施工企業(yè)采購管理辦法總則目的為加強施工企業(yè)采購管理，規(guī)范采購行為，降低采購成本，保證采購質(zhì)量，提高企業(yè)經(jīng)濟效益和社會效益，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司所屬各施工項目及相關(guān)部門的物資采購活動?；驹瓌t1.依法合規(guī)原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標準，確保采購行為合法合規(guī)。2.公平公正原則：遵循公平、公正的市場競爭機制，維護企業(yè)和供應商的合法權(quán)益。3.效益優(yōu)先原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，追求采購成本的最小化，提高企業(yè)經(jīng)濟效益。4.誠實守信原則：采購過程中應誠實守信，履行合同約定，維護企業(yè)良好形象。采購管理職責采購部門職責1.負責制定采購計劃，根據(jù)施工進度和物資需求，合理安排采購時間和數(shù)量。2.組織供應商的選擇、評審和管理，建立合格供應商名錄。3.負責采購合同的簽訂、執(zhí)行和跟蹤，協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行過程中的問題。4.收集市場信息，掌握物資價格動態(tài)，為采購決策提供依據(jù)。5.負責采購物資的驗收、入庫和付款申請等工作。需求部門職責1.根據(jù)施工生產(chǎn)需要，及時準確地提出物資需求計劃，明確物資的規(guī)格、型號、數(shù)量等要求。2.參與供應商的選擇和評審，提供技術(shù)支持和質(zhì)量標準。3.負責采購物資的現(xiàn)場驗收和使用反饋，對物資質(zhì)量負責。質(zhì)量部門職責1.制定物資質(zhì)量檢驗標準和驗收規(guī)范，參與采購合同中質(zhì)量條款的審核。2.對采購物資進行質(zhì)量檢驗和監(jiān)督，確保物資質(zhì)量符合要求。3.負責處理采購物資的質(zhì)量問題，提出整改意見和建議。財務部門職責1.審核采購合同中的付款條款，確保付款方式和時間符合公司財務規(guī)定。2.負責采購資金的預算安排和支付審核，確保資金安全。3.參與采購成本的核算和分析，提供財務支持和建議。采購計劃管理采購計劃的編制1.需求部門應根據(jù)施工進度計劃，提前[X]天編制物資需求計劃，并提交給采購部門。2.采購部門結(jié)合庫存情況、市場供應情況等因素，對需求計劃進行審核和調(diào)整，編制采購計劃。采購計劃應明確物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、采購時間等內(nèi)容。3.采購計劃編制完成后，應經(jīng)相關(guān)部門負責人審核，報公司主管領導批準后執(zhí)行。采購計劃的調(diào)整1.在采購計劃執(zhí)行過程中，如因施工進度變化、設計變更等原因?qū)е挛镔Y需求發(fā)生變化，需求部門應及時提出調(diào)整申請。2.采購部門根據(jù)調(diào)整申請，對采購計劃進行相應調(diào)整，并重新履行審核和批準手續(xù)。供應商管理供應商的選擇1.采購部門應通過多種渠道收集供應商信息，建立供應商信息庫。2.根據(jù)采購物資的類別和要求，制定供應商選擇標準，包括供應商的資質(zhì)、信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、服務等方面。3.對潛在供應商進行實地考察和評審，綜合評估其能力和水平。評審內(nèi)容包括營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認證、業(yè)績情況、售后服務等。4.按照評審結(jié)果，選擇合格供應商，建立合格供應商名錄，并定期進行更新。供應商的考核與評價1.采購部門應定期對供應商的供貨質(zhì)量、交貨期、價格、服務等方面進行考核與評價。2.考核評價方式可采用定期評估、不定期抽查、用戶反饋等多種形式。3.根據(jù)考核評價結(jié)果，對供應商進行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商給予獎勵和優(yōu)先合作機會，對于不合格供應商進行淘汰或整改。供應商的動態(tài)管理1.建立供應商動態(tài)管理機制，及時了解供應商的經(jīng)營狀況、產(chǎn)品質(zhì)量變化等情況。2.對于出現(xiàn)重大質(zhì)量問題、交貨延遲、價格波動較大等情況的供應商，采購部門應及時采取措施，如暫停合作、協(xié)商整改等。3.定期對供應商名錄進行清理，剔除不符合要求的供應商，補充新的合格供應商。采購合同管理采購合同的簽訂1.采購部門應在選定供應商后，按照公司合同管理規(guī)定，與供應商簽訂采購合同。2.采購合同應明確物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式、違約責任等條款。3.采購合同簽訂前，應經(jīng)法務部門、財務部門等相關(guān)部門審核，確保合同條款合法合規(guī)、風險可控。采購合同的執(zhí)行1.采購部門應負責采購合同的執(zhí)行跟蹤，及時掌握合同履行情況。2.供應商應按照合同約定的時間、地點、質(zhì)量標準等要求交付物資，采購部門應組織相關(guān)人員進行驗收。3.如在合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)問題，采購部門應及時與供應商溝通協(xié)商，采取有效措施解決問題，確保合同順利履行。采購合同的變更與解除1.在采購合同履行過程中，如因不可抗力、政策調(diào)整、雙方協(xié)商一致等原因需要變更或解除合同的，應按照合同管理規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.變更或解除合同應簽訂書面協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務，并及時通知相關(guān)部門。