技術(shù)電子圖檔管理辦法一、總則（一）目的為加強公司技術(shù)電子圖檔的管理，確保圖檔的完整性、準確性、規(guī)范性和安全性，提高圖檔的利用效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有技術(shù)電子圖檔的管理，包括但不限于產(chǎn)品設(shè)計圖紙、工藝文件、技術(shù)標準、檢驗規(guī)范等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司技術(shù)電子圖檔實行集中統(tǒng)一管理，由專門的部門或崗位負責圖檔的收集、整理、存儲、檢索、借閱、歸檔等工作，確保圖檔管理的規(guī)范化和標準化。2.分類分級管理原則根據(jù)圖檔的性質(zhì)、用途、密級等因素，對技術(shù)電子圖檔進行分類分級管理，便于圖檔的查詢、使用和控制。3.安全保密原則嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司的保密制度，確保技術(shù)電子圖檔的安全保密，防止圖檔泄露、篡改或丟失。4.動態(tài)更新原則隨著公司技術(shù)的不斷發(fā)展和業(yè)務(wù)的變化，及時對技術(shù)電子圖檔進行更新和維護，確保圖檔的時效性和準確性。二、管理職責（一）圖檔管理部門1.負責制定和完善公司技術(shù)電子圖檔管理辦法，并組織實施。2.負責技術(shù)電子圖檔的集中統(tǒng)一管理，包括圖檔的收集、整理、存儲、檢索、借閱、歸檔等工作。3.負責建立和維護技術(shù)電子圖檔管理系統(tǒng)，確保圖檔的安全存儲和有效利用。4.負責對各部門圖檔管理工作進行指導、監(jiān)督和檢查，定期組織圖檔管理培訓和考核。（二）圖檔產(chǎn)生部門1.負責本部門技術(shù)電子圖檔的產(chǎn)生、整理和初審工作，確保圖檔的完整性、準確性和規(guī)范性。2.按照公司圖檔管理辦法的要求，及時將本部門產(chǎn)生的圖檔提交給圖檔管理部門進行集中管理。3.負責本部門圖檔的日常使用和維護，嚴格遵守圖檔借閱和使用規(guī)定，確保圖檔的安全。（三）圖檔使用部門1.根據(jù)工作需要，向圖檔管理部門提出圖檔借閱申請，經(jīng)批準后按照規(guī)定借閱和使用圖檔。2.負責所借圖檔的保管和使用，不得擅自復制、轉(zhuǎn)借、泄露或更改圖檔內(nèi)容，使用完畢后及時歸還圖檔管理部門。3.對所使用的圖檔提出修改意見和建議，反饋給圖檔產(chǎn)生部門或圖檔管理部門。三、圖檔分類與編號（一）圖檔分類1.產(chǎn)品設(shè)計圖紙包括產(chǎn)品整體設(shè)計圖、零部件設(shè)計圖、裝配圖、原理圖、電路圖、布線圖等。2.工藝文件包括工藝流程圖、工藝卡片、操作規(guī)程、作業(yè)指導書等。3.技術(shù)標準包括國家標準、行業(yè)標準、企業(yè)標準等。4.檢驗規(guī)范包括原材料檢驗規(guī)范、零部件檢驗規(guī)范、成品檢驗規(guī)范等。5.其他技術(shù)文件包括技術(shù)總結(jié)、技術(shù)報告、技術(shù)協(xié)議、技術(shù)變更通知等。（二）圖檔編號1.編號規(guī)則采用分類編號與流水編號相結(jié)合的方式，具體編號規(guī)則如下：[分類代碼（2位）]+[流水號（6位）]例如：產(chǎn)品設(shè)計圖紙的編號為“PJ000001”，工藝文件的編號為“GY000001”。2.分類代碼根據(jù)圖檔的分類，設(shè)置相應(yīng)的分類代碼，具體如下：產(chǎn)品設(shè)計圖紙：PJ工藝文件：GY技術(shù)標準：JB檢驗規(guī)范：JY其他技術(shù)文件：QT四、圖檔的收集與整理（一）收集范圍1.公司內(nèi)部各部門在產(chǎn)品設(shè)計、工藝編制、生產(chǎn)制造、質(zhì)量檢驗等過程中產(chǎn)生的技術(shù)電子圖檔。