關(guān)于付款申請管理辦法一、總則（一）目的為加強公司付款申請的管理，規(guī)范付款流程，確保公司資金的安全、合理使用，提高資金使用效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門及下屬子公司涉及的各類付款申請業(yè)務(wù)，包括但不限于采購付款、費用報銷、工程款項支付等。（三）基本原則1.合法性原則：付款申請必須符合國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定，確保交易真實、合法、有效。2.準確性原則：申請付款的金額、支付對象、支付方式等信息應(yīng)準確無誤，避免因信息錯誤導(dǎo)致的資金損失或延誤支付。3.審批流程原則：嚴格按照規(guī)定的審批流程進行付款申請，各級審批人員應(yīng)認真履行職責，確保付款事項的合理性和必要性。4.及時性原則：相關(guān)部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成付款申請及審批手續(xù)，以保證公司業(yè)務(wù)的正常開展，避免因付款延誤給公司帶來不良影響。二、付款申請的分類及流程（一）采購付款1.采購申請：各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求填寫采購申請單，詳細注明采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額、預(yù)計到貨日期等信息，并提交至采購部門。2.采購審批：采購部門對采購申請進行審核，確認采購需求的合理性和必要性。對于金額較大或重要的采購項目，需提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.采購執(zhí)行：采購部門根據(jù)審批通過的采購申請，選擇合適的供應(yīng)商進行采購。簽訂采購合同或協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購金額、付款方式、交貨時間等條款。4.到貨驗收：采購物品到貨后，采購部門應(yīng)及時通知使用部門進行驗收。使用部門按照合同要求對采購物品的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進行驗收，并填寫驗收報告。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通解決。5.付款申請：采購部門在收到驗收報告且驗收合格后，根據(jù)合同約定填寫付款申請單，附上采購申請單、采購合同、驗收報告、發(fā)票等相關(guān)憑證，提交至財務(wù)部門審核。6.財務(wù)審核：財務(wù)部門對付款申請單及相關(guān)憑證進行審核，重點審核發(fā)票的真實性、合法性、有效性，采購合同的執(zhí)行情況，以及付款金額與合同約定是否一致等。如審核通過，提交至審批流程。7.審批付款：付款申請按照公司規(guī)定的審批流程進行審批，各級審批人員應(yīng)根據(jù)職責權(quán)限進行審批。審批通過后，財務(wù)部門安排付款。（二）費用報銷1.費用發(fā)生：員工因工作需要發(fā)生費用支出后，應(yīng)及時取得合法有效的發(fā)票或其他報銷憑證，并按照公司規(guī)定的格式填寫費用報銷單，詳細注明費用發(fā)生的日期、事由、金額、報銷部門等信息。2.部門初審：員工所在部門負責人對費用報銷單進行初審，核實費用的真實性、合理性及與工作的相關(guān)性。如初審?fù)ㄟ^，簽字確認并提交至財務(wù)部門。3.財務(wù)審核：財務(wù)部門對費用報銷單及相關(guān)憑證進行審核，重點審核發(fā)票的合規(guī)性、報銷標準的執(zhí)行情況、費用明細的準確性等。對于不符合規(guī)定的報銷申請，財務(wù)部門有權(quán)要求員工補充或更正相關(guān)信息。4.審批付款：費用報銷申請按照公司規(guī)定的審批流程進行審批，各級審批人員應(yīng)根據(jù)職責權(quán)限進行審批。審批通過后，財務(wù)部門安排付款。（三）工程款項支付1.工程立項：項目部門根據(jù)公司發(fā)展規(guī)劃和業(yè)務(wù)需求，提出工程立項申請，詳細說明工程名稱、地點、內(nèi)容、預(yù)算金額、預(yù)計工期等信息，并提交至公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.