湖北省裝修文件管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)湖北省裝修工程文件的規(guī)范化管理，確保裝修工程文件的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，保障裝修工程的順利進(jìn)行，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本省實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于湖北省行政區(qū)域內(nèi)各類新建、改建、擴(kuò)建的房屋建筑和市政基礎(chǔ)設(shè)施裝修工程文件的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則裝修文件管理應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家和地方有關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范要求，確保文件管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則文件內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映裝修工程實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、表述清晰，不得弄虛作假。3.完整系統(tǒng)原則涵蓋裝修工程從項(xiàng)目策劃、設(shè)計(jì)、施工到竣工驗(yàn)收全過程的各類文件，保持文件的系統(tǒng)性和連貫性。4.及時(shí)歸檔原則各參與方應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和要求，及時(shí)將形成的文件整理歸檔，確保文件的時(shí)效性。5.便于利用原則文件的整理、存儲(chǔ)和檢索應(yīng)便于查詢和使用，提高文件利用效率，為裝修工程管理和決策提供有力支持。（四）管理職責(zé)1.建設(shè)單位職責(zé)建設(shè)單位是裝修文件管理的責(zé)任主體，負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)和監(jiān)督裝修文件的管理工作。應(yīng)建立健全文件管理制度，配備相應(yīng)的管理人員，明確各部門和人員在文件管理中的職責(zé)，確保文件管理工作的順利開展。2.勘察、設(shè)計(jì)單位職責(zé)勘察、設(shè)計(jì)單位應(yīng)按照合同要求，及時(shí)提供準(zhǔn)確、完整的勘察、設(shè)計(jì)文件，并對(duì)文件的質(zhì)量負(fù)責(zé)。在工程建設(shè)過程中，應(yīng)根據(jù)工程變更情況，及時(shí)修改和補(bǔ)充相應(yīng)的文件，并按規(guī)定歸檔。3.施工單位職責(zé)施工單位負(fù)責(zé)施工過程中各類文件的形成、收集、整理和歸檔工作。應(yīng)建立施工現(xiàn)場(chǎng)文件管理臺(tái)賬，指定專人負(fù)責(zé)文件管理，確保施工文件真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。在工程竣工后，應(yīng)按照要求將施工文件整理成冊(cè)，移交建設(shè)單位。4.監(jiān)理單位職責(zé)監(jiān)理單位負(fù)責(zé)對(duì)裝修工程文件的形成、收集、整理和歸檔過程進(jìn)行監(jiān)督檢查。應(yīng)審核施工單位報(bào)送的文件，簽署意見，并督促施工單位及時(shí)整改不符合要求的文件。在工程竣工后，應(yīng)協(xié)助建設(shè)單位做好文件的驗(yàn)收和移交工作。5.檔案管理部門職責(zé)各級(jí)檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)本行政區(qū)域內(nèi)裝修工程文件管理工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)。應(yīng)制定裝修工程文件歸檔范圍和保管期限等標(biāo)準(zhǔn)，開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，確保裝修工程文件管理工作規(guī)范有序。二、文件分類與編號(hào)（一）文件分類裝修工程文件分為工程前期文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗(yàn)收文件五大類。1.工程前期文件包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)文件、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、施工許可證等。2.監(jiān)理文件包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告、監(jiān)理工作總結(jié)等。3.施工文件包括施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底、圖紙會(huì)審記錄、工程變更通知、施工日志、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄等。4.竣工圖包括建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、電氣、暖通等專業(yè)竣工圖，應(yīng)與工程實(shí)際相符，加蓋竣工圖章。5.竣工驗(yàn)收文件包括工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、工程質(zhì)量保修書、工程竣工結(jié)算文件、工程聲像資料等。