業(yè)主簽證管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司業(yè)主簽證管理流程，加強(qiáng)對簽證事項(xiàng)的有效控制，確保簽證的準(zhǔn)確性、合理性與及時性，保障公司利益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司范圍內(nèi)所有涉及業(yè)主簽證的項(xiàng)目及相關(guān)部門與人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：簽證辦理過程必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范及公司相關(guān)規(guī)定。2.實(shí)事求是原則：簽證內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映項(xiàng)目實(shí)際情況，不得弄虛作假。3.及時有效原則：各部門及人員應(yīng)及時處理簽證事項(xiàng)，確保簽證能夠快速、準(zhǔn)確地發(fā)揮作用。4.權(quán)責(zé)明確原則：明確各部門及人員在簽證管理中的職責(zé)與權(quán)限，避免推諉扯皮。二、簽證管理職責(zé)分工（一）項(xiàng)目部門1.負(fù)責(zé)提出簽證申請，詳細(xì)記錄簽證事項(xiàng)的發(fā)生背景、原因、具體情況等信息。2.收集、整理與簽證相關(guān)的原始資料，如現(xiàn)場照片、視頻、會議紀(jì)要、工程聯(lián)系單等，并確保資料的真實(shí)性與完整性。3.對簽證事項(xiàng)進(jìn)行初步評估，判斷其必要性與合理性，并及時與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)。4.配合造價部門對簽證進(jìn)行成本核算，提供必要的現(xiàn)場情況說明與解釋。（二）造價部門1.對項(xiàng)目部門提交的簽證申請進(jìn)行成本分析，評估簽證對工程造價的影響。2.根據(jù)公司成本控制目標(biāo)，對簽證內(nèi)容進(jìn)行審核，提出合理的造價建議。3.協(xié)助項(xiàng)目部門與業(yè)主進(jìn)行簽證費(fèi)用的協(xié)商與談判，確保簽證費(fèi)用的合理性與公平性。4.負(fù)責(zé)將簽證費(fèi)用納入項(xiàng)目預(yù)算，并對簽證費(fèi)用的支付進(jìn)行跟蹤與監(jiān)督。（三）法務(wù)部門1.審核簽證文件的合法性與合規(guī)性，確保簽證內(nèi)容不違反法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。2.對簽證過程中涉及的法律風(fēng)險進(jìn)行評估，并提供相應(yīng)的法律意見與建議。3.參與重大簽證事項(xiàng)的談判與協(xié)商，保障公司合法權(quán)益。（四）審批部門1.根據(jù)公司授權(quán)，對簽證申請進(jìn)行審批，簽署審批意見。2.對簽證事項(xiàng)的必要性、合理性、合規(guī)性進(jìn)行綜合審查，確保簽證符合公司整體利益。3.協(xié)調(diào)解決簽證審批過程中出現(xiàn)的問題，推動簽證事項(xiàng)的順利辦理。（五）財務(wù)部門1.根據(jù)審批通過的簽證文件，辦理簽證費(fèi)用的支付手續(xù)。2.對簽證費(fèi)用的支付進(jìn)行賬務(wù)處理，確保費(fèi)用支出的準(zhǔn)確性與合規(guī)性。3.定期對簽證費(fèi)用進(jìn)行統(tǒng)計(jì)與分析，為公司成本控制提供數(shù)據(jù)支持。三、簽證申請與受理（一）申請時機(jī)1.在項(xiàng)目實(shí)施過程中，當(dāng)發(fā)生需要簽證的事項(xiàng)時，項(xiàng)目部門應(yīng)立即填寫簽證申請表。2.對于隱蔽工程簽證，項(xiàng)目部門應(yīng)在隱蔽工程覆蓋前及時提出申請。（二）申請表內(nèi)容簽證申請表應(yīng)包含以下內(nèi)容：1.工程名稱：填寫簽證事項(xiàng)所在項(xiàng)目的名稱。2.簽證編號：由公司統(tǒng)一編號，便于管理與查詢。3.簽證日期：填寫申請簽證的具體日期。4.簽證事項(xiàng)描述：詳細(xì)說明簽證事項(xiàng)的發(fā)生背景、原因、具體情況等，應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、完整。5.涉及金額：預(yù)估簽證事項(xiàng)涉及的費(fèi)用金額。6.申請部門：填寫提出簽證申請的項(xiàng)目部門名稱。7.申請人：填寫簽證申請表的具體責(zé)任人姓名。（三）申請流程1.