武漢采購(gòu)流程管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范武漢地區(qū)公司/組織的采購(gòu)流程，加強(qiáng)采購(gòu)管理，提高采購(gòu)效率，保證采購(gòu)質(zhì)量，降低采購(gòu)成本，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于武漢地區(qū)公司/組織內(nèi)所有采購(gòu)活動(dòng)，包括但不限于物資采購(gòu)、服務(wù)采購(gòu)等。（三）基本原則1.合法性原則：采購(gòu)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。2.公平公正原則：在采購(gòu)過(guò)程中，應(yīng)公平對(duì)待所有供應(yīng)商，確保采購(gòu)決策公正合理。3.效益原則：追求采購(gòu)效益最大化，在保證質(zhì)量的前提下，降低采購(gòu)成本，提高資金使用效率。4.誠(chéng)信原則：采購(gòu)人員與供應(yīng)商應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，履行各自的責(zé)任和義務(wù)。二、采購(gòu)計(jì)劃管理（一）需求預(yù)測(cè)各部門應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃等，提前進(jìn)行需求預(yù)測(cè)，填寫《采購(gòu)需求預(yù)測(cè)表》，詳細(xì)列出所需采購(gòu)物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等信息，并提交至采購(gòu)部門。（二）采購(gòu)計(jì)劃制定采購(gòu)部門收到各部門的《采購(gòu)需求預(yù)測(cè)表》后，進(jìn)行匯總分析，結(jié)合庫(kù)存情況，制定月度、季度和年度采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)項(xiàng)目、采購(gòu)數(shù)量、采購(gòu)時(shí)間、預(yù)算金額等內(nèi)容，并報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）計(jì)劃調(diào)整如因市場(chǎng)變化、業(yè)務(wù)調(diào)整等原因需要對(duì)采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)填寫《采購(gòu)計(jì)劃調(diào)整申請(qǐng)表》，說(shuō)明調(diào)整原因、調(diào)整內(nèi)容等，經(jīng)審批后交采購(gòu)部門執(zhí)行。三、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.供應(yīng)商篩選：采購(gòu)部門通過(guò)多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商信息庫(kù)。根據(jù)采購(gòu)需求，從信息庫(kù)中篩選出潛在供應(yīng)商，并對(duì)其進(jìn)行初步評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括企業(yè)資質(zhì)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等。2.實(shí)地考察：對(duì)于初步評(píng)估合格的供應(yīng)商，采購(gòu)部門組織相關(guān)人員進(jìn)行實(shí)地考察。實(shí)地考察內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)場(chǎng)所、生產(chǎn)設(shè)備、質(zhì)量管理體系、人員配備等，確保供應(yīng)商具備提供符合要求產(chǎn)品或服務(wù)的能力。3.供應(yīng)商評(píng)審：采購(gòu)部門會(huì)同相關(guān)部門組成評(píng)審小組，對(duì)實(shí)地考察合格的供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)審。評(píng)審小組根據(jù)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等因素進(jìn)行打分，確定合格供應(yīng)商名單，并報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）供應(yīng)商準(zhǔn)入1.準(zhǔn)入流程：采購(gòu)部門與合格供應(yīng)商簽訂《供應(yīng)商準(zhǔn)入?yún)f(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格條款、交貨期、付款方式、售后服務(wù)等內(nèi)容。供應(yīng)商憑《供應(yīng)商準(zhǔn)入?yún)f(xié)議》辦理相關(guān)準(zhǔn)入手續(xù)，進(jìn)入公司/組織供應(yīng)商體系。2.準(zhǔn)入資料：供應(yīng)商應(yīng)向采購(gòu)部門提供以下準(zhǔn)入資料：營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件、稅務(wù)登記證副本復(fù)印件、組織機(jī)構(gòu)代碼證副本復(fù)印件、法定代表人身份證明書(shū)、授權(quán)委托書(shū)、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證證書(shū)、生產(chǎn)許可證、業(yè)績(jī)證明材料等。（三）供應(yīng)商評(píng)估與考核1.定期評(píng)估：采購(gòu)部門定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估周期為每年一次。評(píng)估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面。評(píng)估方式采用問(wèn)卷調(diào)查、實(shí)地考察、數(shù)據(jù)分析等多種方式相結(jié)合。2.動(dòng)態(tài)考核：采購(gòu)部門對(duì)供應(yīng)商的日常表現(xiàn)進(jìn)行動(dòng)態(tài)考核，如交貨及時(shí)性、產(chǎn)品質(zhì)量穩(wěn)定性等。對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)；對(duì)于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，及時(shí)發(fā)出整改通知，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，采購(gòu)部門有權(quán)終止與其合作。四、采購(gòu)流程（一）采購(gòu)申請(qǐng)各部門根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃或?qū)嶋H需求，填寫《采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)項(xiàng)目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額、采購(gòu)原因等內(nèi)容，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后提交至采購(gòu)部門。（二）采購(gòu)審批采購(gòu)部門收到《采購(gòu)申請(qǐng)表》后，對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括采購(gòu)需求的合理性、采購(gòu)預(yù)算的準(zhǔn)確性、供應(yīng)商選擇的合規(guī)性等。對(duì)于金額較大或重要的采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)部門應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行會(huì)審，并報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）采購(gòu)實(shí)施1.