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水利檔案工程管理辦法一、總則(一)目的為加強(qiáng)水利檔案工程管理,確保水利工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用,為水利工程建設(shè)、運(yùn)行、管理及維護(hù)提供可靠依據(jù),特制定本辦法。(二)適用范圍本辦法適用于公司/組織所承擔(dān)的各類(lèi)水利工程項(xiàng)目檔案的管理,包括水利樞紐工程、防洪工程、灌溉工程、供水工程、排水工程等項(xiàng)目從項(xiàng)目前期論證、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理到竣工驗(yàn)收等全過(guò)程形成的檔案資料。(三)管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理原則公司/組織設(shè)立統(tǒng)一的檔案管理機(jī)構(gòu),負(fù)責(zé)對(duì)水利檔案工程管理工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、指導(dǎo)和監(jiān)督。各項(xiàng)目部門(mén)按照職責(zé)分工,負(fù)責(zé)本部門(mén)項(xiàng)目檔案的收集、整理、歸檔和保管工作。2.全程跟蹤、同步管理原則檔案管理工作應(yīng)與水利工程建設(shè)、運(yùn)行管理等各項(xiàng)工作同步進(jìn)行,從項(xiàng)目啟動(dòng)開(kāi)始,就明確檔案管理要求,確保檔案資料的形成、積累與工程建設(shè)進(jìn)度相匹配。3.真實(shí)準(zhǔn)確、完整規(guī)范原則水利工程檔案必須如實(shí)反映工程建設(shè)實(shí)際情況,數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容完整、格式規(guī)范,符合國(guó)家和行業(yè)有關(guān)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和要求。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)(一)檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置公司/組織設(shè)立檔案管理部門(mén),配備專(zhuān)職檔案管理人員,并在各項(xiàng)目部門(mén)設(shè)置兼職檔案員,形成覆蓋全公司/組織的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。(二)檔案管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn),制定公司/組織水利檔案工程管理的規(guī)章制度和實(shí)施細(xì)則。2.負(fù)責(zé)制定水利檔案管理工作計(jì)劃,對(duì)各項(xiàng)目部門(mén)檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。3.集中統(tǒng)一管理公司/組織水利工程檔案,接收、整理、保管和統(tǒng)計(jì)各類(lèi)水利工程檔案資料,確保檔案的安全與完整。4.組織開(kāi)展水利工程檔案的鑒定、銷(xiāo)毀工作,對(duì)超過(guò)保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案進(jìn)行清理。5.負(fù)責(zé)水利工程檔案的開(kāi)發(fā)利用工作,為公司/組織內(nèi)部及外部相關(guān)單位提供檔案查閱、借閱服務(wù)。6.開(kāi)展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn),提高檔案管理人員和兼職檔案員的業(yè)務(wù)水平。(三)項(xiàng)目部門(mén)兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)水利工程項(xiàng)目檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作,確保檔案資料的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.按照檔案管理要求,對(duì)項(xiàng)目文件材料進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目等整理工作,及時(shí)向檔案管理部門(mén)移交應(yīng)歸檔的檔案。3.協(xié)助檔案管理部門(mén)開(kāi)展檔案管理工作,參與檔案的鑒定、銷(xiāo)毀等工作,提供有關(guān)檔案利用的信息。4.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的日常保管和安全保密工作,定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn)。三、檔案收集與整理(一)收集范圍1.項(xiàng)目前期文件包括項(xiàng)目建議書(shū)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、水土保持方案、水資源論證報(bào)告等文件資料。2.設(shè)計(jì)文件初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)文件,設(shè)計(jì)變更通知、技術(shù)核定單等。3.施工文件施工組織設(shè)計(jì)、施工技術(shù)交底、施工日志、工程測(cè)量記錄、材料檢驗(yàn)報(bào)告、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄、工程質(zhì)量事故處理記錄等。4.監(jiān)理文件監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告、監(jiān)理工作總結(jié)等。5.竣工驗(yàn)收文件竣工驗(yàn)收申請(qǐng)報(bào)告、竣工驗(yàn)收鑒定書(shū)、工程竣工決算報(bào)告、工程質(zhì)量保修書(shū)等。6.其他文件與水利工程建設(shè)有關(guān)的合同協(xié)議、來(lái)往信函、會(huì)議紀(jì)要、聲像資料、電子文件等。(二)收集要求1.各項(xiàng)目部門(mén)應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作,確保檔案資料及時(shí)、完整地收集上來(lái)。