合同與采購(gòu)管理制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司合同與采購(gòu)管理流程，加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)控制，確保公司合法權(quán)益，提高經(jīng)濟(jì)效益，保障公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)的順利開展。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門涉及的合同簽訂、履行以及采購(gòu)活動(dòng)，包括但不限于物資采購(gòu)、服務(wù)采購(gòu)、工程采購(gòu)等各類經(jīng)濟(jì)活動(dòng)。3.基本原則合法性原則：合同與采購(gòu)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定。公平公正原則：在合同簽訂和采購(gòu)過(guò)程中，應(yīng)遵循公平、公正的原則，維護(hù)公司與合作方的合法權(quán)益。誠(chéng)實(shí)守信原則：各方應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，嚴(yán)格履行合同約定和采購(gòu)程序，確保交易的真實(shí)性和可靠性。效益原則：在保證質(zhì)量和滿足需求的前提下，優(yōu)化采購(gòu)流程，降低采購(gòu)成本，提高公司經(jīng)濟(jì)效益。二、合同管理合同簽訂流程1.合同立項(xiàng)業(yè)務(wù)部門根據(jù)工作需要提出合同立項(xiàng)申請(qǐng)，詳細(xì)說(shuō)明合同的性質(zhì)、標(biāo)的、金額、履行期限、對(duì)方當(dāng)事人等基本情況，并提交相關(guān)背景資料和初步需求說(shuō)明。立項(xiàng)申請(qǐng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核同意后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.合同起草由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同文本的起草工作。合同文本應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或者報(bào)酬、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、解決爭(zhēng)議的方法等主要條款。涉及重大合同或法律關(guān)系復(fù)雜的合同，可由公司法律顧問(wèn)協(xié)助起草或?qū)徍恕?.合同審核合同起草完成后，提交至公司法務(wù)部門進(jìn)行法律審核。法務(wù)部門重點(diǎn)審查合同的合法性、合規(guī)性、完整性以及潛在的法律風(fēng)險(xiǎn)，并出具審核意見(jiàn)。合同同時(shí)需提交財(cái)務(wù)部門進(jìn)行財(cái)務(wù)審核，財(cái)務(wù)部門主要審核合同的價(jià)款、支付方式、結(jié)算周期等財(cái)務(wù)條款的合理性和可行性，確保公司財(cái)務(wù)利益不受損害。根據(jù)合同性質(zhì)和金額大小，還可能需提交其他相關(guān)部門進(jìn)行專業(yè)審核，如涉及技術(shù)條款的合同需技術(shù)部門審核。各審核部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成審核，并簽署審核意見(jiàn)。4.合同審批經(jīng)各部門審核通過(guò)的合同，按照公司審批權(quán)限進(jìn)行審批。一般合同由部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批；重大合同或涉及金額較大的合同，需經(jīng)總經(jīng)理或董事長(zhǎng)審批。審批人應(yīng)認(rèn)真審查合同內(nèi)容，對(duì)合同的真實(shí)性、合法性、合理性負(fù)責(zé)，并簽署審批意見(jiàn)。如審批人有修改意見(jiàn)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)意見(jiàn)對(duì)合同進(jìn)行修改后重新提交審核和審批。5.合同簽署合同經(jīng)審批通過(guò)后，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與對(duì)方當(dāng)事人進(jìn)行合同簽署。簽署前，應(yīng)確保合同文本與審批通過(guò)的版本一致，雙方當(dāng)事人的簽字蓋章齊全、有效。合同簽署過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格按照公司印章管理制度使用印章，確保印章使用的安全性和規(guī)范性。合同履行與變更1.合同履行合同生效后，業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)組織合同的履行。應(yīng)按照合同約定的條款和時(shí)間要求，全面履行己方義務(wù)，確保合同目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。在合同履行過(guò)程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)跟蹤合同執(zhí)行情況，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題或風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)及時(shí)采取措施解決，并向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門匯報(bào)。涉及多個(gè)部門協(xié)作履行的合同，各部門應(yīng)密切配合，明確職責(zé)分工，共同推進(jìn)合同的順利履行。2.