公司證照使用管理辦法一、總則（一）目的為加強公司證照的規(guī)范化管理，保障公司合法權益，維護公司正常運營秩序，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各類證照的申請、保管、使用、歸還等環(huán)節(jié)的管理。公司各類證照包括但不限于營業(yè)執(zhí)照、組織機構代碼證、稅務登記證、法定代表人身份證明、資質證書、許可證、合同專用章、財務專用章、法人章等。（三）管理原則1.依法依規(guī)原則：證照的管理和使用必須嚴格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標準。2.專人專管原則：指定專人負責證照的保管和使用，明確職責，確保證照安全。3.嚴格審批原則：證照的使用必須經(jīng)過嚴格的審批流程，確保使用用途合法合規(guī)。4.及時歸還原則：證照使用完畢后，應及時歸還保管人員，不得擅自留存。二、證照的申請與領取（一）申請流程1.各部門因工作需要申請證照時，應填寫《證照申請表》，詳細說明申請證照的名稱、用途、使用期限等信息。2.《證照申請表》經(jīng)部門負責人審核簽字后，報分管領導審批。3.分管領導審批通過后，申請表交至證照保管部門。（二）領取方式1.證照保管部門根據(jù)審批通過的《證照申請表》，安排專人領取或辦理相關證照。2.領取證照時，領取人應仔細核對證照內容，確保證照信息準確無誤。如發(fā)現(xiàn)證照存在問題，應及時與發(fā)證機關聯(lián)系解決。三、證照的保管（一）保管人員職責1.負責公司證照的日常保管工作，確保證照的安全存放。2.建立證照保管臺賬，詳細記錄證照的名稱、編號、頒發(fā)日期、有效期、領取時間、歸還時間等信息。3.定期對證照進行檢查和盤點，確保證照的完整性和有效性。如發(fā)現(xiàn)證照丟失、損壞等情況，應及時報告并采取相應措施。（二）保管環(huán)境要求1.證照應存放在安全、干燥、通風良好的專用保險柜或文件柜中，確保證照不受潮、發(fā)霉、損壞。2.保險柜或文件柜應具備防火、防盜、防潮、防蟲等功能，鑰匙和密碼應由保管人員妥善保管，不得隨意轉借他人。（三）電子證照管理對于電子證照，應采取加密存儲、備份等措施，確保電子證照的安全。同時，應定期對電子證照進行檢查和維護，確保電子證照的可讀性和完整性。四、證照的使用（一）使用范圍1.公司內部各部門因工作需要使用證照時，應按照本辦法規(guī)定的流程進行申請和審批。2.未經(jīng)公司授權，任何個人不得擅自使用公司證照。（二）使用審批流程1.使用部門填寫《證照使用申請表》，詳細說明使用證照的名稱、用途、使用期限、使用地點等信息。2.《證照使用申請表》經(jīng)部門負責人審核簽字后，報分管領導審批。3.分管領導審批通過后，申請表交至證照保管部門。4.證照保管部門根據(jù)審批通過的申請表，將證照提供給使用部門，并做好使用登記。（三）使用注意事項1.使用人員應妥善保管證照，不得擅自涂改、轉借、出租、出售證照。2.使用證照時，應按照批準的用途和范圍使用，不得超出授權范圍使用。3.使用證照過程中，如發(fā)現(xiàn)證照存在問題或出現(xiàn)異常情況，應及時與證照保管部門聯(lián)系，并采取相應措施。4.使用完畢后，使用人員應及時將證照歸還證照保管部門，并在《證照使用登記表》上簽字確認。五、證照的歸還（一）歸還流程1.使用人員使用完畢證照后，應在規(guī)定的時間內將證照歸還證照保管部門。2.證照保管人員在收到歸還的證照后，應仔細核對證照的完整性和有效性，如發(fā)現(xiàn)問題應及時與使用人員核實。3.核對無誤后，證照保管人員在《證照使用登記表》上記錄歸還時間，并將證照存放回原處。（二）逾期歸還處理如使用人員未能在規(guī)定時間內歸還證照，應提前向證照保管部門說明原因，并辦理延期歸還手續(xù)。如無正當理由逾期未歸還，證照保管部門應及時向公司領導報告，并追究使用人員的責任。六、證照的年審與換證（一）年審與換證計劃證照保管部門應根據(jù)證照的有效期，提前制定年審與換證計劃，并通知相關部門和人員。（二）年審與換證流程1.相關部門或人員按照年審與換證計劃的要求，準備好所需材料。2.將準備好的材料提交至證照保管部門，由證照保管部門統(tǒng)一辦理年審與換證手續(xù)。3.年審與換證完成后，證照保管部門應及時更新證照保管臺賬，并將新的證照存放回原處。七、證照的掛失與補辦（一）掛失流程1.如發(fā)現(xiàn)證照丟失或被盜，證照保管人員應立即向公司領導報告，并在第一時間向發(fā)證機關掛失。2.同時，應在公司內部發(fā)布掛失公告，告知全體員工注意防范風險。（二）補辦流程1.掛失后，根據(jù)發(fā)證機關的要求，準備好補辦所需材料。2.將補辦材料提交至證照保管部門，由證照保管部門統(tǒng)一辦理補辦手續(xù)。3.補辦完成后，證照保管部門應及時更新證照保管臺賬，并將新的證照存放回原處。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司設立專門的監(jiān)督部門，負責對公司證照使用管理情況進行定期或不定期的監(jiān)督檢查。（二）檢查內容1.證照保管情況，包括保管環(huán)境、保管臺賬等。2.證照使用情況，包括使用審批流程、使用登記等。3.證照年審與換證情況，包括計劃制定、手續(xù)辦理等。4.證照掛失與補辦情況，包括掛失流程、補辦手續(xù)等。（三）問題處理對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督部門應及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改。整