外購(gòu)?fù)鈪f(xié)件管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司外購(gòu)?fù)鈪f(xié)件的管理，規(guī)范外購(gòu)?fù)鈪f(xié)業(yè)務(wù)流程，確保外購(gòu)?fù)鈪f(xié)件的質(zhì)量、交期和成本符合公司要求，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有外購(gòu)?fù)鈪f(xié)件的采購(gòu)、外協(xié)加工及相關(guān)管理活動(dòng)。（三）職責(zé)分工1.采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)外購(gòu)?fù)鈪f(xié)件供應(yīng)商的開(kāi)發(fā)、評(píng)估、選擇和管理。制定采購(gòu)計(jì)劃，下達(dá)采購(gòu)訂單，跟蹤采購(gòu)進(jìn)度，確保按時(shí)到貨。負(fù)責(zé)采購(gòu)合同的簽訂、執(zhí)行和變更管理。與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，處理采購(gòu)過(guò)程中的問(wèn)題和糾紛。2.技術(shù)部門(mén)提供外購(gòu)?fù)鈪f(xié)件的技術(shù)要求和圖紙，參與供應(yīng)商的技術(shù)評(píng)審。對(duì)外購(gòu)?fù)鈪f(xié)件的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)和驗(yàn)收，提出質(zhì)量改進(jìn)意見(jiàn)。協(xié)助解決采購(gòu)過(guò)程中的技術(shù)問(wèn)題。3.質(zhì)量部門(mén)制定外購(gòu)?fù)鈪f(xié)件的檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)流程。對(duì)外購(gòu)?fù)鈪f(xié)件進(jìn)行進(jìn)貨檢驗(yàn)和試驗(yàn)，確保質(zhì)量符合要求。對(duì)不合格品進(jìn)行評(píng)審和處理，跟蹤整改情況。參與供應(yīng)商的質(zhì)量評(píng)估和管理。4.生產(chǎn)部門(mén)根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃，提出外購(gòu)?fù)鈪f(xié)件的需求計(jì)劃。協(xié)助采購(gòu)部門(mén)進(jìn)行供應(yīng)商的選擇和評(píng)估。負(fù)責(zé)外購(gòu)?fù)鈪f(xié)件的到貨接收和入庫(kù)管理。反饋外購(gòu)?fù)鈪f(xié)件在生產(chǎn)過(guò)程中的質(zhì)量問(wèn)題和使用情況。5.財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)審核采購(gòu)合同的付款條款，辦理采購(gòu)付款手續(xù)。對(duì)外購(gòu)?fù)鈪f(xié)件的成本進(jìn)行核算和分析，提供成本控制建議。參與供應(yīng)商的價(jià)格談判和成本評(píng)估。二、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商開(kāi)發(fā)1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需求，通過(guò)多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商信息庫(kù)。2.對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，評(píng)估其生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制水平、價(jià)格水平、交貨期、售后服務(wù)等方面的情況。3.對(duì)于符合基本要求的供應(yīng)商，采購(gòu)部門(mén)組織相關(guān)部門(mén)進(jìn)行實(shí)地考察，填寫(xiě)《供應(yīng)商考察報(bào)告》。4.技術(shù)部門(mén)對(duì)外購(gòu)?fù)鈪f(xié)件的技術(shù)要求和圖紙進(jìn)行交底，確保供應(yīng)商能夠理解并滿足要求。5.質(zhì)量部門(mén)對(duì)供應(yīng)商的質(zhì)量管理體系進(jìn)行評(píng)估，要求供應(yīng)商提供相關(guān)質(zhì)量認(rèn)證文件。（二）供應(yīng)商評(píng)估1.采購(gòu)部門(mén)定期（每年至少一次）對(duì)現(xiàn)有供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括質(zhì)量、交期、價(jià)格、服務(wù)等方面。2.質(zhì)量部門(mén)負(fù)責(zé)提供供應(yīng)商的質(zhì)量評(píng)估數(shù)據(jù)，包括進(jìn)貨檢驗(yàn)合格率、退貨率、質(zhì)量問(wèn)題投訴等。3.生產(chǎn)部門(mén)負(fù)責(zé)提供供應(yīng)商的交貨期評(píng)估數(shù)據(jù)，包括按時(shí)交貨率、交貨延遲次數(shù)等。4.采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)提供供應(yīng)商的價(jià)格評(píng)估數(shù)據(jù)，包括采購(gòu)價(jià)格、價(jià)格波動(dòng)情況等。5.各部門(mén)根據(jù)評(píng)估結(jié)果填寫(xiě)《供應(yīng)商評(píng)估表》，采購(gòu)部門(mén)匯總后進(jìn)行綜合評(píng)估，確定供應(yīng)商等級(jí)。（三）供應(yīng)商選擇1.根據(jù)供應(yīng)商評(píng)估結(jié)果，采購(gòu)部門(mén)優(yōu)先選擇等級(jí)高、質(zhì)量好、交期準(zhǔn)、價(jià)格合理、服務(wù)優(yōu)的供應(yīng)商。2.對(duì)于重要的外購(gòu)?fù)鈪f(xié)件，應(yīng)選擇多家供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)，以降低供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)。