子公司行文規(guī)范管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范子公司行文，確保子公司各類(lèi)文件的格式統(tǒng)一、內(nèi)容準(zhǔn)確、傳達(dá)清晰，提高工作效率，加強(qiáng)公司內(nèi)部溝通與協(xié)作，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于子公司各部門(mén)、各層級(jí)人員在工作中形成的各類(lèi)公文、報(bào)告、通知、函件等文件的行文管理。（三）行文原則1.準(zhǔn)確性原則：行文內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確反映工作實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、表述清晰，避免模糊、歧義或錯(cuò)誤信息。2.規(guī)范性原則：嚴(yán)格遵循國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司既定的行文規(guī)范和格式要求。3.簡(jiǎn)潔性原則：行文應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，避免冗長(zhǎng)繁瑣，突出重點(diǎn)，提高文件的可讀性和執(zhí)行效率。4.時(shí)效性原則：根據(jù)工作需要及時(shí)行文，確保信息傳遞的及時(shí)性，避免延誤工作。5.嚴(yán)肅性原則：行文應(yīng)體現(xiàn)公司的權(quán)威性和嚴(yán)肅性，維護(hù)公司形象。二、行文分類(lèi)及格式要求（一）公文類(lèi)1.請(qǐng)示適用范圍：適用于向上級(jí)公司請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)事項(xiàng)。格式要求：標(biāo)題：一般由發(fā)文單位名稱(chēng)、事由和文種組成，如“關(guān)于[具體事項(xiàng)]的請(qǐng)示”。主送單位：明確上級(jí)公司的具體部門(mén)或領(lǐng)導(dǎo)。正文：開(kāi)頭說(shuō)明請(qǐng)示的原因和依據(jù)，詳細(xì)闡述請(qǐng)示事項(xiàng)的具體內(nèi)容、解決方案及預(yù)期效果等。結(jié)尾常用“妥否，請(qǐng)批示”“以上請(qǐng)示，如無(wú)不妥，請(qǐng)批準(zhǔn)”等慣用語(yǔ)。落款：注明請(qǐng)示單位名稱(chēng)及成文日期。2.報(bào)告適用范圍：適用于向上級(jí)公司匯報(bào)工作、反映情況、提出建議、答復(fù)上級(jí)詢(xún)問(wèn)等。格式要求：標(biāo)題：同請(qǐng)示標(biāo)題格式。主送單位：與請(qǐng)示一致。正文：根據(jù)報(bào)告內(nèi)容分為不同部分，如工作進(jìn)展、存在問(wèn)題、下一步計(jì)劃等，應(yīng)條理清晰、邏輯連貫。結(jié)尾一般用“特此報(bào)告”“以上報(bào)告，請(qǐng)審閱”等。落款：同請(qǐng)示。3.通知適用范圍：適用于傳達(dá)上級(jí)指示、發(fā)布規(guī)章制度、部署工作、告知事項(xiàng)等。格式要求：標(biāo)題：可直接寫(xiě)“通知”，也可寫(xiě)明通知的具體內(nèi)容，如“關(guān)于召開(kāi)[會(huì)議名稱(chēng)]的通知”。主送單位：明確通知對(duì)象，可多個(gè)單位或人員。正文：開(kāi)頭說(shuō)明通知的目的和依據(jù)，詳細(xì)闡述通知事項(xiàng)的具體內(nèi)容、要求、時(shí)間、地點(diǎn)等。如需附件，應(yīng)在正文后注明附件名稱(chēng)及份數(shù)。結(jié)尾常用“請(qǐng)遵照?qǐng)?zhí)行”“請(qǐng)按時(shí)參加”等。落款：注明發(fā)文單位及成文日期。4.通報(bào)適用范圍：適用于表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神或情況等。格式要求：標(biāo)題：如“關(guān)于表彰[先進(jìn)集體/個(gè)人]的通報(bào)”或“關(guān)于[事件情況]的通報(bào)”。主送單位：同通知。正文：先概述通報(bào)的主要事實(shí)，然后分析原因、性質(zhì)及影響，最后提出表彰或處理意見(jiàn)及要求。結(jié)尾可對(duì)受文單位提出希望和要求。