工程檔案借閱管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司工程檔案的管理，規(guī)范工程檔案借閱行為，確保工程檔案的安全與完整，充分發(fā)揮工程檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等各項(xiàng)工作中的作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門(mén)、各項(xiàng)目組及相關(guān)人員對(duì)工程檔案的借閱管理。（三）定義1.工程檔案：指公司在工程建設(shè)、生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)等活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄，包括工程前期文件、設(shè)計(jì)文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗(yàn)收文件等。2.借閱：指因工作需要，經(jīng)批準(zhǔn)后從檔案管理部門(mén)獲取工程檔案原件或復(fù)印件的行為。（四）管理原則1.嚴(yán)格審批原則：借閱工程檔案必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批流程，確保借閱目的明確、合理。2.安全保密原則：檔案管理人員應(yīng)采取有效措施，確保工程檔案在借閱過(guò)程中的安全，防止檔案丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。3.限期歸還原則：借閱人員應(yīng)按照規(guī)定的期限歸還所借工程檔案，如需延期，應(yīng)辦理相關(guān)手續(xù)。二、工程檔案借閱流程（一）借閱申請(qǐng)1.借閱人員需填寫(xiě)《工程檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明借閱檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、借閱目的、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。2.申請(qǐng)表需經(jīng)借閱人員所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意，明確借閱責(zé)任。（二）審批1.《工程檔案借閱申請(qǐng)表》提交至檔案管理部門(mén)。2.檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人根據(jù)借閱申請(qǐng)的內(nèi)容，審核借閱目的的合理性、借閱期限的合規(guī)性等。對(duì)于涉及重要工程檔案或機(jī)密信息的借閱申請(qǐng)，需報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過(guò)后，檔案管理部門(mén)在申請(qǐng)表上簽署意見(jiàn)，并注明批準(zhǔn)借閱的檔案名稱(chēng)、數(shù)量、借閱期限等信息。（三）借閱登記1.檔案管理人員根據(jù)審批通過(guò)的《工程檔案借閱申請(qǐng)表》，對(duì)借閱的工程檔案進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括借閱日期、借閱人員姓名、部門(mén)、檔案名稱(chēng)、編號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)歸還日期等。2.借閱人員需在借閱登記冊(cè)上簽字確認(rèn)，領(lǐng)取所借工程檔案。（四）檔案交付1.檔案管理人員按照借閱登記冊(cè)上的記錄，將工程檔案交付給借閱人員。交付時(shí)，應(yīng)確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性，同時(shí)向借閱人員說(shuō)明檔案的保管要求和注意事項(xiàng)。2.借閱人員應(yīng)對(duì)所借工程檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)檔案有破損、缺頁(yè)等情況，應(yīng)及時(shí)向檔案管理人員提出。（五）歸還1.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的歸還日期前，將所借工程檔案歸還至檔案管理部門(mén)。2.檔案管理人員對(duì)歸還的工程檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，檢查檔案是否完整、有無(wú)損壞、涂改等情況。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與借閱人員溝通，并做好記錄。3.核對(duì)無(wú)誤后，檔案管理人員在借閱登記冊(cè)上注明歸還日期，并將檔案歸位。同時(shí)，在《工程檔案借閱申請(qǐng)表》上填寫(xiě)歸還情況，完成借閱流程。三、借閱期限與延期（一）借閱期限1.一般工程檔案的借閱期限為[X]個(gè)工作日。2.重要工程檔案或機(jī)密信息的借閱期限根據(jù)具體情況另行確定，但最長(zhǎng)不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。（二）延期1.如因工作需要，借閱人員無(wú)法在規(guī)定的期限內(nèi)歸還所借工程檔案，應(yīng)在借閱期限屆滿(mǎn)前[X]個(gè)工作日向檔案管理部門(mén)提出延期申請(qǐng)。2.延期申請(qǐng)需填寫(xiě)《工程檔案借閱延期申請(qǐng)表》，說(shuō)明延期原因和預(yù)計(jì)延期歸還日期。3.延期申請(qǐng)經(jīng)原審批部門(mén)批準(zhǔn)后，檔案管理部門(mén)在借閱登記冊(cè)上注明延期信息，并通知借閱人員。4.借閱人員應(yīng)按照批準(zhǔn)的延期期限及時(shí)歸還工程檔案。四、借閱權(quán)限與范圍（一）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部各部門(mén)負(fù)責(zé)人有權(quán)借閱本部門(mén)形成的工程檔案及與本部門(mén)工作相關(guān)的其他工程檔案。2.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人有權(quán)借閱其所負(fù)責(zé)項(xiàng)目的全部工程檔案。3.