京東電器采購管理制度總則1.目的本采購管理制度旨在規(guī)范京東電器采購流程，確保采購活動(dòng)的合法性、合規(guī)性、高效性和經(jīng)濟(jì)性，保障公司業(yè)務(wù)的順利開展，滿足公司對(duì)物資和服務(wù)的需求，同時(shí)維護(hù)公司利益，提升公司整體運(yùn)營效益。2.適用范圍本制度適用于京東電器各部門及下屬分支機(jī)構(gòu)的所有采購活動(dòng)，包括但不限于商品采購、設(shè)備采購、服務(wù)采購等。3.基本原則合法性原則：采購活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策要求，確保采購行為合法合規(guī)。公平公正原則：在采購過程中，應(yīng)公平對(duì)待所有供應(yīng)商，遵循公正的評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)和程序，確保采購結(jié)果的公正性。效益優(yōu)先原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，充分考慮采購成本和效益，追求性價(jià)比最優(yōu)，實(shí)現(xiàn)公司利益最大化。誠信合作原則：與供應(yīng)商建立誠信合作關(guān)系，加強(qiáng)溝通與協(xié)作，共同推動(dòng)公司業(yè)務(wù)發(fā)展。采購組織與職責(zé)1.采購部門設(shè)置公司設(shè)立專門的采購部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理公司的采購工作。采購部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，可下設(shè)不同的采購小組，分別負(fù)責(zé)不同品類或區(qū)域的采購任務(wù)。2.采購部門職責(zé)制定采購計(jì)劃：根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需求和預(yù)算安排，制定年度、季度和月度采購計(jì)劃，明確采購目標(biāo)、采購品類、采購數(shù)量、采購時(shí)間等。供應(yīng)商管理：建立和維護(hù)供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估、選擇、考核和管理，確保供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)和供應(yīng)能力符合公司要求。采購執(zhí)行：按照采購計(jì)劃和采購流程，組織實(shí)施采購活動(dòng)，包括發(fā)布采購需求、邀請(qǐng)供應(yīng)商報(bào)價(jià)、進(jìn)行商務(wù)談判、簽訂采購合同等。采購成本控制：通過市場調(diào)研、供應(yīng)商談判、采購策略優(yōu)化等方式，降低采購成本，提高采購效益。采購風(fēng)險(xiǎn)管理：識(shí)別和評(píng)估采購過程中的風(fēng)險(xiǎn)，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施，確保采購活動(dòng)的順利進(jìn)行。采購合同管理：負(fù)責(zé)采購合同的起草、審核、簽訂、執(zhí)行和變更等工作，確保合同的合法性、有效性和完整性。采購數(shù)據(jù)分析：定期對(duì)采購數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析和報(bào)告，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。3.其他部門職責(zé)需求部門：負(fù)責(zé)提出采購需求，明確采購物品或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時(shí)間等，并對(duì)采購需求的合理性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算、采購合同付款條款，監(jiān)督采購資金的支付，確保采購資金的安全和合理使用。質(zhì)量部門：參與采購物品或服務(wù)的驗(yàn)收工作，對(duì)采購物品或服務(wù)的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)和評(píng)估，確保符合公司質(zhì)量要求。采購流程1.采購需求提出需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需要，填寫《采購需求申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時(shí)間、用途等信息，并提交給采購部門。采購部門對(duì)采購需求進(jìn)行初步審核，審核內(nèi)容包括需求的合理性、必要性、合規(guī)性等。如發(fā)現(xiàn)需求不合理或存在問題，及時(shí)與需求部門溝通并提出修改建議。2.采購計(jì)劃制定采購部門根據(jù)審核通過的采購需求，結(jié)合公司庫存情況、采購預(yù)算、市場供應(yīng)情況等因素，制定采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購時(shí)間、采購方式等。采購計(jì)劃經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后的采購計(jì)劃作為采購執(zhí)行的依據(jù)。3.供應(yīng)商選擇與評(píng)估采購部門根據(jù)采購計(jì)劃，通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫、行業(yè)網(wǎng)站、供應(yīng)商推薦、招標(biāo)公告等。對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，收集供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、業(yè)績證明等相關(guān)資料，確保供應(yīng)商具備合法經(jīng)營資質(zhì)和供應(yīng)能力。