落款：同通知。5.批復(fù)適用范圍：適用于上級(jí)公司對(duì)子公司請(qǐng)示事項(xiàng)的答復(fù)。格式要求：標(biāo)題：一般為“關(guān)于對(duì)[請(qǐng)示事項(xiàng)]的批復(fù)”。主送單位：與請(qǐng)示單位一致。正文：開(kāi)頭引述請(qǐng)示的文號(hào)及標(biāo)題，然后明確答復(fù)意見(jiàn)，如有必要可簡(jiǎn)要說(shuō)明理由。結(jié)尾常用“此復(fù)”。落款：注明批復(fù)單位名稱(chēng)及成文日期。（二）函件類(lèi)1.公函適用范圍：適用于子公司與外部單位之間商洽工作、詢(xún)問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題、請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)等。格式要求：標(biāo)題：一般由事由和文種組成，如“關(guān)于[事項(xiàng)]的函”。主送單位：明確對(duì)方單位名稱(chēng)。正文：開(kāi)頭說(shuō)明發(fā)函的原因和目的，詳細(xì)闡述函件內(nèi)容，語(yǔ)言應(yīng)禮貌、得體。結(jié)尾常用“請(qǐng)予支持為盼”“特此函復(fù)”等。落款：注明發(fā)函單位名稱(chēng)及成文日期。2.便函適用范圍：適用于子公司內(nèi)部各部門(mén)之間聯(lián)系一般性事務(wù)、溝通信息等。格式要求：標(biāo)題：可不寫(xiě)標(biāo)題。主送單位：直接寫(xiě)對(duì)方部門(mén)名稱(chēng)。正文：內(nèi)容簡(jiǎn)潔明了，直接闡述事項(xiàng)。落款：注明發(fā)函部門(mén)及日期。（三）其他文件類(lèi)1.工作計(jì)劃適用范圍：適用于子公司各部門(mén)制定的年度、季度、月度工作計(jì)劃等。格式要求：標(biāo)題：如“[部門(mén)名稱(chēng)][年度/季度/月度]工作計(jì)劃”。正文：應(yīng)明確工作目標(biāo)、工作任務(wù)、工作措施、時(shí)間安排、責(zé)任人等內(nèi)容，可分階段或分項(xiàng)目進(jìn)行闡述。落款：注明制定部門(mén)及日期。2.工作總結(jié)適用范圍：適用于子公司各部門(mén)對(duì)一定時(shí)期內(nèi)工作進(jìn)行全面回顧、分析和評(píng)價(jià)的總結(jié)性文件。格式要求：標(biāo)題：同工作計(jì)劃標(biāo)題格式。正文：一般包括工作概況、工作成績(jī)、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、存在問(wèn)題、改進(jìn)措施及下一步工作計(jì)劃等內(nèi)容，應(yīng)突出重點(diǎn)，實(shí)事求是。落款：同工作計(jì)劃。三、行文流程（一）起草1.明確行文目的和內(nèi)容：由相關(guān)部門(mén)或人員根據(jù)工作需要，確定行文的主題、目的、主要內(nèi)容及發(fā)送對(duì)象等。2.收集資料：圍繞行文主題，收集相關(guān)的政策法規(guī)、工作數(shù)據(jù)、以往文件等資料，確保行文依據(jù)充分。3.擬定初稿：起草人員按照格式要求和行文原則，撰寫(xiě)文件初稿，內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、完整、條理清晰。4.審核修改：初稿完成后，由起草部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，對(duì)內(nèi)容、格式、語(yǔ)言表達(dá)等方面進(jìn)行修改完善，確保初稿質(zhì)量。（二）審核1.部門(mén)審核：審核部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)文件的必要性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性等進(jìn)行全面審核，提出修改意見(jiàn)，經(jīng)起草人員修改后，再次審核確認(rèn)。2.分管領(lǐng)導(dǎo)審核：涉及重要事項(xiàng)或需分管領(lǐng)導(dǎo)決策的文件，應(yīng)提交分管領(lǐng)導(dǎo)審核。