湖南省電子檔案管理辦法一、總則（一）目的與依據(jù)為了加強(qiáng)湖南省電子檔案管理，規(guī)范電子檔案收集、整理、存儲、利用、保管等工作，有效保護(hù)和利用電子檔案信息資源，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《電子檔案管理暫行辦法》等法律法規(guī)，結(jié)合本省實(shí)際，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于湖南省行政區(qū)域內(nèi)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織（以下統(tǒng)稱單位）的電子檔案管理活動。（三）定義與原則1.電子檔案定義：電子檔案是指具有保存價(jià)值的電子文件，是以數(shù)碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募?.管理原則：電子檔案管理遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理，真實(shí)、完整、可用、安全的原則，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性。二、電子檔案管理職責(zé)（一）檔案行政管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)電子檔案管理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。2.制定電子檔案管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，并組織實(shí)施。3.開展電子檔案管理工作的培訓(xùn)和宣傳，提高單位和檔案工作人員的電子檔案管理意識和業(yè)務(wù)水平。（二）單位職責(zé)1.建立健全電子檔案管理制度，明確電子檔案管理工作的分管領(lǐng)導(dǎo)、部門和人員職責(zé)。2.保障電子檔案管理工作所需的經(jīng)費(fèi)、設(shè)備和場地，確保電子檔案管理工作的正常開展。3.按照國家和省有關(guān)規(guī)定，做好電子檔案的收集、整理、存儲、利用、保管等工作，確保電子檔案的質(zhì)量。4.定期對電子檔案管理工作進(jìn)行自查自糾，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。三、電子檔案的收集與整理（一）收集范圍單位應(yīng)按照國家和省有關(guān)規(guī)定，將具有保存價(jià)值的電子文件納入電子檔案收集范圍，包括但不限于以下方面：1.反映單位主要職能活動和基本歷史面貌的電子文件。2.單位工作中形成的重要業(yè)務(wù)文件、會議文件、合同協(xié)議、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等電子文件。3.單位在履行職責(zé)過程中接收和產(chǎn)生的電子文件，如上級機(jī)關(guān)文件、下級機(jī)關(guān)報(bào)送文件、社會機(jī)構(gòu)交換文件等。4.其他具有保存價(jià)值的電子文件。（二）收集要求1.明確電子文件的形成部門和責(zé)任人，確保電子文件的及時收集和歸檔。2.對收集的電子文件進(jìn)行真實(shí)性、完整性和有效性審核，確保電子文件符合歸檔要求。3.收集電子文件時，應(yīng)同時收集相關(guān)的元數(shù)據(jù)，元數(shù)據(jù)應(yīng)能夠準(zhǔn)確反映電子文件的形成背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、版本、來源等信息。（三）整理原則與方法1.整理原則：電子檔案整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.整理方法：按照電子文件的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類整理。對電子文件進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，目錄應(yīng)包含電子檔案的題名、責(zé)任者、日期、文號、保管期限等信息，確保目錄數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整。四、電子檔案的存儲（一）存儲方式1.單位應(yīng)根據(jù)電子檔案的數(shù)量、類型、重要程度等因素，選擇合適的存儲方式，如磁盤陣列、磁帶庫、光盤庫等。2.鼓勵采用在線存儲、離線存儲相結(jié)合的方式，確保電子檔案的安全性和可用性。（二）存儲要求1.存儲設(shè)備應(yīng)具備良好的性能和可靠性，能夠滿足電子檔案存儲的要求。2.對存儲設(shè)備進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保存儲設(shè)備的正常運(yùn)行。3.建立電子檔案存儲備份制度，定期對電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。（三）存儲環(huán)境1.電子檔案存儲環(huán)境應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。2.采取必要的防火、防潮、防蟲、防盜、防磁等措施，確保電子檔案的安全。五、電子檔案的利用（一）利用原則1.電子檔案利用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、安全的原則，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和可用性。2.嚴(yán)格遵守國家和省有關(guān)保密規(guī)定，對涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私的電子檔案，應(yīng)采取相應(yīng)的保密措施。（二）利用方式1.單位應(yīng)建立電子檔案利用制度，明確電子檔案利用的流程和權(quán)限。2.提供電子檔案在線查詢、借閱、下載等服務(wù)，方便用戶利用電子檔案。3.根據(jù)用戶需求，對電子檔案進(jìn)行整理、編研，形成專題檔案資料，為用戶提供增值服務(wù)。（三）利用審批1.用戶利用電子檔案應(yīng)填寫利用申請表，注明利用目的、范圍、方式等信息。2.單位檔案管理部門應(yīng)對用戶利用申請進(jìn)行審批，審批通過后方可提供利用服務(wù)。3.對涉及重要電子檔案或敏感信息的利用申請，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格審查，并報(bào)單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。六、電子檔案的保管（一）保管期限1.電子檔案的保管期限應(yīng)按照國家和省有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般分為永久、長期和短期。2.對保管期限已滿但仍具有查考利用價(jià)值的電子檔案，應(yīng)繼續(xù)保管。（二）保管措施1.建立電子檔案保管制度，明確電子檔案保管的責(zé)任人和工作流程。2.對電子檔案進(jìn)行定期檢查和清點(diǎn)，確保電子檔案的數(shù)量、存儲位置等信息準(zhǔn)確無誤。3.對電子檔案的載體進(jìn)行定期更換，防止載體老化、損壞等問題影響電子檔案的保存。（三）鑒定與銷毀1.定期對電子檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限和價(jià)值。2.對已到保管期限且無保存價(jià)值的電子檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。3.電子檔案銷毀應(yīng)采用物理或化學(xué)方法，確保電子檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，并由專人負(fù)責(zé)監(jiān)督。七、電子檔案的安全管理（一）安全制度1.單位應(yīng)建立健全電子檔案安全管理制度，明確安全管理責(zé)任人和工作流程。2.制定電子檔案安全應(yīng)急預(yù)案，定期進(jìn)行演練，提高應(yīng)對突發(fā)事件的能力。（二）安全技術(shù)措施1.采用防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、防病毒軟件等安全技術(shù)措施，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和病毒感染。2.對電子檔案存儲設(shè)備進(jìn)行加密處理，確保電子檔案信息的保密性。3.建立電子檔案訪問控制機(jī)制，對不同用戶設(shè)置不同的訪問權(quán)限，防止非法訪問。（三）人員安全管理1.加強(qiáng)對電子檔案管理人員的安全培訓(xùn)，提高安全意識和業(yè)務(wù)水平。2.與電子檔案管理人員簽訂保密協(xié)議，明確其安全責(zé)任和義務(wù)。3.對涉及電子檔案管理的人員進(jìn)行背景審查，確保人員素質(zhì)符合安全管理要求。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體檔案行政管理部門負(fù)責(zé)對本行政區(qū)域內(nèi)單位的電子檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.電子檔案管理制度的建立和執(zhí)行情況。2.電子檔案的收集、整理、存儲、利用、保管等工作情況。3.電子檔案安全管理情況。（三）檢查結(jié)果處理1.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案行政管理部門應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，要求單位限期整