工程招標：對于需要招標的工程項目，按照公司招標管理辦法進行招標，確定中標單位并簽訂工程合同。3.工程進度款申請：施工單位按照工程合同約定的工程進度，提交工程進度款申請單，附上已完成工程量清單、工程質(zhì)量驗收報告、發(fā)票等相關(guān)憑證。項目部門對工程進度款申請進行審核，確認工程進度和質(zhì)量符合合同要求后，簽字確認并提交至財務(wù)部門。4.財務(wù)審核：財務(wù)部門對工程進度款申請單及相關(guān)憑證進行審核，重點審核工程進度的真實性、付款金額與合同約定的一致性、發(fā)票的合規(guī)性等。如審核通過，提交至審批流程。5.審批付款：工程進度款申請按照公司規(guī)定的審批流程進行審批，各級審批人員應(yīng)根據(jù)職責權(quán)限進行審批。審批通過后，財務(wù)部門安排付款。6.工程竣工結(jié)算：工程竣工后，施工單位提交工程竣工結(jié)算報告，項目部門組織相關(guān)人員進行竣工結(jié)算審核。審核通過后，辦理工程尾款支付手續(xù)。三、付款申請的審批流程（一）一般付款申請審批流程1.申請人填寫付款申請單，并附上相關(guān)憑證：付款申請單應(yīng)詳細注明付款事由、金額、支付對象、支付方式等信息，并按照要求粘貼相關(guān)發(fā)票、合同等憑證。2.部門負責人初審：申請人所在部門負責人對付款申請進行初審，核實付款事項的真實性、合理性及與本部門業(yè)務(wù)的相關(guān)性。如初審?fù)ㄟ^，簽字確認并提交至上級領(lǐng)導(dǎo)審批。3.上級領(lǐng)導(dǎo)審批：根據(jù)付款金額和重要性，由相應(yīng)級別的上級領(lǐng)導(dǎo)進行審批。對于金額較大或重要的付款申請，可能需要經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)班子集體審批。4.財務(wù)部門審核：財務(wù)部門對付款申請單及相關(guān)憑證進行審核，重點審核發(fā)票的真實性、合法性、有效性，付款金額與合同約定是否一致，以及資金安排的合理性等。如審核通過，提交至審批流程的下一環(huán)節(jié)；如審核不通過，財務(wù)部門應(yīng)及時與申請人溝通，說明原因并要求補充或更正相關(guān)信息。5.最終審批：根據(jù)公司規(guī)定的審批權(quán)限，由最終審批人進行審批。最終審批人應(yīng)綜合考慮各方面因素，做出是否同意付款的決定。6.付款執(zhí)行：審批通過后，財務(wù)部門按照付款申請單上的支付方式和時間安排進行付款。（二）特殊付款申請審批流程對于金額特別巨大、涉及重大項目或存在特殊情況的付款申請，除按照一般付款申請審批流程進行審批外，還可能需要經(jīng)過以下特殊程序：1.專項審計：公司審計部門對付款事項進行專項審計，核實付款的必要性、合規(guī)性及資金使用效益等情況。審計部門應(yīng)出具審計報告，作為付款審批的重要參考依據(jù)。2.風險評估：風險管理部門對付款申請進行風險評估，分析可能存在的風險因素，并提出相應(yīng)的風險應(yīng)對措施。風險評估報告應(yīng)提交至審批流程中的相關(guān)環(huán)節(jié)，供審批人員參考。3.決策會議：對于重大付款申請，可能需要召開公司決策會議進行討論和決策。會議應(yīng)邀請相關(guān)部門負責人、財務(wù)人員、審計人員等參加，充分聽取各方意見，做出最終決策。四、付款申請的相關(guān)要求（一）申請材料要求1.發(fā)票要求：所有付款申請必須提供合法有效的發(fā)票。發(fā)票應(yīng)具備以下要素：發(fā)票抬頭必須與公司名稱一致；發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與實際交易相符；發(fā)票印章應(yīng)清晰、完整；發(fā)票應(yīng)在規(guī)定的認證期限內(nèi)進行認證。對于不符合要求的發(fā)票，財務(wù)部門有權(quán)拒絕受理付款申請。2.合同要求：涉及采購、工程等業(yè)務(wù)的付款申請，必須附上相關(guān)合同或協(xié)議。