半包材料采購管理辦法總則目的為規(guī)范公司半包材料采購管理流程，確保采購的半包材料質(zhì)量符合要求、價格合理、供應(yīng)及時，降低采購成本，提高公司項目的整體效益和質(zhì)量，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司所有采用半包形式進(jìn)行的項目中涉及的材料采購活動。半包材料是指在項目施工過程中，由公司負(fù)責(zé)采購部分主要材料，而施工方負(fù)責(zé)提供勞務(wù)及部分輔助材料的一種采購模式。相關(guān)定義1.半包材料：包括但不限于各類建筑裝飾材料（如瓷磚、地板、涂料、門窗等）、水電材料（如電線、水管、開關(guān)插座等）、五金配件（如合頁、鎖具、拉手等）等。2.合格供應(yīng)商：是指通過公司評估，具有良好的信譽、穩(wěn)定的產(chǎn)品質(zhì)量、合理的價格和良好的售后服務(wù)，能夠滿足公司半包材料采購需求的供應(yīng)商。管理原則1.合法性原則：采購活動必須嚴(yán)格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購行為合法合規(guī)。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：在采購過程中，要始終將材料質(zhì)量放在首位，選擇質(zhì)量可靠、符合項目要求的材料。3.成本效益原則：在保證材料質(zhì)量的前提下，通過合理的采購方式和談判技巧，降低采購成本，提高采購效益。4.公開、公平、公正原則：采購過程要做到公開透明，公平對待所有供應(yīng)商，確保采購結(jié)果公正合理。采購部門職責(zé)采購部門設(shè)置及人員職責(zé)1.采購部門負(fù)責(zé)人全面負(fù)責(zé)采購部門的日常管理工作，制定采購計劃和采購策略。組織對供應(yīng)商的評估和選擇，建立和維護合格供應(yīng)商名錄。審核采購合同，確保合同條款符合公司利益和相關(guān)法律法規(guī)要求。協(xié)調(diào)與其他部門的工作關(guān)系，解決采購過程中出現(xiàn)的問題。監(jiān)督采購人員的工作，對采購人員的工作績效進(jìn)行考核。2.采購專員根據(jù)項目需求，編制采購清單和采購計劃。負(fù)責(zé)與供應(yīng)商進(jìn)行溝通和談判，獲取材料報價、樣品等信息。組織對供應(yīng)商的實地考察和評估，參與供應(yīng)商的選擇工作。簽訂采購合同，跟蹤合同執(zhí)行情況，確保材料按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。處理采購過程中的退換貨、索賠等問題。建立和維護采購檔案，包括供應(yīng)商資料、采購合同、采購發(fā)票等。與其他部門的協(xié)作1.與設(shè)計部門的協(xié)作采購部門應(yīng)及時與設(shè)計部門溝通，了解項目設(shè)計要求和材料選型標(biāo)準(zhǔn)，確保采購的材料符合設(shè)計方案。設(shè)計部門應(yīng)向采購部門提供詳細(xì)的材料清單和技術(shù)要求，協(xié)助采購部門進(jìn)行材料采購。2.與施工部門的協(xié)作施工部門應(yīng)提前向采購部門提供施工進(jìn)度計劃和材料需求計劃，以便采購部門合理安排采購時間。采購部門應(yīng)及時將材料到貨情況通知施工部門，確保施工順利進(jìn)行。施工部門在使用材料過程中，如發(fā)現(xiàn)材料質(zhì)量問題或其他異常情況，應(yīng)及時反饋給采購部門，采購部門應(yīng)及時處理。3.與財務(wù)部門的協(xié)作采購部門應(yīng)按照公司財務(wù)制度的要求，及時辦理采購款項的支付手續(xù)。財務(wù)部門應(yīng)協(xié)助采購部門進(jìn)行成本控制和預(yù)算管理，對采購費用進(jìn)行審核和監(jiān)督。采購流程需求確認(rèn)1.項目負(fù)責(zé)人根據(jù)項目設(shè)計方案和施工進(jìn)度計劃，編制半包材料需求清單，明確材料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求等信息。2.需求清單需經(jīng)設(shè)計部門、施工部門和項目負(fù)責(zé)人共同審核確認(rèn)，確保需求的準(zhǔn)確性和合理性。供應(yīng)商選擇1.供應(yīng)商信息收集采購專員通過網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等方式，收集潛在供應(yīng)商的信息，包括供應(yīng)商的基本情況、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等。建立供應(yīng)商信息數(shù)據(jù)庫，對供應(yīng)商信息進(jìn)行分類管理和動態(tài)更新。2.供應(yīng)商評估采購部門組織對潛在供應(yīng)商進(jìn)行評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)證書、生產(chǎn)能力、質(zhì)量管理體系、信譽狀況等。