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)從工作全局和專(zhuān)業(yè)角度進(jìn)行把關(guān)，對(duì)文件內(nèi)容、政策依據(jù)、執(zhí)行可行性等進(jìn)行審核，簽署審核意見(jiàn)。3.綜合管理部門(mén)審核：綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)文件的格式規(guī)范、行文規(guī)則、流轉(zhuǎn)程序等進(jìn)行審核，確保文件符合公司整體行文要求。對(duì)于不符合要求的文件，退回起草部門(mén)重新修改。（三）簽發(fā)1.一般文件簽發(fā)：經(jīng)部門(mén)審核和分管領(lǐng)導(dǎo)審核通過(guò)的文件，由子公司總經(jīng)理或其授權(quán)的負(fù)責(zé)人簽發(fā)。簽發(fā)人應(yīng)認(rèn)真審閱文件內(nèi)容，簽署明確的意見(jiàn)，如“同意印發(fā)”“請(qǐng)按此執(zhí)行”等，并注明簽發(fā)日期。2.重要文件簽發(fā)：對(duì)于涉及公司重大決策、重要事項(xiàng)、規(guī)章制度等文件，需經(jīng)子公司領(lǐng)導(dǎo)班子集體研究討論后，由總經(jīng)理簽發(fā)。（四）編號(hào)與印發(fā)1.編號(hào)：綜合管理部門(mén)對(duì)已簽發(fā)的文件進(jìn)行編號(hào)登記，編號(hào)應(yīng)遵循一定的規(guī)則，確保文件編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。編號(hào)格式一般為“子公司名稱(chēng)簡(jiǎn)稱(chēng)+年份+序號(hào)”，如“[子公司簡(jiǎn)稱(chēng)]20XX[X]號(hào)”。2.印發(fā)：綜合管理部門(mén)根據(jù)文件簽發(fā)意見(jiàn)，進(jìn)行排版、校對(duì)，確保文件格式規(guī)范、內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤。然后按照規(guī)定的發(fā)送范圍和份數(shù)進(jìn)行印發(fā)，可采用紙質(zhì)印發(fā)或電子文檔發(fā)送等方式。對(duì)于紙質(zhì)文件，應(yīng)加蓋子公司公章。（五）存檔1.文件歸檔：文件印發(fā)后，綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)將文件原件及相關(guān)資料進(jìn)行整理歸檔，建立健全文件檔案管理制度，確保文件資料的完整性和可查閱性。2.電子文檔管理：同時(shí)，對(duì)電子文檔進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)，備份保存，便于檢索和使用。電子文檔應(yīng)注明文件名稱(chēng)、編號(hào)、日期、起草部門(mén)、簽發(fā)人等關(guān)鍵信息。四、行文語(yǔ)言規(guī)范（一）準(zhǔn)確性1.使用規(guī)范的漢字和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，避免錯(cuò)別字、生僻字和歧義性標(biāo)點(diǎn)。2.數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤，引用的數(shù)據(jù)應(yīng)注明來(lái)源，確保數(shù)據(jù)的真實(shí)性和可靠性。3.表述清晰準(zhǔn)確，避免模糊、含混不清的語(yǔ)言，對(duì)于專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)應(yīng)進(jìn)行準(zhǔn)確解釋。（二）簡(jiǎn)潔性1.去除冗長(zhǎng)、繁瑣的表述，突出核心內(nèi)容，做到言簡(jiǎn)意賅。2.避免重復(fù)贅述，能用簡(jiǎn)潔語(yǔ)言表達(dá)清楚的，不使用復(fù)雜句式。（三）邏輯性1.行文應(yīng)層次分明，邏輯連貫，按照合理的順序組織內(nèi)容。2.觀點(diǎn)明確，論據(jù)充分，論證合理，避免前后矛盾或邏輯混亂。（四）嚴(yán)肅性1.語(yǔ)言莊重、得體，符合公司的身份和行文目的。2.避免使用口語(yǔ)化、隨意性的語(yǔ)言，不使用夸張、詼諧、調(diào)侃等語(yǔ)氣。（五）禮貌性1.在與外部單位或人員行文時(shí)，語(yǔ)言應(yīng)禮貌、客氣，體現(xiàn)尊重和友好。2.