采購(gòu)方式選擇：根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目的特點(diǎn)和需求，采購(gòu)部門選擇合適的采購(gòu)方式，如公開(kāi)招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、單一來(lái)源采購(gòu)、詢價(jià)采購(gòu)等。2.招標(biāo)采購(gòu)：對(duì)于采用招標(biāo)方式采購(gòu)的項(xiàng)目，采購(gòu)部門應(yīng)按照國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)規(guī)定，編制招標(biāo)文件，發(fā)布招標(biāo)公告，組織開(kāi)標(biāo)、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)等工作。3.非招標(biāo)采購(gòu)：對(duì)于采用非招標(biāo)方式采購(gòu)的項(xiàng)目，采購(gòu)部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行談判、詢價(jià)等工作，確定供應(yīng)商和采購(gòu)價(jià)格，并簽訂采購(gòu)合同。（四）合同簽訂采購(gòu)部門與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格條款、交貨期、付款方式、售后服務(wù)等內(nèi)容。采購(gòu)合同簽訂后，應(yīng)及時(shí)將合同副本提交至相關(guān)部門備案。（五）采購(gòu)驗(yàn)收1.驗(yàn)收準(zhǔn)備：采購(gòu)部門在采購(gòu)項(xiàng)目到貨前，應(yīng)通知相關(guān)部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作，明確驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收人員等。2.到貨驗(yàn)收：采購(gòu)項(xiàng)目到貨后，采購(gòu)部門組織相關(guān)部門按照合同要求和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括產(chǎn)品數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、外觀等方面。對(duì)于驗(yàn)收合格的采購(gòu)項(xiàng)目，驗(yàn)收人員應(yīng)簽署《采購(gòu)驗(yàn)收單》；對(duì)于驗(yàn)收不合格的采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求其采取整改措施或退換貨等。（六）付款結(jié)算1.付款申請(qǐng)：采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)合同和驗(yàn)收情況，填寫《付款申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明付款金額、付款方式、付款原因等內(nèi)容，并經(jīng)相關(guān)部門審核后提交至財(cái)務(wù)部門。2.付款審批：財(cái)務(wù)部門收到《付款申請(qǐng)表》后，對(duì)付款申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括采購(gòu)合同的執(zhí)行情況、驗(yàn)收結(jié)果、發(fā)票情況等。對(duì)于金額較大的付款申請(qǐng)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。3.付款結(jié)算：財(cái)務(wù)部門根據(jù)審批后的付款申請(qǐng)，按照采購(gòu)合同約定的付款方式和時(shí)間進(jìn)行付款結(jié)算。五、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別采購(gòu)部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)過(guò)程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別，風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別內(nèi)容包括市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)、付款風(fēng)險(xiǎn)等。（二）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估采購(gòu)部門對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度。根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，確定風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)，為風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)提供依據(jù)。（三）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)1.風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避：對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生可能性較高且影響程度較大的風(fēng)險(xiǎn)，采購(gòu)部門應(yīng)采取風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避措施，如放棄采購(gòu)項(xiàng)目、更換供應(yīng)商等。2.風(fēng)險(xiǎn)降低：對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生可能性較高但影響程度較小的風(fēng)險(xiǎn)，采購(gòu)部門應(yīng)采取風(fēng)險(xiǎn)降低措施，如加強(qiáng)供應(yīng)商管理、增加備用供應(yīng)商、完善合同條款等。3.風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移：對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生可能性較低但影響程度較大的風(fēng)險(xiǎn)，采購(gòu)部門應(yīng)采取風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移措施，如購(gòu)買保險(xiǎn)、要求供應(yīng)商提供擔(dān)保等。4.風(fēng)險(xiǎn)接受：對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生可能性較低且影響程度較小的風(fēng)險(xiǎn)，采購(gòu)部門可以采取風(fēng)險(xiǎn)接受措施，如加強(qiáng)監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理風(fēng)險(xiǎn)事件。六、采購(gòu)監(jiān)督與審計(jì)（一）內(nèi)部監(jiān)督1.采購(gòu)部門自查：采購(gòu)部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)流程進(jìn)行自查，檢查采購(gòu)活動(dòng)是否符合本管理辦法及相關(guān)法律法規(guī)的要求，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。2.內(nèi)部審計(jì)：公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)，審計(jì)內(nèi)容包括采購(gòu)計(jì)劃的執(zhí)行情況、采購(gòu)合同的簽訂與履行情況、采購(gòu)資金的使用情況等。對(duì)于審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，審計(jì)部門應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）外部監(jiān)督1.政府監(jiān)管：采購(gòu)活動(dòng)應(yīng)接受政府相關(guān)部門的監(jiān)管，如財(cái)政部門、審計(jì)部門、監(jiān)察部門等。公司/組織應(yīng)積極配合政府監(jiān)管部門的工作，如實(shí)提供采購(gòu)相關(guān)資料和信息。