外貿企業(yè)客戶付款逾期催收處理制度

一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范外貿企業(yè)對外貿客戶付款逾期的催收處理流程，保障企業(yè)資金安全，降低壞賬風險，維護企業(yè)與客戶的良好合作關系，同時提升企業(yè)整體運營效率和效益。2.適用范圍本制度適用于外貿企業(yè)全體員工以及與本企業(yè)有業(yè)務往來的所有外貿客戶。3.指導原則秉持企業(yè)“誠信、共贏、創(chuàng)新、高效”的企業(yè)文化，在催收過程中，既要堅決維護企業(yè)合法權益，確?？铐椉皶r回收，又要注重方式方法，展現人文關懷，以實現與客戶的長期合作。遵循扁平化管理理念，簡化內部溝通流程，提高決策和執(zhí)行效率。同時，充分考慮社會效益，確保催收行為合法合規(guī)，避免對企業(yè)聲譽造成負面影響。二、組織架構與職責劃分1.銷售部門-負責在交易前對客戶進行全面的信用評估，收集客戶相關信息，包括財務狀況、經營歷史、信用記錄等，并提交給信用管理部門。-在業(yè)務執(zhí)行過程中，及時與客戶溝通訂單進展情況，提醒客戶付款時間節(jié)點，確?？蛻糁獣愿犊钜蟆?對于逾期初期（一般指逾期1-15天）的客戶，負責主動與客戶聯系，了解逾期原因，并向客戶強調按時付款的重要性，嘗試推動客戶盡快付款。-配合信用管理部門和法務部門進行后續(xù)的催收工作，提供與客戶交易的詳細信息和溝通記錄。2.信用管理部門-建立和完善客戶信用評估體系，根據銷售部門提供的信息以及其他渠道收集的數據，對客戶進行信用評級，確定合理的信用額度和付款期限。-定期監(jiān)控客戶的信用狀況，關注客戶的付款記錄和經營動態(tài)，對信用狀況發(fā)生變化的客戶及時調整信用評級和信用額度。-在客戶逾期付款后，根據逾期時間和客戶信用情況，制定相應的催收策略，協(xié)調銷售部門、財務部門等相關部門開展催收工作。-負責與外部信用調查機構合作，獲取客戶更全面的信用信息，為催收工作提供支持。3.財務部門-負責準確記錄客戶的付款情況，及時更新應收賬款臺賬，定期與銷售部門核對賬目，確保數據的準確性和一致性。-在客戶逾期付款時，及時向信用管理部門和銷售部門通報逾期信息，提供詳細的逾期金額、逾期時間等數據。-協(xié)助信用管理部門和銷售部門進行賬款催收，提供財務數據和分析報告，為催收決策提供支持。-參與制定和執(zhí)行與逾期賬款相關的財務政策，如壞賬準備計提、核銷等。4.法務部門-為催收工作提供法律支持和指導，確保催收行為合法合規(guī)，避免企業(yè)面臨法律風險。-起草、審核和修改與催收相關的法律文件，如催款函、律師函等。-在必要時，代表企業(yè)通過法律途徑解決逾期賬款問題，包括提起訴訟、申請仲裁等，維護企業(yè)的合法權益。三、管理流程1.逾期前提醒-財務部門在客戶付款期限前3-5個工作日，將即將到期的應收賬款信息發(fā)送給銷售部門。-銷售部門負責通過郵件、電話等方式向客戶發(fā)送付款提醒，明確告知客戶付款期限、金額、付款方式等信息，并記錄提醒情況。2.逾期初期催收（1-15天）-客戶逾期付款1個工作日內，財務部門將逾期信息通報給銷售部門和信用管理部門。-銷售部門作為主要責任人，在收到逾期信息后24小時內主動與客戶取得聯系，了解逾期原因。如客戶因特殊情況暫時無法付款，銷售部門應與客戶協(xié)商確定新的付款日期，并將協(xié)商結果反饋給信用管理部門和財務部門。-若客戶未給出合理原因或未承諾新的付款日期，銷售部門應每隔3天與客戶溝通一次，持續(xù)施加壓力，推動客戶付款。同時，信用管理部門可通過郵件等方式向客戶發(fā)送正式的催款函，提醒客戶逾期付款的后果。3.逾期中期催收（16-60天）-若客戶逾期15天后仍未付款，信用管理部門將主導催收工作。