《電子公文歸檔管理暫行辦法》一、總則（一）目的為了規(guī)范電子公文歸檔管理工作，確保電子公文的真實(shí)、完整、可用和安全，便于檢索和利用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織在公務(wù)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的電子公文的歸檔管理。（三）基本原則1.遵循電子公文形成規(guī)律，保持電子公文之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價(jià)值，便于保管和利用。2.符合國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求，確保電子公文的合法性、規(guī)范性和安全性。3.采用先進(jìn)的技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)電子公文歸檔管理的信息化、自動(dòng)化和智能化。4.明確責(zé)任，加強(qiáng)協(xié)作，確保電子公文歸檔管理工作的有效開展。（四）定義1.電子公文：指本公司/組織在公務(wù)活動(dòng)中形成的，以數(shù)字代碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募?.歸檔：指將處理完畢且具有保存價(jià)值的電子公文經(jīng)系統(tǒng)整理后交檔案部門保存的過程。3.電子檔案：指具有保存價(jià)值的已歸檔電子公文及相關(guān)數(shù)據(jù)。二、電子公文的形成與收集（一）電子公文的形成1.電子公文應(yīng)按照國家有關(guān)法律法規(guī)和本公司/組織的規(guī)定進(jìn)行起草、審核、簽發(fā)等處理流程。2.電子公文的格式應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和本公司/組織的要求，確保其通用性和兼容性。3.電子公文應(yīng)使用規(guī)范的電子簽名或數(shù)字證書進(jìn)行身份認(rèn)證和電子簽章，確保其真實(shí)性和有效性。（二）電子公文的收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)電子公文的收集工作，確保電子公文在處理完畢后及時(shí)收集齊全。2.收集的電子公文應(yīng)包括正文、附件、處理簽批單、相關(guān)說明等完整的內(nèi)容。3.對于重要的電子公文，應(yīng)同時(shí)收集其紙質(zhì)版本或其他備份介質(zhì)，以便在需要時(shí)進(jìn)行查閱和核對。三、電子公文的整理與分類（一）電子公文的整理1.電子公文的整理應(yīng)按照其形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系進(jìn)行分類、排序、編號(hào)等操作。2.電子公文的文件名應(yīng)規(guī)范、準(zhǔn)確，反映其內(nèi)容和性質(zhì)，便于檢索和利用。3.電子公文的元數(shù)據(jù)應(yīng)完整、準(zhǔn)確，包括文件編號(hào)、標(biāo)題、作者、日期、密級(jí)、保管期限等信息。（二）電子公文的分類1.電子公文應(yīng)按照本公司/組織的檔案分類方案進(jìn)行分類，一般可分為黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)、產(chǎn)品研發(fā)、基本建設(shè)等類別。2.每個(gè)類別下可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)一步細(xì)分二級(jí)、三級(jí)類目，確保電子公文分類科學(xué)、合理、便于管理。3.對于具有多種分類屬性的電子公文，應(yīng)根據(jù)其主要內(nèi)容和用途進(jìn)行歸類，同時(shí)在相關(guān)類別中進(jìn)行標(biāo)注和索引。四、電子公文的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.電子公文應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，如磁帶庫、磁盤陣列、光盤庫等，確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。2.存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失、損壞或泄露。3.對于重要的電子公文，應(yīng)進(jìn)行異地備份存儲(chǔ)，以防止自然災(zāi)害、人為破壞等意外情況導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。（二）保管環(huán)境1.電子公文的保管環(huán)境應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求，保持適宜的溫度、濕度、通風(fēng)等條件，防止電子設(shè)備受到損壞。2.存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)放置在防火、防潮、防蟲、防盜的場所，確保電子公文的安全。3.定期對保管環(huán)境進(jìn)行檢查和評估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理存在的問題。（三）保管期限1.電子公文的保管期限應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和本公司/組織的規(guī)定確定，一般分為永久、長期、短期三種。2.永久保管的電子公文應(yīng)是具有重要?dú)v史價(jià)值、法律憑證作用或?qū)Ρ竟?組織發(fā)展具有重大影響的文件。3.長期保管的電子公文應(yīng)是在一定時(shí)期內(nèi)對本公司/組織工作具有查考利用價(jià)值的文件，保管期限一般為10年至50年。4.短期保管的電子公文應(yīng)是在較短時(shí)間內(nèi)對本公司/組織工作具有參考價(jià)值的文件，保管期限一般為1年至5年。（四）保管責(zé)任1.