文化投資采購管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司文化投資采購行為，加強(qiáng)采購管理，提高資金使用效益，保證采購質(zhì)量，促進(jìn)公司文化投資業(yè)務(wù)的健康發(fā)展，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司在文化投資活動中涉及的各類采購事項，包括但不限于文化藝術(shù)品、文化項目合作權(quán)益、文化創(chuàng)意產(chǎn)品、相關(guān)服務(wù)及設(shè)備等的采購。（三）基本原則1.合法性原則采購活動必須遵守國家法律法規(guī)，確保采購行為合法合規(guī)，杜絕任何違法違規(guī)操作。2.效益性原則在保證采購質(zhì)量的前提下，充分考慮成本效益，力求以合理的價格獲取滿足需求的物資和服務(wù)，實現(xiàn)公司利益最大化。3.公開透明原則采購過程應(yīng)公開、公平、公正，接受公司內(nèi)部監(jiān)督及相關(guān)部門的檢查，確保采購信息透明，防止不正當(dāng)競爭和腐敗行為。4.質(zhì)量優(yōu)先原則優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商和產(chǎn)品，確保所采購的文化投資項目及物資能夠滿足公司業(yè)務(wù)需求和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。二、采購管理組織與職責(zé)（一）采購決策機(jī)構(gòu)公司設(shè)立采購決策委員會，負(fù)責(zé)對重大采購項目進(jìn)行決策。采購決策委員會由公司高層管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及財務(wù)、法務(wù)等專業(yè)人員組成。其職責(zé)包括：1.審議采購戰(zhàn)略、政策和制度。2.審批重大采購項目的采購計劃、預(yù)算及采購方式。3.對采購過程中的重大事項進(jìn)行決策，協(xié)調(diào)解決采購工作中的爭議和問題。（二）采購執(zhí)行部門公司指定[具體部門名稱]作為采購執(zhí)行部門，負(fù)責(zé)具體采購業(yè)務(wù)的實施。其職責(zé)如下：1.根據(jù)公司文化投資業(yè)務(wù)需求，編制采購計劃，明確采購項目、規(guī)格、數(shù)量、時間等要求。2.組織市場調(diào)研，收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商庫，并對供應(yīng)商進(jìn)行評估和管理。3.按照規(guī)定的采購方式和程序，組織采購談判、招標(biāo)、詢價等采購活動，簽訂采購合同。4.負(fù)責(zé)采購合同的執(zhí)行、驗收及付款申請等工作，協(xié)調(diào)處理采購過程中的問題和糾紛。5.定期對采購工作進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)建議，不斷優(yōu)化采購流程和方法。（三）相關(guān)部門職責(zé)1.需求部門提出文化投資采購需求，明確采購項目的技術(shù)規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)要求等，并對采購項目的實施效果負(fù)責(zé)。參與采購過程中的技術(shù)談判、驗收等工作，提供必要的技術(shù)支持和協(xié)助。2.財務(wù)部門負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算，監(jiān)督采購資金的使用，參與采購合同的審核，辦理采購款項的支付手續(xù)，并對采購成本進(jìn)行核算和分析。3.法務(wù)部門對采購合同進(jìn)行法律審核，提供法律咨詢和建議，確保采購合同的合法性、有效性和完整性，防范法律風(fēng)險。三、采購計劃管理（一）采購計劃的編制1.采購執(zhí)行部門應(yīng)根據(jù)公司文化投資業(yè)務(wù)規(guī)劃和年度工作計劃，結(jié)合項目進(jìn)度安排，提前編制采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額、采購時間等詳細(xì)信息。2.采購計劃編制過程中，采購執(zhí)行部門應(yīng)充分征求需求部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門的意見，確保采購計劃符合公司業(yè)務(wù)需求和財務(wù)預(yù)算要求。3.對于重大采購項目，采購執(zhí)行部門應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行專項論證，評估采購項目的必要性、可行性和效益性，形成論證報告后提交采購決策委員會審議。（二）采購計劃的審批1.采購計劃編制完成后，應(yīng)按照公司內(nèi)部審批流程進(jìn)行審批。一般采購計劃由采購執(zhí)行部門負(fù)責(zé)人審核，分管領(lǐng)導(dǎo)審批；重大采購計劃需經(jīng)采購決策委員會審議通過后，由公司總經(jīng)理審批。2.經(jīng)審批后的采購計劃應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行，不得擅自變更。如因特殊原因需要調(diào)整采購計劃，應(yīng)按照原審批程序重新辦理審批手續(xù)。四、采購方式（一）公開招標(biāo)1.