廣告公司樣品間管理細(xì)則

一、總則1.目的本細(xì)則旨在加強(qiáng)公司樣品間的規(guī)范化管理，確保樣品的妥善保管、合理使用以及有效流轉(zhuǎn)，提高樣品在公司業(yè)務(wù)開(kāi)展中的使用效率，同時(shí)展示公司的設(shè)計(jì)理念與產(chǎn)品特色，為客戶(hù)提供直觀的產(chǎn)品體驗(yàn)，促進(jìn)業(yè)務(wù)合作。2.適用范圍本細(xì)則適用于公司全體員工及因業(yè)務(wù)需要進(jìn)入樣品間的客戶(hù)。3.企業(yè)文化體現(xiàn)樣品間作為公司對(duì)外展示的重要窗口，應(yīng)充分體現(xiàn)公司積極創(chuàng)新、追求卓越、注重細(xì)節(jié)的企業(yè)文化。樣品的陳列與布置要展現(xiàn)公司的獨(dú)特設(shè)計(jì)風(fēng)格，傳遞公司為客戶(hù)創(chuàng)造價(jià)值的理念。二、組織架構(gòu)與職責(zé)劃分1.樣品間管理小組-成立樣品間管理小組，由行政部門(mén)負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括市場(chǎng)部、設(shè)計(jì)部、業(yè)務(wù)部等相關(guān)部門(mén)代表。-管理小組負(fù)責(zé)樣品間管理的整體規(guī)劃、決策制定以及協(xié)調(diào)各部門(mén)在樣品間管理中的工作。2.各部門(mén)職責(zé)-行政部門(mén)-負(fù)責(zé)樣品間的日常管理工作，包括環(huán)境衛(wèi)生維護(hù)、設(shè)施設(shè)備的檢查與維護(hù)。-制定和執(zhí)行樣品間的出入管理制度，確保樣品的安全。-定期對(duì)樣品進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，記錄樣品的出入庫(kù)情況。-市場(chǎng)部-根據(jù)市場(chǎng)需求和業(yè)務(wù)推廣需要，提出樣品的展示方案和調(diào)整建議。-協(xié)助行政部門(mén)對(duì)樣品進(jìn)行分類(lèi)、標(biāo)識(shí)，以便更好地展示公司產(chǎn)品特點(diǎn)。-設(shè)計(jì)部-參與樣品的設(shè)計(jì)與制作過(guò)程，確保樣品符合公司的設(shè)計(jì)理念和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。-對(duì)樣品的更新?lián)Q代提供專(zhuān)業(yè)意見(jiàn)，推動(dòng)樣品不斷優(yōu)化。-業(yè)務(wù)部-在接待客戶(hù)時(shí)，合理安排客戶(hù)參觀樣品間，利用樣品展示公司實(shí)力和產(chǎn)品優(yōu)勢(shì)，促進(jìn)業(yè)務(wù)成交。-及時(shí)反饋客戶(hù)對(duì)樣品的意見(jiàn)和建議，協(xié)助相關(guān)部門(mén)改進(jìn)樣品管理工作。三、管理流程1.樣品入庫(kù)流程-新樣品制作完成或采購(gòu)到貨后，由負(fù)責(zé)人員填寫(xiě)《樣品入庫(kù)單》，詳細(xì)記錄樣品名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、來(lái)源等信息。-將樣品連同《樣品入庫(kù)單》一并提交給行政部門(mén)，行政部門(mén)核對(duì)無(wú)誤后安排樣品入庫(kù)，并在樣品上粘貼標(biāo)識(shí)，注明相關(guān)信息。-對(duì)于具有特殊展示要求的樣品，設(shè)計(jì)部需向行政部門(mén)提供展示指導(dǎo)說(shuō)明，確保樣品以最佳狀態(tài)陳列。2.樣品保管與陳列-樣品間應(yīng)保持整潔、干燥、通風(fēng)良好的環(huán)境，溫度和濕度應(yīng)適宜，以確保樣品的質(zhì)量不受影響。-樣品按照產(chǎn)品類(lèi)別、系列、用途等進(jìn)行分類(lèi)陳列，做到布局合理、美觀大方，便于客戶(hù)參觀和員工查找。-定期對(duì)樣品進(jìn)行清潔和檢查，發(fā)現(xiàn)樣品有損壞、變質(zhì)等情況，及時(shí)記錄并報(bào)告給管理小組，根據(jù)情況進(jìn)行維修、更換或報(bào)廢處理。3.樣品出庫(kù)流程-員工因業(yè)務(wù)需要借用樣品，需填寫(xiě)《樣品借用申請(qǐng)表》，注明借用原因、借用時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后提交給行政部門(mén)。-行政部門(mén)審核通過(guò)后，辦理樣品出庫(kù)手續(xù)，在《樣品借用登記冊(cè)》上記錄相關(guān)信息，并將樣品交給借用人員。