天然氣公司檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)天然氣公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于天然氣公司總部及所屬各部門、各分支機(jī)構(gòu)的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：檔案應(yīng)全面收集、整理，保證檔案內(nèi)容的完整無缺。4.安全性原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司設(shè)立檔案管理部門，負(fù)責(zé)公司檔案的集中統(tǒng)一管理工作。檔案管理部門應(yīng)配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。（二）各部門職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的及時(shí)、準(zhǔn)確和完整。2.各部門應(yīng)積極配合檔案管理部門的工作，提供必要的支持和協(xié)助。（三）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。2.負(fù)責(zé)檔案的保管、保護(hù)工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，確保檔案的安全。3.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)Φ狡跈n案進(jìn)行鑒定和銷毀。4.負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)準(zhǔn)確地統(tǒng)計(jì)檔案的數(shù)量、種類、利用情況等。5.負(fù)責(zé)檔案的利用服務(wù)工作，為公司各部門和員工提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。6.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)工作，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、聲像等材料。2.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、文件等。3.公司員工的個(gè)人檔案，包括入職材料、考核材料、培訓(xùn)材料、獎(jiǎng)懲材料等。4.其他應(yīng)歸檔的材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將本部門形成的檔案材料收集齊全，并進(jìn)行初步整理。2.檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)重要的檔案材料，應(yīng)進(jìn)行備份或復(fù)制，確保檔案的安全。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營(yíng)管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、財(cái)務(wù)審計(jì)類、人事檔案類等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案的安全保管。（二）保管要求1.檔案應(yīng)分類存放，排列整齊，便于查找。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。4.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。5.嚴(yán)格遵守檔案庫(kù)房管理制度，非檔案管理人員不得擅自進(jìn)入檔案庫(kù)房。（三）電子檔案保管1.建立電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行集中管理。2.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放。3.加強(qiáng)電子檔案的安全管理，設(shè)置訪問權(quán)限，防止電子檔案的丟失、損壞和泄密。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面、客觀、公正的原則，確保檔案鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案的鑒定工作。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，分析檔案的內(nèi)容和價(jià)值。2.根據(jù)檔案的保管期限表，確定檔案的保管期限。3.對(duì)保管期限已滿或失去保存價(jià)值的檔案，提出銷毀意見。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行審核，形成銷毀清單。2.報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀工作，并在銷毀清單上簽字確認(rèn)。4.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞?，確保檔案信息無法恢復(fù)。5.對(duì)銷毀過程進(jìn)行記錄，并存檔備查。六、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.公司員工因個(gè)人需要查閱本人檔案。3.外單位因工作需要查閱公司檔案，須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，須填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，須辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，可提供檔案的復(fù)制服務(wù)。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并做好復(fù)制記錄。（三）利用要求1.利用者應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換等。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案查閱室進(jìn)行，不得將檔案帶出查閱室。3.借閱檔案應(yīng)妥善保管，按時(shí)歸還，如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門。4.外單位查閱公司檔案，應(yīng)遵守公司的有關(guān)規(guī)定，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的數(shù)量、種類、保管期限、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，及時(shí)上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)檔案管理部門。（二）移交工作1.公司所屬各部門應(yīng)按照檔案管理部門的要求，定期將本部門的檔案移交至檔案管理部門。2.檔案管理部門應(yīng)及時(shí)對(duì)接收的檔案進(jìn)行整理、登記和入庫(kù)保管。3.公司因機(jī)構(gòu)調(diào)整、重組等原因，需要進(jìn)行檔案移交的，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定辦理檔案移交手續(xù)。八、獎(jiǎng)勵(lì)與處罰（一）獎(jiǎng)勵(lì)對(duì)在檔案管理工作中表現(xiàn)突出的部門和個(gè)人，公司將給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。（二）處罰