必要時，采購部門可對供應(yīng)商進(jìn)行實地考察，了解供應(yīng)商的生產(chǎn)現(xiàn)場、工藝流程、質(zhì)量控制等情況。根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行綜合評分，確定合格供應(yīng)商名單。3.供應(yīng)商選擇采購專員根據(jù)項目需求和合格供應(yīng)商名單，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行詢價。在選擇供應(yīng)商時，應(yīng)綜合考慮供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務(wù)等因素，優(yōu)先選擇信譽良好、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價格合理的供應(yīng)商。詢價與報價1.采購專員向選定的供應(yīng)商發(fā)出詢價函，詢價函應(yīng)包括材料的詳細(xì)規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間、交貨地點等信息。2.供應(yīng)商在規(guī)定的時間內(nèi)回復(fù)報價，報價應(yīng)包括材料的單價、總價、運輸費、稅費等明細(xì)。3.采購專員對供應(yīng)商的報價進(jìn)行分析和比較，必要時可要求供應(yīng)商進(jìn)行二次報價。合同簽訂1.采購專員根據(jù)詢價和報價結(jié)果，選擇最優(yōu)供應(yīng)商，并與供應(yīng)商進(jìn)行合同談判。2.合同談判的內(nèi)容包括材料的價格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨時間、交貨地點、付款方式、售后服務(wù)等條款。3.合同條款經(jīng)雙方協(xié)商一致后，簽訂采購合同。采購合同應(yīng)采用書面形式，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。4.采購合同需經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門和公司領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后生效。采購執(zhí)行與跟蹤1.采購專員按照采購合同的要求，及時向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單，明確材料的具體規(guī)格、數(shù)量、交貨時間等信息。2.采購專員跟蹤供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度和發(fā)貨情況，及時了解材料的運輸狀態(tài)，確保材料按時到達(dá)施工現(xiàn)場。3.在材料運輸過程中，采購專員應(yīng)與物流公司保持密切聯(lián)系，協(xié)調(diào)解決運輸過程中出現(xiàn)的問題。4.材料到達(dá)施工現(xiàn)場后，采購專員應(yīng)組織施工部門、質(zhì)量檢驗部門等相關(guān)人員進(jìn)行驗收。驗收內(nèi)容包括材料的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等是否符合合同要求。驗收與付款1.驗收材料驗收應(yīng)嚴(yán)格按照合同要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。驗收合格的材料，由驗收人員在驗收單上簽字確認(rèn)；驗收不合格的材料，應(yīng)及時通知供應(yīng)商進(jìn)行處理，如退換貨、補貨等。對于重要材料或批量較大的材料，可委托專業(yè)的檢驗機構(gòu)進(jìn)行檢驗。2.付款采購專員根據(jù)驗收結(jié)果和采購合同的付款條款，辦理付款申請手續(xù)。付款申請需經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)部門和公司領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后，由財務(wù)部門按照合同約定的付款方式和時間進(jìn)行付款。質(zhì)量控制材料質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)1.采購的半包材料應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)規(guī)范，以及項目設(shè)計文件和合同約定的質(zhì)量要求。2.對于沒有國家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)規(guī)范的材料，應(yīng)參照同類產(chǎn)品的先進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)或雙方約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。檢驗與檢測1.