（二）文件編號(hào)為便于文件的識(shí)別和管理，對(duì)各類文件應(yīng)進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，能夠反映文件的類別、形成時(shí)間和順序等信息。1.工程前期文件編號(hào)按照文件形成時(shí)間順序，采用年份+流水號(hào)的方式進(jìn)行編號(hào)，如“2023001”表示2023年形成的第1份工程前期文件。2.監(jiān)理文件編號(hào)采用監(jiān)理單位名稱縮寫+年份+流水號(hào)的方式進(jìn)行編號(hào)，如“JL2023001”表示JL監(jiān)理單位2023年形成的第1份監(jiān)理文件。3.施工文件編號(hào)按照施工單位名稱縮寫+年份+流水號(hào)的方式進(jìn)行編號(hào)，如“SG2023001”表示SG施工單位2023年形成的第1份施工文件。4.竣工圖編號(hào)在原施工圖編號(hào)的基礎(chǔ)上，增加“竣”字標(biāo)識(shí)，并注明竣工年份，如“建施01竣2023”表示建筑專業(yè)第1張竣工圖，竣工年份為2023年。5.竣工驗(yàn)收文件編號(hào)采用年份+流水號(hào)的方式進(jìn)行編號(hào)，如“2023001”表示2023年形成的第1份竣工驗(yàn)收文件。三、文件形成與收集（一）工程前期文件形成與收集建設(shè)單位應(yīng)按照基本建設(shè)程序，組織辦理各項(xiàng)前期手續(xù)，及時(shí)收集和整理相關(guān)文件。在項(xiàng)目立項(xiàng)階段，應(yīng)取得項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)；在可行性研究階段，應(yīng)編制可行性研究報(bào)告；在環(huán)境影響評(píng)價(jià)階段，應(yīng)取得環(huán)境影響評(píng)價(jià)文件；在規(guī)劃許可階段，應(yīng)辦理建設(shè)用地規(guī)劃許可證和建設(shè)工程規(guī)劃許可證；在施工許可階段，應(yīng)取得施工許可證。同時(shí)，應(yīng)收集與項(xiàng)目相關(guān)的其他文件，如項(xiàng)目選址意見書、地質(zhì)勘察報(bào)告等。（二）監(jiān)理文件形成與收集監(jiān)理單位應(yīng)根據(jù)工程監(jiān)理合同，組建項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)，配備專業(yè)監(jiān)理人員。在工程監(jiān)理過程中，應(yīng)按照監(jiān)理規(guī)范和合同要求，及時(shí)形成各類監(jiān)理文件。監(jiān)理規(guī)劃應(yīng)在簽訂監(jiān)理合同及收到設(shè)計(jì)文件后編制，經(jīng)總監(jiān)理工程師批準(zhǔn)后實(shí)施；監(jiān)理實(shí)施細(xì)則應(yīng)根據(jù)監(jiān)理規(guī)劃，針對(duì)工程特點(diǎn)、難點(diǎn)和關(guān)鍵部位編制；監(jiān)理月報(bào)應(yīng)每月定期報(bào)送建設(shè)單位；監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要應(yīng)及時(shí)整理，經(jīng)總監(jiān)理工程師審閱后分發(fā)；工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告應(yīng)在工程竣工預(yù)驗(yàn)收合格后編制；監(jiān)理工作總結(jié)應(yīng)在監(jiān)理工作結(jié)束后編寫。（三）施工文件形成與收集施工單位應(yīng)建立健全施工文件管理制度，明確各部門和人員在文件形成過程中的職責(zé)。在工程開工前，應(yīng)編制施工組織設(shè)計(jì)和施工方案，并報(bào)監(jiān)理單位審批。施工過程中，應(yīng)按照施工規(guī)范和操作規(guī)程，及時(shí)形成各類施工文件。技術(shù)交底應(yīng)在施工前進(jìn)行，確保施工人員熟悉施工工藝和質(zhì)量要求；圖紙會(huì)審記錄應(yīng)在收到施工圖紙后組織相關(guān)人員進(jìn)行會(huì)審，并形成會(huì)審紀(jì)要；工程變更通知應(yīng)在工程變更發(fā)生后及時(shí)辦理，明確變更內(nèi)容、原因和費(fèi)用等；施工日志應(yīng)如實(shí)記錄每天的施工情況，包括施工部位、施工人員、施工進(jìn)度、質(zhì)量情況等；材料設(shè)備質(zhì)量證明文件應(yīng)隨材料設(shè)備一同進(jìn)場(chǎng)，確保材料設(shè)備質(zhì)量符合要求；隱蔽工程驗(yàn)收記錄應(yīng)在隱蔽工程施工完畢后，及時(shí)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收，并形成驗(yàn)收記錄；分項(xiàng)分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄應(yīng)在分項(xiàng)分部工程施工完畢后，按照驗(yàn)收規(guī)范進(jìn)行驗(yàn)收，并形成驗(yàn)收記錄。（四）竣工圖形成與收集施工單位應(yīng)在工程竣工后，及時(shí)組織編制竣工圖?？⒐D應(yīng)根據(jù)工程實(shí)際情況，對(duì)原施工圖進(jìn)行修改和補(bǔ)充，確保與工程實(shí)際相符。竣工圖應(yīng)加蓋竣工圖章，竣工圖章應(yīng)包含施工單位名稱、編制人、審核人、技術(shù)負(fù)責(zé)人、編制日期等信息。竣工圖編制完成后，應(yīng)提交建設(shè)單位審核確認(rèn)，審核通過后進(jìn)行歸檔。