項(xiàng)目部門填寫簽證申請表后，附上相關(guān)原始資料，提交給造價部門進(jìn)行成本分析。2.造價部門在收到簽證申請表及資料后，應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)完成成本分析，并提出審核意見，反饋給項(xiàng)目部門。3.項(xiàng)目部門根據(jù)造價部門的審核意見，對簽證申請表進(jìn)行修改與完善，如涉及重大調(diào)整或補(bǔ)充資料，應(yīng)及時與造價部門溝通協(xié)調(diào)。4.修改完善后的簽證申請表及資料，經(jīng)項(xiàng)目部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交給審批部門進(jìn)行審批。四、簽證審核與審批（一）造價部門審核1.造價部門對項(xiàng)目部門提交的簽證申請進(jìn)行詳細(xì)審核，重點(diǎn)關(guān)注以下內(nèi)容：簽證事項(xiàng)的必要性與合理性，是否屬于合同約定范圍之外的新增工作或變更。簽證內(nèi)容與原始資料的一致性，資料是否真實(shí)、完整、有效。簽證費(fèi)用的計(jì)算依據(jù)與方法是否準(zhǔn)確，是否符合公司成本控制要求。2.造價部門審核后，應(yīng)在簽證申請表上簽署審核意見，明確簽證事項(xiàng)的審核結(jié)果及建議造價金額。如審核通過，提交給審批部門進(jìn)行審批；如審核不通過，應(yīng)及時反饋給項(xiàng)目部門，并說明原因，要求項(xiàng)目部門進(jìn)行補(bǔ)充或調(diào)整。（二）法務(wù)部門審核1.法務(wù)部門對簽證文件進(jìn)行合法性審核，主要審查以下方面：簽證內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)及行業(yè)規(guī)范的要求。簽證文件的簽署是否符合法定程序，相關(guān)人員的簽字是否有效。簽證事項(xiàng)是否存在潛在的法律風(fēng)險，對公司權(quán)益是否構(gòu)成影響。2.法務(wù)部門審核后，在簽證申請表上簽署法律意見，如簽證文件合法合規(guī)，提交給審批部門；如存在法律問題，應(yīng)及時與項(xiàng)目部門溝通，提出修改意見，確保簽證文件符合法律要求。（三）審批部門審批1.審批部門根據(jù)公司授權(quán)及相關(guān)規(guī)定，對簽證申請進(jìn)行審批。審批時應(yīng)綜合考慮以下因素：簽證事項(xiàng)對項(xiàng)目進(jìn)度、質(zhì)量、成本的影響。與項(xiàng)目整體目標(biāo)及公司戰(zhàn)略的契合度。與業(yè)主的溝通情況及業(yè)主可能的反饋。2.審批部門審批通過后，在簽證申請表上簽署審批意見，并注明同意簽證的金額及支付方式等；如審批不通過，應(yīng)明確原因，要求項(xiàng)目部門重新提交或調(diào)整簽證申請。五、簽證實(shí)施與跟蹤（一）實(shí)施1.項(xiàng)目部門根據(jù)審批通過的簽證文件，組織相關(guān)人員實(shí)施簽證事項(xiàng)。在實(shí)施過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照簽證內(nèi)容及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行操作，確保工作質(zhì)量與進(jìn)度。2.如在簽證實(shí)施過程中發(fā)現(xiàn)問題或需要調(diào)整，項(xiàng)目部門應(yīng)及時與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，辦理相應(yīng)的變更手續(xù)，并重新履行簽證審批程序。（二）跟蹤1.造價部門負(fù)責(zé)對簽證事項(xiàng)的實(shí)施情況及費(fèi)用支付進(jìn)行跟蹤。定期檢查簽證事項(xiàng)的執(zhí)行進(jìn)度，確保按計(jì)劃完成。2.財務(wù)部門根據(jù)造價部門的跟蹤反饋，及時辦理簽證費(fèi)用的支付手續(xù)。在支付前，應(yīng)對簽證文件的審批情況、費(fèi)用金額等進(jìn)行再次核對，確保支付的準(zhǔn)確性與合規(guī)性。3.各部門應(yīng)建立簽證事項(xiàng)臺賬，詳細(xì)記錄簽證的申請時間、審核審批過程、實(shí)施情況、費(fèi)用支付等信息，便于查詢與統(tǒng)計(jì)分析。六、簽證費(fèi)用結(jié)算與支付（一）結(jié)算1.簽證事項(xiàng)完成后，項(xiàng)目部門應(yīng)及時整理相關(guān)資料，向造價部門提交簽證費(fèi)用結(jié)算申請。結(jié)算申請應(yīng)包含簽證申請表、原始資料、實(shí)施記錄、費(fèi)用計(jì)算清單等。