合同變更合同履行過(guò)程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同內(nèi)容的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)提出變更申請(qǐng)，并說(shuō)明變更的原因、內(nèi)容及對(duì)合同履行的影響。合同變更申請(qǐng)經(jīng)相關(guān)部門審核和審批后，按照合同簽訂流程重新簽訂變更協(xié)議或補(bǔ)充協(xié)議。變更協(xié)議或補(bǔ)充協(xié)議作為原合同的組成部分，與原合同具有同等法律效力。合同終止與結(jié)算1.合同終止合同履行完畢、雙方協(xié)商一致解除合同、因不可抗力或其他法定事由導(dǎo)致合同無(wú)法履行等情況下，合同終止。合同終止后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)清理合同履行過(guò)程中的相關(guān)文件、資料和資產(chǎn)，并辦理交接手續(xù)。2.合同結(jié)算合同履行完畢后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定及時(shí)辦理結(jié)算手續(xù)。結(jié)算申請(qǐng)應(yīng)附合同執(zhí)行情況說(shuō)明、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、發(fā)票等相關(guān)資料。財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)結(jié)算申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核無(wú)誤后按照合同約定的支付方式和時(shí)間進(jìn)行付款。合同檔案管理1.合同檔案的收集與整理業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)在合同簽訂、履行、變更、終止等過(guò)程中及時(shí)收集相關(guān)文件、資料，包括合同文本、審批文件、往來(lái)函件、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、結(jié)算憑證等，并進(jìn)行整理歸檔。合同檔案應(yīng)按照合同類別、時(shí)間順序等進(jìn)行分類整理，確保檔案資料的完整性和系統(tǒng)性。2.合同檔案的保管與查閱合同檔案由公司檔案室統(tǒng)一保管，檔案室應(yīng)建立健全檔案管理制度，確保合同檔案的安全存放和妥善保管。因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案室查閱。查閱人員應(yīng)遵守檔案室的相關(guān)規(guī)定，不得擅自復(fù)印、涂改、損毀合同檔案。三、采購(gòu)管理采購(gòu)計(jì)劃制定1.需求預(yù)測(cè)各部門應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃和實(shí)際工作需要，定期對(duì)物資、服務(wù)等采購(gòu)需求進(jìn)行預(yù)測(cè)。需求預(yù)測(cè)應(yīng)綜合考慮市場(chǎng)變化、業(yè)務(wù)增長(zhǎng)、庫(kù)存情況等因素，確保預(yù)測(cè)的準(zhǔn)確性和合理性。需求預(yù)測(cè)結(jié)果應(yīng)形成書面報(bào)告，提交至采購(gòu)部門。2.采購(gòu)計(jì)劃編制采購(gòu)部門根據(jù)各部門提交的需求預(yù)測(cè)報(bào)告，結(jié)合公司庫(kù)存情況、采購(gòu)預(yù)算等，編制年度、季度和月度采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等內(nèi)容，并按照重要性和緊急程度進(jìn)行分類排序。采購(gòu)計(jì)劃編制完成后，應(yīng)提交至相關(guān)部門審核和公司領(lǐng)導(dǎo)審批。采購(gòu)供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商選擇采購(gòu)部門應(yīng)建立供應(yīng)商信息庫(kù)，收集、整理供應(yīng)商的基本情況、經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等信息。根據(jù)采購(gòu)需求，從供應(yīng)商信息庫(kù)中篩選出潛在供應(yīng)商，并進(jìn)行實(shí)地考察和評(píng)估。評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)信譽(yù)、生產(chǎn)能力、技術(shù)水平、質(zhì)量控制體系、價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)力等方面。經(jīng)過(guò)評(píng)估后，選擇合適的供應(yīng)商作為合作對(duì)象，并與其簽訂合作協(xié)議或采購(gòu)合同。2.供應(yīng)商考核采購(gòu)部門應(yīng)定期對(duì)供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等方面進(jìn)行考核評(píng)價(jià)?？己嗽u(píng)價(jià)結(jié)果應(yīng)記錄在供應(yīng)商檔案中。根據(jù)考核結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎(jiǎng)勵(lì)和優(yōu)先合作機(jī)會(huì)；對(duì)表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，應(yīng)及時(shí)采取警告、整改、暫停合作或終止合作等措施。采購(gòu)流程1.采購(gòu)申請(qǐng)各部門根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃或?qū)嶋H工作需要，填寫采購(gòu)申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)算金額、需求時(shí)間等內(nèi)容，并提交至采購(gòu)部門。