檔案部門應(yīng)負(fù)責(zé)電子公文的保管工作，明確專人負(fù)責(zé)電子檔案的管理和維護(hù)。2.檔案管理人員應(yīng)定期對電子公文進(jìn)行檢查、核對和清點(diǎn)，確保電子公文的完整和安全。3.對于超過保管期限的電子公文，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀，防止電子公文的積壓和浪費(fèi)。五、電子公文的檢索與利用（一）檢索工具1.應(yīng)建立完善的電子公文檢索系統(tǒng)，提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、文號(hào)、日期、作者、分類等進(jìn)行檢索，方便用戶快速查找所需電子公文。2.檢索系統(tǒng)應(yīng)具備模糊檢索、組合檢索等功能，提高檢索效率和準(zhǔn)確性。3.定期對檢索系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保檢索數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。（二）利用服務(wù)1.檔案部門應(yīng)根據(jù)用戶的需求，及時(shí)提供電子公文的查閱、借閱、復(fù)制等服務(wù)。2.查閱電子公文應(yīng)遵守本公司/組織的相關(guān)規(guī)定，履行必要的審批手續(xù)，確保電子公文的安全和保密。3.對于涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密等敏感信息的電子公文，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理和利用，防止信息泄露。（三）利用記錄1.應(yīng)對電子公文的利用情況進(jìn)行記錄，包括利用時(shí)間、利用人、利用內(nèi)容、利用目的等信息。2.利用記錄應(yīng)妥善保存，以便進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析和審計(jì)檢查。3.通過對利用記錄的分析，了解電子公文的利用需求和規(guī)律，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。六、電子公文的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.電子公文的鑒定應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、準(zhǔn)確及時(shí)的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和可靠性。2.鑒定工作應(yīng)由檔案部門牽頭，組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門和專業(yè)人員共同進(jìn)行，必要時(shí)可邀請外部專家參與。（二）鑒定內(nèi)容1.對電子公文的內(nèi)容、價(jià)值、保管期限等進(jìn)行全面審查，判斷其是否仍具有保存價(jià)值。2.審查電子公文的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性，確保其符合歸檔要求。3.對于已過保管期限或失去保存價(jià)值的電子公文，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行鑒定并提出銷毀意見。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確需銷毀的電子公文，應(yīng)填寫《電子公文銷毀審批表》，報(bào)本公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批通過后，由檔案部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施銷毀工作，確保銷毀過程的安全和保密。3.銷毀電子公文應(yīng)采用符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的技術(shù)手段，如數(shù)據(jù)擦除、物理銷毀等，確保電子數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。4.銷毀工作完成后，應(yīng)在《電子公文銷毀審批表》上注明銷毀日期、銷毀方式、銷毀人等信息，并將審批表和銷毀記錄歸檔保存。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督職責(zé)1.本公司/組織的檔案管理部門負(fù)責(zé)對電子公文歸檔管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保各項(xiàng)規(guī)定和制度的有效執(zhí)行。2.各部門應(yīng)配合檔案管理部門的監(jiān)督檢查工作，及時(shí)提供相關(guān)資料和信息。（二）檢查內(nèi)容1.電子公文的形成、收集、整理、存儲(chǔ)、保管、檢索、利用、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合本辦法的規(guī)定。2.電子公文歸檔管理工作的制度建設(shè)、人員配備、設(shè)備設(shè)施等情況是否滿足工作需要。3.電子公文的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性是否得到有效保障。（三）檢查方式1.定期檢查：檔案管理部門應(yīng)定期對各部門的電子公文歸檔管理工作進(jìn)行全面檢查，一般每年不少于一次。2.不定期抽查：檔案管理部門可根據(jù)工作需要，對各部門的電子公文歸檔管理工作進(jìn)行不定期抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。3.專項(xiàng)檢查：針對電子公文歸檔管理工作中的重點(diǎn)、難點(diǎn)問題，檔案管理部門可組織專項(xiàng)檢查，深入分析原因，提出改進(jìn)措施。（四）問題處理1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改。2.整改完成后，相關(guān)部門應(yīng)將