船舶物料供應管理制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司船舶物料供應管理工作，確保船舶物料的及時、準確供應，滿足船舶運營需求，保障船舶安全、高效運行，同時控制物料成本，提高公司經(jīng)濟效益。2.適用范圍本制度適用于公司所有船舶的物料供應管理活動，包括物料的計劃、采購、驗收、儲存、發(fā)放、使用及庫存盤點等環(huán)節(jié)。3.基本原則按需供應原則：根據(jù)船舶實際運營需求，合理安排物料供應，確保船舶物料的充足儲備，避免積壓或缺貨。質(zhì)量第一原則：嚴格把控物料質(zhì)量，采購的物料必須符合相關標準和船舶使用要求，確保船舶安全和正常運行。成本控制原則：在保證物料質(zhì)量和供應及時性的前提下，通過優(yōu)化采購流程、合理選擇供應商、加強庫存管理等措施，降低物料采購和庫存成本。規(guī)范管理原則：建立健全物料供應管理制度和流程，明確各部門職責和工作標準，確保物料供應管理工作的規(guī)范化、標準化。二、職責分工1.船舶管理部門負責根據(jù)船舶航行計劃、設備維護保養(yǎng)計劃等，編制船舶物料需求計劃。跟蹤船舶物料消耗情況，及時反饋物料需求變化信息。協(xié)助采購部門進行供應商管理，參與物料驗收工作。2.采購部門負責船舶物料的采購工作，包括尋找供應商、詢價、議價、簽訂采購合同等。確保采購物料的質(zhì)量、交期和價格符合公司要求，及時處理采購過程中的問題。建立供應商檔案，定期對供應商進行評估和管理。3.倉庫管理部門負責船舶物料的驗收、儲存、保管和發(fā)放工作。建立物料庫存臺賬，定期進行庫存盤點，確保賬物相符。對庫存物料進行分類存放、標識管理，保證物料的儲存安全和質(zhì)量。及時向船舶管理部門和采購部門反饋庫存物料信息。4.財務部門負責審核船舶物料采購預算和費用報銷，監(jiān)督物料采購資金的使用情況。參與物料采購合同的審核，對采購成本進行核算和控制。定期對物料供應管理的財務狀況進行分析和評估。5.質(zhì)量檢驗部門負責對采購的船舶物料進行質(zhì)量檢驗，確保物料符合質(zhì)量標準和船舶使用要求。對不合格物料提出處理意見，并跟蹤處理結果。三、物料計劃管理1.計劃編制依據(jù)船舶航行計劃，包括航線、航次、停靠港口等信息，確定物料的消耗種類和數(shù)量。船舶設備維護保養(yǎng)計劃，根據(jù)設備的維護周期和保養(yǎng)要求，預估所需的物料。船舶歷史物料消耗數(shù)據(jù)，分析物料消耗規(guī)律，為計劃編制提供參考。庫存物料情況，結合現(xiàn)有庫存數(shù)量，避免重復采購和積壓。2.計劃編制流程船舶管理部門每月定期收集船舶航行計劃、設備維護保養(yǎng)計劃等相關信息。根據(jù)上述依據(jù)，結合船舶實際情況，編制月度船舶物料需求計劃，明確物料名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等詳細信息。將編制好的物料需求計劃提交給采購部門和倉庫管理部門，并抄送財務部門。3.計劃調(diào)整在計劃執(zhí)行過程中，如因船舶航行計劃變更、設備突發(fā)故障等原因?qū)е挛锪闲枨蟀l(fā)生變化，船舶管理部門應及時填寫物料需求計劃調(diào)整申請表，說明調(diào)整原因和調(diào)整內(nèi)容。經(jīng)部門負責人審核后，提交給采購部門和倉庫管理部門，采購部門根據(jù)調(diào)整后的計劃進行采購安排，倉庫管理部門相應調(diào)整庫存。四、物料采購管理1.供應商選擇與管理采購部門通過多種渠道尋找潛在供應商，如網(wǎng)絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦等。對潛在供應商進行資質(zhì)審查，包括營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認證、信譽狀況等，建立供應商檔案。定期對供應商進行評估，評估指標包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務等，根據(jù)評估結果對供應商進行分類管理，淘汰不合格供應商。2.采購流程采購部門根據(jù)船舶物料需求計劃，向供應商發(fā)送詢價單，要求供應商提供產(chǎn)品報價、交貨期、付款方式等信息。對供應商的報價進行比較和分析，選擇合適的供應商進行議價，確定最終采購價格和合同條款。簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、驗收方式、付款方式等內(nèi)容。采購部門跟蹤采購合同執(zhí)行情況，及時與供應商溝通協(xié)調(diào)，確保物料按時、按質(zhì)、按量供應。3.采購成本控制采購部門通過市場調(diào)研、供應商談判等方式，爭取有利的采購價格和付款條件，降低采購成本。