代購采購日常管理制度總則目的為規(guī)范公司代購采購日常管理工作，確保代購采購活動的順利進行，保障公司利益，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及代購采購活動的部門及人員?；驹瓌t1.合法性原則：代購采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關政策要求。2.合規(guī)性原則：嚴格按照公司規(guī)定的流程和標準執(zhí)行，確保操作規(guī)范。3.效益性原則：在保證質(zhì)量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。4.保密性原則：參與代購采購的人員應對涉及的商業(yè)機密、采購信息等嚴格保密。代購采購流程需求提出1.使用部門填寫申請：各使用部門根據(jù)實際工作需要，填寫《代購采購申請表》，詳細注明代購采購物品或服務的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預算、需求時間等信息。2.部門負責人審核：使用部門負責人對申請表進行審核，確認需求的合理性和必要性，簽字后提交至采購部門。采購審批1.采購部門初審：采購部門收到申請表后，對需求進行初步審核，核實預算是否合理，采購渠道是否可行等。2.財務部門審核：財務部門對采購預算進行審核，確保采購費用在公司預算范圍內(nèi)，簽字確認。3.分管領導審批：根據(jù)采購金額大小，報分管領導審批。金額較小的由分管領導直接審批；金額較大的需經(jīng)公司管理層會議討論通過后，由分管領導審批。供應商選擇1.建立供應商庫：采購部門負責建立和維護公司的供應商庫，收集供應商的基本信息、資質(zhì)證明、產(chǎn)品報價、服務質(zhì)量等資料。2.篩選供應商：根據(jù)采購需求，從供應商庫中篩選出合適的供應商，邀請其提供詳細的報價和方案。3.評估與比較：采購部門組織相關人員對供應商的報價、產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務等進行評估和比較，選擇最優(yōu)供應商。采購執(zhí)行1.簽訂采購合同：采購部門與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括采購物品或服務的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式等條款。2.跟蹤采購進度：采購人員負責跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時與供應商溝通協(xié)調(diào)，確保按時、按質(zhì)、按量交貨。3.到貨驗收：采購物品到貨后，采購部門通知使用部門、質(zhì)量檢驗部門等相關人員進行驗收。驗收內(nèi)容包括數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等，驗收合格后填寫《驗收單》。付款結算1.發(fā)票審核：采購人員收到供應商開具的發(fā)票后，核對發(fā)票信息與采購合同是否一致，包括發(fā)票金額、貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量等。2.付款申請：采購人員填寫《付款申請表》，附上發(fā)票、驗收單等相關憑證，經(jīng)采購部門負責人、財務部門審核后，提交至分管領導審批。3.付款執(zhí)行：財務部門根據(jù)審批后的付款申請，按照合同約定的付款方式進行付款結算。采購人員職責采購專員1.負責收集、整理采購需求信息，及時與使用部門溝通，確保需求明確。2.按照采購流程，進行供應商選擇、詢價、比價、議價等工作，爭取最優(yōu)采購價格和條件。3.負責采購合同的起草、簽訂、執(zhí)行和跟蹤，確保合同的順利履行。4.及時處理采購過程中的各種問題，如交貨延遲、質(zhì)量問題等，與供應商協(xié)商解決方案。5.定期更新供應商信息，維護供應商庫，建立良好的供應商合作關系。6.協(xié)助財務部門進行采購付款申請和發(fā)票審核等工作。