海南省展會費用管理辦法一、總則（一）目的為加強海南省展會費用管理，規(guī)范展會費用支出行為，提高資金使用效益，保障展會活動順利開展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于海南省范圍內由公司/組織主辦、承辦、協(xié)辦或參與的各類展會活動所涉及的費用管理。（三）基本原則1.預算控制原則展會費用應納入年度預算管理，嚴格按照預算安排支出，確保費用支出不超預算。2.合規(guī)性原則費用支出必須符合國家法律法規(guī)、財務制度以及展會相關規(guī)定，嚴禁違規(guī)支出。3.效益性原則在保證展會質量和效果的前提下，合理控制費用，提高資金使用效益，實現(xiàn)展會目標與經濟效益的有機統(tǒng)一。4.真實性原則費用支出應真實、準確、完整地反映展會活動實際發(fā)生情況，不得虛報、瞞報。二、展會費用預算管理（一）預算編制1.展會主辦部門應根據展會活動計劃和目標，提前編制展會費用預算草案。預算內容應包括但不限于場地租賃、展位搭建、展品運輸、宣傳推廣、嘉賓接待、工作人員薪酬等各項費用。2.預算編制應充分考慮展會規(guī)模、檔次、預計參展人數、活動內容等因素，結合以往展會費用支出情況，進行科學合理的估算。3.展會費用預算草案應經財務部門審核，確保預算的合理性和準確性。審核通過后的預算草案報公司/組織管理層審批。（二）預算執(zhí)行1.展會主辦部門應嚴格按照批準的預算執(zhí)行，不得擅自調整預算。如因特殊情況需要調整預算，應提前提出書面申請，說明調整原因、調整金額及對展會活動的影響，并按原預算審批程序進行審批。2.財務部門應加強對展會費用預算執(zhí)行情況的監(jiān)控，定期對預算執(zhí)行情況進行分析和通報，及時發(fā)現(xiàn)和解決預算執(zhí)行過程中存在的問題。（三）預算調整1.當出現(xiàn)下列情況之一時，可對展會費用預算進行調整：展會活動規(guī)模、內容、時間等發(fā)生重大變化；國家政策法規(guī)、市場價格等因素發(fā)生重大變化，導致原預算無法執(zhí)行；其他不可預見的特殊情況。2.預算調整申請應詳細說明調整的原因、調整的具體內容及金額，并提供相關證明材料。經財務部門審核，報公司/組織管理層審批后執(zhí)行。三、展會費用支出管理（一）支出范圍1.場地租賃費用：包括展會場館、會議室、活動場地等的租賃費用。2.展位搭建費用：包括展位設計、搭建材料、人工等費用。3.展品運輸費用：包括展品的包裝、運輸、裝卸等費用。4.宣傳推廣費用：包括廣告投放、宣傳資料制作、媒體合作等費用。5.嘉賓接待費用：包括嘉賓的交通、住宿、餐飲、禮品等費用。6.工作人員薪酬：包括展會活動期間工作人員的工資、獎金、補貼等費用。7.其他費用：包括展會活動期間的水電費、通訊費、保險費等與展會活動相關的費用。（二）支出審批1.展會費用支出應嚴格按照審批流程進行，確保每一筆支出都經過授權和審核。2.費用報銷時，應提供真實、合法、有效的發(fā)票及相關憑證，并填寫費用報銷單，注明費用明細、金額、用途等信息。3.費用報銷單應先由部門負責人審核簽字，確認費用支出的真實性和合理性，再報財務部門審核。財務部門審核通過后，報公司/組織管理層審批。4.對于金額較大的費用支出（具體金額標準由公司/組織根據實際情況確定），應實行集體決策或專項審批制度，確保費用支出的合規(guī)性和必要性。（三）支付管理1.財務部門應根據審批通過的費用報銷單及時辦理支付手續(xù)。支付方式應根據實際情況選擇銀行轉賬、支票、現(xiàn)金等方式，確保支付安全、便捷。2.對于涉及政府采購的展會費用支出，應按照政府采購相關規(guī)定執(zhí)行，通過政府采購平臺進行采購和支付。3.財務部門應建立健全展會費用支付臺賬，詳細記錄每一筆費用的支付時間、金額、支付對象等信息，以便于查詢和核對。四、展會費用報銷管理（一）報銷憑證要求1.所有展會費用報銷必須提供合法有效的發(fā)票及相關憑證。發(fā)票應符合國家稅收法律法規(guī)的規(guī)定，發(fā)票內容應與實際業(yè)務相符，包括發(fā)票抬頭、發(fā)票號碼、開票日期、購買方信息、銷售方信息、服務內容、金額等。2.對于無法取得發(fā)票的費用支出，如小額零星支出等，應提供收款憑證，并注明收款單位名稱、地址、聯(lián)系方式、支出項目、金額等信息。收款憑證應加蓋收款單位公章或財務專用章。3.除發(fā)票外，還應提供與費用支出相關的其他證明材料，如合同協(xié)議、審批文件、驗收報告等，以證明費用支出的真實性和合理性。（二）報銷流程1.費用報銷人應在費用發(fā)生后及時整理報銷憑證，并填寫費用報銷單。費用報銷單應按照公司/組織規(guī)定的格式填寫，內容完整、準確。2.費用報銷人將填寫好的費用報銷單及相關憑證提交給部門負責人審核。部門負責人應認真審核費用支出的真實性、合理性和必要性，簽字確認后報財務部門審核。3.財務部門收到費用報銷單后，應按照財務制度和相關規(guī)定進行審核。審核內容包括發(fā)票的真實性、合法性、有效性，費用報銷單填寫是否規(guī)范，報銷金額是否符合預算等。審核通過后，報公司/組織管理層審批。4.公司/組織管理層審批通過后，財務部門根據審批結果辦理費用報銷手續(xù)。對于符合報銷規(guī)定的費用，及時支付給報銷人；對于不符合報銷規(guī)定的費用，應及時通知報銷人并說明原因。（三）報銷期限1.展會費用報銷應在費用發(fā)生后的規(guī)定期限內進行，具體期限由公司/組織根據實際情況確定。一般情況下，費用報銷應在費用發(fā)生后的[X]個工作日內提交報銷申請。2.對于逾期未報銷的費用，財務部門有權拒絕受理。如因特殊原因需要延期報銷的，應提前向財務部門說明情況，并經財務部門同意后方可延期報銷。五、展會費用監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.公司/組織內部審計部門應定期對展會費用管理情況進行審計監(jiān)督，檢查展會費用預算執(zhí)行情況、費用支出合規(guī)性、報銷流程規(guī)范性等方面的情況。2.審計部門應根據審計結果提出審計意見和建議，督促相關部門及時整改存在的問題，完善展會費用管理制度。（二）外部監(jiān)督1.公司/組織應積極配合財政、審計、稅務等部門的監(jiān)督檢查，如實提供展會費用管理相關資料和信息。2.對于財政、審計、稅務等部門提