適用范圍對于采購金額較大、技術(shù)規(guī)格復(fù)雜、潛在供應(yīng)商較多的文化投資采購項目，應(yīng)采用公開招標(biāo)方式。2.招標(biāo)程序采購執(zhí)行部門發(fā)布招標(biāo)公告，公開招標(biāo)項目的名稱、內(nèi)容、要求、預(yù)算金額、投標(biāo)截止時間等信息。接受潛在供應(yīng)商報名，對報名供應(yīng)商進(jìn)行資格預(yù)審，確定合格投標(biāo)人名單。向合格投標(biāo)人發(fā)售招標(biāo)文件，組織開標(biāo)、評標(biāo)和定標(biāo)會議。評標(biāo)委員會按照招標(biāo)文件規(guī)定的評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)和方法進(jìn)行評標(biāo)，推薦中標(biāo)候選人。采購執(zhí)行部門根據(jù)評標(biāo)結(jié)果，確定中標(biāo)人，并向中標(biāo)人發(fā)出中標(biāo)通知書，同時將中標(biāo)結(jié)果通知所有未中標(biāo)的投標(biāo)人。（二）邀請招標(biāo)1.適用范圍對于具有特殊性，只能從有限范圍的供應(yīng)商處采購的文化投資采購項目，或采用公開招標(biāo)方式的費(fèi)用占采購項目總價值比例過大的項目，可以采用邀請招標(biāo)方式。2.邀請程序采購執(zhí)行部門根據(jù)項目需求，從供應(yīng)商庫中選擇若干家具備相應(yīng)資質(zhì)和能力的供應(yīng)商，向其發(fā)出投標(biāo)邀請書。被邀請供應(yīng)商按照投標(biāo)邀請書的要求，編制投標(biāo)文件并在規(guī)定時間內(nèi)提交。采購執(zhí)行部門組織開標(biāo)、評標(biāo)和定標(biāo)會議，評標(biāo)程序和方法同公開招標(biāo)。確定中標(biāo)人后，向中標(biāo)人發(fā)出中標(biāo)通知書，并將中標(biāo)結(jié)果通知所有被邀請供應(yīng)商。（三）競爭性談判1.適用范圍對于招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的；技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的；采用招標(biāo)所需時間不能滿足用戶緊急需要的；不能事先計算出價格總額的文化投資采購項目，可以采用競爭性談判方式。2.談判程序采購執(zhí)行部門成立談判小組，談判小組由采購代表和有關(guān)專家共三人以上單數(shù)組成，其中專家的人數(shù)不得少于成員總數(shù)的三分之二。談判小組制定談判文件，明確談判程序、談判內(nèi)容、合同草案的條款以及評定成交的標(biāo)準(zhǔn)等事項。談判小組與符合資格條件的供應(yīng)商就采購項目的技術(shù)、價格、服務(wù)等事項進(jìn)行談判，供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)提交報價文件和談判響應(yīng)文件。談判小組根據(jù)談判情況，要求供應(yīng)商進(jìn)行二次報價或最終報價。談判小組從質(zhì)量和服務(wù)均能滿足采購文件實質(zhì)性響應(yīng)要求的供應(yīng)商中，按照最后報價由低到高的順序提出成交候選人。采購執(zhí)行部門根據(jù)談判小組的推薦意見，確定成交供應(yīng)商，并向成交供應(yīng)商發(fā)出成交通知書，同時將成交結(jié)果通知所有參加談判的未成交供應(yīng)商。（四）單一來源采購1.適用范圍符合下列情形之一的文化投資采購項目，可以采用單一來源采購方式：只能從唯一供應(yīng)商處采購的；發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的；必須保證原有采購項目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。2.采購程序采購執(zhí)行部門填寫單一來源采購申請表，說明采用單一來源采購方式的理由和相關(guān)情況。采購申請表經(jīng)采購執(zhí)行部門負(fù)責(zé)人審核，分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，報采購決策委員會審議。采購決策委員會審議通過后，采購執(zhí)行部門與單一供應(yīng)商進(jìn)行談判，協(xié)商確定采購價格、合同條款等內(nèi)容。簽訂采購合同，并將采購情況在公司內(nèi)部進(jìn)行公示。（五）詢價1.適用范圍采購的貨物規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的文化投資采購項目，可以采用詢價方式采購。2.詢價程序采購執(zhí)行部門向不少于三家的供應(yīng)商發(fā)出詢價通知書，要求供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)報價。供應(yīng)商按照詢價通知書的要求，提供報價文件，包括貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期等內(nèi)容。采購執(zhí)行部門對供應(yīng)商的報價進(jìn)行比較，選擇報價最低且符合采購要求的供應(yīng)商作為成交供應(yīng)商。向成交供應(yīng)商發(fā)出成交通知書，并簽訂采購合同。五、采購合同管理（一）合同簽訂1.