物品及設(shè)備管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)公司物品及設(shè)備的管理，規(guī)范物品及設(shè)備的采購(gòu)、使用、維護(hù)、報(bào)廢等流程，確保公司資產(chǎn)的安全與完整，提高資產(chǎn)使用效率，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有物品及設(shè)備的管理，包括但不限于辦公設(shè)備、生產(chǎn)設(shè)備、運(yùn)輸設(shè)備、電子設(shè)備、家具等。3.管理原則統(tǒng)一管理原則：公司物品及設(shè)備實(shí)行統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一采購(gòu)、統(tǒng)一調(diào)配、統(tǒng)一核算的管理方式。合理配置原則：根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和實(shí)際情況，合理配置物品及設(shè)備，避免資源浪費(fèi)。歸口管理原則：按照物品及設(shè)備的類別，由相應(yīng)的部門負(fù)責(zé)歸口管理，明確管理職責(zé)。效益優(yōu)先原則：注重物品及設(shè)備的使用效益，提高資產(chǎn)的利用率和回報(bào)率。二、職責(zé)分工1.行政部門負(fù)責(zé)制定公司物品及設(shè)備管理的相關(guān)制度和流程，并監(jiān)督執(zhí)行。負(fù)責(zé)公司辦公設(shè)備、家具等物品的采購(gòu)、驗(yàn)收、入庫(kù)、發(fā)放、調(diào)配、維修、報(bào)廢等日常管理工作。定期對(duì)公司物品及設(shè)備進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。負(fù)責(zé)建立公司物品及設(shè)備管理臺(tái)賬，記錄物品及設(shè)備的購(gòu)置、使用、維修、報(bào)廢等情況。2.使用部門負(fù)責(zé)本部門物品及設(shè)備的申購(gòu)、使用、保管和維護(hù)工作，確保物品及設(shè)備的正常使用。配合行政部門做好物品及設(shè)備的清查盤點(diǎn)工作，及時(shí)反饋物品及設(shè)備的使用情況和存在問題。按照規(guī)定辦理物品及設(shè)備的領(lǐng)用、歸還、報(bào)廢等手續(xù)。3.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審核物品及設(shè)備采購(gòu)預(yù)算，監(jiān)督采購(gòu)資金的使用。負(fù)責(zé)對(duì)物品及設(shè)備進(jìn)行賬務(wù)核算，定期與行政部門核對(duì)賬目，確保賬賬相符。參與物品及設(shè)備的清查盤點(diǎn)工作，對(duì)盤盈、盤虧情況進(jìn)行賬務(wù)處理。4.采購(gòu)部門負(fù)責(zé)按照公司采購(gòu)制度和流程，組織實(shí)施物品及設(shè)備的采購(gòu)工作。負(fù)責(zé)與供應(yīng)商進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，簽訂采購(gòu)合同，確保采購(gòu)物品及設(shè)備的質(zhì)量、價(jià)格和交貨期符合要求。負(fù)責(zé)采購(gòu)物品及設(shè)備的到貨驗(yàn)收工作，及時(shí)辦理入庫(kù)手續(xù)。三、采購(gòu)管理1.采購(gòu)計(jì)劃使用部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求和實(shí)際情況，提前填寫《物品及設(shè)備申購(gòu)單》，詳細(xì)注明申購(gòu)物品及設(shè)備的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、用途等信息，并提交至行政部門。行政部門對(duì)各部門提交的申購(gòu)單進(jìn)行匯總審核，結(jié)合公司庫(kù)存情況和預(yù)算安排，制定年度采購(gòu)計(jì)劃和月度采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，由采購(gòu)部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施采購(gòu)。2.供應(yīng)商選擇采購(gòu)部門應(yīng)建立合格供應(yīng)商名錄，對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、售后服務(wù)等進(jìn)行評(píng)估和審核。在采購(gòu)物品及設(shè)備時(shí)，優(yōu)先選擇合格供應(yīng)商名錄中的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。