工程簽證資料管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司工程簽證資料的管理，規(guī)范簽證流程，確保簽證資料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性，有效控制工程成本，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有工程項(xiàng)目的簽證資料管理。（三）管理原則1.合法性原則：簽證資料的形成與管理必須符合國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.真實(shí)性原則：簽證內(nèi)容應(yīng)如實(shí)反映工程實(shí)際情況，不得虛假簽證。3.完整性原則：簽證資料應(yīng)涵蓋簽證事項(xiàng)的各個(gè)方面，包括但不限于原因、內(nèi)容、數(shù)量、價(jià)格等，確保資料完整無缺。4.及時(shí)性原則：簽證應(yīng)在事項(xiàng)發(fā)生后及時(shí)辦理，相關(guān)資料及時(shí)整理歸檔，避免事后補(bǔ)簽造成資料不實(shí)或缺失。5.分級管理原則：根據(jù)簽證金額大小及重要程度，實(shí)行分級審核、審批制度。二、簽證資料的分類及內(nèi)容要求（一）工程變更簽證1.定義：因設(shè)計(jì)變更、施工條件變化、業(yè)主需求改變等原因?qū)е鹿こ虄?nèi)容、工程量、工程進(jìn)度等發(fā)生變化而辦理的簽證。2.內(nèi)容要求工程變更通知單：詳細(xì)說明變更的原因、內(nèi)容、部位、范圍等，由設(shè)計(jì)單位出具并加蓋公章。變更圖紙：應(yīng)與變更通知單內(nèi)容一致，標(biāo)注清晰，有設(shè)計(jì)人員簽字及設(shè)計(jì)單位蓋章。工程量計(jì)算書：準(zhǔn)確計(jì)算因變更導(dǎo)致的工程量增減情況，包括計(jì)算依據(jù)、公式等。費(fèi)用預(yù)算書：根據(jù)變更內(nèi)容及相關(guān)計(jì)價(jià)規(guī)范，編制變更部分的費(fèi)用預(yù)算，明確各項(xiàng)費(fèi)用明細(xì)。施工單位關(guān)于變更的申請報(bào)告：說明變更對工程進(jìn)度、質(zhì)量、成本等方面的影響，提出施工單位的意見和建議。（二）現(xiàn)場簽證1.定義：在施工過程中，因非施工單位原因引起的實(shí)際發(fā)生的與工程相關(guān)的額外工作或費(fèi)用而辦理的簽證。2.內(nèi)容要求現(xiàn)場簽證單：詳細(xì)記錄簽證事項(xiàng)發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)、原因、內(nèi)容、涉及人員等信息，由施工單位、監(jiān)理單位、建設(shè)單位現(xiàn)場代表簽字確認(rèn)。相關(guān)影像資料：如照片、視頻等，能直觀反映簽證事項(xiàng)的實(shí)際情況，影像資料應(yīng)注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等信息。工程量確認(rèn)單：對于涉及工程量增減的現(xiàn)場簽證，需有詳細(xì)的工程量確認(rèn)記錄，包括計(jì)量方法、數(shù)量等。費(fèi)用說明：明確簽證事項(xiàng)所產(chǎn)生的費(fèi)用明細(xì)，如人工費(fèi)用、材料費(fèi)用、機(jī)械臺(tái)班費(fèi)用等。（三）工期簽證1.定義：因非施工單位原因?qū)е鹿こ坦て谘娱L而辦理的簽證。2.內(nèi)容要求工期延誤事件說明：詳細(xì)描述導(dǎo)致工期延誤的原因，如不可抗力、設(shè)計(jì)變更、業(yè)主原因等。延誤時(shí)間計(jì)算依據(jù)：提供準(zhǔn)確計(jì)算工期延誤天數(shù)的相關(guān)證據(jù)，如施工日志、監(jiān)理記錄、會(huì)議紀(jì)要等。工期順延申請報(bào)告：施工單位應(yīng)提交工期順延的申請，說明延誤對后續(xù)工程進(jìn)度的影響及要求順延的工期天數(shù)。相關(guān)證明材料：如政府部門發(fā)布的不可抗力證明文件、業(yè)主下達(dá)的停工指令等。三、簽證資料的流程管理（一）簽證的提出1.施工單位在工程實(shí)施過程中，如遇需要簽證的事項(xiàng)，應(yīng)及時(shí)填寫簽證申請表，詳細(xì)說明簽證原因、內(nèi)容、預(yù)計(jì)費(fèi)用等，并附上相關(guān)的初步資料，如照片、草圖等。2.申請表應(yīng)提交給項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)，監(jiān)理工程師收到后進(jìn)行初步審核，判斷簽證事項(xiàng)是否合理、必要。（二）簽證的審核1.監(jiān)理工程師對施工單位提交的簽證申請及資料進(jìn)行審核，重點(diǎn)審查簽證事項(xiàng)的真實(shí)性、合理性、必要性以及與合同條款的符合性。對于涉及工程變更的簽證，應(yīng)審核變更是否符合設(shè)計(jì)規(guī)范和工程實(shí)際需要，是否會(huì)對工程質(zhì)量和安全產(chǎn)生影響。對于現(xiàn)場簽證，應(yīng)核實(shí)簽證事項(xiàng)是否確實(shí)發(fā)生，發(fā)生的原因是否屬于非施工單位責(zé)任，工程量及費(fèi)用計(jì)算是否準(zhǔn)確。對于工期簽證，應(yīng)審查工期延誤原因是否成立，延誤時(shí)間計(jì)算是否準(zhǔn)確，是否符合合同約定的工期順延條件。2.監(jiān)理工程師審核通過后，簽署審核意見，并將簽證申請及相關(guān)資料提交給建設(shè)單位項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。（三）簽證的審批1.