對(duì)于批評(píng)、建議等內(nèi)容，也要注意措辭恰當(dāng)，避免傷害對(duì)方感情。五、行文保密要求（一）密級(jí)劃分1.根據(jù)文件內(nèi)容涉及公司機(jī)密程度，將文件劃分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)密級(jí)。2.絕密級(jí)：涉及公司核心商業(yè)秘密、重大決策、戰(zhàn)略規(guī)劃等，一旦泄露將給公司帶來(lái)極其嚴(yán)重?fù)p失的文件。3.機(jī)密級(jí)：涉及公司重要業(yè)務(wù)信息、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、客戶(hù)資料等，泄露后可能對(duì)公司造成較大損失的文件。4.秘密級(jí)：涉及公司一般性業(yè)務(wù)信息、內(nèi)部管理規(guī)定等，泄露后可能對(duì)公司造成一定影響的文件。（二）保密措施1.文件制作：密級(jí)文件應(yīng)在具備保密條件的場(chǎng)所制作，嚴(yán)格控制知悉范圍，對(duì)參與制作人員進(jìn)行保密教育。2.文件傳遞：密級(jí)文件應(yīng)通過(guò)專(zhuān)人送達(dá)、機(jī)要通信等安全方式傳遞，嚴(yán)禁通過(guò)普通郵件、互聯(lián)網(wǎng)等不安全渠道傳輸。3.文件存儲(chǔ)：密級(jí)文件應(yīng)存放在專(zhuān)門(mén)的保密柜或存儲(chǔ)設(shè)備中，并設(shè)置密碼保護(hù)。電子文檔應(yīng)進(jìn)行加密存儲(chǔ)，定期備份。4.文件閱讀：嚴(yán)格限定密級(jí)文件的閱讀范圍，閱讀人員應(yīng)在指定場(chǎng)所進(jìn)行閱讀，不得擅自摘抄、復(fù)印、拍照等。閱讀完畢后及時(shí)歸還。5.文件銷(xiāo)毀：對(duì)于不再需要的密級(jí)文件，應(yīng)按照公司保密規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀處理，確保文件信息不被泄露。銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，由專(zhuān)人監(jiān)督。六、行文監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)子公司行文規(guī)范執(zhí)行情況進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，定期對(duì)各部門(mén)行文質(zhì)量進(jìn)行抽查。2.設(shè)立意見(jiàn)反饋渠道，鼓勵(lì)員工對(duì)行文過(guò)程中存在的問(wèn)題進(jìn)行反饋，綜合管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)受理并處理反饋意見(jiàn)。（二）考核標(biāo)準(zhǔn)1.內(nèi)容準(zhǔn)確性：考核文件內(nèi)容是否真實(shí)、準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)是否可靠，有無(wú)錯(cuò)誤信息或虛假內(nèi)容。2.格式規(guī)范性：檢查文件格式是否符合本制度規(guī)定，包括標(biāo)題、正文、落款、編號(hào)等格式要素是否正確。3.行文邏輯性：評(píng)估文件內(nèi)容是否條理清晰，邏輯連貫，觀點(diǎn)是否明確，論證是否合理。4.語(yǔ)言表達(dá)：考核語(yǔ)言是否簡(jiǎn)潔明了、準(zhǔn)確規(guī)范、禮貌得體，有無(wú)語(yǔ)病、錯(cuò)別字等。5.行文時(shí)效性：檢查文件是否按照規(guī)定的時(shí)間要求及時(shí)行文，有無(wú)延誤工作的情況。（三）考核方式1.定期考核：綜合管理部門(mén)每季度對(duì)各部門(mén)行文情況進(jìn)行一次集中考核，根據(jù)考核標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行評(píng)分。2.不定期抽查：在日常工作中，綜合管理部門(mén)可隨時(shí)對(duì)各部門(mén)行文進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)記錄并納入考核范圍。（四）考核結(jié)果應(yīng)用1.將考核結(jié)果與部門(mén)和個(gè)人績(jī)效掛鉤，對(duì)于行文規(guī)范執(zhí)行較