因工作需要，其他人員如需借閱工程檔案，需經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人同意，并報(bào)檔案管理部門(mén)批準(zhǔn)。（二）借閱范圍1.工程檔案的借閱范圍包括工程前期文件、設(shè)計(jì)文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗(yàn)收文件等與工程建設(shè)相關(guān)的各類(lèi)檔案。2.涉及公司機(jī)密信息的工程檔案，借閱范圍應(yīng)嚴(yán)格限定在因工作需要必須知曉該機(jī)密信息的人員范圍內(nèi)，并按照公司保密制度的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理。五、借閱要求（一）借閱人員責(zé)任1.借閱人員應(yīng)對(duì)所借工程檔案的安全和完整負(fù)責(zé)，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改、污損、丟失工程檔案。2.借閱人員應(yīng)按照檔案管理部門(mén)的要求和規(guī)定的用途使用工程檔案，不得將工程檔案用于非工作目的。3.借閱人員在借閱期間如發(fā)現(xiàn)工程檔案有問(wèn)題或疑問(wèn)，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門(mén)反饋。（二）檔案保管1.借閱人員應(yīng)妥善保管所借工程檔案，不得在檔案上隨意標(biāo)記、批注。如需對(duì)檔案進(jìn)行必要的標(biāo)注或記錄，應(yīng)使用鉛筆，并在歸還檔案時(shí)向檔案管理人員說(shuō)明情況。2.借閱人員應(yīng)將工程檔案存放在安全、干燥、通風(fēng)的地方，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲(chóng)蛀等情況發(fā)生。3.嚴(yán)禁將工程檔案攜帶外出至公共場(chǎng)所或不安全的地方，如因特殊情況確需攜帶外出，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并采取必要的安全保護(hù)措施。（三）歸還要求1.借閱人員歸還工程檔案時(shí)，應(yīng)確保檔案的整潔、完好，如有破損、缺頁(yè)等情況，應(yīng)負(fù)責(zé)修復(fù)或賠償。2.歸還的工程檔案應(yīng)按照檔案管理部門(mén)的要求進(jìn)行整理和裝訂，確保檔案的規(guī)范性和完整性。3.借閱人員應(yīng)在歸還檔案時(shí)，向檔案管理人員提交使用檔案的情況報(bào)告，說(shuō)明檔案的使用效果和有無(wú)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題等。六、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理1.負(fù)責(zé)工程檔案的收集、整理、歸檔、保管等日常管理工作，確保工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。2.建立健全工程檔案借閱管理制度，嚴(yán)格按照規(guī)定的流程辦理借閱手續(xù)。3.定期對(duì)工程檔案的借閱情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并采取措施加以解決。（二）借閱服務(wù)1.熱情接待借閱人員，解答借閱人員關(guān)于工程檔案借閱的相關(guān)問(wèn)題。2.按照審批通過(guò)的借閱申請(qǐng)，及時(shí)、準(zhǔn)確地提供工程檔案，并做好借閱登記和交付工作。3.對(duì)歸還的工程檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)和檢查，確保檔案的安全和完整。（三）監(jiān)督檢查1.定期對(duì)工程檔案的借閱情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)違規(guī)借閱行為及時(shí)制止并報(bào)告。2.協(xié)助相關(guān)部門(mén)對(duì)工程檔案的使用情況進(jìn)行跟蹤和評(píng)估，確保工程檔案得到合理利用。七、保密規(guī)定（一）保密范圍1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、項(xiàng)目機(jī)密等重要信息的工程檔案。2.公司明確規(guī)定為保密文件的工程檔案。（二）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)對(duì)保密工程檔案進(jìn)行單獨(dú)存放，并采取加密存儲(chǔ)、限制訪(fǎng)問(wèn)等安全措施。2.借閱保密工程檔案時(shí)，檔案管理部門(mén)應(yīng)與借閱人員簽訂保密協(xié)議，明確借閱人員的保密責(zé)任和義務(wù)。3.借閱人員在借閱期間應(yīng)嚴(yán)格遵守保密協(xié)議，不得向任何無(wú)關(guān)人員透露保密工程檔案的內(nèi)容。如需在內(nèi)部使用保密工程檔案，應(yīng)在指定的場(chǎng)所進(jìn)行，并采取必要的保密措施。4.歸還保密工程檔案時(shí)，借閱人員應(yīng)確保檔案未被泄露，如有泄密情況，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。八、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自借閱工程檔案。2.超出借閱權(quán)限范圍借閱工程檔案。3.轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改、污損、丟失工程檔案。4.將工程檔案用于非工作目的或泄露工程檔案機(jī)密信息。5.未按照規(guī)定期限歸還工程檔案且未辦理延期手續(xù)。（二）處理措施1.對(duì)于首次違規(guī)且情節(jié)較輕的借閱人員，檔案管理部門(mén)將給予口頭警告，并要求其立即改正違規(guī)行為。2.對(duì)于多次違規(guī)或情節(jié)嚴(yán)重的借閱人員，檔案管理部門(mén)將視情況給予書(shū)面警告、限制借閱權(quán)限、暫停借閱資格等處理措施，并通報(bào)其所在部門(mén)。3.如因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或不良影響的，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任，并接受公司的進(jìn)一步處罰，包括但不限于紀(jì)律處分、