合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購金額、付款方式、交貨時間、質(zhì)量標準等條款。合同簽訂后，應(yīng)及時將合同副本提交至財務(wù)部門備案。3.其他憑證要求：根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)和實際情況，可能還需要提供其他相關(guān)憑證，如驗收報告、入庫單、出差審批單等。這些憑證應(yīng)真實、準確、完整，能夠證明付款事項的真實性和合理性。（二）申請時間要求1.采購付款：采購部門應(yīng)在采購合同約定的付款期限前提交付款申請，確保按時付款，維護公司良好的商業(yè)信用。如因特殊原因需要延遲付款，應(yīng)提前與供應(yīng)商溝通協(xié)商，并取得供應(yīng)商的同意。2.費用報銷：員工應(yīng)在費用發(fā)生后的規(guī)定時間內(nèi)提交費用報銷申請，一般不得超過[X]個工作日。對于跨年度的費用報銷，應(yīng)在次年[X]月[X]日前提交申請，逾期不予受理。3.工程款項支付：施工單位應(yīng)按照工程合同約定的工程進度和時間節(jié)點提交工程進度款申請，項目部門應(yīng)及時審核并提交至財務(wù)部門。工程竣工結(jié)算后，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)辦理尾款支付手續(xù)。（三）支付方式要求1.銀行轉(zhuǎn)賬：原則上，公司對外付款應(yīng)優(yōu)先采用銀行轉(zhuǎn)賬方式。銀行轉(zhuǎn)賬應(yīng)確保收款賬戶信息準確無誤，避免因轉(zhuǎn)賬錯誤導(dǎo)致的資金損失。2.支票支付：對于符合支票支付條件的付款事項，可以采用支票支付方式。支票應(yīng)按照規(guī)定填寫，確保支票的真實性和有效性。支票的領(lǐng)取和使用應(yīng)嚴格按照公司財務(wù)管理制度執(zhí)行，防止支票丟失或被盜用。3.其他支付方式：在特殊情況下，如與個體工商戶或個人進行交易，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，可以采用現(xiàn)金支付或其他支付方式。但應(yīng)嚴格控制現(xiàn)金支付的范圍和金額，確保資金安全。五、付款申請的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計監(jiān)督公司審計部門定期對付款申請業(yè)務(wù)進行內(nèi)部審計，檢查付款申請的審批流程是否合規(guī)、申請材料是否齊全、支付金額是否準確、資金使用是否合理等。對于審計中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。（二）財務(wù)監(jiān)督財務(wù)部門作為付款申請的審核和執(zhí)行部門，應(yīng)加強對付款申請業(yè)務(wù)的日常監(jiān)督。定期對付款申請進行統(tǒng)計分析，關(guān)注付款業(yè)務(wù)的動態(tài)變化，及時發(fā)現(xiàn)潛在的風險和問題，并采取相應(yīng)的措施加以防范和解決。（三）其他監(jiān)督公司其他相關(guān)部門應(yīng)根據(jù)各自職責，對付款申請業(yè)務(wù)進行監(jiān)督。如采購部門應(yīng)監(jiān)督采購合同的執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量交貨；項目部門應(yīng)監(jiān)督工程項目的進度和質(zhì)量，確保工程款項的支付合理、合規(guī)。六、違規(guī)處理（一）對申請人的處理1.對于提供虛假申請材料、虛報費用、騙取公司資金的申請人，公司將追回已支付的款項，并視情節(jié)輕重給予警告、罰款、降職、辭退等處分。2.對于因工作失誤導(dǎo)致付款申請信息錯誤或延誤支付的申請人，公司將根據(jù)造成的損失情況，要求申請人承擔相應(yīng)的賠償責任，并給予批評教育或警告處分。（二）對審批人的處理1.對于未認真履行審批職責，導(dǎo)致違規(guī)付款的審批人，公司將視情節(jié)輕重給予警告、罰款、降職、辭退等處分。2.對于與申請人串通舞弊，故意批準違規(guī)付款的審批人