印章管理辦法電子印章一、使用背景在當(dāng)今數(shù)字化辦公日益普及的大環(huán)境下，為了提高公司/組織的工作效率，加強(qiáng)文件管理的安全性和便捷性，電子印章的應(yīng)用變得越來越重要。電子印章作為傳統(tǒng)印章的電子化替代方式，具有操作簡(jiǎn)便、快速高效、易于管理等優(yōu)點(diǎn)，能夠滿足公司/組織在日常辦公、合同簽署、文件審批等各類業(yè)務(wù)場(chǎng)景中的需求。同時(shí)，隨著法律法規(guī)對(duì)電子簽名和電子印章的認(rèn)可，電子印章的使用也具備了堅(jiān)實(shí)的法律基礎(chǔ)。二、管理目標(biāo)1.規(guī)范電子印章的申請(qǐng)、審批、使用、保管等流程，確保電子印章的使用符合法律法規(guī)和公司/組織的相關(guān)規(guī)定。2.保障電子印章的安全性和可靠性，防止電子印章被非法使用、篡改或泄露。3.提高公司/組織的工作效率，方便快捷地完成各類文件的簽署和審批，促進(jìn)業(yè)務(wù)的順利開展。三、適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)部所有涉及電子印章使用的部門和人員。四、管理職責(zé)1.印章管理部門負(fù)責(zé)電子印章系統(tǒng)的建設(shè)、維護(hù)和管理，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。制定電子印章的使用規(guī)范和流程，并監(jiān)督執(zhí)行。審核電子印章的申請(qǐng)，辦理電子印章的制作、發(fā)放、回收和銷毀等手續(xù)。對(duì)電子印章的使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，定期向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。2.使用部門負(fù)責(zé)本部門電子印章的申請(qǐng)和使用，指定專人負(fù)責(zé)電子印章的保管和操作。按照規(guī)定的流程使用電子印章，確保電子印章的使用安全、合規(guī)。配合印章管理部門做好電子印章的管理工作，及時(shí)反饋電子印章使用過程中出現(xiàn)的問題。3.信息安全部門負(fù)責(zé)電子印章系統(tǒng)的安全防護(hù)工作，制定安全策略，防范網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露等安全風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)電子印章系統(tǒng)的安全狀況進(jìn)行定期檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決安全隱患。協(xié)助印章管理部門處理電子印章使用過程中的安全事件，提供技術(shù)支持和保障。五、電子印章的申請(qǐng)與審批1.申請(qǐng)條件因工作需要，確需使用電子印章的部門或個(gè)人，可向印章管理部門提出申請(qǐng)。申請(qǐng)人應(yīng)具備合法的身份和權(quán)限，能夠獨(dú)立承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。申請(qǐng)使用的電子印章應(yīng)符合公司/組織的業(yè)務(wù)需求和管理規(guī)定。2.申請(qǐng)流程申請(qǐng)人填寫《電子印章申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明申請(qǐng)電子印章的用途、使用范圍、有效期等信息，并加蓋所在部門公章。將《電子印章申請(qǐng)表》提交至印章管理部門。印章管理部門對(duì)申請(qǐng)信息進(jìn)行審核，審核通過后報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，印章管理部門為申請(qǐng)人制作電子印章。3.審批要點(diǎn)審核申請(qǐng)電子印章的必要性和合理性，確保其符合公司/組織的業(yè)務(wù)需求。審查申請(qǐng)人的身份和權(quán)限，防止電子印章被濫用。對(duì)電子印章的使用范圍、有效期等進(jìn)行明確規(guī)定，確保其使用的規(guī)范性和安全性。六、電子印章的制作與發(fā)放1.制作方式電子印章的制作應(yīng)采用合法、安全、可靠的技術(shù)手段，確保電子印章的真實(shí)性、完整性和不可篡改性。電子印章的制作應(yīng)由具備資質(zhì)的第三方機(jī)構(gòu)或公司內(nèi)部的專業(yè)技術(shù)人員負(fù)責(zé)，制作過程應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的質(zhì)量控制和安全審計(jì)。2.發(fā)放流程電子印章制作完成后，印章管理部門應(yīng)及時(shí)通知申請(qǐng)人領(lǐng)取。申請(qǐng)人領(lǐng)取電子印章時(shí)，應(yīng)在《電子印章領(lǐng)取登記表》上簽字確認(rèn)。印章管理部門應(yīng)將電子印章的相關(guān)信息錄入電子印章系統(tǒng)，并為申請(qǐng)人開通使用權(quán)限。七、電子印章的使用1.使用原則電子印章的使用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、安全、準(zhǔn)確的原則，確保電子印章的使用符合法律法規(guī)和公司/組織的相關(guān)規(guī)定。電子印章的使用應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的流程進(jìn)行，不得擅自更改或簡(jiǎn)化使用流程。電子印章的使用應(yīng)確保文件內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得用于違法違規(guī)或損害公司/組織利益的行為。2.使用流程文件起草人在電子文件上插入電子印章模板，并填寫相關(guān)信息。使用電子印章的人員通過電子印章系統(tǒng)進(jìn)行身份認(rèn)證，確認(rèn)身份后輸入密碼或使用其他認(rèn)證方式。經(jīng)身份認(rèn)證通過后，使用人員在電子文件上加蓋電子印章，并確認(rèn)印章的位置和內(nèi)容無誤。