特別核查發(fā)票管理制度總則1.目的為加強公司財務管理，規(guī)范發(fā)票管理行為，防范稅務風險，確保公司經濟業(yè)務活動的合法合規(guī)，特制定本特別核查發(fā)票管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在經濟業(yè)務活動中涉及的發(fā)票開具、取得、使用、保管及核查等相關事宜。3.基本原則真實性原則：發(fā)票所反映的經濟業(yè)務必須真實發(fā)生，與公司實際經營活動相符。合法性原則：發(fā)票的取得、開具、使用等必須符合國家稅收法律法規(guī)及相關政策的規(guī)定。完整性原則：發(fā)票的各項內容必須填寫完整、準確，不得遺漏或涂改。及時性原則：應及時取得發(fā)票，并在規(guī)定時間內進行賬務處理和保管。發(fā)票開具管理1.開具要求開票信息準確：公司員工在申請開具發(fā)票時，必須提供準確無誤的付款方名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號等開票信息。如因開票信息錯誤導致發(fā)票無法使用或被稅務機關處罰，由申請人承擔全部責任。內容真實完整：發(fā)票內容應如實反映經濟業(yè)務的性質、數(shù)量、金額等情況，不得虛開、多開或開具與實際業(yè)務不符的發(fā)票。開具發(fā)票時，應按照發(fā)票號碼順序填開，填寫項目齊全，內容真實，字跡清楚，全部聯(lián)次一次打印，內容完全一致，并在發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)加蓋發(fā)票專用章。選擇正確的發(fā)票類型：根據經濟業(yè)務的性質和稅務規(guī)定，正確選擇相應的發(fā)票類型進行開具。如銷售貨物、提供應稅勞務應開具增值稅專用發(fā)票或普通發(fā)票；提供服務等業(yè)務應根據具體情況開具相應的發(fā)票。2.開具流程申請：業(yè)務部門人員根據實際業(yè)務情況，填寫《發(fā)票開具申請表》，詳細注明開票信息、業(yè)務內容、金額等，并提交給部門負責人審核。審核：部門負責人對申請表進行審核，確認業(yè)務的真實性、開票信息的準確性后，簽字批準。如涉及重大金額或特殊業(yè)務的發(fā)票開具，需報分管領導審批。開具：財務部門收到經審批的《發(fā)票開具申請表》后，按照要求開具發(fā)票。開具完成后，在發(fā)票登記簿上進行登記，并將發(fā)票聯(lián)交予業(yè)務部門人員。交付：業(yè)務部門人員負責將發(fā)票及時、準確地交付給付款方，并做好交付記錄。如通過郵寄方式交付，應留存郵寄憑證；如當面交付，應要求付款方在發(fā)票簽收單上簽字確認。發(fā)票取得管理1.取得要求來源合法：公司取得的發(fā)票必須從正規(guī)渠道獲取，確保發(fā)票的真實性和合法性。不得取得虛開、偽造、變造等不符合規(guī)定的發(fā)票。內容完整：取得的發(fā)票應具備發(fā)票聯(lián)、抵扣聯(lián)（如有）等必要聯(lián)次，且發(fā)票上的各項內容應填寫完整、清晰，包括發(fā)票名稱、發(fā)票號碼、開票日期、購買方信息、銷售方信息、貨物或應稅勞務、服務名稱、規(guī)格型號、單位、數(shù)量、單價、金額、稅率、稅額、價稅合計、備注等。及時取得：業(yè)務人員應在經濟業(yè)務發(fā)生后及時取得發(fā)票，不得拖延。對于已發(fā)生的經濟業(yè)務，如因特殊原因未能及時取得發(fā)票的，應向財務部門說明情況，并在規(guī)定時間內取得發(fā)票。