工程檔案存檔管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司工程檔案的規(guī)范化管理，確保工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于工程建設(shè)、維護(hù)、管理及查閱利用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有工程項(xiàng)目檔案的存檔管理工作，包括新建、改建、擴(kuò)建等各類(lèi)工程項(xiàng)目。（三）定義1.工程檔案：指在工程建設(shè)活動(dòng)中直接形成的具有歸檔保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄，包括工程前期文件、施工過(guò)程文件、竣工驗(yàn)收文件等。2.歸檔：指工程項(xiàng)目各部門(mén)及參建單位將各自在工程建設(shè)過(guò)程中形成的應(yīng)歸檔文件，按照規(guī)定的時(shí)間、范圍和質(zhì)量要求，移交至公司檔案管理部門(mén)集中保存的過(guò)程。（四）管理職責(zé)1.檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)制定和完善工程檔案存檔管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。指導(dǎo)、協(xié)調(diào)工程項(xiàng)目各部門(mén)及參建單位的檔案收集、整理、歸檔工作。負(fù)責(zé)接收、審核、保管工程項(xiàng)目檔案，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，提供檔案查閱利用服務(wù)。2.工程項(xiàng)目各部門(mén)及參建單位負(fù)責(zé)本部門(mén)及本單位在工程建設(shè)過(guò)程中形成文件材料的收集、整理、歸檔工作，確保歸檔文件的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案管理工作，配合檔案管理部門(mén)做好檔案的審核、移交等工作。二、工程檔案的形成與收集（一）形成要求1.工程檔案應(yīng)隨工程建設(shè)進(jìn)度同步形成，確保真實(shí)反映工程建設(shè)全過(guò)程。2.文件材料的形成應(yīng)符合國(guó)家及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范要求，內(nèi)容完整、字跡清晰、簽字蓋章齊全。3.采用電子文件形式的，應(yīng)符合電子檔案管理的相關(guān)規(guī)定，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。（二）收集范圍1.工程前期文件項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告等。工程地質(zhì)勘察報(bào)告、水文地質(zhì)勘察報(bào)告等。設(shè)計(jì)文件，包括初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)及設(shè)計(jì)變更等。2.施工過(guò)程文件施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底等。工程材料質(zhì)量證明文件、試驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告等。隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄等。工程進(jìn)度記錄、施工日志等。工程安全管理文件，如安全檢查記錄、事故處理報(bào)告等。3.竣工驗(yàn)收文件工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工決算報(bào)告等。工程質(zhì)量保修書(shū)、使用說(shuō)明書(shū)等。工程竣工圖，包括建筑、結(jié)構(gòu)、電氣、給排水等專(zhuān)業(yè)竣工圖。（三）收集責(zé)任1.工程項(xiàng)目各部門(mén)及參建單位應(yīng)按照檔案收集范圍，明確各自的收集責(zé)任，確保文件材料及時(shí)、準(zhǔn)確收集。2.對(duì)于由多個(gè)單位共同參與的工程項(xiàng)目，各參建單位應(yīng)負(fù)責(zé)收集本單位形成的文件材料，并向建設(shè)單位提交完整的檔案資料。三、工程檔案的整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.分類(lèi)科學(xué)、組卷合理、排列有序、編號(hào)規(guī)范。3.便于保管和利用。（二）分類(lèi)與組卷1.分類(lèi)工程檔案按照工程項(xiàng)目前期文件、施工過(guò)程文件、竣工驗(yàn)收文件等進(jìn)行一級(jí)分類(lèi)。每類(lèi)再根據(jù)文件的性質(zhì)、內(nèi)容等進(jìn)行二級(jí)分類(lèi)，如施工過(guò)程文件可分為施工管理文件、質(zhì)量控制文件、安全管理文件等。2.組卷工程前期文件按照項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究、設(shè)計(jì)等階段分別組卷。施工過(guò)程文件按照單位工程、分部工程、分項(xiàng)工程等進(jìn)行組卷，同一單位工程的文件材料應(yīng)集中組卷?？⒐を?yàn)收文件按照竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工決算報(bào)告、工程質(zhì)量保修書(shū)等分別組卷。（三）編號(hào)與編目1.