合同執(zhí)行追蹤管理辦法一、引言在當(dāng)今競(jìng)爭(zhēng)激烈的商業(yè)環(huán)境中，合同作為企業(yè)運(yùn)營(yíng)的重要基石，其有效執(zhí)行對(duì)于保障企業(yè)權(quán)益、維護(hù)合作關(guān)系以及實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)目標(biāo)至關(guān)重要。為了確保合同能夠按照約定順利履行，我們制定了本合同執(zhí)行追蹤管理辦法，旨在加強(qiáng)對(duì)合同執(zhí)行過程的監(jiān)控與管理，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決潛在問題，提高合同執(zhí)行效率和質(zhì)量，降低企業(yè)運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。希望大家能夠認(rèn)真學(xué)習(xí)并遵守本辦法，共同為公司的穩(wěn)定發(fā)展貢獻(xiàn)力量。二、適用范圍本辦法適用于公司所有簽訂的合同，包括但不限于銷售合同、采購(gòu)合同、服務(wù)合同、租賃合同等。三、職責(zé)分工1.合同管理部門負(fù)責(zé)合同的起草、審核、簽訂、歸檔等工作。建立合同臺(tái)賬，記錄合同的基本信息、執(zhí)行情況等。定期對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并提出解決方案。2.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同的具體執(zhí)行，按照合同約定履行義務(wù)。及時(shí)向合同管理部門反饋合同執(zhí)行過程中的問題和進(jìn)展情況。配合合同管理部門進(jìn)行合同執(zhí)行情況的檢查和評(píng)估。3.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)根據(jù)合同約定進(jìn)行款項(xiàng)收付的審核和處理。協(xié)助合同管理部門對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行財(cái)務(wù)分析。提供與合同執(zhí)行相關(guān)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和報(bào)表。4.法務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)合同的合法性、合規(guī)性進(jìn)行審核。處理合同執(zhí)行過程中的法律糾紛和風(fēng)險(xiǎn)防范。提供法律意見和建議，保障合同的順利執(zhí)行。四、合同執(zhí)行追蹤流程1.合同簽訂后合同管理部門在合同簽訂后，及時(shí)將合同副本分發(fā)給業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門和法務(wù)部門等相關(guān)人員，并在合同臺(tái)賬中進(jìn)行詳細(xì)記錄。業(yè)務(wù)部門根據(jù)合同約定制定具體的執(zhí)行計(jì)劃，并將執(zhí)行計(jì)劃提交給合同管理部門備案。2.執(zhí)行過程中業(yè)務(wù)部門按照?qǐng)?zhí)行計(jì)劃認(rèn)真履行合同義務(wù)，定期向合同管理部門反饋合同執(zhí)行情況，包括已完成的工作、遇到的問題、下一步計(jì)劃等。合同管理部門定期對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和分析，通過與業(yè)務(wù)部門溝通、查閱相關(guān)資料、實(shí)地走訪等方式，及時(shí)掌握合同執(zhí)行進(jìn)度和質(zhì)量。如發(fā)現(xiàn)合同執(zhí)行過程中存在問題，合同管理部門應(yīng)及時(shí)與業(yè)務(wù)部門溝通協(xié)調(diào)，共同分析原因，制定解決方案，并跟蹤督促問題的解決情況。對(duì)于涉及款項(xiàng)收付的合同，財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定及時(shí)進(jìn)行款項(xiàng)收付的審核和處理，并定期向合同管理部門提供款項(xiàng)收付情況的報(bào)表。法務(wù)部門應(yīng)在合同執(zhí)行過程中提供法律支持和保障，對(duì)涉及法律風(fēng)險(xiǎn)的問題及時(shí)提出法律意見和建議，協(xié)助業(yè)務(wù)部門防范法律風(fēng)險(xiǎn)。3.執(zhí)行完畢后業(yè)務(wù)部門在合同執(zhí)行完畢后，應(yīng)及時(shí)向合同管理部門提交合同執(zhí)行情況報(bào)告，包括合同執(zhí)行結(jié)果、存在的問題及改進(jìn)措施等。合同管理部門對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行總結(jié)和評(píng)估，分析合同執(zhí)行過程中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為今后的合同管理工作提供參考。財(cái)務(wù)部門對(duì)合同款項(xiàng)進(jìn)行最終結(jié)算，并將結(jié)算結(jié)果反饋給合同管理部門。合同管理部門將合同執(zhí)行情況報(bào)告、結(jié)算結(jié)果等相關(guān)資料進(jìn)行整理歸檔，保存合同執(zhí)行過程中的所有文件和記錄。五、合同執(zhí)行追蹤的內(nèi)容1.合同進(jìn)度追蹤定期檢查合同約定的各項(xiàng)任務(wù)是否按時(shí)完成，包括產(chǎn)品交付、服務(wù)提供、款項(xiàng)支付等。對(duì)比合同執(zhí)行計(jì)劃與實(shí)際執(zhí)行情況，分析偏差原因，及時(shí)調(diào)整執(zhí)行計(jì)劃。2.質(zhì)量追蹤對(duì)合同涉及的產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)控，確保符合合同約定的標(biāo)準(zhǔn)和要求。