2.審核要點票面信息審核：財務部門在收到發(fā)票后，應仔細審核發(fā)票的票面信息是否完整、準確、清晰，與實際業(yè)務是否相符。重點審核發(fā)票的開票日期、發(fā)票號碼、購買方和銷售方信息、貨物或服務名稱、金額、稅率、稅額、發(fā)票專用章等內容。發(fā)票真?zhèn)尾樵儯和ㄟ^國家稅務總局官方網站或當?shù)囟悇諜C關指定的查詢平臺，對取得的發(fā)票進行真?zhèn)尾樵儭Ｈ绨l(fā)現(xiàn)發(fā)票為假票或存在疑問，應及時與開票方聯(lián)系核實，并拒絕接收該發(fā)票。業(yè)務真實性審核：結合公司的業(yè)務流程和相關合同協(xié)議，審核發(fā)票所反映的經濟業(yè)務是否真實發(fā)生，是否與公司的經營活動相關。對于大額發(fā)票或異常發(fā)票，應進行實地核查或要求業(yè)務部門提供進一步的證明材料。3.取得流程業(yè)務經辦：業(yè)務部門人員在經濟業(yè)務發(fā)生時，負責向銷售方索取發(fā)票，并確保取得的發(fā)票符合上述要求。初步審核：業(yè)務人員取得發(fā)票后，應對發(fā)票的票面信息進行初步審核，檢查發(fā)票內容是否完整、準確，發(fā)票聯(lián)次是否齊全等。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時要求銷售方更換或補正發(fā)票。提交財務：業(yè)務人員將初步審核無誤的發(fā)票提交給財務部門。財務部門在收到發(fā)票后，按照上述審核要點進行詳細審核。報銷處理：經財務部門審核通過的發(fā)票，方可作為報銷憑證進行賬務處理。對于不符合規(guī)定的發(fā)票，財務部門有權拒絕報銷，并要求業(yè)務人員重新取得合規(guī)發(fā)票。發(fā)票使用管理1.使用范圍公司發(fā)票僅限于在公司正常經營活動中，按照規(guī)定用途開具和使用，不得轉借、轉讓、代開發(fā)票，不得自行擴大發(fā)票使用范圍。2.登記保管發(fā)票登記簿：財務部門應建立《發(fā)票登記簿》，對發(fā)票的購入、開具、取得、使用、作廢、紅字發(fā)票開具及庫存等情況進行詳細登記。登記內容包括發(fā)票種類、發(fā)票號碼、開票日期、購買方名稱、銷售方名稱、金額、稅額、領用情況、使用情況、作廢原因及日期、紅字發(fā)票開具情況等。專人保管：發(fā)票由財務部門指定專人負責保管，確保發(fā)票的安全。保管人員應具備良好的職業(yè)道德和責任心，嚴格遵守發(fā)票保管制度，不得擅自離崗或隨意將發(fā)票交予他人保管。存放安全：發(fā)票應存放在安全、干燥、防火、防盜的場所，防止發(fā)票丟失、損毀或被盜。如有發(fā)票丟失或被盜，應立即向當?shù)囟悇諜C關報告，并登報聲明作廢。3.作廢與紅字發(fā)票管理作廢條件：開具發(fā)票后，如發(fā)生銷貨退回、開票有誤、應稅服務中止等情形但不符合發(fā)票作廢條件，或者因銷貨部分退回及發(fā)生銷售折讓，需要開具紅字發(fā)票的，按國家稅務總局的規(guī)定執(zhí)行。作廢流程：在發(fā)票開具的當月發(fā)現(xiàn)有誤的，可直接在防偽稅控系統(tǒng)中作廢發(fā)票，并在紙質發(fā)票各聯(lián)次上注明“作廢”字樣，全聯(lián)次留存?？缭掳l(fā)現(xiàn)發(fā)票有誤的，不得直接作廢，應按照規(guī)定開具紅字發(fā)票進行沖銷。紅字發(fā)票開具：開具紅字發(fā)票時，應按照稅務機關的要求填寫《開具紅字增值稅專用發(fā)票信息表》或《開具紅字發(fā)票信息表》，經稅務機關審核通過后，方可開具紅字發(fā)票。