如合格供應(yīng)商名錄中無(wú)合適供應(yīng)商，采購(gòu)部門應(yīng)通過(guò)市場(chǎng)調(diào)研、招標(biāo)、詢價(jià)等方式，選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商。采購(gòu)部門與選定的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購(gòu)物品及設(shè)備的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。3.采購(gòu)實(shí)施采購(gòu)部門按照采購(gòu)合同的要求，及時(shí)組織供應(yīng)商發(fā)貨，并跟蹤采購(gòu)進(jìn)度，確保采購(gòu)物品及設(shè)備按時(shí)、按質(zhì)、按量到貨。物品及設(shè)備到貨后，采購(gòu)部門應(yīng)通知行政部門、使用部門等相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，辦理入庫(kù)手續(xù)；驗(yàn)收不合格的，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求供應(yīng)商限期整改或退換貨。4.采購(gòu)付款財(cái)務(wù)部門根據(jù)采購(gòu)合同和驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，審核采購(gòu)發(fā)票的真實(shí)性、合法性和準(zhǔn)確性。審核無(wú)誤后，按照公司財(cái)務(wù)制度的規(guī)定，辦理采購(gòu)付款手續(xù)。付款方式應(yīng)根據(jù)合同約定和公司資金狀況合理選擇，確保資金安全。四、驗(yàn)收管理1.驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)行政部門應(yīng)根據(jù)采購(gòu)合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，制定物品及設(shè)備的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收流程。驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確物品及設(shè)備的規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量、性能、外觀等方面的要求，確保驗(yàn)收工作有章可循。2.驗(yàn)收流程物品及設(shè)備到貨前，采購(gòu)部門應(yīng)提前通知行政部門和使用部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。到貨后，由行政部門組織使用部門等相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)對(duì)物品及設(shè)備進(jìn)行逐一檢查，填寫《物品及設(shè)備驗(yàn)收單》，詳細(xì)記錄驗(yàn)收情況。驗(yàn)收合格的，驗(yàn)收人員在驗(yàn)收單上簽字確認(rèn)，行政部門辦理入庫(kù)手續(xù)；驗(yàn)收不合格的，驗(yàn)收人員應(yīng)在驗(yàn)收單上注明不合格原因，采購(gòu)部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商解決。3.驗(yàn)收記錄行政部門應(yīng)建立物品及設(shè)備驗(yàn)收檔案，將驗(yàn)收單、采購(gòu)合同、質(zhì)量證明文件等相關(guān)資料進(jìn)行歸檔保存，以備查閱。驗(yàn)收記錄應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，能夠反映物品及設(shè)備的驗(yàn)收情況和質(zhì)量狀況。五、入庫(kù)管理1.入庫(kù)流程驗(yàn)收合格的物品及設(shè)備，由行政部門辦理入庫(kù)手續(xù)。入庫(kù)人員應(yīng)根據(jù)驗(yàn)收單和實(shí)際到貨情況，填寫《物品及設(shè)備入庫(kù)單》，詳細(xì)記錄物品及設(shè)備的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、入庫(kù)日期等信息。入庫(kù)單經(jīng)入庫(kù)人員、驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)后，一聯(lián)交財(cái)務(wù)部門作為記賬憑證，一聯(lián)由行政部門留存作為庫(kù)存管理依據(jù)，一聯(lián)交使用部門作為領(lǐng)用憑證。2.庫(kù)存管理行政部門應(yīng)建立物品及設(shè)備庫(kù)存臺(tái)賬，對(duì)庫(kù)存物品及設(shè)備進(jìn)行分類、編號(hào)、登記，確保賬實(shí)相符。