在華舉辦國際會(huì)議管理辦法一、總則（一）目的為了規(guī)范在華舉辦國際會(huì)議的管理，確保國際會(huì)議的順利進(jìn)行，提高會(huì)議質(zhì)量和效率，促進(jìn)國際交流與合作，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于在中華人民共和國境內(nèi)舉辦的各類國際會(huì)議，包括但不限于國際性學(xué)術(shù)會(huì)議、商務(wù)會(huì)議、文化交流會(huì)議等。（三）基本原則1.遵守中國法律法規(guī)原則在華舉辦國際會(huì)議必須遵守中華人民共和國的法律法規(guī)，不得從事危害國家安全、社會(huì)穩(wěn)定和公共利益的活動(dòng)。2.規(guī)范管理原則建立健全在華舉辦國際會(huì)議的管理制度，加強(qiáng)對(duì)會(huì)議籌備、組織、實(shí)施等全過程的規(guī)范管理，確保會(huì)議活動(dòng)合法、有序進(jìn)行。3.服務(wù)保障原則為國際會(huì)議的舉辦提供必要的服務(wù)和保障，創(chuàng)造良好的會(huì)議環(huán)境，保障參會(huì)人員的合法權(quán)益。4.信息公開原則及時(shí)、準(zhǔn)確地公開在華舉辦國際會(huì)議的相關(guān)信息，接受社會(huì)監(jiān)督。二、會(huì)議申辦與審批（一）申辦主體1.國內(nèi)單位國內(nèi)的機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體等具有舉辦國際會(huì)議能力的單位，可以作為申辦主體申請(qǐng)舉辦國際會(huì)議。2.境外機(jī)構(gòu)境外的政府機(jī)構(gòu)、國際組織、企業(yè)、社團(tuán)等可以與國內(nèi)單位合作，共同申辦在華舉辦國際會(huì)議。（二）申辦材料1.會(huì)議申辦報(bào)告包括會(huì)議名稱、主題、內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)、規(guī)模、參會(huì)人員范圍、經(jīng)費(fèi)預(yù)算等基本情況。2.會(huì)議組織方案包括會(huì)議議程、日程安排、組織架構(gòu)、活動(dòng)安排等詳細(xì)內(nèi)容。3.經(jīng)費(fèi)預(yù)算及來源說明明確會(huì)議經(jīng)費(fèi)的預(yù)算情況，包括各項(xiàng)費(fèi)用的明細(xì)以及經(jīng)費(fèi)的來源渠道。4.安全保障方案制定會(huì)議期間的安全保障措施，包括人員安全、食品安全、消防安全等方面的預(yù)案。5.其他相關(guān)材料根據(jù)會(huì)議的具體情況，可能需要提供的其他材料，如會(huì)議合作協(xié)議、參會(huì)人員名單等。（三）審批程序1.申請(qǐng)受理申辦單位將申辦材料提交至?xí)h舉辦地的相關(guān)主管部門或?qū)徟鷻C(jī)構(gòu)，審批機(jī)構(gòu)對(duì)申辦材料進(jìn)行形式審查，符合要求的予以受理。2.審核評(píng)估審批機(jī)構(gòu)組織相關(guān)部門和專家對(duì)申辦材料進(jìn)行審核評(píng)估，重點(diǎn)審查會(huì)議的主題、內(nèi)容、規(guī)模、安全保障等方面是否符合要求。3.審批決定根據(jù)審核評(píng)估結(jié)果，審批機(jī)構(gòu)作出審批決定。對(duì)于符合條件的會(huì)議申請(qǐng)，予以批準(zhǔn)；對(duì)于不符合條件的，書面通知申辦單位并說明理由。4.備案登記經(jīng)批準(zhǔn)舉辦的國際會(huì)議，申辦單位應(yīng)當(dāng)在會(huì)議舉辦前按照規(guī)定向相關(guān)部門進(jìn)行備案登記，提交會(huì)議的最終組織方案、參會(huì)人員名單等信息。三、會(huì)議籌備（一）成立籌備機(jī)構(gòu)申辦單位應(yīng)當(dāng)成立專門的會(huì)議籌備機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)會(huì)議的各項(xiàng)籌備工作?；I備機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)明確職責(zé)分工，確保籌備工作有序進(jìn)行。（二）會(huì)議策劃與組織1.確定會(huì)議主題和議程根據(jù)會(huì)議的目的和性質(zhì)，精心策劃會(huì)議主題，合理安排會(huì)議議程，確保會(huì)議內(nèi)容豐富、緊湊、有針對(duì)性。2.邀請(qǐng)參會(huì)人員按照會(huì)議的規(guī)模和參會(huì)人員范圍，邀請(qǐng)國內(nèi)外相關(guān)領(lǐng)域的專家、學(xué)者、企業(yè)代表等參加會(huì)議。提前向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議邀請(qǐng)函，明確會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、議程等信息。3.安排會(huì)議場(chǎng)地和設(shè)施根據(jù)會(huì)議的規(guī)模和需求，選擇合適的會(huì)議場(chǎng)地，并確保場(chǎng)地的設(shè)施設(shè)備齊全、運(yùn)行良好。