單位會(huì)議室管理管理制度總則目的為了加強(qiáng)單位會(huì)議室的規(guī)范化管理，提高會(huì)議室的使用效率，確保會(huì)議的順利進(jìn)行，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于單位內(nèi)部所有會(huì)議室的使用、管理與維護(hù)?；驹瓌t1.統(tǒng)一管理原則：會(huì)議室由單位行政部門(mén)統(tǒng)一管理和調(diào)配，確保資源的合理利用。2.先申請(qǐng)先使用原則：根據(jù)申請(qǐng)時(shí)間先后順序安排會(huì)議室使用，特殊情況除外。3.高效利用原則：充分發(fā)揮會(huì)議室的功能，提高使用效率，避免資源浪費(fèi)。會(huì)議室分類(lèi)及使用范圍分類(lèi)根據(jù)會(huì)議室的面積、設(shè)施配備等情況，將會(huì)議室分為大型會(huì)議室、中型會(huì)議室和小型會(huì)議室。使用范圍1.大型會(huì)議室：適用于單位全體員工大會(huì)、重要業(yè)務(wù)會(huì)議、對(duì)外接待會(huì)議等。2.中型會(huì)議室：適用于部門(mén)會(huì)議、業(yè)務(wù)研討會(huì)議、小型培訓(xùn)等。3.小型會(huì)議室：適用于小組討論、一對(duì)一溝通、臨時(shí)小型會(huì)議等。會(huì)議室預(yù)訂預(yù)訂方式1.線上預(yù)訂：?jiǎn)T工可通過(guò)單位內(nèi)部辦公系統(tǒng)中的會(huì)議室預(yù)訂模塊進(jìn)行預(yù)訂，填寫(xiě)預(yù)訂信息，包括會(huì)議主題、時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、所需設(shè)備等。2.線下預(yù)訂：?jiǎn)T工也可前往行政部門(mén)辦公室填寫(xiě)《會(huì)議室預(yù)訂申請(qǐng)表》進(jìn)行預(yù)訂。預(yù)訂時(shí)間1.提前預(yù)訂原則，一般需提前[X]個(gè)工作日進(jìn)行預(yù)訂，特殊情況至少提前[X]小時(shí)預(yù)訂。2.預(yù)訂時(shí)間范圍為當(dāng)天至未來(lái)[X]個(gè)工作日內(nèi)，超出此范圍的預(yù)訂申請(qǐng)將不予受理。預(yù)訂信息填寫(xiě)要求1.會(huì)議主題應(yīng)明確簡(jiǎn)潔，能準(zhǔn)確反映會(huì)議內(nèi)容。2.會(huì)議時(shí)間需精確到具體的起止時(shí)間，避免沖突。3.參會(huì)人數(shù)要如實(shí)填寫(xiě)，以便合理安排會(huì)議室。4.如需使用特殊設(shè)備（如投影儀、音響等），應(yīng)在申請(qǐng)表中注明。預(yù)訂審批1.行政部門(mén)收到預(yù)訂申請(qǐng)后，將根據(jù)會(huì)議室的使用情況進(jìn)行審批。2.審批通過(guò)后，預(yù)訂人將收到系統(tǒng)或郵件通知；審批不通過(guò)的，將說(shuō)明原因，預(yù)訂人需重新申請(qǐng)。會(huì)議室使用規(guī)范會(huì)議安排1.參會(huì)人員應(yīng)提前[X]分鐘到達(dá)會(huì)議室，做好會(huì)議準(zhǔn)備工作。2.會(huì)議組織者應(yīng)提前與行政部門(mén)溝通，確保會(huì)議所需設(shè)備正常運(yùn)行。3.會(huì)議期間，應(yīng)保持安靜，將手機(jī)調(diào)至靜音或關(guān)機(jī)狀態(tài)，不得隨意走動(dòng)或大聲喧嘩。設(shè)備使用1.如需使用會(huì)議室設(shè)備（如投影儀、音響、麥克風(fēng)等），會(huì)議組織者應(yīng)在使用前檢查設(shè)備是否正常，如有問(wèn)題及時(shí)向行政部門(mén)報(bào)修。2.使用設(shè)備時(shí)，應(yīng)按照操作規(guī)程進(jìn)行操作，不得擅自拆卸或損壞設(shè)備。3.會(huì)議結(jié)束后，應(yīng)關(guān)閉設(shè)備電源，并將設(shè)備擺放整齊。環(huán)境衛(wèi)生1.會(huì)議組織者負(fù)責(zé)會(huì)議期間會(huì)議室的環(huán)境衛(wèi)生，保持會(huì)議室整潔。2.會(huì)議結(jié)束后，參會(huì)人員應(yīng)將垃圾帶走，不得隨意丟棄在會(huì)議室。安全管理1.會(huì)議期間，應(yīng)注意防火、防盜、用電安全等，不得在會(huì)議室吸煙或使用明火。2.如發(fā)現(xiàn)安全隱患，應(yīng)及時(shí)向行政部門(mén)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。會(huì)議室維護(hù)與管理設(shè)施維護(hù)1.行政部門(mén)定期對(duì)會(huì)議室設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查、維護(hù)和保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。2.對(duì)于損壞的設(shè)備，應(yīng)及時(shí)報(bào)修，并做好維修記錄。物品管理1.會(huì)議室配備的桌椅、茶具、文具等物品應(yīng)擺放整齊，不得隨意挪動(dòng)或損壞。2.行政部門(mén)定期對(duì)會(huì)議室物品進(jìn)行清點(diǎn)和補(bǔ)充，確保物品齊全。衛(wèi)生管理1.會(huì)議室每天安排專(zhuān)人進(jìn)行清潔衛(wèi)生，保持會(huì)議室地面、桌面、門(mén)窗等干凈整潔。2.定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行消毒，預(yù)防疾病傳播。安全管理1.加強(qiáng)會(huì)議室的安全防范措施，安裝監(jiān)控設(shè)備，確保會(huì)議室安全。2.制定應(yīng)急預(yù)案，如遇突發(fā)事件，能夠及時(shí)妥善處理。會(huì)議室資源調(diào)配資源共享1.鼓勵(lì)各部門(mén)之間共享會(huì)議室資源，提高資源利用率。2.其他部門(mén)因工作需要借用本部門(mén)會(huì)議室時(shí)，應(yīng)積極配合。緊急調(diào)配1.在特殊情況下，行政部門(mén)有權(quán)對(duì)會(huì)議室資源進(jìn)行緊急調(diào)配，以滿足重要會(huì)議或緊急工作的需要。2.被調(diào)配會(huì)議室的部門(mén)應(yīng)服從安排，不得拒絕。違規(guī)處理違規(guī)行為界定1.未按規(guī)定預(yù)訂會(huì)議室擅自使用的。2.會(huì)議結(jié)束后未按要求清理會(huì)議室的。3.損壞會(huì)議室設(shè)施設(shè)備未及時(shí)報(bào)告或未按規(guī)定賠償?shù)摹?.在會(huì)議室吸煙或使用明火的。5.將會(huì)議室用于非單位業(yè)務(wù)活動(dòng)的。處理措施1.對(duì)于首次違規(guī)的員工，給予口頭警告，并責(zé)令其立即改正。2.對(duì)于多次違規(guī)或情節(jié)嚴(yán)重的員工，將按照單位相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處罰，包括但不限于通報(bào)批評(píng)