定期對(duì)庫(kù)存物品及設(shè)備進(jìn)行清查盤點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理庫(kù)存積壓、損壞、變質(zhì)等問題。加強(qiáng)庫(kù)存物品及設(shè)備的保管，做好防潮、防火、防盜、防蟲等工作，確保物品及設(shè)備的安全。六、領(lǐng)用管理1.領(lǐng)用流程使用部門因工作需要領(lǐng)用物品及設(shè)備時(shí)，應(yīng)填寫《物品及設(shè)備領(lǐng)用單》，注明領(lǐng)用物品及設(shè)備的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、用途等信息，并提交至行政部門。行政部門根據(jù)庫(kù)存情況和領(lǐng)用單內(nèi)容，進(jìn)行審核發(fā)放。如庫(kù)存不足，行政部門應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門進(jìn)行采購(gòu)。領(lǐng)用人員在領(lǐng)用單上簽字確認(rèn)后，領(lǐng)取物品及設(shè)備。2.領(lǐng)用期限行政部門應(yīng)根據(jù)物品及設(shè)備的性質(zhì)和使用情況，合理確定領(lǐng)用期限。領(lǐng)用期限屆滿后，領(lǐng)用人員應(yīng)及時(shí)歸還領(lǐng)用的物品及設(shè)備。如需延長(zhǎng)領(lǐng)用期限，領(lǐng)用人員應(yīng)提前向行政部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長(zhǎng)。3.歸還管理領(lǐng)用人員歸還物品及設(shè)備時(shí)，行政部門應(yīng)進(jìn)行檢查驗(yàn)收。如物品及設(shè)備完好無(wú)損，行政部門應(yīng)辦理歸還手續(xù)，并在領(lǐng)用單上注明歸還日期；如物品及設(shè)備有損壞或丟失，領(lǐng)用人員應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行賠償。七、使用與維護(hù)管理1.使用培訓(xùn)行政部門應(yīng)對(duì)新購(gòu)置的物品及設(shè)備進(jìn)行使用培訓(xùn)，確保使用人員熟悉物品及設(shè)備的性能、操作方法、注意事項(xiàng)等。使用部門應(yīng)定期組織本部門人員進(jìn)行物品及設(shè)備使用培訓(xùn)，提高使用人員的操作技能和業(yè)務(wù)水平。2.使用規(guī)范使用人員應(yīng)嚴(yán)格按照物品及設(shè)備的操作規(guī)程進(jìn)行操作，不得擅自更改操作程序或違規(guī)使用。愛護(hù)物品及設(shè)備，保持物品及設(shè)備的清潔、整齊，定期進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保物品及設(shè)備的正常運(yùn)行。如發(fā)現(xiàn)物品及設(shè)備出現(xiàn)故障或異常情況，應(yīng)及時(shí)停止使用，并通知行政部門進(jìn)行維修。3.維護(hù)保養(yǎng)行政部門應(yīng)制定物品及設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃，定期對(duì)物品及設(shè)備進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保物品及設(shè)備的性能和使用壽命。維護(hù)保養(yǎng)工作可由行政部門自行組織實(shí)施，也可委托專業(yè)維修機(jī)構(gòu)進(jìn)行。對(duì)重要設(shè)備和關(guān)鍵設(shè)備，應(yīng)建立維護(hù)保養(yǎng)檔案，記錄維護(hù)保養(yǎng)情況和維修歷史。八、維修管理1.維修申請(qǐng)使用人員發(fā)現(xiàn)物品及設(shè)備出現(xiàn)故障或異常情況時(shí)，應(yīng)填寫《物品及設(shè)備維修申請(qǐng)單》，詳細(xì)注明故障現(xiàn)象、發(fā)生時(shí)間、可能原因等信息，并提交至行政部門。行政部門對(duì)維修申請(qǐng)進(jìn)行審核，判斷是否屬于保修范圍或需要委托外部維修。如屬于保修范圍，行政部門應(yīng)及時(shí)聯(lián)系供應(yīng)商進(jìn)行維修；如需要委托外部維修，行政部門應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定選擇維修機(jī)構(gòu)進(jìn)行維修。2.維修實(shí)施維修人員應(yīng)按照維修申請(qǐng)單的要求，及時(shí)對(duì)物品及設(shè)備進(jìn)行維修。維修過(guò)程中，應(yīng)做好維修記錄，記錄維修時(shí)間、維修內(nèi)容、更換部件等信息。維修完成后，維修人員應(yīng)填寫《物品及設(shè)備維修報(bào)告單》，經(jīng)使用人員確認(rèn)后，交行政部門存檔。3.