采購執(zhí)行部門應(yīng)在確定中標(biāo)人或成交供應(yīng)商后，按照招標(biāo)文件、投標(biāo)文件或談判文件等約定的內(nèi)容，及時與供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確采購項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。2.采購合同簽訂前，采購執(zhí)行部門應(yīng)將合同草案提交法務(wù)部門進(jìn)行法律審核，確保合同的合法性、有效性和完整性。法務(wù)部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)出具審核意見，采購執(zhí)行部門根據(jù)審核意見對合同草案進(jìn)行修改完善后，方可簽訂合同。3.采購合同簽訂后，采購執(zhí)行部門應(yīng)將合同副本送財務(wù)部門、需求部門等相關(guān)部門備案，以便各部門履行合同管理職責(zé)。（二）合同執(zhí)行1.采購執(zhí)行部門負(fù)責(zé)采購合同的執(zhí)行，按照合同約定及時通知供應(yīng)商發(fā)貨、提供服務(wù)等，并跟蹤合同執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。2.供應(yīng)商應(yīng)按照采購合同約定的時間、地點(diǎn)、方式等履行交貨、提供服務(wù)等義務(wù)。如因特殊原因需要變更合同條款，供應(yīng)商應(yīng)提前書面通知采購執(zhí)行部門，并經(jīng)雙方協(xié)商一致后簽訂補(bǔ)充協(xié)議。3.需求部門應(yīng)配合采購執(zhí)行部門做好合同執(zhí)行工作，及時驗收采購貨物或服務(wù)，對不符合合同要求的，應(yīng)及時提出異議，并要求供應(yīng)商限期整改或退換貨。（三）合同驗收1.采購貨物或服務(wù)到貨后，采購執(zhí)行部門應(yīng)組織需求部門等相關(guān)人員按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗收。驗收合格的，由驗收人員簽署驗收報告；驗收不合格的，采購執(zhí)行部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求供應(yīng)商采取補(bǔ)救措施或退換貨，直至達(dá)到合同要求。2.對于重大采購項目或技術(shù)復(fù)雜的采購項目，采購執(zhí)行部門可邀請專業(yè)機(jī)構(gòu)或?qū)＜覅⑴c驗收工作，確保驗收結(jié)果的客觀、公正。3.驗收報告應(yīng)作為支付采購款項的重要依據(jù)之一。（四）合同付款1.財務(wù)部門應(yīng)按照采購合同約定的付款方式和時間，審核采購執(zhí)行部門提交的付款申請及相關(guān)憑證。審核無誤后，辦理付款手續(xù)。2.付款申請應(yīng)包括采購合同編號、采購項目名稱、付款金額、付款理由、已付款情況等內(nèi)容，并附合同副本、驗收報告、發(fā)票等相關(guān)證明材料。3.對于分期付款的采購項目，財務(wù)部門應(yīng)按照合同約定的分期付款時間和金額進(jìn)行付款管理，確保公司資金安全。六、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.采購執(zhí)行部門應(yīng)建立供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)和程序，從供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、服務(wù)等方面進(jìn)行綜合評估，選擇合格的供應(yīng)商納入供應(yīng)商庫。2.供應(yīng)商選擇過程中，采購執(zhí)行部門應(yīng)通過市場調(diào)研、實地考察、查閱資料、咨詢相關(guān)機(jī)構(gòu)等方式，收集供應(yīng)商信息，并對供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選。3.對于擬納入供應(yīng)商庫的供應(yīng)商，采購執(zhí)行部門應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行評審，評審內(nèi)容包括供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、資質(zhì)證書、業(yè)績情況、產(chǎn)品質(zhì)量檢測報告、售后服務(wù)承諾等。評審合格的供應(yīng)商，經(jīng)采購執(zhí)行部門負(fù)責(zé)人審核，分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，納入供應(yīng)商庫管理。（二）供應(yīng)商評估與考核1.采購執(zhí)行部門應(yīng)定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和考核，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、價格水平、售后服務(wù)等方面。評估周期一般為每年一次，也可根據(jù)實際情況進(jìn)行不定期評估。2.采購執(zhí)行部門應(yīng)建立供應(yīng)商評估檔案，記錄供應(yīng)商的評估結(jié)果和相關(guān)信息。對于評估不合格的供應(yīng)商，采購執(zhí)行部門應(yīng)及時與其溝通，要求其限期整改。如供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)未能達(dá)到整改要求，采購執(zhí)行部門應(yīng)將其從供應(yīng)商庫中刪除，并停止與其合作。