加蓋電子印章后的電子文件應(yīng)進(jìn)行保存，并按照規(guī)定的流程進(jìn)行流轉(zhuǎn)和審批。3.使用規(guī)范電子印章應(yīng)僅用于公司/組織內(nèi)部的文件簽署、審批、合同簽訂等業(yè)務(wù)場(chǎng)景，不得用于對(duì)外出具證明、擔(dān)保等事項(xiàng)。電子印章的使用應(yīng)與紙質(zhì)印章具有同等法律效力，加蓋電子印章的文件應(yīng)視同加蓋紙質(zhì)印章的文件進(jìn)行管理。電子印章的使用應(yīng)確保印章的清晰、完整，不得出現(xiàn)模糊、重疊、變形等情況。電子印章的使用應(yīng)記錄詳細(xì)的使用日志，包括使用時(shí)間、使用人、文件名稱、文件編號(hào)等信息，以便日后查詢和審計(jì)。八、電子印章的保管1.保管方式電子印章應(yīng)由專人負(fù)責(zé)保管，保管人員應(yīng)具備一定的計(jì)算機(jī)知識(shí)和安全意識(shí)，熟悉電子印章系統(tǒng)的操作流程。電子印章的保管應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)方式，如加密存儲(chǔ)、備份存儲(chǔ)等，確保電子印章數(shù)據(jù)的安全性和完整性。電子印章的保管人員應(yīng)定期對(duì)電子印章進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子印章系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.保管要求保管人員應(yīng)妥善保管電子印章的密鑰或密碼，不得將其泄露給他人。電子印章的保管人員應(yīng)定期更換密碼，確保密碼的安全性。電子印章的保管人員應(yīng)在離職或崗位變動(dòng)時(shí)，及時(shí)將電子印章的保管權(quán)移交給指定的人員，并辦理相關(guān)交接手續(xù)。電子印章的保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司/組織的保密制度，不得擅自將電子印章的相關(guān)信息泄露給他人。九、電子印章的變更與注銷1.變更情形電子印章的使用范圍、有效期等信息發(fā)生變更時(shí)，申請(qǐng)人應(yīng)及時(shí)向印章管理部門提出變更申請(qǐng)。電子印章的密鑰或密碼發(fā)生丟失、被盜等情況時(shí)，保管人員應(yīng)立即向印章管理部門報(bào)告，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。2.變更流程申請(qǐng)人填寫《電子印章變更申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明變更的內(nèi)容和原因，并加蓋所在部門公章。將《電子印章變更申請(qǐng)表》提交至印章管理部門。印章管理部門對(duì)申請(qǐng)信息進(jìn)行審核，審核通過后報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，印章管理部門對(duì)電子印章的相關(guān)信息進(jìn)行變更，并及時(shí)通知使用部門和相關(guān)人員。3.注銷情形電子印章不再使用時(shí)，申請(qǐng)人應(yīng)及時(shí)向印章管理部門提出注銷申請(qǐng)。電子印章的使用期限屆滿時(shí)，印章管理部門應(yīng)自動(dòng)注銷電子印章。電子印章的保管人員離職或崗位變動(dòng)時(shí)，應(yīng)及時(shí)將電子印章的保管權(quán)移交給指定的人員，并辦理相關(guān)交接手續(xù)。交接完成后，原保管人員應(yīng)及時(shí)向印章管理部門提出注銷電子印章的申請(qǐng)。4.注銷流程申請(qǐng)人填寫《電子印章注銷申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明注銷的原因和時(shí)間，并加蓋所在部門公章。將《電子印章注銷申請(qǐng)表》提交至印章管理部門。印章管理部門對(duì)申請(qǐng)信息進(jìn)行審核，審核通過后報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，印章管理部門對(duì)電子印章進(jìn)行注銷，并將相關(guān)信息從電子印章系統(tǒng)中刪除。十、監(jiān)督與檢查1.定期檢查印章管理部門應(yīng)定期對(duì)電子印章的使用情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括電子印章的使用流程是否規(guī)范、使用記錄是否完整、保管是否安全等。信息安全部門應(yīng)定期對(duì)電子印章系統(tǒng)的安全狀況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括系統(tǒng)的運(yùn)行情況、安全防護(hù)措施是否有效、數(shù)據(jù)備份是否及時(shí)等。2.不定期抽查公司/組織領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門可根據(jù)工作需要，不定期對(duì)電子印章的使用情況進(jìn)行抽查，檢查內(nèi)容包括電子印章的使用是否符合規(guī)定、文件內(nèi)容是否真實(shí)等。3.問題處理對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，印章管理部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改，并將整改情況向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。對(duì)于違反電子印章管理規(guī)定的行為，公司/組織應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理，情節(jié)嚴(yán)重的將依法追究法律責(zé)任。十一、法律責(zé)任1.因電子印章使用不當(dāng)或管理不善，給公司/組織造成損失的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。2.違反本辦法規(guī)定，擅自使用電子印章或偽造、篡改電子印章的，公司/組織將依法追究其法律責(zé)任。3.