3.采購(gòu)部門(mén)與選定的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨期、價(jià)格、付款方式、售后服務(wù)等條款。（四）供應(yīng)商管理1.采購(gòu)部門(mén)定期與供應(yīng)商溝通，了解其生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)情況，及時(shí)解決合作過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。2.質(zhì)量部門(mén)定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行質(zhì)量監(jiān)督和檢查，發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題及時(shí)通知供應(yīng)商整改，并跟蹤整改情況。3.生產(chǎn)部門(mén)根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃變化及時(shí)調(diào)整對(duì)外購(gòu)?fù)鈪f(xié)件的需求，采購(gòu)部門(mén)與供應(yīng)商協(xié)商調(diào)整交貨期和數(shù)量。4.對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)；對(duì)于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，采取警告、減少訂單量、暫停合作等措施，直至取消合作資格。三、采購(gòu)管理（一）采購(gòu)計(jì)劃1.生產(chǎn)部門(mén)根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃，提前[X]天提出外購(gòu)?fù)鈪f(xié)件的需求計(jì)劃，明確規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、交貨期等要求。2.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)需求計(jì)劃，結(jié)合庫(kù)存情況，制定采購(gòu)計(jì)劃，明確采購(gòu)品種、數(shù)量、采購(gòu)時(shí)間等。3.采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)經(jīng)過(guò)相關(guān)部門(mén)審核，確保其合理性和可行性。審核通過(guò)后的采購(gòu)計(jì)劃作為采購(gòu)訂單下達(dá)的依據(jù)。（二）采購(gòu)訂單1.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃，向選定的供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單。采購(gòu)訂單應(yīng)明確采購(gòu)品種、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、交貨期、價(jià)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、包裝要求等內(nèi)容。2.采購(gòu)訂單下達(dá)后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)跟蹤訂單執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。3.如因生產(chǎn)計(jì)劃變更等原因需要變更采購(gòu)訂單，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，簽訂變更協(xié)議，并確保變更后的訂單得到有效執(zhí)行。（三）采購(gòu)合同1.采購(gòu)部門(mén)與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。采購(gòu)合同應(yīng)包括但不限于以下內(nèi)容：合同雙方的名稱、地址、聯(lián)系方式等。采購(gòu)品種、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨期等。質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式及標(biāo)準(zhǔn)。付款方式及期限。違約責(zé)任及爭(zhēng)議解決方式。2.采購(gòu)合同簽訂后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門(mén)，如技術(shù)部門(mén)、質(zhì)量部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等，以便各部門(mén)按照合同要求進(jìn)行工作。3.采購(gòu)合同執(zhí)行過(guò)程中，如發(fā)生糾紛，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決；協(xié)商不成的，可按照合同約定的爭(zhēng)議解決方式進(jìn)行處理。（四）采購(gòu)成本控制1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)通過(guò)市場(chǎng)調(diào)研、供應(yīng)商談判等方式，合理控制采購(gòu)價(jià)格，降低采購(gòu)成本。2.在采購(gòu)過(guò)程中，應(yīng)充分考慮采購(gòu)批量、交貨期、付款方式等因素對(duì)成本的影響，選擇最優(yōu)的采購(gòu)方案。3.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)外購(gòu)?fù)鈪f(xié)件的采購(gòu)成本進(jìn)行核算和分析，提出成本控制建議，協(xié)助采購(gòu)部門(mén)降低采購(gòu)成本。四、外協(xié)加工管理（一）外協(xié)加工計(jì)劃1.生產(chǎn)部門(mén)根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃，結(jié)合自身生產(chǎn)能力，確定需要外協(xié)加工的零部件清單，明確規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、加工要求、交貨期等。