2.檔案資料應(yīng)真實(shí)反映工程建設(shè)實(shí)際情況,字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備。3.對(duì)收集到的檔案資料應(yīng)進(jìn)行分類(lèi)整理,同一項(xiàng)目的不同載體檔案應(yīng)相互對(duì)應(yīng)、保持一致。(三)整理原則與方法1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)分不同價(jià)值,便于保管和利用。2.按照分類(lèi)方案,對(duì)文件材料進(jìn)行分類(lèi)、組卷、編目。水利工程檔案一般可分為工程前期文件、工程設(shè)計(jì)文件、工程施工文件、工程監(jiān)理文件、工程竣工驗(yàn)收文件等大類(lèi),每大類(lèi)再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分。3.卷內(nèi)文件材料應(yīng)按照排列順序依次編寫(xiě)頁(yè)號(hào),單面書(shū)寫(xiě)的文件在右下角編寫(xiě)頁(yè)號(hào),雙面書(shū)寫(xiě)的文件正面在右下角,背面在左下角編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。4.編目應(yīng)包括卷內(nèi)文件目錄、備考表等內(nèi)容。卷內(nèi)文件目錄應(yīng)包含序號(hào)、文件編號(hào)、責(zé)任者、文件題名、日期、頁(yè)號(hào)、備注等項(xiàng)目;備考表應(yīng)注明卷內(nèi)文件的總頁(yè)數(shù)、整理日期、整理人等信息。四、檔案歸檔(一)歸檔時(shí)間1.項(xiàng)目前期文件應(yīng)在項(xiàng)目完成審批后及時(shí)歸檔。2.工程設(shè)計(jì)文件應(yīng)在設(shè)計(jì)任務(wù)完成后歸檔。3.工程施工文件應(yīng)隨工程進(jìn)度同步歸檔,分部工程完工后,應(yīng)及時(shí)整理歸檔該分部工程的檔案資料;單位工程完工后,應(yīng)將該單位工程的全部檔案資料整理歸檔。4.工程監(jiān)理文件應(yīng)在監(jiān)理工作結(jié)束后歸檔。5.工程竣工驗(yàn)收文件應(yīng)在竣工驗(yàn)收通過(guò)后一個(gè)月內(nèi)歸檔。(二)歸檔程序1.項(xiàng)目部門(mén)兼職檔案員對(duì)整理好的檔案進(jìn)行自查,確認(rèn)無(wú)誤后填寫(xiě)檔案移交清單,向檔案管理部門(mén)移交檔案。2.檔案管理部門(mén)對(duì)接收的檔案進(jìn)行核對(duì)、驗(yàn)收,對(duì)不符合要求的檔案退回項(xiàng)目部門(mén)重新整理。3.檔案管理部門(mén)對(duì)驗(yàn)收合格的檔案進(jìn)行登記、編目,納入公司/組織檔案管理系統(tǒng)統(tǒng)一管理。五、檔案保管(一)保管場(chǎng)所公司/組織應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房,配備必要的檔案保管設(shè)備,如檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施,確保檔案的安全保管。檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊,溫度、濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。(二)保管要求1.對(duì)不同載體的檔案應(yīng)分別保管,紙質(zhì)檔案應(yīng)分類(lèi)存放于檔案柜中,電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專(zhuān)用的存儲(chǔ)設(shè)備上,并定期進(jìn)行備份。2.建立檔案保管賬目,對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄,做到賬物相符。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn),發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理,并做好記錄。對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。4.嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度,非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入檔案庫(kù)房,查閱檔案應(yīng)辦理相關(guān)手續(xù),嚴(yán)禁在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、污損等。六、檔案利用(一)利用范圍公司/組織內(nèi)部各部門(mén)因工作需要可查閱、借閱水利工程檔案。外部單位因項(xiàng)目審查、工程驗(yàn)收、科研等原因需要查閱檔案的,應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。(二)利用程序1.公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案,應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表,經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后,到檔案管理部門(mén)查閱。2.外部單位查閱檔案,應(yīng)出具單位介紹信和查閱人有效身份證件,填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表,經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后,由檔案管理部門(mén)指定專(zhuān)人陪同查閱。3.借閱檔案應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表,注明借閱期限、用途等,經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后,辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日,如需延期,應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.