經(jīng)銷商費用核銷管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司經(jīng)銷商費用的核銷管理，確保費用支出合理、合規(guī)、有效，提高資金使用效率，加強對經(jīng)銷商的管理與支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司與經(jīng)銷商簽訂的各類銷售合同及合作協(xié)議中涉及的費用核銷管理。（三）基本原則1.真實性原則：費用核銷必須以真實發(fā)生的業(yè)務(wù)為依據(jù)，提供的票據(jù)和資料應(yīng)真實、合法、有效。2.合規(guī)性原則：費用的支出應(yīng)符合國家法律法規(guī)、公司財務(wù)制度以及相關(guān)銷售政策的規(guī)定。3.合理性原則：費用的核定應(yīng)基于合理的業(yè)務(wù)需求和市場行情，確保費用支出與所產(chǎn)生的效益相匹配。4.及時性原則：經(jīng)銷商應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)提交費用核銷申請，公司應(yīng)及時審核并辦理核銷手續(xù)。二、費用分類及定義（一）市場推廣費用1.定義：為提升產(chǎn)品市場知名度、促進銷售而開展的各類市場推廣活動所產(chǎn)生的費用，包括廣告宣傳費、促銷活動費、市場調(diào)研費等。2.具體范圍廣告宣傳費：如電視廣告、報紙廣告、網(wǎng)絡(luò)廣告投放費用，戶外廣告牌制作及投放費用等。促銷活動費：促銷贈品費用、促銷場地布置費用、促銷人員費用等。市場調(diào)研費：委托專業(yè)機構(gòu)進行市場調(diào)研的費用，自行開展市場調(diào)研的問卷印刷、調(diào)查人員勞務(wù)等費用。（二）渠道建設(shè)費用1.定義：用于拓展銷售渠道、優(yōu)化渠道布局、提升渠道銷售能力等方面的費用，包括渠道拓展費、渠道管理費、渠道促銷費等。2.具體范圍渠道拓展費：開發(fā)新經(jīng)銷商的洽談、簽約費用，新渠道建設(shè)的前期籌備費用等。渠道管理費：對經(jīng)銷商進行培訓(xùn)、指導(dǎo)、監(jiān)督等管理活動所產(chǎn)生的費用，如培訓(xùn)講師費用、培訓(xùn)教材費用、管理軟件使用費用等。渠道促銷費：針對經(jīng)銷商的專項促銷活動費用，如經(jīng)銷商進貨獎勵、銷售返利等。（三）物流費用1.定義：產(chǎn)品從公司倉庫到經(jīng)銷商指定地點的運輸、倉儲等物流環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的費用，包括運輸費、倉儲費、物流保險費等。2.具體范圍運輸費：委托物流公司運輸產(chǎn)品的費用，自有運輸車輛的燃油費、過路費、車輛折舊及維修保養(yǎng)費等。倉儲費：租賃倉庫的費用，倉庫管理人員工資及福利費用，倉儲設(shè)備的折舊及維護費用等。物流保險費：為產(chǎn)品運輸過程購買保險的費用。（四）售后服務(wù)費用1.定義：為保障產(chǎn)品售后質(zhì)量、解決客戶問題而產(chǎn)生的費用，包括維修材料費、維修人工費、客戶投訴處理費等。2.具體范圍維修材料費：用于產(chǎn)品維修、更換零部件的材料費用。維修人工費：維修人員的工資、獎金及福利費用，以及外聘維修人員的勞務(wù)費用?？蛻敉对V處理費：處理客戶投訴所產(chǎn)生的交通、通訊、賠償?shù)荣M用。（五）其他費用1.定義：除上述四類費用外，因與經(jīng)銷商合作產(chǎn)生的其他合理費用，如業(yè)務(wù)招待費、差旅費等。2.具體范圍業(yè)務(wù)招待費：為維護與經(jīng)銷商的良好合作關(guān)系，在業(yè)務(wù)往來中發(fā)生的餐飲、住宿、禮品等費用。差旅費：公司人員因拜訪經(jīng)銷商、處理業(yè)務(wù)等發(fā)生的交通、住宿、餐飲等費用。三、費用核銷流程（一）申請經(jīng)銷商應(yīng)在費用發(fā)生后[X]個工作日內(nèi)，填寫《經(jīng)銷商費用核銷申請表》（以下簡稱“申請表”），詳細注明費用發(fā)生的時間、事由、金額、涉及的產(chǎn)品或項目等信息，并附上相關(guān)的票據(jù)和資料。票據(jù)應(yīng)真實、合法、有效，符合公司財務(wù)制度的要求，如發(fā)票、收據(jù)、合同協(xié)議等。（二）初審1.