2.技術(shù)部門(mén)對(duì)外協(xié)加工零部件的技術(shù)要求和圖紙進(jìn)行交底，確保外協(xié)加工單位能夠理解并滿足要求。3.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)外協(xié)加工計(jì)劃，選擇合適的外協(xié)加工單位，簽訂外協(xié)加工合同。（二）外協(xié)加工合同1.外協(xié)加工合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括加工品種、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、加工價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式等條款。2.合同簽訂后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門(mén)，如技術(shù)部門(mén)、質(zhì)量部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等，以便各部門(mén)按照合同要求進(jìn)行工作。3.外協(xié)加工合同執(zhí)行過(guò)程中，如發(fā)生糾紛，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與外協(xié)加工單位協(xié)商解決；協(xié)商不成的，可按照合同約定的爭(zhēng)議解決方式進(jìn)行處理。（三）外協(xié)加工過(guò)程控制1.技術(shù)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)外協(xié)加工單位進(jìn)行技術(shù)指導(dǎo)和監(jiān)督，確保加工過(guò)程符合技術(shù)要求。2.質(zhì)量部門(mén)應(yīng)制定外協(xié)加工件的檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)流程，對(duì)外協(xié)加工件進(jìn)行檢驗(yàn)和試驗(yàn)，確保質(zhì)量符合要求。3.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)外協(xié)加工單位的加工進(jìn)度進(jìn)行跟蹤，及時(shí)協(xié)調(diào)解決加工過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，確保按時(shí)交貨。（四）外協(xié)加工成本控制1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)通過(guò)與外協(xié)加工單位談判等方式，合理控制外協(xié)加工價(jià)格，降低外協(xié)加工成本。2.在選擇外協(xié)加工單位時(shí)，應(yīng)充分考慮其加工能力、質(zhì)量水平、價(jià)格等因素，選擇最優(yōu)的外協(xié)加工單位。3.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)外協(xié)加工成本進(jìn)行核算和分析，提出成本控制建議，協(xié)助采購(gòu)部門(mén)降低外協(xié)加工成本。五、質(zhì)量控制（一）進(jìn)貨檢驗(yàn)1.質(zhì)量部門(mén)制定外購(gòu)?fù)鈪f(xié)件的進(jìn)貨檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)流程，明確檢驗(yàn)項(xiàng)目、檢驗(yàn)方法、檢驗(yàn)頻次等。2.外購(gòu)?fù)鈪f(xié)件到貨后，倉(cāng)庫(kù)應(yīng)及時(shí)通知質(zhì)量部門(mén)進(jìn)行檢驗(yàn)。質(zhì)量部門(mén)按照檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和流程對(duì)外購(gòu)?fù)鈪f(xié)件進(jìn)行檢驗(yàn)，填寫(xiě)《進(jìn)貨檢驗(yàn)記錄》。3.對(duì)于檢驗(yàn)合格的外購(gòu)?fù)鈪f(xié)件，質(zhì)量部門(mén)出具《進(jìn)貨檢驗(yàn)合格報(bào)告》，倉(cāng)庫(kù)辦理入庫(kù)手續(xù)；對(duì)于檢驗(yàn)不合格的外購(gòu)?fù)鈪f(xié)件，質(zhì)量部門(mén)出具《進(jìn)貨檢驗(yàn)不合格報(bào)告》，采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商處理。（二）過(guò)程檢驗(yàn)1.在生產(chǎn)過(guò)程中，質(zhì)量部門(mén)應(yīng)對(duì)使用的外購(gòu)?fù)鈪f(xié)件進(jìn)行定期或不定期的抽檢，確保其質(zhì)量符合要求。2.對(duì)于發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量問(wèn)題，質(zhì)量部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知生產(chǎn)部門(mén)停止使用，并對(duì)不合格品進(jìn)行隔離和標(biāo)識(shí)。3.采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求供應(yīng)商對(duì)不合格品進(jìn)行處理或更換。（三）成品檢驗(yàn)1.產(chǎn)品生產(chǎn)完成后，質(zhì)量部門(mén)按照產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對(duì)成品進(jìn)行檢驗(yàn)，確保成品質(zhì)量符合要求。2.對(duì)于檢驗(yàn)合格的成品，質(zhì)量部門(mén)出具《成品檢驗(yàn)合格報(bào)告》，準(zhǔn)予入庫(kù)或發(fā)貨；對(duì)于檢驗(yàn)不合格的成品，質(zhì)量部門(mén)出具《成品檢驗(yàn)不合格報(bào)告》，生產(chǎn)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)不合格品進(jìn)行返工或報(bào)廢處理。