收集客戶反饋意見，及時(shí)處理質(zhì)量問題，保障客戶滿意度。3.款項(xiàng)追蹤跟蹤合同款項(xiàng)的收付情況，確保款項(xiàng)按時(shí)足額到賬，避免逾期付款或收款風(fēng)險(xiǎn)。定期與財(cái)務(wù)部門核對(duì)款項(xiàng)收付記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)溝通解決。4.風(fēng)險(xiǎn)追蹤關(guān)注合同執(zhí)行過程中的風(fēng)險(xiǎn)因素，如市場(chǎng)變化、政策調(diào)整、法律糾紛等。及時(shí)識(shí)別潛在風(fēng)險(xiǎn)，制定風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施，降低風(fēng)險(xiǎn)對(duì)合同執(zhí)行的影響。六、合同執(zhí)行追蹤的方式1.定期匯報(bào)業(yè)務(wù)部門每周向合同管理部門提交合同執(zhí)行情況周報(bào)，匯報(bào)本周工作進(jìn)展、遇到的問題及解決方案。每月末，業(yè)務(wù)部門向合同管理部門提交合同執(zhí)行情況月報(bào)，對(duì)本月合同執(zhí)行情況進(jìn)行全面總結(jié)和分析。2.會(huì)議溝通定期召開合同執(zhí)行情況溝通會(huì)議，由合同管理部門主持，業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)人員參加。在會(huì)議上，各部門匯報(bào)合同執(zhí)行情況，共同討論解決存在的問題，協(xié)調(diào)工作進(jìn)度。3.實(shí)地檢查合同管理部門定期對(duì)合同執(zhí)行現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行實(shí)地檢查，了解實(shí)際執(zhí)行情況，核實(shí)相關(guān)數(shù)據(jù)和信息。通過實(shí)地檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤督促整改落實(shí)情況。4.數(shù)據(jù)分析合同管理部門利用合同臺(tái)賬和相關(guān)數(shù)據(jù)報(bào)表，對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，挖掘潛在問題和規(guī)律。通過數(shù)據(jù)分析，為合同執(zhí)行追蹤提供決策支持，優(yōu)化合同管理流程。七、問題處理與溝通協(xié)調(diào)1.問題發(fā)現(xiàn)與反饋業(yè)務(wù)部門在合同執(zhí)行過程中如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)向合同管理部門反饋，并提供詳細(xì)的情況說明和相關(guān)證據(jù)。合同管理部門在檢查合同執(zhí)行情況時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與業(yè)務(wù)部門溝通，共同分析問題原因。2.問題評(píng)估與分析合同管理部門組織相關(guān)人員對(duì)問題進(jìn)行評(píng)估和分析，確定問題的嚴(yán)重程度、影響范圍及解決方案。在分析問題時(shí)，應(yīng)充分考慮合同約定、法律法規(guī)、企業(yè)利益等因素，確保解決方案的合理性和可行性。3.溝通協(xié)調(diào)與解決根據(jù)問題評(píng)估結(jié)果，合同管理部門組織相關(guān)部門進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，共同制定解決方案，并明確責(zé)任人和時(shí)間節(jié)點(diǎn)。在溝通協(xié)調(diào)過程中，各部門應(yīng)積極配合，充分發(fā)表意見，共同推動(dòng)問題的解決。對(duì)于涉及多個(gè)部門的復(fù)雜問題，合同管理部門應(yīng)及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，尋求支持和協(xié)調(diào)。4.跟蹤與反饋問題解決責(zé)任人按照時(shí)間節(jié)點(diǎn)推進(jìn)問題解決工作，并及時(shí)向合同管理部門反饋進(jìn)展情況。合同管理部門對(duì)問題解決情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保問題得到徹底解決，避免再次出現(xiàn)類似問題。八、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督機(jī)制公司建立合同執(zhí)行追蹤監(jiān)督機(jī)制，由合同管理部門定期對(duì)各部門合同執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改，并跟蹤整改落實(shí)情況。2.考核指標(biāo)制定合同執(zhí)行追蹤考核指標(biāo)，包括合同執(zhí)行率、合同按時(shí)交付率、客戶滿意度、款項(xiàng)回收率等。將考核指標(biāo)納入各部門績(jī)效考核體系，作為評(píng)價(jià)部門和員工工作績(jī)效的重要依據(jù)。3.獎(jiǎng)懲措施對(duì)合同執(zhí)行情況良好的部門和員工給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，如獎(jiǎng)金、榮譽(yù)證書等。對(duì)合同執(zhí)行不力，導(dǎo)致公司利益受損的部門和員工進(jìn)行批評(píng)教育，并根據(jù)情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，如扣發(fā)獎(jiǎng)金、降職降薪等。九、信息安全與保密1.信息安全管理合同執(zhí)行追蹤過程中涉及的各類信息屬于公司商業(yè)秘密，應(yīng)嚴(yán)格按照公司信息安全管理制度進(jìn)行管理。加強(qiáng)對(duì)合同管理系統(tǒng)、文件存儲(chǔ)設(shè)備等的安全防護(hù)，防止信息泄露和丟失。2.保密措施所有參與合同執(zhí)行追蹤工作的人