信用管理部門組織銷售部門、財務部門召開會議，對客戶逾期情況進行深入分析，評估客戶的還款能力和還款意愿。-根據分析結果，信用管理部門制定個性化的催收方案，可能包括增加溝通頻率、上門拜訪、要求客戶提供擔?；蜻€款計劃等。銷售部門按照催收方案與客戶進行溝通，并及時反饋溝通結果。-法務部門介入，審核相關催款函等文件，必要時起草律師函發(fā)送給客戶，強調法律后果，施加法律壓力。4.逾期后期催收（61天以上）-對于逾期60天以上仍未付款的客戶，企業(yè)將采取更為嚴厲的催收措施。信用管理部門可考慮委托專業(yè)的第三方催收機構進行催收，但需確保第三方機構的合法性和專業(yè)性，并簽訂明確的委托合同。-法務部門根據具體情況，準備通過法律途徑解決問題。收集整理相關證據，包括合同、訂單、發(fā)票、溝通記錄等，評估訴訟或仲裁的可行性和預期效果。-在整個逾期后期催收過程中，企業(yè)持續(xù)關注客戶的經營狀況和資產狀況，如有必要，及時采取財產保全等措施，以保障企業(yè)債權的實現。四、權利與義務1.企業(yè)權利-有權按照合同約定向客戶收取貨款及相關費用，包括逾期利息、違約金等。-有權對客戶的信用狀況進行調查和評估，要求客戶提供必要的財務信息和其他相關資料。-在客戶逾期付款時，有權采取合理的催收措施，包括但不限于電話催收、郵件催收、上門拜訪、委托第三方催收機構、提起法律訴訟等，以維護自身合法權益。2.企業(yè)義務-有義務按照合同約定為客戶提供優(yōu)質的產品和服務，確保產品質量和交貨期符合合同要求。-在催收過程中，有義務遵守法律法規(guī)，不得采取暴力、威脅、侮辱等非法手段進行催收，保護客戶的合法權益和個人隱私。-有義務對客戶的信用信息進行保密，不得泄露給無關第三方，除非法律法規(guī)另有規(guī)定或獲得客戶書面同意。3.客戶權利-有權要求企業(yè)按照合同約定提供合格的產品和服務，并享受相應的售后服務。-在遇到特殊情況導致無法按時付款時，有權向企業(yè)說明情況，并與企業(yè)協(xié)商合理的解決方案。-有權對企業(yè)的催收行為進行監(jiān)督，如認為企業(yè)的催收行為存在不當之處，有權向企業(yè)提出異議。4.客戶義務-有義務按照合同約定的付款期限和方式按時足額支付貨款及相關費用。-有義務向企業(yè)提供真實、準確的財務信息和其他相關資料，以便企業(yè)進行信用評估和風險管理。-在接到企業(yè)的付款提醒和催收通知后，有義務積極配合企業(yè)的工作，如實說明逾期原因，并盡快采取措施履行付款義務。五、監(jiān)督與獎懲機制1.監(jiān)督機制-設立專門的監(jiān)督小組，由信用管理部門、財務部門和法務部門的人員組成，負責對整個逾期賬款催收過程進行監(jiān)督。-監(jiān)督小組定期對各部門的催收工作進行檢查和評估，包括催收記錄的完整性、催收措施的執(zhí)行情況、與客戶溝通的效果等。-建立內部舉報制度，鼓勵員工對在催收工作中存在的違規(guī)行為、不作為等情況進行舉報，對舉報屬實的員工給予一定獎勵。2.獎勵機制-對于成功收回逾期賬款的銷售團隊或個人，根據收回賬款的金額和難度，給予一定比例的獎金作為獎勵。-在逾期賬款催收過程中，提出創(chuàng)新性解決方案或有效建議，為企業(yè)挽回重大損失的員工，給予表彰和物質獎勵。-將逾期賬款回收率納入績效考核體系，對在逾期賬款管理方面表現優(yōu)秀的部門和個人，在績效考核中給予加分和優(yōu)先晉升等激勵措施。3.懲罰機制-對于因工作失誤或疏忽導致客戶逾期賬款增加的員工，根據情節(jié)輕重給予批評教育、扣減績效獎金、降職等處罰。-對在催收工作中存在違規(guī)行為，如泄露客戶信息、采取非法催收手段等，給企業(yè)造成不良影響或損失的員工，視情節(jié)嚴重程度給予解除勞動合同、追究法律責任等處理。-對于逾期賬款回收率長期不達標的部門，將對部門負責人進行誡勉談話，并扣減部門