（四）質(zhì)量改進(jìn)1.質(zhì)量部門(mén)定期對(duì)采購(gòu)的外購(gòu)?fù)鈪f(xié)件質(zhì)量情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，找出質(zhì)量問(wèn)題的原因和規(guī)律。2.針對(duì)質(zhì)量問(wèn)題，組織相關(guān)部門(mén)召開(kāi)質(zhì)量分析會(huì)議，制定質(zhì)量改進(jìn)措施，并跟蹤措施的執(zhí)行情況。3.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的質(zhì)量控制，要求供應(yīng)商采取有效的質(zhì)量改進(jìn)措施，提高外購(gòu)?fù)鈪f(xié)件的質(zhì)量水平。六、交貨期管理（一）交貨期確認(rèn)1.采購(gòu)部門(mén)在下達(dá)采購(gòu)訂單或簽訂外協(xié)加工合同時(shí)，應(yīng)與供應(yīng)商或外協(xié)加工單位明確交貨期，并要求其簽字確認(rèn)。2.供應(yīng)商或外協(xié)加工單位應(yīng)按照約定的交貨期按時(shí)交貨，如因特殊原因需要延遲交貨，應(yīng)提前[X]天通知采購(gòu)部門(mén)，并說(shuō)明延遲原因和預(yù)計(jì)交貨時(shí)間。（二）交貨期跟蹤1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)建立交貨期跟蹤臺(tái)賬，及時(shí)記錄采購(gòu)訂單或外協(xié)加工合同的執(zhí)行情況，包括預(yù)計(jì)交貨期、實(shí)際交貨期等。2.定期對(duì)交貨期進(jìn)行跟蹤檢查，對(duì)于即將到期的訂單或合同，及時(shí)提醒供應(yīng)商或外協(xié)加工單位按時(shí)交貨。3.如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商或外協(xié)加工單位可能無(wú)法按時(shí)交貨，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與對(duì)方溝通協(xié)商，采取措施確保交貨期不受影響。（三）逾期交貨處理1.對(duì)于逾期交貨的供應(yīng)商或外協(xié)加工單位，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)按照合同約定追究其違約責(zé)任，如扣除違約金、暫停合作等。2.逾期交貨給公司造成損失的，供應(yīng)商或外協(xié)加工單位應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)調(diào)整生產(chǎn)計(jì)劃，減少逾期交貨對(duì)公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的影響。七、付款管理（一）付款申請(qǐng)1.采購(gòu)部門(mén)在收到供應(yīng)商的發(fā)票和送貨單后，應(yīng)及時(shí)核對(duì)發(fā)票信息和貨物數(shù)量、質(zhì)量等情況。2.核對(duì)無(wú)誤后，采購(gòu)部門(mén)填寫(xiě)《付款申請(qǐng)單》，注明采購(gòu)訂單號(hào)、供應(yīng)商名稱、付款金額、付款方式等內(nèi)容，并附上發(fā)票、送貨單等相關(guān)憑證。3.《付款申請(qǐng)單》經(jīng)采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交財(cái)務(wù)部門(mén)審核。（二）付款審核1.財(cái)務(wù)部門(mén)收到《付款申請(qǐng)單》后，對(duì)其進(jìn)行審核，主要審核付款金額是否準(zhǔn)確、付款方式是否符合合同約定、相關(guān)憑證是否齊全等。2.如審核通過(guò)，財(cái)務(wù)部門(mén)在《付款申請(qǐng)單》上簽字，并按照公司財(cái)務(wù)制度辦理付款手續(xù)；如審核不通過(guò)，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)注明原因，退回采購(gòu)部門(mén)重新修改。（三）付款執(zhí)行1.財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)審核通過(guò)的《付款申請(qǐng)單》，安排資金進(jìn)行付款。付款方式包括支票、匯票、電匯等，具體付款方式按照合同約定執(zhí)行。2.付款完成后，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)登記付款臺(tái)賬，記錄付款日期、付款金額、付款方式等信息。八、文件管理（一）文件分類1.外購(gòu)?fù)鈪f(xié)件管理文件主要包括采購(gòu)合同、外協(xié)加工合同、采購(gòu)訂單、進(jìn)貨檢驗(yàn)記錄、成品檢驗(yàn)記錄、供應(yīng)商評(píng)估表、供應(yīng)商考察報(bào)告等。2.按照文件的性質(zhì)和用途，將其分為合同文件、訂單文件、檢驗(yàn)文件、評(píng)估文件等類別。（二）文件編號(hào)1.為便于文件的識(shí)別和管理，對(duì)各類文件進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。編號(hào)規(guī)則如下：采購(gòu)合同：CGHT+年份+序號(hào)外協(xié)加工合同：WXJGHT+年份+序號(hào)采購(gòu)訂單：CGDD+年份+序號(hào)進(jìn)貨檢驗(yàn)記錄：JH檢驗(yàn)記錄+年份+序號(hào)成品檢驗(yàn)記錄：CP檢驗(yàn)記錄+年份+序號(hào)供應(yīng)商評(píng)估表：GYSPPG+年份+序號(hào)供應(yīng)商考察報(bào)告：GYSPKC+年份+序號(hào)2.序號(hào)為三位數(shù)字，從001開(kāi)始依次編號(hào)。（三）文件歸檔1.采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)采購(gòu)合同、采購(gòu)訂單等文件的收集、整理和歸檔；質(zhì)量部門(mén)負(fù)責(zé)進(jìn)貨檢驗(yàn)記錄、成品