提交申請：經(jīng)銷商將填好的申請表及相關(guān)資料提交至公司銷售部門。2.部門審核：銷售部門收到申請后，應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)對費用的真實性、合理性進行初審。審核內(nèi)容包括費用是否與銷售業(yè)務(wù)相關(guān)、是否符合公司銷售政策和市場推廣計劃、申請資料是否齊全等。對于審核通過的申請，銷售部門在申請表上簽署意見并加蓋部門章；對于審核不通過的申請，銷售部門應(yīng)注明原因，退還經(jīng)銷商補充或修改資料。（三）復(fù)審1.資料移送：銷售部門將初審?fù)ㄟ^的申請資料移送至公司財務(wù)部門。2.財務(wù)審核：財務(wù)部門收到申請后，應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)對費用的合規(guī)性、票據(jù)的真實性和有效性進行復(fù)審。審核內(nèi)容包括費用是否符合公司財務(wù)制度、發(fā)票是否符合稅務(wù)規(guī)定、報銷金額是否準確等。對于審核通過的申請，財務(wù)部門在申請表上簽署意見并加蓋部門章；對于審核不通過的申請，財務(wù)部門應(yīng)注明原因，退還銷售部門告知經(jīng)銷商。（四）審批1.權(quán)限設(shè)定：根據(jù)費用金額大小，設(shè)定不同的審批權(quán)限。費用金額在[X]元以下的，由銷售部門負責(zé)人審批。費用金額在[X]元至[X]元之間的，由分管銷售的副總經(jīng)理審批。費用金額在[X]元以上的，由總經(jīng)理審批。2.提交審批：銷售部門將經(jīng)財務(wù)部門復(fù)審?fù)ㄟ^的申請?zhí)峤恢料鄳?yīng)審批人進行審批。審批人應(yīng)在收到申請后的[X]個工作日內(nèi)完成審批，并簽署審批意見。（五）核銷1.支付通知：審批通過后，財務(wù)部門根據(jù)審批意見出具《費用核銷支付通知》，通知公司出納部門在[X]個工作日內(nèi)將核銷款項支付給經(jīng)銷商。2.款項支付：出納部門收到支付通知后，應(yīng)按照公司財務(wù)支付流程及時辦理款項支付手續(xù)。支付方式可根據(jù)公司與經(jīng)銷商的約定，選擇銀行轉(zhuǎn)賬、支票等方式。3.賬務(wù)處理：財務(wù)部門在款項支付后，應(yīng)及時進行賬務(wù)處理，將相關(guān)費用計入相應(yīng)的會計科目，確保財務(wù)數(shù)據(jù)的準確性和完整性。四、費用核銷標準及要求（一）市場推廣費用1.廣告宣傳費廣告投放應(yīng)簽訂正式合同，明確廣告投放的媒體、時間、頻次、費用等詳細條款。發(fā)票應(yīng)注明廣告內(nèi)容、投放時間、投放媒體等信息，與廣告合同內(nèi)容一致。對于廣告效果評估，銷售部門應(yīng)在廣告投放結(jié)束后的[X]個工作日內(nèi)提交評估報告，分析廣告投放對銷售業(yè)績、品牌知名度等方面的影響。2.促銷活動費促銷活動方案應(yīng)提前報公司銷售部門審批，方案應(yīng)包括活動目的、時間、地點、形式、參與人員、費用預(yù)算等詳細內(nèi)容。促銷贈品應(yīng)建立出入庫管理制度，詳細記錄贈品的型號、數(shù)量、領(lǐng)取時間、領(lǐng)取經(jīng)銷商等信息。贈品的采購發(fā)票應(yīng)注明贈品名稱、規(guī)格、數(shù)量、金額等信息。促銷活動現(xiàn)場照片、視頻等資料應(yīng)作為附件一并提交，用于證明活動的真實性和有效性。3.市場調(diào)研費市場調(diào)研項目應(yīng)簽訂委托合同，明確調(diào)研目的、內(nèi)容、方法、時間、費用等條款。調(diào)研機構(gòu)應(yīng)具備相應(yīng)的資質(zhì)和專業(yè)能力，調(diào)研報告應(yīng)內(nèi)容完整、數(shù)據(jù)詳實、分析客觀，對公司市場決策具有參考價值。調(diào)研費用發(fā)票應(yīng)注明調(diào)研項目名稱、內(nèi)容、時間等信息，與委托合同內(nèi)容一致。（二）渠道建設(shè)費用1.渠道拓展費開發(fā)新經(jīng)銷商的費用應(yīng)與新經(jīng)銷商的合作潛力、預(yù)期銷售業(yè)績等相匹配，費用支出應(yīng)合理、必要。相關(guān)費用發(fā)票應(yīng)注明開發(fā)經(jīng)銷商的名稱、洽談時間、簽約時間等信息，與合作協(xié)議內(nèi)容一致。