2.造價部門收到結(jié)算申請后，對簽證費(fèi)用進(jìn)行最終核算。核算時應(yīng)依據(jù)合同約定、簽證文件及實(shí)際發(fā)生情況，確保費(fèi)用結(jié)算的準(zhǔn)確性。3.造價部門核算完成后，出具簽證費(fèi)用結(jié)算報告，明確最終結(jié)算金額，并提交給財務(wù)部門。（二）支付1.財務(wù)部門根據(jù)造價部門出具的簽證費(fèi)用結(jié)算報告，審核相關(guān)資料的完整性與合規(guī)性。審核無誤后，按照公司財務(wù)制度及合同約定辦理費(fèi)用支付手續(xù)。2.對于涉及預(yù)付款的簽證項(xiàng)目，財務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定的比例與時間支付預(yù)付款；對于結(jié)算款，在扣除質(zhì)保金等相關(guān)款項(xiàng)后，一次性支付或分期支付給相關(guān)單位或個人。3.財務(wù)部門在支付簽證費(fèi)用后，應(yīng)及時進(jìn)行賬務(wù)處理，并將支付情況反饋給造價部門及項(xiàng)目部門。七、簽證資料管理（一）資料收集項(xiàng)目部門在簽證事項(xiàng)發(fā)生過程中及完成后，負(fù)責(zé)收集與簽證相關(guān)的各類資料，包括但不限于：1.簽證申請表及審批文件。2.原始照片、視頻資料。3.工程聯(lián)系單、會議紀(jì)要等相關(guān)文件。4.施工記錄、驗(yàn)收報告等。5.與簽證事項(xiàng)相關(guān)的其他書面資料。（二）資料整理與歸檔1.項(xiàng)目部門應(yīng)及時對收集到的簽證資料進(jìn)行整理，確保資料的完整性與準(zhǔn)確性。按照資料類別與時間順序進(jìn)行分類編號，便于查閱。2.在簽證事項(xiàng)結(jié)算完成后，項(xiàng)目部門應(yīng)將整理好的簽證資料移交公司檔案管理部門進(jìn)行歸檔保存。檔案管理部門應(yīng)建立專門的簽證檔案目錄，對簽證資料進(jìn)行妥善保管，保存期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。八、簽證的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對簽證管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查簽證流程的執(zhí)行情況、資料的完整性與合規(guī)性、費(fèi)用結(jié)算的準(zhǔn)確性等。2.審計(jì)部門如發(fā)現(xiàn)簽證管理中存在問題，應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保簽證管理工作規(guī)范、有序進(jìn)行。（二）外部監(jiān)督1.接受業(yè)主、監(jiān)理單位及相關(guān)政府部門對簽證管理工作的監(jiān)督與檢查。對于提出的意見與建議，應(yīng)認(rèn)真對待，及時整改。2.積極配合外部監(jiān)督工作，提供真實(shí)、準(zhǔn)確的簽證資料與信息，維護(hù)公司良好的形象。九、責(zé)任追究（一）責(zé)任界定1.因項(xiàng)目部門原因?qū)е潞炞C申請資料不全、內(nèi)容虛假、延誤辦理等，給公司造成損失的，由項(xiàng)目部門承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。2.造價部門在審核簽證時，因疏忽大意或?qū)I(yè)失誤導(dǎo)致審核結(jié)果不準(zhǔn)確，給公司造成損失的，由造價部門承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3.法務(wù)部門在簽證合法性審核過程中，未履行職責(zé)或?qū)徍耸д`，導(dǎo)致公司面臨法律風(fēng)險或損失的，由法務(wù)部門承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。4.審批部門未嚴(yán)格履行審批職責(zé)，導(dǎo)致不合理簽證通過審批，給公司造成損失的，由審批部門承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。5.財務(wù)部門在簽證費(fèi)用支付過程中，未按規(guī)定審核或支付錯誤，給公司造成損失的，由財務(wù)部門承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（二）責(zé)任追究方式1.根據(jù)責(zé)任大小與損失程度，對相關(guān)責(zé)任人給予批評教育、警告、罰款、降職、撤職等處分。2.如因簽證管理問題給公司造成重大經(jīng)濟(jì)損