公司會務準備管理辦法一、總則（一）目的為了規(guī)范公司會務準備工作，提高會議效率和質量，確保會議順利進行，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各類會議的會務準備工作，包括但不限于董事會會議、經(jīng)理辦公會、部門例會、專題研討會、員工大會等。（三）基本原則1.高效原則：以提高會議效率為核心，合理安排會議流程和時間，確保會議達到預期目的。2.規(guī)范原則：遵循相關法律法規(guī)和行業(yè)標準，建立標準化的會務準備流程，確保會議組織的規(guī)范性。3.細致原則：注重細節(jié)，從會議通知、場地布置、資料準備到設備調試等各個環(huán)節(jié)都要精心安排，確保會議順利進行。4.保密原則：對于涉及公司機密的會議，要嚴格做好保密措施，防止信息泄露。二、會議分類及職責分工（一）會議分類1.決策性會議：如董事會會議、經(jīng)理辦公會等，主要討論公司重大決策事項。2.執(zhí)行性會議：如部門例會等，傳達上級指示，安排工作任務，推動工作落實。3.溝通協(xié)調會議：如跨部門協(xié)調會等，解決工作中出現(xiàn)的問題，協(xié)調部門之間的工作。4.培訓學習會議：如員工培訓大會、專題研討會等，提升員工業(yè)務能力和綜合素質。（二）職責分工1.會議主辦部門負責提出會議召開的必要性和可行性，確定會議主題、議程、時間、地點等。負責組織會議籌備工作，明確各環(huán)節(jié)責任人及工作要求，并跟蹤落實。負責會議資料的準備，包括會議通知、議程草案、匯報材料、決議草案等。負責會議現(xiàn)場的布置、設備調試、人員接待等工作。負責會議記錄、紀要整理及會議決議的跟蹤落實。2.行政部門協(xié)助會議主辦部門做好會議場地的預訂、設備維護、餐飲安排等后勤保障工作。負責會議期間的安全保衛(wèi)工作，確保會議秩序。負責會議文件的歸檔管理。3.參會人員按照會議通知要求，準時參加會議，不得無故缺席。提前準備好會議所需資料，積極參與會議討論，認真履行職責。嚴格遵守會議紀律，不得隨意打斷他人發(fā)言，不得在會議期間從事與會議無關的事情。三、會議準備流程（一）會議計劃1.會議主辦部門根據(jù)工作需要，提前制定會議計劃，明確會議的名稱、主題、時間、地點、參會人員、議程安排等內(nèi)容。2.會議計劃應報上級領導審批，經(jīng)批準后方可組織實施。（二）會議通知1.會議主辦部門根據(jù)會議計劃，提前[X]個工作日發(fā)出會議通知。會議通知應包括會議主題、時間、地點、參會人員、議程安排、會議要求等內(nèi)容。2.會議通知可采用書面通知、電子郵件、內(nèi)部辦公系統(tǒng)等方式發(fā)送給參會人員。對于重要會議，應電話確認參會人員是否收到通知，并提醒其按時參會。3.如因特殊情況需要變更會議時間、地點或議程等，會議主辦部門應提前[X]個小時通知參會人員，并說明變更原因。（三）資料準備1.會議主辦部門根據(jù)會議議程，準備相關會議資料，包括匯報材料、決議草案、參考文件等。資料應內(nèi)容準確、邏輯清晰、格式規(guī)范。2.匯報材料應突出重點，數(shù)據(jù)詳實，分析透徹，提出切實可行的建議和措施。決議草案應明確決議事項、責任部門、完成時間等內(nèi)容。3.會議資料應提前打印裝訂成冊，并在會議前發(fā)放給參會人員。對于電子資料，應提前發(fā)送至參會人員的郵箱，并確保其能夠正常打開和查閱。（四）場地布置1.行政部門根據(jù)會議規(guī)模和要求，提前預訂合適的會議場地。場地應交通便利、環(huán)境舒適、設施齊全。2.會議場地應根據(jù)會議主題和氛圍進行布置，包括懸掛橫幅、擺放鮮花、設置指示牌等。同時，應確保會議設備正常運行，如投影儀、音響、麥克風等。3.對于需要分組討論的會議，應合理劃分討論區(qū)域，并配備相應的桌椅、紙筆等辦公用品。