新經(jīng)銷商開發(fā)成功后，應(yīng)在一定期限內(nèi)達到公司設(shè)定的銷售目標，否則應(yīng)對前期渠道拓展費用進行評估和調(diào)整。2.渠道管理費渠道培訓(xùn)計劃應(yīng)提前制定，明確培訓(xùn)內(nèi)容、時間、地點、參與人員等信息，并報公司銷售部門備案。培訓(xùn)費用發(fā)票應(yīng)注明培訓(xùn)項目名稱、時間、地點、參與人員等信息，與培訓(xùn)計劃內(nèi)容一致。渠道管理軟件的使用應(yīng)符合公司規(guī)定，相關(guān)費用發(fā)票應(yīng)注明軟件名稱、使用期限、費用金額等信息。對經(jīng)銷商的管理活動應(yīng)建立記錄和評估機制，定期評估管理效果，根據(jù)評估結(jié)果調(diào)整管理費用預(yù)算。3.渠道促銷費渠道促銷活動方案應(yīng)提前報公司銷售部門審批，方案應(yīng)明確促銷目的、時間、對象、方式、費用預(yù)算等內(nèi)容。經(jīng)銷商進貨獎勵、銷售返利等應(yīng)按照公司制定的政策執(zhí)行，計算依據(jù)應(yīng)準確、清晰，相關(guān)數(shù)據(jù)應(yīng)可追溯。渠道促銷費用的支付應(yīng)與經(jīng)銷商的進貨量、銷售量等業(yè)績指標掛鉤，確保費用支出能夠有效激勵經(jīng)銷商提升銷售業(yè)績。（三）物流費用1.運輸費委托物流公司運輸應(yīng)簽訂運輸合同，明確運輸貨物的名稱、數(shù)量、起運地、目的地、運輸價格、運輸時間等條款。運輸費用發(fā)票應(yīng)注明運輸貨物信息、起運地、目的地、運輸時間等內(nèi)容，與運輸合同一致。自有運輸車輛的費用報銷應(yīng)按照公司車輛管理制度執(zhí)行，油費發(fā)票應(yīng)注明加油時間、車輛牌號等信息，過路費發(fā)票應(yīng)注明通行時間、路段等信息，車輛維修保養(yǎng)費發(fā)票應(yīng)注明維修保養(yǎng)項目、時間等信息。定期對運輸成本進行分析和核算，評估運輸費用的合理性，根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展情況適時調(diào)整運輸方式或運輸價格。2.倉儲費租賃倉庫合同應(yīng)明確租賃面積、租金標準、租賃期限、支付方式等條款。倉儲費用發(fā)票應(yīng)注明倉庫地址、租賃期限、費用金額等信息，與租賃合同一致。倉庫管理人員工資及福利費用應(yīng)按照公司薪酬管理制度執(zhí)行，相關(guān)費用報銷應(yīng)提供人員考勤記錄、工資發(fā)放清單等資料。定期對倉儲物資進行盤點，確保賬實相符。根據(jù)庫存情況和業(yè)務(wù)需求，合理調(diào)整倉儲規(guī)模，控制倉儲成本。3.物流保險費物流保險合同應(yīng)明確保險標的、保險金額、保險費率、保險期限等條款。保險費用發(fā)票應(yīng)注明保險信息、費用金額等內(nèi)容，與保險合同一致。對物流保險的理賠情況進行跟蹤和記錄，分析保險費用的合理性，根據(jù)物流業(yè)務(wù)風(fēng)險狀況適時調(diào)整保險方案和保險費用。（四）售后服務(wù)費用1.維修材料費維修材料應(yīng)建立采購和領(lǐng)用管理制度，詳細記錄材料的型號、規(guī)格、數(shù)量、采購時間、領(lǐng)用時間、領(lǐng)用經(jīng)銷商等信息。采購發(fā)票應(yīng)注明材料名稱、規(guī)格、數(shù)量、金額等信息，與采購記錄一致。維修材料的庫存管理應(yīng)定期進行盤點，確保賬實相符。根據(jù)維修業(yè)務(wù)量和庫存情況，合理控制維修材料的采購數(shù)量和庫存水平，降低庫存成本。2.維修人工費維修人員工資及福利費用應(yīng)按照公司薪酬管理制度執(zhí)行，相關(guān)費用報銷應(yīng)提供人員考勤記錄、工資發(fā)放清單等資料。外聘維修人員的勞務(wù)費用應(yīng)簽訂勞務(wù)合同，明確勞務(wù)內(nèi)容、費用標準、支付方式等條款。勞務(wù)費用發(fā)票應(yīng)注明勞務(wù)人員信息、勞務(wù)內(nèi)容、費用金額等內(nèi)容，與勞務(wù)合同一致。建立維修人員績效考核機制，根據(jù)維修質(zhì)量、維修效率、客戶滿意度等指標對維修人員進行考核，確保維修服務(wù)質(zhì)量的同時，合理控制維修人工成本。