專利資料管理制度總則目的為加強公司專利資料的管理，規(guī)范專利資料的收集、整理、歸檔、保管、使用及保密等工作，保障公司專利權益，促進公司技術創(chuàng)新和可持續(xù)發(fā)展，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司內所有涉及專利資料管理的部門、人員以及與公司專利相關的各類活動。定義1.專利資料：指公司在專利申請、維護、運營等過程中產生的各類文件、數據、信息等，包括但不限于專利申請書、專利說明書、權利要求書、附圖、檢索報告、審查意見答復、專利證書、年費繳納憑證、專利轉讓及許可合同等。2.專利申請：指公司就其發(fā)明創(chuàng)造向國家知識產權局提出專利申請的行為及過程。3.專利維護：指公司為保持專利有效性而進行的各項工作，如按時繳納年費、應對專利無效宣告等。4.專利運營：指公司通過專利轉讓、許可、質押等方式實現專利價值的活動。管理職責知識產權管理部門1.負責制定和完善公司專利資料管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。2.統籌公司專利資料的管理工作，指導、協調各部門開展專利資料的收集、整理、歸檔等工作。3.負責公司專利申請的策劃、組織和實施，跟蹤專利申請進度，及時處理專利申請過程中的各類問題。4.組織對公司專利進行評估，參與專利運營活動，如專利轉讓、許可等，并負責相關合同的審核。5.負責公司專利資料的保密管理，定期對專利資料進行備份，確保資料的安全性和完整性。各業(yè)務部門1.負責本部門專利資料的收集、整理和初步審核工作，并及時提交給知識產權管理部門。2.配合知識產權管理部門開展專利申請工作，提供相關技術資料和信息，協助撰寫專利申請文件。3.在專利維護過程中，及時向知識產權管理部門反饋專利相關信息，如市場侵權情況等。4.參與公司專利運營活動，按照公司要求提供必要的支持和配合。其他部門1.財務部門負責保障專利資料管理工作所需的經費，審核專利申請、維護及運營等費用的支出。2.法務部門負責對公司專利資料管理工作提供法律支持，審核相關合同及文件的合法性，處理專利糾紛等法律事務。專利資料的收集與整理收集范圍1.公司內部研發(fā)活動中產生的技術方案、實驗數據、研究報告、設計圖紙等，可能具有專利價值的資料。2.與公司業(yè)務相關的市場信息、行業(yè)動態(tài)、競爭對手技術資料等，對專利申請和布局有參考價值的內容。3.公司在對外合作、交流過程中獲取的涉及專利相關的資料，如合作協議中的專利條款、對方提供的技術資料等。4.專利申請過程中產生的各類文件，包括申請書、說明書、權利要求書、附圖、檢索報告、審查意見答復等。5.專利維護過程中產生的文件，如年費繳納憑證、專利無效宣告請求書及相關答辯材料等。6.專利運營過程中產生的合同、協議、評估報告等資料。收集渠道1.各業(yè)務部門在日常工作中主動收集本部門產生的專利相關資料，并及時提交給知識產權管理部門。2.知識產權管理部門通過參加行業(yè)會議、研討會、技術展會等活動，收集外部專利信息和技術資料。3.與專利代理機構、律師事務所等專業(yè)機構建立合作關系，獲取相關的專利資訊和服務，并收集相關資料。4.利用網絡數據庫、專利檢索平臺等工具，收集國內外專利信息，為公司專利資料收集提供支持。整理要求1.知識產權管理部門收到各業(yè)務部門提交的專利資料后，應及時進行整理。按照專利類型（發(fā)明、實用新型、外觀設計）、申請階段（申請前、申請中、授權后）等進行分類。2.對每份專利資料進行編號，編號應具有唯一性和系統性，便于查詢和管理。編號規(guī)則可設定為：年份+部門代碼+流水號，例如：202301001，表示2023年由第一部門提交的第1份專利資料。3.對專利資料進行詳細的目錄編制，目錄應包含資料名稱、編號、日期、來源、內容摘要等信息，以便快速檢索和了解資料概況。4.對于涉及多個部門或多個階段的專利資料，應建立關聯關系，確保資料的完整性和連貫性。專利資料的歸檔與保管歸檔流程1.知識產權管理部門在完成專利資料的整理后，應及時進行歸檔。歸檔文件應一式兩份，一份紙質檔案，一份電子檔案。2.紙質檔案應按照檔案管理的要求進行裝訂、編目，裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔案名稱、編號、年度等信息。3.電子檔案應存儲在公司指定的服務器或存儲設備上，并按照分類目錄進行存儲。電子檔案應定期進行備份，備份存儲介質應異地存放，以防止數據丟失。保管要求1.設立專門的專利資料檔案室，檔案室應具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設施，確保檔案的安全保存。2.