采購部門組織相關(guān)人員對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察或評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量管理水平、技術(shù)研發(fā)能力、售后服務(wù)能力、價(jià)格水平、信譽(yù)等方面。根據(jù)供應(yīng)商評(píng)估結(jié)果，建立供應(yīng)商檔案，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理。對(duì)于合格供應(yīng)商，納入公司供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫；對(duì)于不合格供應(yīng)商，不予考慮合作。4.采購報(bào)價(jià)與談判采購部門向選定的供應(yīng)商發(fā)出《采購詢價(jià)單》，明確采購物品或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等信息，邀請(qǐng)供應(yīng)商報(bào)價(jià)。供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提交報(bào)價(jià)單，采購部門對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行審核和比較，分析報(bào)價(jià)的合理性和競爭力。對(duì)于重要或金額較大的采購項(xiàng)目，采購部門組織與供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判。談判前，采購部門應(yīng)制定談判策略和目標(biāo)，明確談判要點(diǎn)和底線。談判過程中，要充分了解供應(yīng)商的報(bào)價(jià)構(gòu)成、成本情況、價(jià)格調(diào)整機(jī)制等，爭取有利的采購條件。5.采購合同簽訂采購部門根據(jù)談判結(jié)果，起草采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。采購合同經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核后，提交公司法務(wù)部門進(jìn)行法律審核。法務(wù)部門對(duì)合同條款的合法性、合規(guī)性進(jìn)行審查，提出修改意見。根據(jù)法務(wù)部門的審核意見，采購部門對(duì)采購合同進(jìn)行修改和完善。修改后的采購合同經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由雙方授權(quán)代表簽字蓋章生效。6.采購訂單下達(dá)采購部門根據(jù)簽訂的采購合同，下達(dá)《采購訂單》給供應(yīng)商。采購訂單應(yīng)明確采購物品或服務(wù)的詳細(xì)信息、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、付款方式等，確保供應(yīng)商準(zhǔn)確理解采購要求。采購訂單下達(dá)后，采購部門應(yīng)及時(shí)跟蹤訂單執(zhí)行情況，與供應(yīng)商保持溝通，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量履行合同義務(wù)。7.采購驗(yàn)收采購物品或服務(wù)到貨前，采購部門應(yīng)通知需求部門和質(zhì)量部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。供應(yīng)商交貨時(shí)，需求部門和質(zhì)量部門按照采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)采購物品或服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、外觀等方面。驗(yàn)收合格后，需求部門和質(zhì)量部門在《采購驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)。如發(fā)現(xiàn)采購物品或服務(wù)存在質(zhì)量問題或其他不符合合同要求的情況，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決，要求供應(yīng)商采取補(bǔ)貨、換貨、退貨、降價(jià)等措施。8.采購付款采購部門根據(jù)采購合同和《采購驗(yàn)收單》，填寫《付款申請(qǐng)單》，詳細(xì)說明采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購金額、付款方式、付款期限等信息，并提交給財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門對(duì)《付款申請(qǐng)單》進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括采購合同的執(zhí)行情況、驗(yàn)收情況、發(fā)票開具情況等。審核通過后，按照公司財(cái)務(wù)管理制度辦理付款手續(xù)。采購部門應(yīng)及時(shí)跟蹤采購付款情況，確保供應(yīng)商按時(shí)收到貨款，維護(hù)公司與供應(yīng)商的良好合作關(guān)系。采購風(fēng)險(xiǎn)管理1.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估采購部門定期對(duì)采購過程中的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別和評(píng)估，包括市場風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)、付款風(fēng)險(xiǎn)等。