提前對(duì)會(huì)議場(chǎng)地進(jìn)行布置，營造良好的會(huì)議氛圍。4.組織會(huì)議活動(dòng)根據(jù)會(huì)議的主題和議程，策劃并組織相關(guān)的會(huì)議活動(dòng)，如開幕式、主題演講、分組討論、閉幕式等。確?；顒?dòng)的組織有序，能夠達(dá)到預(yù)期的效果。（三）會(huì)議宣傳與推廣1.制定宣傳方案根據(jù)會(huì)議的特點(diǎn)和目標(biāo)受眾，制定詳細(xì)的宣傳方案，明確宣傳渠道、宣傳內(nèi)容、宣傳時(shí)間等。2.開展宣傳活動(dòng)通過多種渠道開展會(huì)議宣傳活動(dòng)，如發(fā)布會(huì)議通知、新聞稿、宣傳海報(bào)等，利用社交媒體、專業(yè)網(wǎng)站等平臺(tái)進(jìn)行推廣，提高會(huì)議的知名度和影響力。（四）會(huì)議經(jīng)費(fèi)管理1.編制經(jīng)費(fèi)預(yù)算申辦單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)會(huì)議的規(guī)模、內(nèi)容和實(shí)際需求，編制合理的會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算。經(jīng)費(fèi)預(yù)算應(yīng)當(dāng)包括會(huì)議場(chǎng)地租賃、設(shè)備租賃、餐飲住宿、交通接送、專家酬金、宣傳推廣、資料印刷等各項(xiàng)費(fèi)用。2.經(jīng)費(fèi)籌集與使用會(huì)議經(jīng)費(fèi)可以通過多種渠道籌集，如政府資助、企業(yè)贊助、參會(huì)人員繳費(fèi)等。經(jīng)費(fèi)使用應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行，確保經(jīng)費(fèi)使用合理、透明、合規(guī)。3.經(jīng)費(fèi)審計(jì)與監(jiān)督會(huì)議結(jié)束后，申辦單位應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定對(duì)會(huì)議經(jīng)費(fèi)進(jìn)行審計(jì)，并接受相關(guān)部門的監(jiān)督檢查。對(duì)于違反經(jīng)費(fèi)管理規(guī)定的行為，依法予以處理。（五）安全保障1.制定安全保障方案籌備機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)制定完善的安全保障方案，明確安全責(zé)任分工，落實(shí)安全保障措施。安全保障方案應(yīng)當(dāng)包括人員安全、食品安全、消防安全、信息安全等方面的內(nèi)容。2.加強(qiáng)安全管理會(huì)議舉辦期間，加強(qiáng)對(duì)會(huì)議場(chǎng)地、住宿場(chǎng)所、活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)等區(qū)域的安全管理，安排專人負(fù)責(zé)安全檢查和巡邏，確保會(huì)議活動(dòng)的安全進(jìn)行。3.應(yīng)急處置預(yù)案制定應(yīng)急預(yù)案，針對(duì)可能出現(xiàn)的突發(fā)事件，如火災(zāi)、地震、公共衛(wèi)生事件等，明確應(yīng)急處置流程和責(zé)任分工，確保能夠及時(shí)、有效地應(yīng)對(duì)各類突發(fā)事件。四、會(huì)議舉辦（一）會(huì)議報(bào)到與注冊(cè)1.設(shè)立報(bào)到地點(diǎn)在會(huì)議舉辦前，設(shè)立專門的報(bào)到地點(diǎn)，安排工作人員負(fù)責(zé)參會(huì)人員的報(bào)到與注冊(cè)工作。2.辦理報(bào)到手續(xù)參會(huì)人員到達(dá)報(bào)到地點(diǎn)后，工作人員應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定辦理報(bào)到手續(xù)，發(fā)放會(huì)議資料、證件等物品，并告知會(huì)議的相關(guān)安排和注意事項(xiàng)。（二）會(huì)議組織與實(shí)施1.嚴(yán)格按照議程進(jìn)行會(huì)議舉辦期間，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照會(huì)議議程進(jìn)行各項(xiàng)活動(dòng)，確保會(huì)議的順利進(jìn)行。會(huì)議主持人應(yīng)當(dāng)把控會(huì)議節(jié)奏，引導(dǎo)參會(huì)人員積極參與討論。2.做好會(huì)議記錄安排專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，記錄會(huì)議的主要內(nèi)容、討論情況、決議事項(xiàng)等。會(huì)議記錄應(yīng)當(dāng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，并存檔備查。3.保障會(huì)議秩序加強(qiáng)對(duì)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)的秩序管理，維護(hù)良好的會(huì)議環(huán)境。