紅字發(fā)票應與原發(fā)票一一對應，并在備注欄注明對應的藍字發(fā)票的代碼、號碼及開具原因。發(fā)票核查管理1.定期核查核查周期：財務部門應定期對公司的發(fā)票使用情況進行核查，原則上每月進行一次全面核查，每季度進行一次重點核查。核查內容：核查內容包括發(fā)票的開具、取得、使用、保管等環(huán)節(jié)是否符合本制度及國家稅收法律法規(guī)的規(guī)定。重點檢查發(fā)票的真實性、合法性、完整性，發(fā)票開具與取得是否及時，發(fā)票登記簿登記是否準確、完整，發(fā)票保管是否安全等。核查方法：通過查閱發(fā)票登記簿、記賬憑證、原始發(fā)票、合同協(xié)議等資料，核對發(fā)票信息與實際業(yè)務是否相符；實地檢查發(fā)票存放情況，核實發(fā)票數(shù)量與登記簿記錄是否一致；與業(yè)務部門人員溝通，了解發(fā)票取得和使用過程中的實際情況等。核查報告：每次核查結束后，財務部門應撰寫《發(fā)票核查報告》，詳細記錄核查情況、發(fā)現(xiàn)的問題及處理建議。對于核查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時提出整改措施，并跟蹤整改落實情況。2.專項核查核查情形：根據公司實際情況或稅務機關要求，對特定時期、特定業(yè)務或特定發(fā)票進行專項核查。如在稅務審計、稅務風險評估、發(fā)票專項檢查等情況下，開展專項發(fā)票核查工作。核查要求：專項核查應制定詳細的核查方案，明確核查目的、范圍、方法、步驟及人員分工等。核查人員應嚴格按照核查方案進行操作，確保核查工作的全面、深入、準確。結果處理：專項核查結束后，應形成專項核查報告，向公司管理層匯報核查結果。對于核查中發(fā)現(xiàn)的重大問題，應及時采取措施進行整改，并按照稅務機關的要求進行處理，避免給公司帶來稅務風險和經濟損失。3.外部協(xié)查協(xié)查情形：當公司收到稅務機關的發(fā)票協(xié)查通知，或與其他單位存在發(fā)票相關糾紛需要協(xié)查時，應積極配合稅務機關或相關單位開展外部協(xié)查工作。協(xié)查流程：財務部門在收到協(xié)查通知后，應立即組織相關人員對涉及的發(fā)票及業(yè)務情況進行梳理，準備好相關資料。按照協(xié)查要求，及時、準確地向稅務機關或相關單位提供所需的發(fā)票信息、記賬憑證、合同協(xié)議、業(yè)務往來記錄等資料，并配合做好調查詢問等工作。結果反饋：在外部協(xié)查工作結束后，及時了解協(xié)查結果，并將協(xié)查情況向公司管理層匯報。如因發(fā)票問題給公司造成損失或影響的，應根據責任認定情況，追究相關人員的責任。違規(guī)處理1.責任認定對于違反本制度規(guī)定的發(fā)票管理行為，根據情節(jié)輕重和造成的后果，認定相關責任人的責任。責任認定應遵循實事求是、客觀公正的原則，綜合考慮行為的性質、動機、后果及責任人的主觀過錯程度等因素。2.處理措施批評教育：對于初次違反發(fā)票管理制度，情節(jié)較輕，未造成嚴重后果的，給予批評教育，責令其立即改正。經濟處罰：對于因違反發(fā)票管理制度，導致公司遭受稅務罰款、滯納金等經濟損失的，由責任人承擔相應的經濟賠償責任。同時，根據情節(jié)輕重，給予一定金額的經濟處罰。紀律處分：對于違反發(fā)票管理制度，情節(jié)嚴重，構成違紀的，按照公司員工紀律處分規(guī)定，給予警告、記過、記大過、降級、撤職、開除等紀律處分。法律責任：對于違