3.采購執(zhí)行部門應(yīng)根據(jù)供應(yīng)商的評估結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對于優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商給予更多的合作機(jī)會和優(yōu)惠政策，對于一般供應(yīng)商加強(qiáng)管理和監(jiān)督，對于不合格供應(yīng)商予以淘汰。（三）供應(yīng)商激勵與約束1.公司應(yīng)建立供應(yīng)商激勵機(jī)制，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予表彰和獎勵，如頒發(fā)榮譽(yù)證書、增加采購份額、提供優(yōu)先付款等，以提高供應(yīng)商的積極性和合作意愿。2.同時，公司應(yīng)建立供應(yīng)商約束機(jī)制，對于違反采購合同約定或法律法規(guī)的供應(yīng)商，采取相應(yīng)的處罰措施，如扣除履約保證金、暫停合作、追究法律責(zé)任等，以維護(hù)公司的合法權(quán)益。七、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.采購執(zhí)行部門應(yīng)定期對文化投資采購業(yè)務(wù)進(jìn)行風(fēng)險識別和評估，分析采購過程中可能存在的風(fēng)險因素，如市場風(fēng)險、供應(yīng)商風(fēng)險、合同風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、法律風(fēng)險等。2.風(fēng)險識別和評估可采用問卷調(diào)查、專家咨詢、案例分析、數(shù)據(jù)分析等方法進(jìn)行，評估結(jié)果應(yīng)形成風(fēng)險評估報告。3.根據(jù)風(fēng)險評估報告，采購執(zhí)行部門應(yīng)確定風(fēng)險等級，對高風(fēng)險事項進(jìn)行重點(diǎn)關(guān)注和防控。（二）風(fēng)險防控措施1.市場風(fēng)險防控密切關(guān)注市場動態(tài)，及時掌握文化投資市場價格波動、供求關(guān)系變化等信息，合理安排采購時間和數(shù)量，避免因市場價格波動導(dǎo)致采購成本增加。同時，通過與供應(yīng)商簽訂長期合作協(xié)議、套期保值等方式，降低市場風(fēng)險。2.供應(yīng)商風(fēng)險防控加強(qiáng)對供應(yīng)商的管理和監(jiān)督，嚴(yán)格按照供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)和程序選擇供應(yīng)商，定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和考核，建立供應(yīng)商信用檔案。在采購合同中明確供應(yīng)商的違約責(zé)任和賠償條款，以降低供應(yīng)商違約風(fēng)險。3.合同風(fēng)險防控加強(qiáng)采購合同管理，嚴(yán)格按照合同簽訂流程簽訂合同，確保合同條款合法、有效、完整。在合同執(zhí)行過程中，加強(qiáng)對合同履行情況的跟蹤和監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。同時，建立合同糾紛處理機(jī)制，妥善處理合同糾紛，維護(hù)公司合法權(quán)益。4.質(zhì)量風(fēng)險防控在采購過程中，嚴(yán)格按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗收程序進(jìn)行采購和驗收，加強(qiáng)對采購貨物或服務(wù)的質(zhì)量檢驗和檢測。要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件和售后服務(wù)承諾，明確質(zhì)量責(zé)任和賠償條款。對于質(zhì)量不合格的采購項目，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其采取補(bǔ)救措施或退換貨，直至達(dá)到質(zhì)量要求。5.法律風(fēng)險防控加強(qiáng)對采購業(yè)務(wù)相關(guān)法律法規(guī)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，提高采購人員的法律意識和風(fēng)險防范能力。在采購合同簽訂前，嚴(yán)格按照法務(wù)部門的審核意見對合同草案進(jìn)行修改完善，確保合同的合法性和有效性。在采購過程中，遵守法律法規(guī)的規(guī)定，依法開展采購活動，避免因違法違規(guī)行為導(dǎo)致法律風(fēng)險。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對文化投資采購業(yè)務(wù)進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查采購計劃的執(zhí)行情況、采購方式的合規(guī)性、采購合同的簽訂與履行情況、供應(yīng)商管理情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.采購執(zhí)行部門應(yīng)建立健全內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對采購工作各