（五）人員接待1.對于重要會議或有外部嘉賓參加的會議，行政部門應安排專人負責人員接待工作。接待人員應提前到達指定地點，迎接參會人員和嘉賓。2.接待人員應熱情禮貌，引導參會人員和嘉賓簽到、就座，并提供必要的服務，如茶水、咖啡等。3.對于外地參會人員和嘉賓，應安排好住宿和交通接送等事宜。（六）設備調試1.會議主辦部門應提前安排技術人員對會議設備進行調試，確保設備正常運行。調試內(nèi)容包括投影儀、音響、麥克風、燈光等。2.在會議前，技術人員應進行一次全面的設備檢查，確保會議期間設備無故障。同時，應準備好備用設備，以應對突發(fā)情況。（七）會議預演1.對于重要會議，會議主辦部門可在會議前組織一次預演，模擬會議流程，檢查各項準備工作是否到位。2.預演過程中，參會人員應按照會議要求進行發(fā)言和討論，及時發(fā)現(xiàn)問題并進行調整。四、會議組織與管理（一）會議簽到1.會議開始前，會議主辦部門應安排專人負責會議簽到工作。參會人員應在簽到表上簽字，注明到達時間。2.對于未按時簽到的參會人員，會議主辦部門應及時進行催到，并記錄其遲到原因。（二）會議主持1.會議應指定專人擔任主持人。主持人應熟悉會議議程，具備良好的組織協(xié)調能力和溝通能力。2.主持人應按照會議議程有序組織會議，引導參會人員進行發(fā)言和討論，確保會議順利進行。同時，應注意控制會議時間，避免出現(xiàn)拖延現(xiàn)象。（三）會議發(fā)言1.參會人員應按照會議議程安排，依次進行發(fā)言。發(fā)言內(nèi)容應簡潔明了，重點突出，不得偏離會議主題。2.在發(fā)言過程中，參會人員應尊重他人發(fā)言，不得打斷他人。如有不同意見，應在他人發(fā)言結束后再進行闡述。3.對于重要會議或有決策事項的會議，參會人員應提前準備好發(fā)言材料，并在會議上進行匯報或發(fā)表意見。（四）會議記錄1.會議主辦部門應安排專人負責會議記錄。會議記錄應準確、完整地記錄會議內(nèi)容，包括會議主題、議程、發(fā)言內(nèi)容、討論結果、決議事項等。2.會議記錄可采用手寫記錄或電子記錄的方式。記錄人員應認真傾聽會議發(fā)言，及時記錄關鍵信息，并在會議結束后及時整理會議記錄。3.會議記錄應在會議結束后[X]個工作日內(nèi)整理完成，并經(jīng)主持人審核簽字后存檔。（五）會議紀要1.會議主辦部門應根據(jù)會議記錄，及時整理會議紀要。會議紀要應突出會議重點，明確會議決議事項、責任部門、完成時間等內(nèi)容。2.會議紀要應語言簡潔、邏輯清晰、格式規(guī)范。經(jīng)主持人審核簽字后，發(fā)送給參會人員和相關部門，并在公司內(nèi)部進行傳閱。3.會議決議事項的責任部門應按照會議紀要要求，按時完成工作任務，并及時向會議主辦部門反饋工作進展情況。（六）會議紀律1.參會人員應嚴格遵守會議紀律，按時參加會議，不得無故缺席、遲到或早退。2.會議期間，參會人員應將手機調至靜音或關機狀態(tài)，不得隨意接聽電話或發(fā)送短信。如有緊急情況需要離開會議，應向主持人請假。3.參會人員應認真傾聽他人發(fā)言，積極參與會議討論，不得在會議期間交頭接耳、打瞌睡或從事與會議無關的事情。五、會議后續(xù)工作（一）決議跟蹤1.會議主辦部門負責對會議決議事項的執(zhí)行情況進行跟蹤檢查。責任部門應按照會議紀要要求，按時完成工作任務，并及時向會議主辦部門反饋工作進展情況。2.對于未按時完成的決議事項，會議主辦部門應及時與責任部門溝通協(xié)調，分析原因，督促其加快工作進度，確保決議事項得到有效落實。（二）資料歸檔1.行政部門負責對會議資料進行歸檔管理。會議資料包括會議通知、議程草案、匯報材料、會議記錄、會議紀要、決議草案等。2.會議資料應按照年度、會議名稱等進行分類整理，并建立電子和紙質檔案。檔案應妥善保管，便于查閱和使用。（三）效果評估1.會議結束后，會議主辦部門可組織參會人員對會議效果