進(jìn)貨檢驗材料到貨后，采購部門應(yīng)組織施工部門、質(zhì)量檢驗部門等相關(guān)人員進(jìn)行進(jìn)貨檢驗。檢驗內(nèi)容包括材料的外觀質(zhì)量、尺寸規(guī)格、數(shù)量等是否符合要求。對于需要進(jìn)行性能檢測的材料，應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行抽樣檢測。2.過程檢驗在施工過程中，質(zhì)量檢驗部門應(yīng)定期對使用的材料進(jìn)行檢查，確保材料的使用符合施工工藝和質(zhì)量要求。如發(fā)現(xiàn)材料質(zhì)量問題，應(yīng)及時停止使用，并采取相應(yīng)的處理措施。3.成品檢驗項目完工后，應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范對項目進(jìn)行成品檢驗。檢驗內(nèi)容包括材料的使用效果、整體質(zhì)量等是否符合要求。不合格材料處理1.對于驗收不合格的材料，采購部門應(yīng)及時通知供應(yīng)商進(jìn)行處理。處理方式包括退換貨、補貨、降價處理等。2.供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)完成不合格材料的處理工作。如供應(yīng)商未能按時處理，采購部門可按照合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。3.對于因不合格材料導(dǎo)致的項目損失，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商賠償事宜，如協(xié)商不成，可通過法律途徑解決。采購成本控制成本預(yù)算編制1.采購部門應(yīng)根據(jù)項目需求和市場價格情況，編制半包材料采購成本預(yù)算。成本預(yù)算應(yīng)包括材料的采購價格、運輸費、稅費等各項費用。2.成本預(yù)算需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后執(zhí)行。在采購過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照成本預(yù)算進(jìn)行控制，確保采購成本不超過預(yù)算。價格談判技巧1.采購專員應(yīng)掌握一定的價格談判技巧，如了解市場行情、分析供應(yīng)商成本結(jié)構(gòu)、爭取批量采購優(yōu)惠等。2.在價格談判過程中，應(yīng)保持理性和客觀，既要爭取合理的價格，又要考慮供應(yīng)商的利益，實現(xiàn)雙方共贏。成本分析與評估1.采購部門應(yīng)定期對采購成本進(jìn)行分析和評估，對比實際采購成本與預(yù)算成本的差異，找出成本控制的薄弱環(huán)節(jié)。2.根據(jù)成本分析和評估結(jié)果，采取相應(yīng)的措施進(jìn)行成本控制，如優(yōu)化采購流程、調(diào)整供應(yīng)商選擇策略、降低運輸成本等。檔案管理采購檔案的內(nèi)容1.供應(yīng)商檔案：包括供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)證書、評估報告、合作記錄等。2.采購合同檔案：包括采購合同、補充協(xié)議、變更協(xié)議等。3.采購訂單檔案：包括采購訂單、發(fā)貨單、收貨單等。4.采購發(fā)票檔案：包括采購發(fā)票、付款憑證等。5.質(zhì)量檢驗檔案：包括材料的檢驗報告、驗收記錄等。檔案的建立與保管1.采購專員負(fù)責(zé)建立和維護采購檔案，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.采購檔案應(yīng)按照分類原則進(jìn)行整理和歸檔，建立電子檔案和紙質(zhì)檔案。3.采購檔案的保管期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行，一般為[X]年。檔案的查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱或借閱采購檔案的，需填寫查閱或借閱申請表，經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后辦理相關(guān)手續(xù)。2.查閱或借閱人員應(yīng)遵守檔案管理規(guī)定，不得損壞、涂改、丟失檔案資料。監(jiān)督與考核內(nèi)部監(jiān)督機制1.公司應(yīng)建立內(nèi)部監(jiān)督機制，對采購活動進(jìn)行全過程監(jiān)督。監(jiān)督內(nèi)容包括采購流程的合規(guī)性、采購合同的執(zhí)行情況、材料質(zhì)量的控制情況等。2.審計部門定期對采購部門的工作進(jìn)行審計，檢查采購活動是否符合公司規(guī)定和相關(guān)法律法規(guī)要求。3.對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。采購人員考核1.采購部門應(yīng)建立采購人員考核制度，對采購人員的工作績效進(jìn)行考核?？己藘?nèi)容包括采購任務(wù)完成情況、采購成本控制