維修費(fèi)用屬于保修范圍的物品及設(shè)備維修費(fèi)用，由供應(yīng)商承擔(dān)；需要委托外部維修的，維修費(fèi)用由公司按照相關(guān)規(guī)定支付。財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)維修費(fèi)用的審核和管理，確保維修費(fèi)用的合理性和合規(guī)性。九、報(bào)廢管理1.報(bào)廢鑒定行政部門定期對(duì)公司物品及設(shè)備進(jìn)行清查盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)已無(wú)法正常使用或已無(wú)使用價(jià)值的物品及設(shè)備，應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行報(bào)廢鑒定。報(bào)廢鑒定小組由行政部門、使用部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)人員組成，對(duì)物品及設(shè)備的報(bào)廢原因、報(bào)廢價(jià)值等進(jìn)行評(píng)估和鑒定。2.報(bào)廢審批經(jīng)報(bào)廢鑒定小組鑒定確需報(bào)廢的物品及設(shè)備，由行政部門填寫《物品及設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明報(bào)廢物品及設(shè)備的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、購(gòu)置日期、報(bào)廢原因等信息，并提交至公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，行政部門方可辦理報(bào)廢手續(xù)。3.報(bào)廢處理行政部門負(fù)責(zé)對(duì)已批準(zhǔn)報(bào)廢的物品及設(shè)備進(jìn)行處理，可采用變賣、捐贈(zèng)、報(bào)廢拆解等方式進(jìn)行處理。處理報(bào)廢物品及設(shè)備時(shí)，應(yīng)做好記錄，包括處理方式、處理時(shí)間、處理收入等信息，并將處理收入及時(shí)上繳公司財(cái)務(wù)。4.賬務(wù)處理財(cái)務(wù)部門根據(jù)報(bào)廢審批文件和處理記錄，對(duì)報(bào)廢物品及設(shè)備進(jìn)行賬務(wù)處理，核銷相關(guān)資產(chǎn)賬目。十、盤點(diǎn)管理1.盤點(diǎn)計(jì)劃行政部門應(yīng)制定年度物品及設(shè)備盤點(diǎn)計(jì)劃，明確盤點(diǎn)范圍、盤點(diǎn)時(shí)間、盤點(diǎn)人員、盤點(diǎn)方法等內(nèi)容。盤點(diǎn)計(jì)劃經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，組織實(shí)施盤點(diǎn)工作。2.盤點(diǎn)實(shí)施盤點(diǎn)人員按照盤點(diǎn)計(jì)劃的要求，對(duì)公司物品及設(shè)備進(jìn)行逐一清查盤點(diǎn)，填寫《物品及設(shè)備盤點(diǎn)表》，詳細(xì)記錄物品及設(shè)備的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、存放地點(diǎn)等信息。盤點(diǎn)過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符的情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并填寫《物品及設(shè)備盤盈盤虧報(bào)告單》，注明盤盈盤虧的物品及設(shè)備名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、原因等信息。3.盤點(diǎn)結(jié)果處理行政部門對(duì)盤點(diǎn)結(jié)果進(jìn)行匯總分析，編制盤點(diǎn)報(bào)告，提交公司領(lǐng)導(dǎo)。對(duì)于盤盈的物品及設(shè)備，應(yīng)查明原因，按照規(guī)定進(jìn)行賬務(wù)處理；對(duì)于盤虧的物品及設(shè)備，應(yīng)查明責(zé)任，屬于人為原因造成的，由責(zé)任人按照規(guī)定進(jìn)行賠償；屬于自然損耗或不可抗力原因造成的，經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行核銷。十一、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部審計(jì)公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)物品及設(shè)備管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查物品及設(shè)備采購(gòu)、驗(yàn)收、入庫(kù)、領(lǐng)用、使用、