建設(shè)單位項(xiàng)目負(fù)責(zé)人收到監(jiān)理工程師提交的簽證資料后，進(jìn)行進(jìn)一步審批。根據(jù)簽證金額大小及重要程度，按照分級管理原則進(jìn)行審批。對于金額較小、情況簡單的簽證，可由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人直接審批；對于金額較大、情況復(fù)雜的簽證，需提交公司相關(guān)部門會(huì)審或報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批過程中，應(yīng)綜合考慮工程成本、進(jìn)度、質(zhì)量等因素，確保簽證事項(xiàng)符合公司利益和項(xiàng)目整體要求。2.建設(shè)單位審批通過后，在簽證申請表上簽署審批意見，并加蓋公章。（四）簽證的實(shí)施1.施工單位在收到建設(shè)單位批準(zhǔn)的簽證后，按照簽證內(nèi)容組織實(shí)施。在實(shí)施過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行施工，確保工程質(zhì)量和安全。同時(shí)，應(yīng)做好施工記錄，包括施工時(shí)間、施工人員、施工設(shè)備、材料使用等情況，作為簽證資料的補(bǔ)充。（五）簽證資料的整理與歸檔1.簽證事項(xiàng)完成后，施工單位應(yīng)及時(shí)整理簽證資料，按照資料分類要求進(jìn)行編號(hào)、裝訂。整理后的簽證資料應(yīng)包括簽證申請表、審批意見、相關(guān)證明材料、影像資料、工程量計(jì)算書、費(fèi)用預(yù)算書等，確保資料完整、齊全。2.施工單位將整理好的簽證資料提交給項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)，監(jiān)理工程師進(jìn)行審核確認(rèn)后，移交建設(shè)單位檔案管理部門歸檔保存。3.建設(shè)單位檔案管理部門應(yīng)建立健全簽證資料檔案管理制度，對簽證資料進(jìn)行分類存放，便于查閱和管理。四、簽證資料的保管與查閱（一）保管要求1.簽證資料應(yīng)妥善保管，采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行存儲(chǔ)。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照檔案編號(hào)順序排列，確保存放整齊、有序。電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，同時(shí)建立電子檔案索引目錄，便于快速查找。2.檔案保管環(huán)境應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲，確保檔案資料的完整性和可讀性。（二）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱簽證資料時(shí)，應(yīng)填寫查閱申請表，注明查閱原因、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)按照查閱申請表的要求，提供相應(yīng)的簽證資料，并做好查閱登記記錄，包括查閱人姓名、部門、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等。3.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱資料，不得擅自將資料帶出或轉(zhuǎn)借他人。查閱過程中應(yīng)愛護(hù)資料，不得涂改、損壞、丟失資料。4.涉及公司機(jī)密的簽證資料，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，不得泄露資料內(nèi)容。如需復(fù)印或摘錄資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并注明用途。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司審計(jì)部門定期對工程項(xiàng)目簽證資料進(jìn)行審計(jì)檢查，重點(diǎn)審查簽證資料的真實(shí)性、完整性、合法性以及簽證流程的合規(guī)性。2.審計(jì)部門在檢查過程中，可通過查閱資料、實(shí)地核實(shí)、訪談相關(guān)人員等方式，對簽證事項(xiàng)進(jìn)行全面了解。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）外部監(jiān)督1.接受政府相關(guān)部門、行業(yè)協(xié)會(huì)等外部機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查，積極配合提供所需的簽證資料。2.對于外部監(jiān)督檢查中提出的意見和建議，應(yīng)認(rèn)真對待，及時(shí)整改，確保公司簽證資料管理工作符合法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。六、責(zé)任追究（一）對違規(guī)簽證行為的界定1.施工單位通過虛假簽證騙取工程費(fèi)用的行為。2.監(jiān)理單位未認(rèn)真履行審核職責(zé)，對明顯不合理的簽證予以簽字確認(rèn)的行為。3.建設(shè)單位相關(guān)人員違反簽證審批程序，擅自批準(zhǔn)簽證或故意抬高簽證費(fèi)用的行為。（二）責(zé)任追究措施1.對于施工單位的違規(guī)簽證行為，一經(jīng)查實(shí)，除責(zé)令其退還騙取的工程費(fèi)用外，還將根據(jù)合同約定追究其違約責(zé)任，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的行政處罰。2.對于監(jiān)理單位的失職行為，將要求其承