檔案室內應配備必要的檔案管理設備，如檔案架、文件柜、溫濕度計、滅火器等。3.安排專人負責專利資料檔案室的日常管理，定期對檔案進行檢查、清點，確保檔案的完整性和準確性。4.嚴格限制非授權人員進入專利資料檔案室，確因工作需要查閱檔案的，應按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。專利資料的使用與保密使用規(guī)定1.公司內部人員因工作需要查閱專利資料的，應填寫《專利資料查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容、查閱期限等信息，經所在部門負責人審批后，提交給知識產權管理部門。2.知識產權管理部門對查閱申請進行審核，審核通過后，為查閱人員提供相應的專利資料，并做好查閱記錄。查閱記錄應包括查閱時間、查閱人員、查閱內容、歸還時間等信息。3.專利資料僅供公司內部人員在工作范圍內使用，未經公司書面授權，任何人不得將專利資料泄露給公司外部人員或用于非公司業(yè)務目的。4.如需復印、摘錄專利資料，應經知識產權管理部門同意，并按照規(guī)定進行登記。復印、摘錄的資料應妥善保管，不得隨意傳播。保密措施1.對涉及公司核心技術、商業(yè)秘密的專利資料，應嚴格按照公司保密制度進行管理。所有接觸專利資料的人員均需簽訂保密協議，明確保密義務和違約責任。2.在專利資料的存儲、傳輸過程中，應采取加密等安全措施，確保資料的保密性。3.加強對專利資料使用人員的保密教育，提高保密意識，防止因人員疏忽導致專利資料泄露。4.如發(fā)現專利資料有泄露風險或已經泄露，應立即采取措施進行補救，如通知相關部門、人員，評估損失，采取法律措施等，并及時向公司管理層報告。專利資料的維護與更新維護工作1.知識產權管理部門應建立專利維護臺賬，記錄公司每項專利的申請日期、授權日期、年費繳納期限、年費金額等信息，確保按時繳納年費，維持專利的有效性。2.關注公司專利的法律狀態(tài)，及時處理專利可能面臨的風險，如專利侵權糾紛、專利無效宣告等。對于專利侵權糾紛，應及時收集證據，配合法務部門采取相應的維權措施；對于專利無效宣告，應組織相關人員進行答辯，維護公司專利權益。3.定期對公司專利進行評估，分析專利的價值和市場前景，為公司專利運營決策提供依據。更新管理1.隨著公司技術的不斷發(fā)展和市場環(huán)境的變化，知識產權管理部門應及時對專利資料進行更新。如公司研發(fā)出新技術、新產品，可能涉及對現有專利進行改進或申請新的專利，應及時收集相關資料，進行整理和歸檔。2.對于已授權的專利，如發(fā)現存在錯誤或需要補充相關信息的，應及時向國家知識產權局提出更正或補充申請，并對公司內部的專利資料進行相應更新。3.當公司專利發(fā)生轉讓、許可、質押等運營行為時，應及時更新專利資料，記錄相關變更信息，并確保資料的準確性和完整性。專利資料的銷毀銷毀條件1.專利資料已超過法定保存期限，且公司不再需要留存該資料。2.專利資料所涉及的專利已失效，且無其他保存價值。3.專利資料因其他原因，如損壞、丟失等，無法繼續(xù)使用且無保存必要。銷毀流程1.由知識產權管理部門提出專利資料銷毀申請，填寫《專利資料銷毀申請表》，注明銷毀資料的名稱、編號、數量、銷毀原因等信息，并附上相關證明材料。2.《專利資料銷毀申請表》經所在部門負責人、知識產權管理部門負責人、財務部門負責人、法務部門負責人審核，公司主管領導批準后，方可實施銷毀。3.專利資料銷毀應采用安全、環(huán)保的方式進行，如粉碎、焚燒等。銷毀過程應進行記錄，記錄內容包括銷毀時間、地點、銷毀方式、執(zhí)行人員等信息。4.銷毀記錄應與《專利資料銷毀申請表》一同歸檔保存，以備查閱。監(jiān)督與考核監(jiān)督機制1.公司設立知識產權管理監(jiān)督小組，由知識產權管理部門、法務部門、審計部門等相關人員組成，負責對公司專利資料管理制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組定期對公司專利資料的收集、整理、歸檔、保管、使用等環(huán)節(jié)進行檢查，發(fā)現問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。3.鼓勵公司員工對違反專利資料管理制度的行為進行舉報，監(jiān)督小組對舉報信息進行及時調查處理，并對舉報人給予適當獎勵?？己宿k法1.將專利資料管理工作納入公司各部門及相關人員的績效考核體系，考核指標包括專利資料收集的完整性、整理的準確性、歸檔的及時性、保管的安全性、使用的規(guī)范性、保密措施的落實情況等。2.對于在專利資料管理工作中表現突出的部門和個人，給予表彰和獎勵，獎勵方式可包括獎金、榮譽證書等。3.對于違反專利資料管