查閱、借閱檔案應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的場(chǎng)所進(jìn)行,查閱人員不得擅自將檔案帶出指定場(chǎng)所,嚴(yán)禁在檔案上圈劃、涂改、污損、抽取、撤換等。如需復(fù)制檔案,應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意,并按規(guī)定辦理復(fù)制手續(xù)。(三)利用反饋檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案利用效果反饋機(jī)制,對(duì)檔案利用情況進(jìn)行跟蹤調(diào)查,及時(shí)了解利用者對(duì)檔案利用的滿(mǎn)意度和意見(jiàn)建議,不斷改進(jìn)檔案管理和服務(wù)工作。七、檔案鑒定與銷(xiāo)毀(一)鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面的歷史觀點(diǎn),從水利工程建設(shè)、運(yùn)行管理及維護(hù)的實(shí)際需要出發(fā),準(zhǔn)確判定檔案的保存價(jià)值。(二)鑒定組織成立檔案鑒定小組,由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)專(zhuān)家及檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定,提出鑒定意見(jiàn)。(三)鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等進(jìn)行綜合分析,判斷其歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存價(jià)值。2.參考國(guó)家和行業(yè)有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定,結(jié)合公司/組織實(shí)際情況,確定檔案的保管期限。(四)銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后,對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案編制檔案銷(xiāo)毀清冊(cè),注明檔案的題名、文號(hào)、日期、保管期限、銷(xiāo)毀原因等內(nèi)容。2.檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,由檔案管理部門(mén)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)。3.銷(xiāo)毀檔案時(shí),應(yīng)確保檔案徹底銷(xiāo)毀,監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。銷(xiāo)毀清冊(cè)應(yīng)永久保存。八、檔案信息化管理(一)信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的水利工程檔案信息化管理系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理,提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。(二)信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理等數(shù)字化轉(zhuǎn)換,建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)開(kāi)發(fā)或選用適合公司/組織的檔案管理系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用、鑒定、銷(xiāo)毀等全過(guò)程的信息化管理。3.數(shù)據(jù)安全管理采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪(fǎng)問(wèn)控制等安全措施,確保檔案信息化數(shù)據(jù)的安全。(三)信息化管理要求1.檔案管理部門(mén)應(yīng)配備必要的信息化設(shè)備和專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員,負(fù)責(zé)檔案信息化管理系統(tǒng)的運(yùn)行維護(hù)和管理。2.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步整理、歸檔,確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。電子檔案應(yīng)按照檔案管理要求進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目等整理工作,并建立相應(yīng)的索引目錄。3.嚴(yán)格遵守檔案信息化管理系統(tǒng)的操作規(guī)程,確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份,防止數(shù)據(jù)丟失。4.加強(qiáng)對(duì)檔案信息化數(shù)據(jù)的安全保密管理,設(shè)置不同的用戶(hù)權(quán)限,嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)的人員訪(fǎng)問(wèn)系統(tǒng)數(shù)據(jù)。九、監(jiān)督與檢查(一)監(jiān)督檢查機(jī)制公司/組織建立水利檔案工程管理監(jiān)督檢查機(jī)制,定期對(duì)各項(xiàng)目部門(mén)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查,確保檔案管理工作符合本辦法要求。(二)監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況,包括檔案收集、整理、歸檔、保管、利用、鑒定、銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)的工作是否規(guī)范。2.檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性,檔案是否真實(shí)反映工程建設(shè)實(shí)際情況。3.檔案信息化管理工作情況,包括檔案數(shù)字化進(jìn)度、檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行情況、數(shù)據(jù)安全管理等。4.檔案管理人員和兼職檔案員的業(yè)務(wù)水平
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