（五）竣工驗(yàn)收文件形成與收集工程竣工后，建設(shè)單位應(yīng)組織勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位進(jìn)行竣工驗(yàn)收?？⒐を?yàn)收合格后，應(yīng)形成工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，報(bào)告應(yīng)包含工程概況、驗(yàn)收依據(jù)、驗(yàn)收范圍、驗(yàn)收內(nèi)容、驗(yàn)收結(jié)論等內(nèi)容。同時(shí)，應(yīng)簽訂工程質(zhì)量保修書，明確保修范圍、保修期限和保修責(zé)任等。施工單位應(yīng)提交工程竣工結(jié)算文件，經(jīng)建設(shè)單位審核確認(rèn)后作為工程結(jié)算的依據(jù)。工程聲像資料應(yīng)在工程建設(shè)過程中同步收集，包括工程建設(shè)前期、施工過程和竣工驗(yàn)收等階段的照片、錄像等資料，聲像資料應(yīng)真實(shí)反映工程建設(shè)情況。四、文件整理與歸檔（一）文件整理各參與方應(yīng)按照文件分類要求，對(duì)形成的文件進(jìn)行整理。文件應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章齊全，紙張應(yīng)符合檔案保管要求。對(duì)于破損、褪色的文件，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。整理后的文件應(yīng)按照順序排列，編制文件目錄，目錄應(yīng)包含文件編號(hào)、文件名稱、日期、頁碼等信息。（二）文件歸檔1.歸檔時(shí)間工程前期文件應(yīng)在項(xiàng)目完成相應(yīng)手續(xù)后及時(shí)歸檔；監(jiān)理文件應(yīng)隨工程進(jìn)度同步歸檔；施工文件應(yīng)在工程竣工后三個(gè)月內(nèi)歸檔；竣工圖應(yīng)在工程竣工驗(yàn)收合格后一個(gè)月內(nèi)歸檔；竣工驗(yàn)收文件應(yīng)在工程竣工驗(yàn)收合格后及時(shí)歸檔。2.歸檔要求歸檔文件應(yīng)齊全完整、真實(shí)準(zhǔn)確、分類清晰、裝訂整齊。建設(shè)單位應(yīng)負(fù)責(zé)組織各參與方將整理好的文件移交至建設(shè)單位檔案管理部門或當(dāng)?shù)貦n案管理部門。移交時(shí)，應(yīng)填寫文件移交清單，清單應(yīng)包含文件名稱、編號(hào)、數(shù)量、移交日期等信息，移交清單一式兩份，雙方簽字確認(rèn)后各執(zhí)一份。五、文件保管與利用（一）文件保管1.保管期限裝修工程文件的保管期限應(yīng)根據(jù)國(guó)家和地方有關(guān)規(guī)定及工程實(shí)際情況確定。一般分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的文件主要包括工程前期文件、工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、工程質(zhì)量保修書等；長(zhǎng)期保管的文件主要包括監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖等；短期保管的文件主要包括工程竣工結(jié)算文件、工程聲像資料等。2.保管方式文件應(yīng)采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在符合檔案保管要求的檔案庫房?jī)?nèi)，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能。電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（二）文件利用1.利用原則文件利用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、安全、保密的原則，確保文件的真實(shí)性和完整性。利用單位和個(gè)人應(yīng)按照規(guī)定的程序和要求辦理文件查閱手續(xù)，不得擅自復(fù)制、涂改、銷毀文件。2.利用方式建設(shè)單位檔案管理部門或當(dāng)?shù)貦n案管理部門應(yīng)建立文件查閱制度，明確查閱范圍、查閱流程和查閱要求等。利用單位和個(gè)人如需查閱文件，應(yīng)填寫文件查閱申請(qǐng)表，經(jīng)批準(zhǔn)后在指定地點(diǎn)查閱。對(duì)于重要文件，應(yīng)實(shí)行借閱制度，借閱期限一般不超過[具體期限]，借閱人應(yīng)妥善保管文件，按時(shí)歸還。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體各級(jí)檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)本行政區(qū)域內(nèi)裝修工程文件管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。建設(shè)單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)各參與方文件管理工作的日常監(jiān)督檢查，確保文件管理工作符合要求。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.文件管理制度建立情況檢查各參與方是否建立健全文件管理制度，明確文件管理職責(zé)和流程。2.文件形成與收集情況檢查文件是否按照規(guī)定及時(shí)形成和收集，內(nèi)容是否真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。3.文件整理與歸檔情況檢查文件整理是否規(guī)范，歸檔是否及時(shí)，