qiáng)對(duì)文件保密管理工作的動(dòng)態(tài)監(jiān)督，確保保密措施的有效落實(shí)。3.檢查結(jié)果處理對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的違反文件保密管理規(guī)定的行為，保密管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，責(zé)令相關(guān)部門(mén)和人員限期整改。對(duì)情節(jié)嚴(yán)重的，將按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。（三）違規(guī)處理1.違規(guī)行為界定凡違反本辦法規(guī)定，擅自泄露文件信息、私自去除水印、違規(guī)復(fù)制或傳播文件等行為，均屬于文件保密違規(guī)行