采購主管1.負責采購部門的日常管理工作，制定采購計劃和工作流程，合理安排采購人員的工作任務。2.審核采購申請表，對采購需求進行綜合評估，提出審核意見。3.參與供應商的評估和選擇，指導采購專員與供應商進行商務談判。4.監(jiān)督采購合同的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的重大問題。5.定期向上級領導匯報采購工作進展情況，提供采購數(shù)據(jù)分析和建議。6.負責采購團隊的培訓和考核，提升團隊整體業(yè)務水平。供應商管理供應商準入1.資質(zhì)審核：采購部門對申請進入供應商庫的供應商進行資質(zhì)審核，要求提供營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織機構代碼證、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認證等相關證明文件。2.實地考察：對于重要供應商或首次合作的供應商，采購部門組織相關人員進行實地考察，了解供應商的生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理體系、售后服務能力等。3.樣品測試：要求供應商提供樣品進行測試，檢驗產(chǎn)品質(zhì)量是否符合公司要求。4.準入審批：經(jīng)資質(zhì)審核、實地考察和樣品測試合格的供應商，填寫《供應商準入申請表》，報采購部門負責人、分管領導審批后，納入公司供應商庫。供應商評估1.定期評估：采購部門每年對供應商進行一次定期評估，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務、合作配合度等方面。2.日常評價：采購人員在采購過程中對供應商的表現(xiàn)進行日常評價，記錄供應商的交貨及時性、產(chǎn)品質(zhì)量問題等情況。3.評估指標設定：根據(jù)公司采購需求和重點關注方面，設定供應商評估指標體系，明確各項指標的權重和評分標準。4.評估結果應用：根據(jù)評估結果，對供應商進行分類管理。對于優(yōu)秀供應商，給予更多的合作機會和優(yōu)惠政策；對于表現(xiàn)不佳的供應商，要求其限期整改，整改仍不合格的，取消其供應商資格。供應商淘汰1.主動淘汰：對于出現(xiàn)嚴重質(zhì)量問題、交貨延遲頻繁、售后服務差等情況的供應商，采購部門主動提出淘汰建議，報分管領導審批后執(zhí)行。2.被動淘汰：如果供應商違反采購合同約定，如提供虛假信息、擅自更改產(chǎn)品規(guī)格等，采購部門有權立即終止合作，并將其從供應商庫中淘汰。3.淘汰通知：采購部門向被淘汰的供應商發(fā)出書面通知，說明淘汰原因和終止合作的時間。4.后續(xù)處理：對被淘汰供應商的未完成訂單、庫存等進行妥善處理，確保公司利益不受損失。采購風險管理市場風險1.價格波動風險：關注市場價格動態(tài)，建立價格預警機制。對于價格波動較大的采購物品，提前制定應對策略，如簽訂長期合同、套期保值等。2.供應短缺風險：分析市場供應形勢，與主要供應商保持密切溝通，建立應急供應渠道。對于關鍵物資，適當增加安全庫存，以應對供應短缺情況。質(zhì)量風險1.嚴格質(zhì)量標準：在采購合同中明確質(zhì)量標準和驗收方法，要求供應商提供質(zhì)量合格證明文件。2.加強檢驗檢測：到貨驗收時，嚴格按照質(zhì)量標準進行檢驗檢測，確保采購物品質(zhì)量符合要求。對于重要物資，可委托第三方檢測機構進行檢測。3.質(zhì)量問題處理：如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，及時與供應商溝通，要求其采取整改措施。對于質(zhì)量不合格的產(chǎn)品，按照合同約定進行退換貨或索賠處理。合同風險1.合同審核：采購合同簽訂前，由法務部門或?qū)I(yè)法律人員對合同條款進行審核，確保合同合法合規(guī)，明確雙方權利義務。2.合同執(zhí)行監(jiān)督：采購人員負責跟蹤合同執(zhí)行情況，及時發(fā)現(xiàn)并解決合同履行過程中的問題。