優(yōu)化采購批量，根據(jù)物料的消耗規(guī)律和庫存成本，合理確定采購批量，避免因采購過多或過少導致成本增加。加強與供應商的合作，建立長期穩(wěn)定的合作關系，爭取更多的優(yōu)惠政策和價格折扣。五、物料驗收管理1.驗收準備倉庫管理部門在收到采購的物料前，應根據(jù)采購合同和物料需求計劃，準備好驗收場地、工具和相關文件。通知質(zhì)量檢驗部門安排檢驗人員，明確驗收標準和方法。2.驗收流程物料到貨后，倉庫管理人員首先核對物料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、包裝等信息是否與采購合同一致。質(zhì)量檢驗人員按照相關質(zhì)量標準對物料進行檢驗，檢驗內(nèi)容包括外觀、尺寸、性能、質(zhì)量證明文件等。對于驗收合格的物料，倉庫管理人員在驗收單上簽字確認，并辦理入庫手續(xù)；對于驗收不合格的物料，質(zhì)量檢驗人員出具不合格報告，采購部門負責與供應商協(xié)商處理，如退貨、換貨、補貨等。3.驗收記錄倉庫管理部門應建立物料驗收記錄臺賬，詳細記錄物料的驗收情況，包括驗收日期、物料名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、供應商、驗收結果等信息。驗收記錄應妥善保存，以備查詢和追溯。六、物料儲存管理1.倉庫規(guī)劃與布局根據(jù)物料的種類、特性、用途等因素，對倉庫進行合理規(guī)劃和布局，劃分不同的存儲區(qū)域，如干貨區(qū)、油庫區(qū)、備件區(qū)等。對存儲區(qū)域進行標識管理，明確物料的存放位置和類別，便于物料的查找和管理。2.物料存放要求按照物料的存儲要求，對不同物料進行分類存放，如易燃易爆物料應單獨存放，并采取相應的安全防護措施；易受潮物料應存放在干燥通風的地方。物料應擺放整齊、有序，遵循先進先出的原則，確保物料在有效期內(nèi)使用。對庫存物料進行標識管理，標明物料名稱、規(guī)格、型號、批次、入庫日期、保質(zhì)期等信息。3.倉庫環(huán)境管理保持倉庫環(huán)境整潔、衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，防止物料受到污染。控制倉庫的溫度、濕度、通風等環(huán)境條件，滿足不同物料的存儲要求。加強倉庫安全管理，配備必要的消防器材和安全設施，確保倉庫安全。七、物料發(fā)放管理1.發(fā)放依據(jù)倉庫管理部門根據(jù)船舶管理部門開具的物料領用單進行物料發(fā)放。物料領用單應明確物料名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、領用船舶、領用部門等信息，并經(jīng)相關負責人審核簽字。2.發(fā)放流程倉庫管理人員收到物料領用單后，核對領用信息的準確性和完整性。根據(jù)物料領用單，從庫存中提取相應的物料，并在物料領用單上簽字確認發(fā)放數(shù)量。將發(fā)放的物料交付給領用人員，并辦理交接手續(xù)。3.發(fā)放記錄倉庫管理部門應建立物料發(fā)放記錄臺賬，詳細記錄物料的發(fā)放情況，包括發(fā)放日期、物料名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、領用船舶、領用部門、領用人員等信息。發(fā)放記錄應定期進行核對和統(tǒng)計，確保賬物相符。八、物料使用管理1.船舶船員培訓船舶管理部門負責組織船舶船員進行物料使用培訓，使船員熟悉物料的性能、用途、使用方法和注意事項。培訓內(nèi)容包括物料的操作規(guī)程、安全要求、節(jié)約意識等，提高船員的物料使用技能和管理水平。2.物料使用監(jiān)督船舶管理部門定期對船舶物料使用情況進行檢查和監(jiān)督，確保物料的正確使用和合理消耗。檢查內(nèi)容包括物料的使用記錄、庫存情況、設備運行狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。3.物料節(jié)約措施加強船員的節(jié)約意識教育，倡導節(jié)約使用物料，避免浪費。制定物料消耗定額，對船舶物料消耗進行量化考核，將考核結果與船員績效掛鉤。鼓勵船員開展技術創(chuàng)新和節(jié)能降耗活動，探索降低物料消耗的新方法和新途徑。九、庫存盤點管理1.盤點計劃倉庫管理部門定期制定庫存盤點計劃，明確盤點范圍、盤點時間、盤點人員等信息。盤點計劃應提前通知相關部門和人員，以便做好準備工作。2.盤點方法庫存盤點采用實地盤點的方法，對庫存物料進行逐一清點和核對。盤點人員應認真記錄盤點結果，確保賬物相符。如發(fā)現(xiàn)賬物不符，應及時查明原因，并填寫盤盈盤虧報告。3.盤點結果處理倉庫管理部門根據(jù)盤點結果編制庫存盤