2.公司引進的新技術(shù)、新工藝、新產(chǎn)品相關(guān)的技術(shù)電子圖檔。3.公司與外部單位合作項目中涉及的技術(shù)電子圖檔。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負責本部門圖檔的收集工作，確保圖檔的及時、完整收集。2.圖檔應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求進行存儲，確保圖檔的可讀性和可編輯性。3.對于重要的圖檔，應(yīng)同時收集紙質(zhì)版和電子版，并確保兩者內(nèi)容一致。（三）整理要求1.圖檔管理部門收到各部門提交的圖檔后，應(yīng)及時進行整理和審核，確保圖檔的準確性和規(guī)范性。2.整理后的圖檔應(yīng)按照分類和編號規(guī)則進行分類存放，并建立相應(yīng)的索引目錄，便于查詢和使用。3.對于重復或無效的圖檔，應(yīng)及時進行清理和刪除，確保圖檔庫的簡潔和高效。五、圖檔的存儲與備份（一）存儲方式1.采用電子存儲方式，建立專門的圖檔管理服務(wù)器，用于存儲技術(shù)電子圖檔。2.圖檔應(yīng)按照分類和編號進行文件夾結(jié)構(gòu)存儲，便于管理和查詢。3.對于重要的圖檔，應(yīng)進行加密存儲，確保圖檔的安全保密。（二）存儲環(huán)境1.圖檔管理服務(wù)器應(yīng)具備良好的硬件性能和穩(wěn)定性，配備防火墻、防病毒軟件等安全防護措施，防止數(shù)據(jù)丟失和泄露。2.存儲環(huán)境應(yīng)保持適宜的溫度、濕度和通風條件，防止圖檔因環(huán)境因素損壞。（三）備份管理1.定期對技術(shù)電子圖檔進行備份，備份頻率為每周一次。2.備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的物理介質(zhì)上，并分別存放在不同的地點，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.定期對備份數(shù)據(jù)進行檢查和恢復測試，確保備份數(shù)據(jù)的可用性。六、圖檔的檢索與查詢（一）檢索方式1.提供多種檢索方式，包括按分類檢索、按編號檢索、按關(guān)鍵詞檢索等，方便用戶快速查找所需圖檔。2.建立圖檔檢索索引，提高檢索效率。（二）查詢權(quán)限1.根據(jù)用戶的工作需要和職責范圍，設(shè)置不同的查詢權(quán)限。2.一般用戶只能查詢公開的圖檔，涉及公司機密的圖檔需經(jīng)授權(quán)后方可查詢。（三）查詢流程1.用戶登錄圖檔管理系統(tǒng)，輸入檢索條件進行查詢。2.系統(tǒng)根據(jù)用戶輸入的條件進行檢索，并顯示檢索結(jié)果列表。3.用戶點擊所需圖檔的鏈接，即可查看或下載圖檔。七、圖檔的借閱與使用（一）借閱申請1.用戶因工作需要借閱圖檔時，應(yīng)填寫《圖檔借閱申請表》，注明借閱圖檔的名稱、編號、借閱期限、用途等信息。2.《圖檔借閱申請表》經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交給圖檔管理部門審批。（二）借閱審批1.圖檔管理部門收到《圖檔借閱申請表》后，應(yīng)根據(jù)圖檔的密級和借閱人的權(quán)限進行審批。2.對于涉及公司機密的圖檔，需經(jīng)公司主管領(lǐng)導批準后方可借閱。（三）借閱期限1.圖檔的借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.對于重要或緊急的圖檔，借閱期限可根據(jù)實際情況適當縮短。（四）借閱歸還1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還所借圖檔，如需延期歸還，應(yīng)提前向圖檔管理部門申請。2.借閱人歸還圖檔時，應(yīng)確保圖檔的完整性和準確性，如有損壞或丟失，應(yīng)照價賠償。