編號(hào)工程檔案應(yīng)進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號(hào)可采用“項(xiàng)目名稱(chēng)分類(lèi)代碼卷號(hào)”的形式，如“[項(xiàng)目名稱(chēng)][前期01][001]”。2.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容。檔案目錄應(yīng)打印成冊(cè)，并建立電子目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，便于查閱利用。（四）裝訂與裝盒1.紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁(yè)、不壓字。2.裝訂后的檔案應(yīng)裝入檔案盒，檔案盒應(yīng)標(biāo)明檔案編號(hào)、題名、保管期限等信息。四、工程檔案的歸檔（一）歸檔時(shí)間1.工程項(xiàng)目各部門(mén)及參建單位應(yīng)在工程建設(shè)項(xiàng)目完成后[X]個(gè)月內(nèi)，向公司檔案管理部門(mén)移交檔案。2.對(duì)于分階段驗(yàn)收的工程項(xiàng)目，應(yīng)在每個(gè)階段驗(yàn)收完成后[X]個(gè)月內(nèi)，移交該階段形成的檔案。（二）歸檔要求1.歸檔的檔案應(yīng)符合整理要求，檔案齊全、完整、準(zhǔn)確，簽章手續(xù)完備。2.移交檔案時(shí)，應(yīng)同時(shí)提交檔案目錄清單一式兩份，一份隨檔案移交，一份由移交單位留存。3.采用電子檔案歸檔的，應(yīng)確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并按照電子檔案管理規(guī)定進(jìn)行存儲(chǔ)和移交。（三）歸檔程序1.工程項(xiàng)目各部門(mén)及參建單位檔案管理人員對(duì)本單位形成的檔案進(jìn)行自查，確保檔案質(zhì)量符合要求。2.填寫(xiě)檔案移交清單，將檔案及清單一并提交至公司檔案管理部門(mén)。3.公司檔案管理部門(mén)對(duì)接收的檔案進(jìn)行審核，對(duì)不符合要求的檔案，退回移交單位重新整理。4.審核合格的檔案，辦理交接手續(xù)，雙方簽字確認(rèn)。五、工程檔案的保管（一）保管期限1.工程檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.具有重要?dú)v史價(jià)值和長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管；對(duì)工程建設(shè)、維護(hù)、管理有長(zhǎng)期利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管，保管期限為[X]年；對(duì)工程建設(shè)、維護(hù)、管理有短期利用價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限為[X]年。（二）保管條件1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件。2.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度控制設(shè)備、消防設(shè)備等。3.定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案安全。（三）檔案整理與保管期限變更1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)保管的檔案進(jìn)行整理，對(duì)破損、褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。2.根據(jù)檔案的實(shí)際價(jià)值和保管期限規(guī)定，對(duì)檔案的保管期限進(jìn)行適時(shí)調(diào)整，并做好記錄。六、工程檔案的查閱利用（一）查閱利用范圍1.公司內(nèi)部人員因工作需要，可查閱利用工程檔案。2.外單位因工作需要查閱利用工程檔案的，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）查閱利用手續(xù)1.公司內(nèi)部人員查閱利用檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.外單位查閱利用檔案，應(yīng)提前向公司檔案管理部門(mén)提交查閱申請(qǐng)函，說(shuō)明查閱目的、范圍等，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自摘抄、復(fù)制、轉(zhuǎn)借檔案。（三）查閱利用登記檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)查閱利用檔案的情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱日期、查閱人姓名、所在部門(mén)、查閱內(nèi)容、查閱目的等，確保檔案查閱利用可追溯。七、工程檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、工程項(xiàng)目相關(guān)技術(shù)專(zhuān)家等組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定內(nèi)容1.檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性。2.檔案的保管期限是否合理。3.檔案是否已失去保存價(jià)值。（三）銷(xiāo)毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，編制《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》。