針對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)，分析其發(fā)生的可能性和影響程度，確定風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)。2.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施市場風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：密切關(guān)注市場動(dòng)態(tài)，加強(qiáng)市場調(diào)研和分析，及時(shí)掌握市場價(jià)格波動(dòng)、供應(yīng)短缺等信息，制定相應(yīng)的采購策略，如提前采購、套期保值、尋找替代供應(yīng)商等，降低市場風(fēng)險(xiǎn)對(duì)采購活動(dòng)的影響。供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：加強(qiáng)供應(yīng)商管理，建立供應(yīng)商評(píng)估和考核機(jī)制，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和審核，確保供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)和供應(yīng)能力符合公司要求。與供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，約定違約責(zé)任，降低供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)。質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：在采購合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收條款，加強(qiáng)采購物品或服務(wù)的驗(yàn)收工作，嚴(yán)格按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢驗(yàn)和評(píng)估。對(duì)于重要采購項(xiàng)目，可要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件或進(jìn)行質(zhì)量抽檢。如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決，要求供應(yīng)商采取相應(yīng)的整改措施。合同風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：加強(qiáng)采購合同管理，嚴(yán)格按照合同簽訂流程進(jìn)行合同起草、審核、簽訂、執(zhí)行和變更等工作。合同簽訂前，要對(duì)合同條款進(jìn)行仔細(xì)審查，確保合同的合法性、有效性和完整性。在合同執(zhí)行過程中，要及時(shí)跟蹤合同履行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)與對(duì)方溝通協(xié)商解決，避免合同糾紛的發(fā)生。付款風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：建立健全采購付款審批制度，嚴(yán)格按照采購合同和財(cái)務(wù)管理制度辦理付款手續(xù)。在付款前，要對(duì)采購合同的執(zhí)行情況、驗(yàn)收情況、發(fā)票開具情況等進(jìn)行審核，確保付款依據(jù)充分、合規(guī)。加強(qiáng)與供應(yīng)商的溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)了解供應(yīng)商的付款需求，避免因付款不及時(shí)影響公司與供應(yīng)商的合作關(guān)系。采購績效評(píng)估1.評(píng)估指標(biāo)設(shè)定采購成本：考核采購價(jià)格的合理性和采購成本的降低情況，通過與預(yù)算或歷史采購數(shù)據(jù)對(duì)比，計(jì)算采購成本節(jié)約率。采購質(zhì)量：評(píng)估采購物品或服務(wù)的質(zhì)量符合要求的程度，通過驗(yàn)收合格率、退貨率等指標(biāo)進(jìn)行衡量。采購交付：考核采購訂單的按時(shí)交付率、交付準(zhǔn)確率等指標(biāo)，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交付采購物品或服務(wù)。供應(yīng)商管理：評(píng)價(jià)供應(yīng)商的選擇、評(píng)估、考核和管理工作的有效性，包括供應(yīng)商滿意度、供應(yīng)商投訴率等指標(biāo)。采購流程合規(guī)性：檢查采購活動(dòng)是否符合公司采購管理制度和相關(guān)法律法規(guī)的要求，通過內(nèi)部審計(jì)、合規(guī)檢查等方式進(jìn)行評(píng)估。2.評(píng)估方法定期評(píng)估：采購部門定期（季度或年度）對(duì)采購績效進(jìn)行評(píng)估，收集相關(guān)數(shù)據(jù)和信息，按照設(shè)定的評(píng)估指標(biāo)進(jìn)行計(jì)算和分析。對(duì)比評(píng)估：將采購績效與同行業(yè)標(biāo)桿企業(yè)或公司歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行對(duì)比，找出差距和不足，明確改進(jìn)方向。綜合評(píng)估：結(jié)合采購部門自評(píng)、需求部門評(píng)價(jià)、供應(yīng)商反饋等多方面意見，對(duì)采購績效進(jìn)行全面、客觀的評(píng)估。3.評(píng)估結(jié)果應(yīng)用績效獎(jiǎng)勵(lì)：對(duì)采購績效優(yōu)秀的部門或個(gè)人給予獎(jiǎng)勵(lì)，包括獎(jiǎng)金、榮譽(yù)證書、晉升機(jī)會(huì)等，激勵(lì)采購人員積極工作，提高采購績效?？冃Ц倪M(jìn)：針對(duì)采購績效評(píng)估中發(fā)現(xiàn)的問題和不足，采購部門制