辦公室文件收藏管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司辦公室文件的收藏管理，確保文件的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于文件的查閱、利用和保存，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門辦公室文件的收藏管理工作。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司辦公室文件由專門的文件管理部門或人員進(jìn)行集中管理，確保文件管理的規(guī)范性和一致性。2.分類管理原則：根據(jù)文件的來(lái)源、內(nèi)容、性質(zhì)等進(jìn)行分類，便于文件的查找和使用。3.安全保密原則：采取必要的安全保密措施，確保文件不被泄露、篡改或丟失。4.方便利用原則：建立便捷的文件查閱機(jī)制，提高文件的利用效率，滿足公司各項(xiàng)工作的需要。二、文件的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與公司相關(guān)的文件、通知、指示等。2.公司內(nèi)部形成的各類文件，包括但不限于行政文件、業(yè)務(wù)文件、財(cái)務(wù)文件、人事文件等。3.公司對(duì)外簽訂的合同、協(xié)議、信函等文件。4.公司參加各類會(huì)議帶回的文件資料。5.其他具有保存價(jià)值的文件。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件的收集工作，確保文件及時(shí)、完整地收集上來(lái)。2.對(duì)于重要文件或緊急文件，應(yīng)優(yōu)先收集，并及時(shí)送交文件管理部門。3.收集的文件應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得隨意涂改、損壞或丟失。（三）整理方法1.分類：按照文件的性質(zhì)、內(nèi)容、來(lái)源等進(jìn)行分類，如分為行政管理類、業(yè)務(wù)管理類、財(cái)務(wù)管理類、人事管理類等。2.編號(hào)：為每一類文件編制唯一的編號(hào)，以便于管理和查找。3.編目：對(duì)每一份文件進(jìn)行編目，包括文件名稱、編號(hào)、日期、來(lái)源、保管期限等信息。4.裝訂：對(duì)于零散的文件，應(yīng)進(jìn)行裝訂，確保文件的整齊和牢固。三、文件的歸檔（一）歸檔范圍1.經(jīng)過(guò)整理、編目后的各類文件。2.具有查考利用價(jià)值的文件草稿、修改稿、定稿等。3.與文件相關(guān)的附件、圖表、數(shù)據(jù)等資料。（二）歸檔時(shí)間1.當(dāng)年形成的文件，應(yīng)在次年上半年完成歸檔。2.對(duì)于跨年度的文件，應(yīng)在文件處理完畢后的次年上半年歸檔。（三）歸檔要求1.歸檔的文件應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確，符合整理和編目的要求。2.歸檔的文件應(yīng)使用統(tǒng)一的檔案盒或文件夾，并在盒（夾）上標(biāo)明文件類別、編號(hào)、年度等信息。3.歸檔的文件應(yīng)按照編號(hào)順序排列，便于查找和管理。四、文件的保管（一）保管部門公司辦公室文件由專門的文件管理部門或人員負(fù)責(zé)保管，如公司檔案室或行政部指定的專人。（二）保管環(huán)境1.文件保管場(chǎng)所應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。2.文件保管場(chǎng)所應(yīng)配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保文件的安全。（三）保管期限1.文件的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的文件包括公司的重要規(guī)章制度、年度總結(jié)、財(cái)務(wù)報(bào)表等。3.長(zhǎng)期保管的文件包括公司的一般性文件、業(yè)務(wù)文件等，保管期限為10年至50年。4.短期保管的文件包括公司的臨時(shí)性文件、一次性使用的文件等，保管期限為1年至5年。（四）保管要求1.按照文件的保管期限和類別，分別存放于不同的檔案柜或文件夾中。2.定期對(duì)文件進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保文件的數(shù)量和質(zhì)量。3.對(duì)于破損、褪色或字跡模糊的文件，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.嚴(yán)格遵守文件的借閱制度，防止文件丟失或損壞。五、文件的查閱與借閱（一）查閱范圍公司內(nèi)部人員因工作需要，可查閱與本人工作相關(guān)的文件。（二）查閱程序1.查閱人應(yīng)填寫《文件查閱申請(qǐng)表》，注明查閱文件的名稱、編號(hào)、查閱目的等信息。2.《文件查閱申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交文件管理部門審批。3.文件管理部門根據(jù)審批意見，為查閱人提供相應(yīng)的文件，并在《文件查閱登記表》上登記查閱時(shí)間、查閱人姓名、查閱文件名稱等信息。4.查閱人應(yīng)在指定的地點(diǎn)查閱文件，不得將文件帶出文件管理部門。如需復(fù)印或摘錄文件內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)文件管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。（三）借閱范圍因工作需要，公司內(nèi)部人員可借閱與本人工作相關(guān)的文件，但必須嚴(yán)格遵守借閱制度。（四）借閱程序1.借閱人應(yīng)填寫《文件借閱申請(qǐng)表》，注明借閱文件的名稱、編號(hào)、借閱期限等信息。2.《文件借閱申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交文件管理部門審批。3.文件管理部門根據(jù)審批意見，為借閱人辦理借閱手續(xù)，并在《文件借閱登記表》上登記借閱時(shí)間、借閱人姓名、借閱文件名稱、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息。4.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還文件，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前向文件管理部門提出申請(qǐng)，并經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長(zhǎng)。5.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的文件，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、損壞或丟失文件。如發(fā)現(xiàn)文件有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)向文件管理部門報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。六、文件的保密（一）保密范圍1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)秘密等重要信息的文件。2.未經(jīng)公開的公司內(nèi)部文件、會(huì)議紀(jì)要等。3.其他需要保密的文件。（二）保密措施1.文件管理部門應(yīng)建立健全文件保密制度，加強(qiáng)對(duì)文件管理人員的保密教育，提高保密意識(shí)。2.文件保管場(chǎng)所應(yīng)設(shè)置必要的保密設(shè)施，如保險(xiǎn)柜、密碼鎖等，確保文件的安全。3.文件管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自泄露文件內(nèi)容。4.對(duì)于涉及保密的文件，應(yīng)在文件上標(biāo)明“機(jī)密”、“秘密”等字樣，并采取相應(yīng)的保密措施。5.借閱涉及保密的文件，應(yīng)經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在借閱期限內(nèi)嚴(yán)格保密。七、文件的銷毀（一）銷毀范圍1.已超過(guò)保管期限且無(wú)保存價(jià)值的文件。2.因工作失誤或其他原因形成的重復(fù)、無(wú)效文件。3.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要信息且已不再需要的文件。（二）銷毀程序1.文件管理部門定期對(duì)已超過(guò)保管期限的文件進(jìn)行清理，編制《文件銷毀清單》，注明文件名稱、編號(hào)、日期、保管期限等信息。2.《文件銷毀清單》經(jīng)文件管理部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，由文件管理部門指定專人負(fù)責(zé)文件的銷毀工作。銷毀文件時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞?，如粉碎、焚燒等，確保文件內(nèi)容無(wú)法恢復(fù)。4.文件銷毀過(guò)程中，應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)督，