對(duì)于違反會(huì)議紀(jì)律的行為，應(yīng)當(dāng)及時(shí)進(jìn)行勸阻和制止。（三）會(huì)議服務(wù)1.提供優(yōu)質(zhì)的餐飲住宿服務(wù)根據(jù)參會(huì)人員的需求，提供安全、衛(wèi)生、舒適的餐飲住宿服務(wù)。合理安排餐飲時(shí)間和菜品，確保參會(huì)人員能夠按時(shí)用餐；提供多種住宿選擇，滿足不同參會(huì)人員的需求。2.做好交通接送服務(wù)根據(jù)會(huì)議的安排，提供便捷的交通接送服務(wù)。確保接送車輛的安全性能良好，司機(jī)具備專業(yè)駕駛資質(zhì)，按時(shí)接送參會(huì)人員。3.提供其他相關(guān)服務(wù)根據(jù)參會(huì)人員的需求，提供其他相關(guān)服務(wù)，如醫(yī)療保障、翻譯服務(wù)、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)等。確保參會(huì)人員在會(huì)議期間能夠得到全方位的服務(wù)保障。（四）會(huì)議期間的管理與協(xié)調(diào)1.加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)籌備機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)與參會(huì)人員、合作單位、相關(guān)部門等的溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)解決會(huì)議期間出現(xiàn)的問題。2.做好信息發(fā)布與反饋通過會(huì)議網(wǎng)站、微信群、短信等方式，及時(shí)發(fā)布會(huì)議的相關(guān)信息，如會(huì)議議程調(diào)整、臨時(shí)通知等。同時(shí)，收集參會(huì)人員的意見和建議，及時(shí)進(jìn)行反饋和處理。五、會(huì)議后續(xù)工作（一）會(huì)議總結(jié)1.撰寫會(huì)議總結(jié)報(bào)告會(huì)議結(jié)束后，籌備機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)及時(shí)撰寫會(huì)議總結(jié)報(bào)告，對(duì)會(huì)議的組織實(shí)施情況、會(huì)議成果、存在的問題等進(jìn)行全面總結(jié)。2.評(píng)估會(huì)議效果對(duì)會(huì)議的效果進(jìn)行評(píng)估，收集參會(huì)人員對(duì)會(huì)議內(nèi)容、組織安排、服務(wù)質(zhì)量等方面的評(píng)價(jià)意見，分析會(huì)議的成效和不足之處。（二）資料整理與歸檔1.整理會(huì)議資料對(duì)會(huì)議期間產(chǎn)生的各類資料進(jìn)行整理，包括會(huì)議文件、報(bào)告、發(fā)言稿、照片、視頻等。2.歸檔保存將整理好的會(huì)議資料按照檔案管理的要求進(jìn)行歸檔保存，以便日后查閱和參考。（三）成果轉(zhuǎn)化與應(yīng)用1.推動(dòng)會(huì)議成果轉(zhuǎn)化對(duì)于會(huì)議形成的重要成果，如學(xué)術(shù)報(bào)告、研究成果、合作協(xié)議等，積極推動(dòng)其轉(zhuǎn)化和應(yīng)用，為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展提供支持。2.加強(qiáng)跟蹤反饋對(duì)會(huì)議成果的轉(zhuǎn)化應(yīng)用情況進(jìn)行跟蹤反饋，及時(shí)了解成果的實(shí)施效果，為今后舉辦類似會(huì)議提供經(jīng)驗(yàn)借鑒。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體相關(guān)主管部門負(fù)責(zé)對(duì)在華舉辦國際會(huì)議的活動(dòng)進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.會(huì)議申辦與審批情況檢查會(huì)議申辦材料是否齊全、真實(shí)，審批程序是否合規(guī)。2.會(huì)議籌備情況檢查會(huì)議籌備機(jī)構(gòu)的成立情況、會(huì)議策劃與組織、宣傳推廣、經(jīng)費(fèi)管理、安全保障等方面的工作是否落實(shí)到位。3.會(huì)議舉辦情況檢查會(huì)議的組織實(shí)施、會(huì)議服務(wù)、管理與協(xié)調(diào)等方面的工作是否符合要求。4.會(huì)議后續(xù)工作情況檢查會(huì)議總結(jié)、資料整理與歸檔、成果轉(zhuǎn)化與應(yīng)用等方面的工作是否完成。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查相關(guān)主管部門定期對(duì)在華舉辦國際會(huì)議的情況進(jìn)行檢查，了解會(huì)議活動(dòng)的進(jìn)展情況。2.不定期抽查根據(jù)工作需要，相關(guān)主管部門不定期對(duì)部分國際會(huì)議進(jìn)行抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。3.專項(xiàng)檢查針