義烏采購流程管理制度一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司在義烏地區(qū)的采購流程，確保采購活動的高效、透明、合規(guī)，保障公司利益，滿足公司業(yè)務(wù)需求，提高采購質(zhì)量和效率，降低采購成本。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在義烏地區(qū)進(jìn)行的所有采購活動，包括但不限于原材料、零部件、設(shè)備、辦公用品、服務(wù)等的采購。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)、公司內(nèi)部規(guī)定以及相關(guān)行業(yè)規(guī)范。2.效益性原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。3.公開透明原則：采購過程應(yīng)公開、公正、透明，接受公司內(nèi)部監(jiān)督。4.誠實(shí)守信原則：采購人員應(yīng)誠實(shí)守信，與供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系。二、采購需求管理（一）需求提出1.各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫《采購需求申請表》，詳細(xì)說明采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間等信息。2.對于緊急采購需求，應(yīng)在申請表中注明“緊急”字樣，并說明緊急原因。（二）需求審核1.部門負(fù)責(zé)人對本部門提交的采購需求進(jìn)行初審，審核內(nèi)容包括需求的合理性、必要性、預(yù)算等。2.財務(wù)部門對采購需求的預(yù)算進(jìn)行審核，確保采購費(fèi)用在公司預(yù)算范圍內(nèi)。3.采購部門對采購需求的可行性進(jìn)行審核，包括市場供應(yīng)情況、供應(yīng)商選擇等。（三）需求變更1.如采購需求發(fā)生變更，需求部門應(yīng)及時填寫《采購需求變更申請表》，說明變更的內(nèi)容、原因及對采購計(jì)劃的影響。2.需求變更申請表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)部門、采購部門審核同意后方可生效。三、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.采購部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。2.根據(jù)采購需求，從供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫中篩選出潛在供應(yīng)商，并進(jìn)行實(shí)地考察或資質(zhì)審核。3.采購部門組織相關(guān)部門對潛在供應(yīng)商進(jìn)行評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務(wù)等。4.根據(jù)評估結(jié)果，選擇合適的供應(yīng)商，并與其簽訂《采購合同》。（二）供應(yīng)商評估1.采購部門定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估，評估周期為[具體周期]。2.評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的交貨情況、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)、價格變動等。3.根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，分為優(yōu)秀供應(yīng)商、合格供應(yīng)商、不合格供應(yīng)商。（三）供應(yīng)商淘汰1.對于評估結(jié)果為不合格的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)及時與其溝通，要求其限期整改。2.如供應(yīng)商在規(guī)定期限內(nèi)未能完成整改或整改后仍不符合要求，采購部門應(yīng)將其淘汰，并從供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫中刪除。四、采購計(jì)劃制定（一）采購計(jì)劃編制1.采購部門根據(jù)審核通過的采購需求，結(jié)合供應(yīng)商的交貨期、庫存情況等因素，編制《采購計(jì)劃》。2.采購計(jì)劃應(yīng)明確采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、交貨時間、供應(yīng)商等信息。（二）采購計(jì)劃審批1.《采購計(jì)劃》需經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)部門負(fù)責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后方可實(shí)施。2.如采購計(jì)劃涉及重大采購項(xiàng)目或金額較大，需經(jīng)公司總經(jīng)理辦公會審議通過。（三）采購計(jì)劃調(diào)整1.如采購計(jì)劃因市場變化、需求變更等原因需要調(diào)整，采購部門應(yīng)及時填寫《采購計(jì)劃調(diào)整申請表》，說明調(diào)整的內(nèi)容、原因及對采購進(jìn)度的影響。2.采購計(jì)劃調(diào)整申請表需經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)部門負(fù)責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后方可生效。