公司印章安全管理制度總則目的為加強(qiáng)公司印章管理，維護(hù)公司合法權(quán)益，規(guī)范印章使用行為，確保印章安全，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)的所有印章，包括但不限于公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法定代表人章、部門章等。印章管理原則印章管理遵循“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)負(fù)責(zé)、規(guī)范使用、嚴(yán)格監(jiān)督”的原則。公司行政部負(fù)責(zé)印章的統(tǒng)一管理，各分支機(jī)構(gòu)或部門指定專人負(fù)責(zé)本部門印章的管理與使用，嚴(yán)格按照本制度規(guī)定的程序進(jìn)行操作。印章的刻制印章的申請(qǐng)1.因工作需要刻制公司印章的，需由使用部門填寫(xiě)《印章刻制申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明印章名稱、用途、刻制數(shù)量等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報(bào)公司行政部審核。2.行政部審核申請(qǐng)事項(xiàng)的必要性、合理性以及與公司現(xiàn)有印章的兼容性等，審核通過(guò)后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。印章的刻制流程1.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，行政部負(fù)責(zé)聯(lián)系具有合法資質(zhì)的印章刻制單位進(jìn)行印章刻制。2.印章刻制完成后，行政部應(yīng)及時(shí)組織對(duì)新刻印章進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括印章規(guī)格、樣式、文字、材質(zhì)等是否與申請(qǐng)要求一致，印章是否清晰、完整等。驗(yàn)收合格的印章方可正式啟用，驗(yàn)收不合格的印章應(yīng)及時(shí)退回刻制單位重新刻制。印章的備案新刻印章啟用前，行政部應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定及時(shí)到當(dāng)?shù)毓矙C(jī)關(guān)或相關(guān)部門辦理印章備案手續(xù)，并留存印章備案回執(zhí)復(fù)印件存檔，以備查閱。印章的保管保管人員職責(zé)1.公司公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法定代表人章等重要印章由行政部指定專人負(fù)責(zé)保管，部門章由各部門指定專人負(fù)責(zé)保管。保管人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，嚴(yán)格遵守印章管理規(guī)定，確保印章安全。2.印章保管人員應(yīng)妥善保管印章，做到印章存放安全、有序，防止印章被盜、遺失或損壞。如發(fā)現(xiàn)印章存在安全隱患，應(yīng)及時(shí)報(bào)告行政部并采取相應(yīng)措施。3.保管人員不得擅自將印章轉(zhuǎn)借他人使用，不得在未經(jīng)批準(zhǔn)的情況下攜帶印章外出。因工作需要攜帶印章外出的，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理印章借用手續(xù)，確保印章在使用過(guò)程中的安全。保管場(chǎng)所要求1.印章應(yīng)存放在專門的保險(xiǎn)柜或帶鎖的文件柜內(nèi)，保險(xiǎn)柜或文件柜應(yīng)放置在安全、保密的場(chǎng)所，具備防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)等條件。2.存放印章的保險(xiǎn)柜或文件柜鑰匙應(yīng)由保管人員專人保管，不得隨意交由他人代管。如因特殊情況需要他人代管鑰匙的，應(yīng)經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并做好交接記錄。印章保管交接1.印章保管人員因工作調(diào)動(dòng)、離職等原因需要進(jìn)行印章交接的，應(yīng)提前辦理印章交接手續(xù)。交接雙方應(yīng)在行政部的監(jiān)督下，對(duì)印章的數(shù)量、規(guī)格、使用狀態(tài)等進(jìn)行詳細(xì)清點(diǎn)和核對(duì)，并填寫(xiě)《印章交接清單》。2.《印章交接清單》一式三份，交接雙方各執(zhí)一份，行政部留存一份。交接完成后，原保管人員應(yīng)將印章及相關(guān)資料移交給新保管人員，新保管人員應(yīng)在確認(rèn)無(wú)誤后簽字接收。印章的使用使用范圍公司印章僅限在公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中按規(guī)定用途使用，不得超出規(guī)定范圍使用，嚴(yán)禁用于任何非法或違規(guī)活動(dòng)。具體使用范圍如下：1.公章：用于公司對(duì)外正式行文、簽署合同、協(xié)議、授權(quán)委托書(shū)等重要文件，以及其他需加蓋公章的事項(xiàng)。2.合同專用章：用于公司簽訂各類合同、協(xié)議等經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)文件。3.財(cái)務(wù)專用章：用于公司財(cái)務(wù)收支、銀行結(jié)算、稅務(wù)申報(bào)等財(cái)務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)。4.法定代表人章：用于公司辦理法定代表人授權(quán)范圍內(nèi)的相關(guān)業(yè)務(wù)，如法定代表人簽署文件、辦理銀行開(kāi)戶等。5.部門章：用于本部門職責(zé)范圍內(nèi)的文件、報(bào)表、通知等內(nèi)部資料的蓋章確認(rèn)，但不得用于對(duì)外簽訂合同、協(xié)議等重要文件。