（五）使用規(guī)定1.借閱人應(yīng)妥善保管所借圖檔，不得擅自復制、轉(zhuǎn)借、泄露或更改圖檔內(nèi)容。2.借閱人在使用圖檔過程中，如發(fā)現(xiàn)圖檔存在問題或錯誤，應(yīng)及時反饋給圖檔管理部門。3.圖檔使用完畢后，借閱人應(yīng)及時將圖檔歸還圖檔管理部門，并辦理歸還手續(xù)。八、圖檔的修改與變更（一）修改申請1.當圖檔需要修改時，圖檔產(chǎn)生部門應(yīng)填寫《圖檔修改申請表》，注明修改的原因、內(nèi)容、修改人等信息。2.《圖檔修改申請表》經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交給圖檔管理部門審批。（二）修改審批1.圖檔管理部門收到《圖檔修改申請表》后，應(yīng)組織相關(guān)人員對修改內(nèi)容進行審核，確保修改后的圖檔符合相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準的要求。2.對于涉及公司重大利益或技術(shù)關(guān)鍵的圖檔，需經(jīng)公司主管領(lǐng)導批準后方可修改。（三）修改實施1.圖檔產(chǎn)生部門根據(jù)審批后的《圖檔修改申請表》進行圖檔的修改，并將修改后的圖檔提交給圖檔管理部門進行審核。2.圖檔管理部門對修改后的圖檔進行審核，確認無誤后進行更新和存儲。（四）變更記錄1.建立圖檔變更記錄，詳細記錄圖檔的變更原因、內(nèi)容、修改時間、修改人等信息。2.變更記錄應(yīng)與圖檔一同存儲，便于追溯和查詢。九、圖檔的歸檔與銷毀（一）歸檔范圍1.產(chǎn)品設(shè)計、工藝編制、生產(chǎn)制造、質(zhì)量檢驗等過程中形成的最終技術(shù)電子圖檔。2.公司引進的新技術(shù)、新工藝、新產(chǎn)品相關(guān)的技術(shù)電子圖檔。3.公司與外部單位合作項目中涉及的技術(shù)電子圖檔。（二）歸檔要求1.圖檔管理部門應(yīng)定期對技術(shù)電子圖檔進行歸檔，歸檔時間為每年的[X]月底。2.歸檔的圖檔應(yīng)確保內(nèi)容完整、準確、規(guī)范，編號清晰，存儲格式符合要求。3.歸檔的圖檔應(yīng)按照分類和編號進行整理，建立相應(yīng)的歸檔目錄，便于查詢和使用。（三）銷毀管理1.對于已失效或不再使用的技術(shù)電子圖檔，應(yīng)及時進行銷毀。2.銷毀圖檔時，應(yīng)填寫《圖檔銷毀申請表》，注明銷毀圖檔的名稱、編號、數(shù)量等信息。3.《圖檔銷毀申請表》經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交給圖檔管理部門審批。4.圖檔管理部門對《圖檔銷毀申請表》進行審核，確認無誤后組織專人進行銷毀，并做好銷毀記錄。十、保密與安全管理（一）保密制度1.嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司的保密制度，確保技術(shù)電子圖檔的安全保密。2.對涉及公司機密的圖檔，應(yīng)采取加密存儲、限制訪問等措施，防止圖檔泄露。3.加強對圖檔管理人員的保密教育，提高保密意識，簽訂保密協(xié)議，明確保密責任。（二）安全管理1.建立健全圖檔管理系統(tǒng)的安全防護措施，防止病毒、黑客等攻擊，確保圖檔數(shù)據(jù)的安全。2.定期對圖檔管理服務(wù)器進行維護和檢查，確保服務(wù)器的正常運行。3.加強對圖檔存儲介質(zhì)的管理，防止存儲介質(zhì)丟失、損壞或被盜。十一、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.圖檔管理部門應(yīng)定期對各部門圖檔管理工作進行監(jiān)督檢查，確保圖檔管理工作符合本辦法的要求。2.監(jiān)督檢查的內(nèi)容包括圖檔的收集、整理、存儲、檢索、借閱、歸檔等工作。（二）考核評價1.建立