如遇合同變更或糾紛，及時與供應商協(xié)商，并按照合同約定和公司相關規(guī)定進行處理。人員風險1.廉潔自律教育：加強對采購人員的廉潔自律教育，簽訂廉潔承諾書，防止采購人員接受供應商賄賂或不正當利益。2.監(jiān)督考核機制：建立健全采購人員監(jiān)督考核機制，對采購人員的工作表現(xiàn)、廉潔自律情況等進行定期考核，對違規(guī)行為嚴肅處理。采購成本控制預算控制1.采購預算編制：采購部門根據(jù)公司年度經(jīng)營計劃和各部門采購需求，編制年度采購預算。采購預算應明確采購項目、金額、時間等，并報財務部門審核。2.預算執(zhí)行監(jiān)控：財務部門對采購預算執(zhí)行情況進行監(jiān)控，定期對比實際采購支出與預算金額，及時發(fā)現(xiàn)偏差并分析原因。采購部門應嚴格按照預算執(zhí)行采購任務，確需調(diào)整預算的，按規(guī)定程序辦理審批手續(xù)。價格控制1.市場調(diào)研：采購人員定期進行市場調(diào)研，了解同類產(chǎn)品或服務的價格水平和價格走勢，為采購談判提供參考依據(jù)。2.談判技巧運用：在采購談判中，運用合理的談判技巧，爭取最優(yōu)采購價格。與供應商進行充分溝通，了解其成本結構和價格底線，通過協(xié)商達成雙方都能接受的價格。3.批量采購策略：對于采購量大且價格波動較小的物品，采用批量采購方式，爭取獲得批量折扣，降低采購成本。成本分析1.采購成本核算：定期對采購成本進行核算，分析采購價格、運輸費用、倉儲費用、稅費等各項成本構成，找出成本控制的關鍵點。2.成本效益評估：對采購項目進行成本效益評估，不僅考慮采購成本，還要綜合評估采購物品或服務對公司生產(chǎn)經(jīng)營的影響。對于成本過高但對公司業(yè)務至關重要的采購項目，進行專項分析，尋求降低成本的可行方案。采購信息管理采購檔案管理1.檔案收集：采購人員負責收集采購活動過程中產(chǎn)生的各類文件和資料，包括采購申請表、采購合同、報價單、驗收單、發(fā)票等。2.檔案整理：按照文件類別和時間順序，對采購檔案進行整理，確保檔案資料完整、清晰、有序。3.檔案存儲：將整理好的采購檔案存儲在專用的檔案柜或電子存儲系統(tǒng)中，便于查詢和保管。4.檔案查閱：嚴格控制采購檔案的查閱權限，因工作需要查閱檔案的，需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)相關負責人審批后，在指定地點查閱。采購數(shù)據(jù)分析1.數(shù)據(jù)收集：采購部門定期收集采購相關數(shù)據(jù)，包括采購金額、采購數(shù)量、采購頻率、供應商信息等。2.數(shù)據(jù)分析方法：運用數(shù)據(jù)分析工具和方法，對采購數(shù)據(jù)進行分析，如采購趨勢分析、供應商績效分析、成本分析等。3.分析報告編制：根據(jù)數(shù)據(jù)分析結果，編制采購數(shù)據(jù)分析報告，為公司決策提供參考依據(jù)。報告內(nèi)容應包括分析目的、數(shù)據(jù)來源、分析方法、主要結論和建議等。4.決策支持：將采購數(shù)據(jù)分析報告提交給公司管理層和相關部門，為采購決策、供應商管理、成本控制等提供支持。監(jiān)督與考核內(nèi)部監(jiān)督1.審計部門監(jiān)督：公司審計部門定期對采購活動進行審計，檢查采購流程是否合規(guī)、采購合同是否規(guī)范、采購成本是否合理等。2.紀檢監(jiān)察部門監(jiān)督：紀檢監(jiān)察部門對采購人員的廉潔自律情況進行監(jiān)督，受理舉報和投訴，嚴肅查處違規(guī)違紀行為。3.內(nèi)部檢查：采購部門定期進行內(nèi)部自查，對采購工作進行自我評估，發(fā)現(xiàn)問題及時整改?？己嗽u價1.考核指標設定：根據(jù)采購人員的工作職責和目標，設定考核指標體系，包括采購任務完成情況、采購成本控制、供應商管理、合同執(zhí)行情況、廉潔自律等方面。2.考核周期：采購人員考核周期為年度考核，每年末進行一次全面考核。3.考核方式：考核采用自評、上級評價、同事