濟南公司檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于濟南公司各部門及全體員工。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指公司在各項活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由綜合管理部集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化和標準化。2.真實性原則：檔案應如實反映公司各項活動的真實情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：檔案應齊全完整，涵蓋公司各項工作的各個方面。4.保密性原則：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及公司機密的檔案進行保密管理。5.方便利用原則：建立科學合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和利用。二、檔案管理機構及職責（一）綜合管理部綜合管理部是公司檔案管理的歸口部門，負責檔案管理工作的組織、協(xié)調和指導，具體職責如下：1.制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.負責公司各類檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計工作。3.建立和維護公司檔案信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理。4.負責檔案的鑒定、銷毀工作。5.組織開展檔案的開發(fā)利用工作，為公司各項工作提供檔案支持。6.對各部門檔案管理工作進行監(jiān)督、檢查和指導。（二）各部門各部門負責本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，并指定專人負責檔案管理，配合綜合管理部做好檔案管理的相關工作。具體職責如下：1.負責收集、整理本部門在工作中形成的各類文件材料，并按照檔案管理要求進行分類、立卷。2.在規(guī)定時間內將整理好的檔案移交綜合管理部歸檔。3.負責本部門檔案的日常保管和利用工作，確保檔案的安全和完整。4.配合綜合管理部做好檔案的鑒定、銷毀等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設立、變更、注銷等過程中形成的各類文件材料。2.公司股東會、董事會、監(jiān)事會等會議記錄、決議、紀要等文件材料。3.公司各項規(guī)章制度、辦法、規(guī)定等文件材料。4.公司年度工作計劃、總結、報告等文件材料。5.公司財務報表、審計報告、稅務資料等文件材料。6.公司業(yè)務合同、協(xié)議、訂單等文件材料。7.公司人事檔案、員工培訓記錄、績效考核資料等文件材料。8.公司技術研發(fā)、生產經營、質量管理等方面的文件材料。9.公司對外宣傳、公關活動等形成的文件材料。10.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案收集工作，確保文件材料及時、完整地收集。2.收集的文件材料應真實、準確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對電子文件應同時收集其元數據和背景信息，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機管理和檢索。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內容等因素進行分類，一般分為黨群工作類、行政管理類、經營管理類、生產技術類、產品類、科研項目類、基本建設類、設備儀器類、會計檔案類、人事檔案類等。2.編號：對每一類檔案進行編號，以便于管理和檢索。編號應遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則。3.裝訂：對紙質檔案進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，便于查詢和利用。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.各部門應在次年上半年將上一年度形成的檔案移交綜合管理部歸檔。2.對一些特殊情況或緊急文件，應及時歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔的檔案應符合整理要求，分類準確，編號清晰，目錄完整。2.移交檔案時，應填寫檔案移交清單，雙方簽字確認。3.電子檔案應與紙質檔案同時歸檔，并確保電子檔案的格式規(guī)范、內容完整。（三）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。具體劃分如下：1.永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內對公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管。保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映公司一般性工作活動，在較短時間內對公司工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管。保管期限為5年以下。（四）保管措施1.綜合管理部應設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應保持清潔、整齊、通風良好，溫度、濕度應符合國家規(guī)定的標準。3.對電子檔案應進行定期備份，存儲在安全可靠的介質上，并異地存放，防止數據丟失。4.建立檔案保管臺賬，對檔案的收進、移出、保管等情況進行詳細記錄。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部負責人、相關業(yè)務部門人員及檔案管理人員組成，負責檔案鑒定工作的組織和實施。（二）鑒定內容1.檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性。2.檔案的保存價值，包括現(xiàn)實利用價值和歷史研究價值。3.檔案的保管期限是否合理。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件進行審查，判斷其保存價值。2.綜合分析法：結合公司的發(fā)展規(guī)劃、業(yè)務特點等因素，對檔案進行綜合分析，確定其保存價值。（四）銷毀程序1.經鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定工作小組提出銷毀意見，填寫檔案銷毀清單。2.檔案銷毀清單經公司領導審批后，由綜合管理部負責組織銷毀。3.檔案銷毀時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應在檔案銷毀清單上簽字確認，并將檔案銷毀清單歸檔保存。六、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.依法利用原則：檔案利用應遵守國家法律法規(guī)和公司相關規(guī)定。2.服務公司原則：檔案利用應圍繞公司中心工作，為公司各項決策和業(yè)務活動提供支持。3.安全保密原則：在檔案利用過程中，應確保檔案的安全和保密，防止檔案信息泄露。（二）利用方式1.查閱：公司內部人員因工作需要查閱檔案的，可到綜合管理部檔案查閱室查閱。查閱時應填寫檔案查閱登記表，注明查閱日期、查閱人、查閱內容等信息。2.借閱：公司內部人員因工作需要借閱檔案的，應填寫檔案借閱申請表，經所在部門負責人和綜合管理部負責人審批后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借、涂改、污損、丟失檔案。3.復制：因工作需要復制檔案的，應填寫檔案復制申請表，經所在部門負責人和綜合管理部負責人審批后，方可復制。復制檔案應注明復制日期、復制人、復制內容等信息，并加蓋綜合管理部檔案專用章。（三）利用限制1.涉及公司機密的檔案，未經公司領導批準，不得查閱、借閱和復制。2.檔案原件一般不得外借，確因工作需要外借的，應經公司領導批準，并采取必要的安全保密措施。3.查閱、借閱檔案時，不得在檔案上涂改、標記、污損、抽取、撤換檔案材料。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立公司檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化建設內容1.檔案數字化：對公司現(xiàn)有檔案進行數字化處理，建立電子檔案數據庫。2.檔案信息系統(tǒng)建設：開發(fā)或選用適合公司檔案管理需求的信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的錄入、存儲、檢索、借閱、統(tǒng)計等功能。3.安全保障體系建設：建立檔案信息系統(tǒng)安全保障體系，包括網絡安全、數據安全、用戶認證等措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應熟練掌握檔案信息管理系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運行。2.應及時將檔案信息錄入系統(tǒng)，保證電子檔案與紙質檔案的一致性和完整性。3.加強對檔案信息系統(tǒng)的維護和管理，定期進行數據備份，防止數據丟失。4.嚴格遵守檔案信息系統(tǒng)的安全保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。八、檔案管理人員職責（一）綜合管理部檔案管理人員職責1.認真貫徹執(zhí)行國家檔案管理法律法規(guī)和公司檔案管理制度，負責公司檔案管理的具體工作。2.負責公司各類檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計工作，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全。3.建立和維護公司檔案信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理。4.負責檔案的鑒定、銷毀工作，確保檔案的保管期限合理。5.組織開展檔案的開發(fā)利用工作，為公司各項工作提供檔案支持。6.對各部門檔案管理工作進行監(jiān)督、檢查和指導，提高公司檔案管理水平。（二）各部門檔案管理人員職責1.負責本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案的