采購過程控制采購方式的選擇1.根據(jù)采購物資的性質(zhì)、金額、市場供應情況等因素，合理選擇采購方式。采購方式包括招標采購、詢價采購、競爭性談判、單一來源采購等。2.對于達到招標限額標準的采購項目，應按照國家和公司有關(guān)招標管理規(guī)定進行招標采購。3.對于未達到招標限額標準的采購項目，可根據(jù)實際情況選擇詢價采購、競爭性談判、單一來源采購等方式，并履行相應的審批手續(xù)。采購詢價與報價1.采購部門在進行詢價采購時，應向多家供應商發(fā)出詢價函，明確物資的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量標準、交貨期等要求，要求供應商在規(guī)定時間內(nèi)報價。2.對供應商的報價進行分析比較，選擇報價合理、質(zhì)量可靠、信譽良好的供應商作為成交對象。采購談判1.在進行競爭性談判采購時，采購部門應組織與供應商進行談判。談判前應制定談判方案，明確談判目標、策略和程序。2.談判過程中，應與供應商就物資的價格、質(zhì)量、交貨期、售后服務等條款進行充分協(xié)商，爭取有利的談判結(jié)果。3.談判結(jié)束后，應形成談判紀要，記錄談判過程和結(jié)果，并經(jīng)雙方簽字確認。采購審批1.采購項目應按照公司規(guī)定的審批流程進行審批。審批內(nèi)容包括采購計劃、采購方式、采購合同等。2.采購審批應明確各級審批人員的職責和權(quán)限，確保采購活動符合公司規(guī)定和要求。采購驗收管理驗收標準的制定1.質(zhì)量部門應根據(jù)采購物資的特點和要求，制定詳細的驗收標準和規(guī)范。驗收標準應包括物資的外觀、尺寸、性能、質(zhì)量證明文件等方面。2.驗收標準應明確驗收方法、驗收工具、驗收人員等內(nèi)容，確保驗收工作的科學性和準確性。驗收程序1.采購物資到貨前，采購部門應通知需求部門和質(zhì)量部門做好驗收準備工作。2.物資到貨后，采購部門應組織需求部門、質(zhì)量部門等相關(guān)人員按照驗收標準進行驗收。驗收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等方面。3.驗收合格的物資，應辦理入庫手續(xù)；驗收不合格的物資，應及時與供應商聯(lián)系，要求其更換或處理。驗收記錄與報告1.驗收過程中應做好驗收記錄，記錄驗收時間、地點、驗收人員、驗收內(nèi)容、驗收結(jié)果等信息。2.驗收結(jié)束后，應形成驗收報告，報告應包括驗收情況、驗收結(jié)論、處理意見等內(nèi)容。驗收報告應由驗收人員簽字確認，并報相關(guān)部門存檔。采購付款管理付款申請1.采購物資驗收合格并辦理入庫手續(xù)后，采購部門應及時填寫付款申請單，提交給財務部門。付款申請單應包括采購合同編號、物資名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、金額、付款方式、付款期限等內(nèi)容。2.付款申請單應經(jīng)采購部門負責人、需求部門負責人、質(zhì)量部門負責人等相關(guān)人員審核簽字后，報財務部門審核。付款審核1.財務部門應按照公司財務制度和采購合同約定，對付款申請進行審核。審核內(nèi)容包括付款金額、付款方式、付款期限、發(fā)票等方面。2.對于不符合付款條件的申請，財務部門應及時通知采購部門進行整改，待整改合格后再行付款。付款執(zhí)行1.財務部門審核通過付款申請后，應按照公司資金管理規(guī)定安排資金支付。2.付款方式應符合采購合同約定，如采用支票、匯票、電匯等方式支付。3.財務部門應及時記錄付款情況，確保付款信息準確無誤。采購風險管理風險識別與評估1.采購部門應定期對采購活動進行風險識別與評估，分析可能存在的風險因素，如市場價格波動、供應商違約、質(zhì)量問題、法律風險等。2.采用定性和定量相結(jié)合的方法，對風險發(fā)生的可能性和影響程度進行評估，確定風險等級。風險應對措施1.針對不同等級的風險，制定相應的風險應對措施。對于市場價格波動風險，可采用套期保值、簽訂長期合同等方式進行應對；對于供應商違約風險，可加強供應商管理、要求提供擔保等方式進行防范；對于質(zhì)量問題風險，可加強質(zhì)量檢驗、建立質(zhì)量追溯體系等方式進行控制；對于法律風險，可加強合同管理、咨詢法律顧問等方式進行規(guī)避。2.定期對風險應對措施的執(zhí)行情況進行檢查和評估，及時調(diào)整和完善風險應對策略。采購信息管理采購信息的收集與整理1.采購部門應建立采購信息收集渠道，及時收集市場價格信息、供應商信息、采購合同信息等。2.對收集到的采購信息進行整理和分類，建立采購信息數(shù)據(jù)庫，以便查詢和使用。采購信息的分析與利用1.定期對采購信息進行分析，了解市場動態(tài)、供應商情況、采購成本變化等情況。2.根據(jù)采購信息分析結(jié)果，為采購決策提供參考依據(jù)，如調(diào)整采購計劃、優(yōu)化采購方式、選擇合適的供應商等。采購信息的保密1.采購信息涉及企業(yè)商業(yè)機密，應嚴格保密。采購部門及相關(guān)人員應簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務。2.對采購信息的訪問和使用應進行權(quán)限管理，防止信息泄露。監(jiān)督與檢查內(nèi)部審計監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應定期對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購管理制度的執(zhí)行情況、采購程序的合規(guī)性、采購合同的履行情況等。2.審計部門應及時發(fā)現(xiàn)采購活動中存在的問題，并提出整改意見和建議，督促相關(guān)部門進行整改。紀檢監(jiān)察監(jiān)督1.公司紀檢監(jiān)察部門應加強對采購活動的監(jiān)督檢查，嚴肅查處采購過程中的違規(guī)違紀行為。2.對發(fā)現(xiàn)的