-客戶(hù)如需帶走樣品作為參考，業(yè)務(wù)人員需填寫(xiě)《樣品領(lǐng)用申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人和管理小組組長(zhǎng)審批后，行政部門(mén)辦理樣品出庫(kù)手續(xù)，并與客戶(hù)簽訂《樣品領(lǐng)用協(xié)議》，明確樣品的歸還時(shí)間、損壞賠償?shù)蓉?zé)任。4.樣品歸還與核銷(xiāo)-借用人員應(yīng)在規(guī)定的歸還時(shí)間內(nèi)將樣品歸還樣品間，行政部門(mén)核對(duì)樣品數(shù)量、質(zhì)量等信息無(wú)誤后，辦理樣品入庫(kù)手續(xù)，并在《樣品借用登記冊(cè)》上核銷(xiāo)記錄。-對(duì)于客戶(hù)領(lǐng)用的樣品，業(yè)務(wù)人員應(yīng)及時(shí)跟進(jìn)歸還情況，如客戶(hù)未能按時(shí)歸還或樣品有損壞、丟失等情況，按照《樣品領(lǐng)用協(xié)議》的約定進(jìn)行處理。四、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利與義務(wù)-權(quán)利-員工有權(quán)因工作需要申請(qǐng)借用樣品間的樣品，以更好地開(kāi)展業(yè)務(wù)工作。-對(duì)樣品間的管理工作提出合理化建議和意見(jiàn)。-義務(wù)-嚴(yán)格遵守樣品間的管理制度，按照規(guī)定的流程借用和歸還樣品。-妥善保管借用的樣品，不得隨意損壞、丟失或轉(zhuǎn)借他人。-在使用樣品過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)向相關(guān)部門(mén)報(bào)告。2.客戶(hù)權(quán)利與義務(wù)-權(quán)利-客戶(hù)有權(quán)在業(yè)務(wù)洽談過(guò)程中參觀公司樣品間，了解公司的產(chǎn)品情況。-根據(jù)業(yè)務(wù)需要，在符合規(guī)定的情況下領(lǐng)用樣品作為參考。-義務(wù)-遵守樣品間的參觀規(guī)定，不得隨意觸摸、損壞樣品。-按照《樣品領(lǐng)用協(xié)議》的要求，按時(shí)歸還領(lǐng)用的樣品，如有損壞或丟失，應(yīng)照價(jià)賠償。五、監(jiān)督與獎(jiǎng)懲機(jī)制1.監(jiān)督機(jī)制-樣品間管理小組定期對(duì)樣品間的管理工作進(jìn)行檢查，包括樣品的出入庫(kù)記錄、保管情況、陳列效果等。-設(shè)立意見(jiàn)箱，鼓勵(lì)員工和客戶(hù)對(duì)樣品間管理工作提出監(jiān)督意見(jiàn)和建議，管理小組對(duì)反饋信息進(jìn)行及時(shí)處理和回復(fù)。2.獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制-對(duì)于在樣品間管理工作中表現(xiàn)突出的員工，如提出創(chuàng)新性的管理建議并取得良好效果、積極維護(hù)樣品間秩序等，給予表彰和一定的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)。-對(duì)通過(guò)有效利用樣品促進(jìn)業(yè)務(wù)成交的業(yè)務(wù)人員，根據(jù)業(yè)務(wù)貢獻(xiàn)大小給予相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)。3.懲罰機(jī)制-對(duì)于違反樣品間管理制度的員工，視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、罰款、警告等處罰。如因個(gè)人原因?qū)е聵悠窊p壞、丟失的，應(yīng)照價(jià)賠償。-對(duì)于違反《樣品領(lǐng)用協(xié)議》的客戶(hù)，公司有權(quán)采取法律手段追回應(yīng)歸還的樣品或要求賠償損失。六、附則1.制度修訂本細(xì)則將根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和實(shí)際管理需要進(jìn)行適時(shí)修訂，修訂后的細(xì)則將及時(shí)通知全體員工。2.解釋權(quán)本細(xì)則的解釋權(quán)歸公司樣品間管理小組所有。3.生效日期本細(xì)則自發(fā)布之日起生效實(shí)施，全體員工和相關(guān)客戶(hù)應(yīng)嚴(yán)格遵守。在執(zhí)行過(guò)程中，如遇特殊情況或問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)向管理小組反饋，以便妥善處理。同時(shí)，公司將不斷完善樣品間管理工作，確保其更好地服務(wù)于公司的業(yè)務(wù)發(fā)展和客戶(hù)需求。通過(guò)規(guī)范化的管理，讓樣品間成為展示公司形象、促進(jìn)業(yè)務(wù)合作的重要平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)公司社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效