采購(gòu)申請(qǐng)表應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字，對(duì)于金額較大或重要的采購(gòu)申請(qǐng)，還需報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.采購(gòu)詢價(jià)與比價(jià)采購(gòu)部門收到采購(gòu)申請(qǐng)后，根據(jù)采購(gòu)物資或服務(wù)的特點(diǎn)和市場(chǎng)情況，向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)函，要求供應(yīng)商提供報(bào)價(jià)單。采購(gòu)部門對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行整理和比較，分析各供應(yīng)商的價(jià)格、質(zhì)量、交貨期等因素，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。在比價(jià)過(guò)程中，應(yīng)確保公平、公正、公開，不得泄露供應(yīng)商報(bào)價(jià)等信息。3.采購(gòu)合同簽訂確定供應(yīng)商后，采購(gòu)部門按照合同管理流程與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或者報(bào)酬、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、解決爭(zhēng)議的方法等主要條款。采購(gòu)合同簽訂前，需經(jīng)法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門審核通過(guò)，并按照公司審批權(quán)限進(jìn)行審批。4.采購(gòu)訂單下達(dá)采購(gòu)合同簽訂后，采購(gòu)部門向供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單。采購(gòu)訂單應(yīng)明確采購(gòu)物資或服務(wù)的具體要求、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等內(nèi)容，并要求供應(yīng)商簽字確認(rèn)。采購(gòu)訂單下達(dá)后，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)跟蹤訂單執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。5.采購(gòu)驗(yàn)收采購(gòu)物資或服務(wù)到貨后，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)按照采購(gòu)合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)物資或服務(wù)的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格型號(hào)等進(jìn)行檢驗(yàn)。驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收人員應(yīng)簽署驗(yàn)收?qǐng)?bào)告；驗(yàn)收不合格的，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決，如要求供應(yīng)商補(bǔ)貨、換貨、退貨或承擔(dān)違約責(zé)任等。采購(gòu)預(yù)算管理1.預(yù)算編制采購(gòu)部門應(yīng)根據(jù)公司年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和采購(gòu)計(jì)劃，編制采購(gòu)預(yù)算。采購(gòu)預(yù)算應(yīng)明確各項(xiàng)采購(gòu)項(xiàng)目的預(yù)算金額，并按照公司預(yù)算管理要求進(jìn)行細(xì)化和分解。采購(gòu)預(yù)算編制過(guò)程中，應(yīng)充分考慮市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)、業(yè)務(wù)需求變化等因素，確保預(yù)算的合理性和準(zhǔn)確性。2.預(yù)算執(zhí)行與控制采購(gòu)部門應(yīng)嚴(yán)格按照采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行采購(gòu)活動(dòng)，不得超預(yù)算采購(gòu)。如因特殊原因需要調(diào)整采購(gòu)預(yù)算的，應(yīng)按照公司預(yù)算調(diào)整流程進(jìn)行審批。財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)預(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控和分析，定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中存在的問(wèn)題。四、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)合同與采購(gòu)管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查合同簽訂、履行、采購(gòu)流程執(zhí)行、供應(yīng)商管理、預(yù)算控制等方面的合規(guī)性和有效性，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。2.定期檢查與不定期抽查公司建立合同與采購(gòu)管理定期檢查制度，由采購(gòu)部門牽頭，會(huì)同相關(guān)部門對(duì)合同履行情況、采購(gòu)業(yè)務(wù)開展情況等進(jìn)行定期檢查。公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門可根據(jù)工作需要，對(duì)合同與采購(gòu)管理進(jìn)行不定期抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問(wèn)題。五、責(zé)任追究1.在合同與采購(gòu)管理過(guò)程中，如因工作人員故意或重大過(guò)失導(dǎo)致公司利益受損的，公司