五、采購執(zhí)行（一）采購訂單下達(dá)1.采購部門根據(jù)審批通過的采購計(jì)劃，向選定的供應(yīng)商下達(dá)《采購訂單》。2.采購訂單應(yīng)明確采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點(diǎn)、付款方式等信息。（二）采購合同簽訂1.對于金額較大或重要的采購項(xiàng)目，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商簽訂《采購合同》。2.采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)、付款方式、違約責(zé)任等內(nèi)容。（三）采購進(jìn)度跟蹤1.采購部門應(yīng)定期跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時掌握供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度、發(fā)貨情況等。2.如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在交貨延遲、產(chǎn)品質(zhì)量問題等情況，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，要求其采取措施解決問題。（四）采購驗(yàn)收1.采購物品或服務(wù)到貨后，采購部門應(yīng)及時通知相關(guān)部門進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收部門應(yīng)按照采購合同或相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對采購物品或服務(wù)的質(zhì)量、數(shù)量、規(guī)格等進(jìn)行驗(yàn)收。3.如驗(yàn)收合格，驗(yàn)收部門應(yīng)填寫《采購驗(yàn)收單》；如驗(yàn)收不合格，驗(yàn)收部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其采取措施解決問題，并填寫《采購驗(yàn)收不合格報告》。六、采購付款（一）付款申請1.采購部門根據(jù)采購合同和采購驗(yàn)收單，填寫《采購付款申請表》，詳細(xì)說明采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、付款金額、付款方式等信息。2.《采購付款申請表》需經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)部門負(fù)責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后方可提交財務(wù)部門付款。（二）付款審核1.財務(wù)部門對采購付款申請表進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括采購合同的執(zhí)行情況、采購驗(yàn)收單的真實(shí)性、付款金額的準(zhǔn)確性等。2.如審核通過，財務(wù)部門按照采購合同約定的付款方式和時間進(jìn)行付款；如審核不通過，財務(wù)部門應(yīng)及時與采購部門溝通，說明原因并要求其補(bǔ)充相關(guān)資料或進(jìn)行整改。七、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別1.采購部門應(yīng)定期對采購活動進(jìn)行風(fēng)險識別，識別內(nèi)容包括市場風(fēng)險、供應(yīng)商風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、合同風(fēng)險、付款風(fēng)險等。2.采購部門應(yīng)建立風(fēng)險識別清單，對識別出的風(fēng)險進(jìn)行詳細(xì)記錄。（二）風(fēng)險評估1.采購部門根據(jù)風(fēng)險識別清單，對識別出的風(fēng)險進(jìn)行評估，評估內(nèi)容包括風(fēng)險發(fā)生的可能性、影響程度等。2.采購部門應(yīng)根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，對風(fēng)險進(jìn)行分類管理，分為高風(fēng)險、中風(fēng)險、低風(fēng)險。（三）風(fēng)險應(yīng)對1.對于高風(fēng)險，采購部門應(yīng)制定詳細(xì)的風(fēng)險應(yīng)對措施，如尋找替代供應(yīng)商、增加供應(yīng)商數(shù)量、簽訂補(bǔ)充協(xié)議等。2.對于中風(fēng)險，采購部門應(yīng)采取適當(dāng)?shù)娘L(fēng)險應(yīng)對措施，如加強(qiáng)供應(yīng)商管理、定期進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)等。3.對于低風(fēng)險，采購部門應(yīng)進(jìn)行持續(xù)監(jiān)控，確保風(fēng)險不會轉(zhuǎn)化為中風(fēng)險或高風(fēng)險。八、采購監(jiān)督與審計(jì)（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對采購活動進(jìn)行審計(jì)，審計(jì)內(nèi)容包括采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與執(zhí)行情況、采購付款的合規(guī)性等。2.采購部門應(yīng)積極配合內(nèi)部審計(jì)部門的工作，提供相關(guān)資料和信息。（二）外部監(jiān)督1.公司應(yīng)接受政府相關(guān)部門、行業(yè)協(xié)會等的監(jiān)督檢查，確保采購活動合法合規(guī)。2.采