3.客戶投訴處理費客戶投訴處理應(yīng)及時、有效，建立投訴記錄檔案，詳細記錄投訴時間、投訴內(nèi)容、處理過程、處理結(jié)果、相關(guān)費用支出等信息?？蛻敉对V處理費用發(fā)票應(yīng)注明費用事由、金額等信息，與投訴處理記錄一致。定期對客戶投訴情況進行分析和總結(jié)，查找問題根源，采取有效措施減少客戶投訴，降低客戶投訴處理費用。（五）其他費用1.業(yè)務(wù)招待費業(yè)務(wù)招待應(yīng)遵循必要、適度的原則，嚴格控制招待標準。招待費用發(fā)票應(yīng)注明招待時間、地點、招待對象、招待事由、費用金額等信息。招待活動應(yīng)提前填寫《業(yè)務(wù)招待申請表》，經(jīng)銷售部門負責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。申請表應(yīng)詳細記錄招待活動的基本信息，作為報銷依據(jù)。建立業(yè)務(wù)招待費臺賬，定期對招待費用進行統(tǒng)計和分析，評估招待效果，確保招待費用支出合理、合規(guī)。2.差旅費出差應(yīng)提前填寫《出差申請表》，明確出差目的、時間、地點、行程安排等信息，經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。申請表應(yīng)作為差旅費報銷的必要附件。差旅費報銷標準應(yīng)按照公司制定的規(guī)定執(zhí)行，包括交通、住宿、餐飲等費用的標準。報銷發(fā)票應(yīng)注明出差時間、地點、費用項目、金額等信息，與出差申請表和實際行程一致。出差結(jié)束后應(yīng)及時辦理報銷手續(xù)，逾期未報的，應(yīng)說明合理原因，否則不予報銷。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對經(jīng)銷商費用核銷情況進行審計，檢查費用支出是否符合本制度規(guī)定、核銷流程是否規(guī)范、相關(guān)票據(jù)和資料是否真實有效等。審計結(jié)束后，應(yīng)出具審計報告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改建議，并跟蹤整改落實情況。（二）日常監(jiān)督1.銷售部門監(jiān)督：銷售部門應(yīng)加強對經(jīng)銷商費用使用情況的日常監(jiān)督，定期與經(jīng)銷商溝通，了解費用使用效果，確保費用支出合理、合規(guī)。對發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時要求經(jīng)銷商整改，并向公司財務(wù)部門反饋。2.財務(wù)部門監(jiān)督：財務(wù)部門在費用核銷審核過程中，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時與銷售部門溝通核實，并要求經(jīng)銷商補充或修改資料。對不符合規(guī)定的費用支出，應(yīng)不予核銷，并按照公司相關(guān)規(guī)定進行處理。六、罰則（一）經(jīng)銷商違規(guī)處罰1.若經(jīng)銷商提供虛假票據(jù)或資料進行費用核銷申請，一經(jīng)查實，公司將不予核銷相關(guān)費用，并追回已核銷款項。同時，取消該經(jīng)銷商當年的費用核銷資格，并根據(jù)情節(jié)輕重，處以違規(guī)核銷金額[X]%[X]%的罰款。情節(jié)嚴重的，公司將終止與該經(jīng)銷商的合作關(guān)系。2.如經(jīng)銷商未按照本制度規(guī)定的流程和時間要求提交費用核銷申請，每逾期一天，處以[X]元的罰款。逾期超過[X]個工作日的，公司有權(quán)拒絕受理其核銷申請。3.對于費用使用不合理、未達到預(yù)期效果的情況，公司將視情節(jié)輕重，要求經(jīng)銷商做出合理解釋或進行整改。如整改后仍不符合要求，公司將相應(yīng)減少或暫停其后續(xù)的費用支持，并對已核銷的相關(guān)費用進行重新評估和調(diào)整。（二）公司人員違規(guī)處罰1.公司銷售部門、財務(wù)部門等相關(guān)人員在費用核銷審核過程中，如存在故意隱瞞問題、審核不嚴、違規(guī)操作等行為，導(dǎo)致公司遭受損失的，公司將視情節(jié)輕重，對責(zé)任人給予警告、罰款、降職、撤職等處分。2.如因公司人員違規(guī)行為造成費