使用審批流程1.常規(guī)使用情況各部門因工作需要使用印章的，應(yīng)填寫(xiě)《印章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明用印事項(xiàng)、用途、使用時(shí)間、文件編號(hào)等信息，并按照以下審批流程進(jìn)行申請(qǐng)：部門章由部門負(fù)責(zé)人審批。涉及財(cái)務(wù)、合同、重大決策等重要事項(xiàng)需使用公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法定代表人章的，由部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。申請(qǐng)部門將經(jīng)審批后的《印章使用申請(qǐng)表》交印章保管人員，保管人員根據(jù)審批意見(jiàn)進(jìn)行用印，并在《印章使用登記表》上詳細(xì)記錄印章使用情況，包括用印日期、用印文件名稱、文件編號(hào)、用印人、批準(zhǔn)人等信息。2.緊急特殊使用情況在緊急特殊情況下，如因突發(fā)事件需要立即使用印章且無(wú)法按常規(guī)審批流程辦理的，使用部門可通過(guò)電話等方式向公司領(lǐng)導(dǎo)或授權(quán)審批人說(shuō)明情況，經(jīng)同意后先進(jìn)行用印操作，但事后應(yīng)及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)，并在《印章使用申請(qǐng)表》上注明“緊急特殊情況，已電話請(qǐng)示[領(lǐng)導(dǎo)姓名/授權(quán)審批人姓名]同意”字樣。印章保管人員應(yīng)在緊急特殊情況處理完畢后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，將相關(guān)審批手續(xù)補(bǔ)齊。使用監(jiān)督1.行政部定期對(duì)公司印章使用情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督，確保印章使用符合規(guī)定。檢查內(nèi)容包括印章使用審批流程是否規(guī)范、用印文件是否與申請(qǐng)事項(xiàng)一致、用印記錄是否完整準(zhǔn)確等。2.如發(fā)現(xiàn)印章使用存在違規(guī)行為，行政部應(yīng)及時(shí)責(zé)令糾正，并視情節(jié)輕重對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行嚴(yán)肅處理。情節(jié)嚴(yán)重的，將依法追究法律責(zé)任。印章的停用與銷毀停用情形1.因公司機(jī)構(gòu)調(diào)整、名稱變更、業(yè)務(wù)范圍變化等原因，導(dǎo)致原印章不再使用的。2.印章磨損嚴(yán)重、字跡不清或其他原因無(wú)法正常使用的。3.因印章被盜、遺失等原因，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)決定停用的。停用程序1.印章保管人員發(fā)現(xiàn)印章需要停用時(shí)，應(yīng)及時(shí)填寫(xiě)《印章停用申請(qǐng)表》，說(shuō)明停用原因，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)行政部。2.行政部審核通過(guò)后，發(fā)布印章停用通知，告知公司各部門及相關(guān)人員該印章已停止使用。銷毀程序1.對(duì)于停用的印章，行政部應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行清理和核對(duì)，確保需要銷毀的印章數(shù)量準(zhǔn)確無(wú)誤。2.經(jīng)確認(rèn)無(wú)誤后，行政部填寫(xiě)《印章銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明印章名稱、數(shù)量、停用時(shí)間等信息，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，行政部指定專人負(fù)責(zé)印章銷毀工作。銷毀方式可采用粉碎、熔化等物理方法，確保印章無(wú)法恢復(fù)原狀。4.印章銷毀過(guò)程應(yīng)由行政部、審計(jì)部門（如有）等相關(guān)人員進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，并在《印章銷毀登記表》上簽字確認(rèn)。登記表應(yīng)詳細(xì)記錄印章銷毀的時(shí)間、地點(diǎn)、方式、監(jiān)銷人員等信息。5.銷毀完成后，行政部應(yīng)將《印章銷毀申請(qǐng)表》、《印章銷毀登記表》等相關(guān)資料整理歸檔，妥善保存，以備查閱。違規(guī)責(zé)任追究責(zé)任界定1.因印章保管人員保管不善，導(dǎo)致印章被盜、遺失、損壞或未經(jīng)批準(zhǔn)擅自使用印章的，保管人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。2.因用印審批人員把關(guān)不嚴(yán)，違規(guī)批準(zhǔn)使用印章的，審批人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3.因其他人員違反印章管理規(guī)定，私自使用印章或偽造、變?cè)煊≌挛募?，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)法律責(zé)任。責(zé)任追究方式1.對(duì)于違反印章管理規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告、罰款、降職、撤職等處分。2.如因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)依法承擔(dān)賠償責(zé)任。構(gòu)成犯罪的，將依法移送司法機(jī)關(guān)追究刑事責(zé)任。附則解釋權(quán)本制度由公司行政部負(fù)責(zé)解釋。如本制度與國(guó)家法律法規(guī)、政策規(guī)