中興采購(gòu)管理制度總則1.目的本采購(gòu)管理制度旨在規(guī)范中興公司的采購(gòu)行為，確保采購(gòu)活動(dòng)的合法性、合規(guī)性、高效性和經(jīng)濟(jì)性，滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)及項(xiàng)目實(shí)施的物資需求，保障公司業(yè)務(wù)的順利開(kāi)展，實(shí)現(xiàn)公司利益最大化。2.適用范圍本制度適用于中興公司總部及各分支機(jī)構(gòu)、子公司的采購(gòu)活動(dòng)，包括但不限于原材料、零部件、設(shè)備、辦公用品、服務(wù)等各類(lèi)物資和服務(wù)的采購(gòu)。3.基本原則合法性原則：采購(gòu)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。合規(guī)性原則：嚴(yán)格按照公司內(nèi)部規(guī)定和流程進(jìn)行采購(gòu)操作，確保采購(gòu)過(guò)程透明、公正、公平。高效性原則：優(yōu)化采購(gòu)流程，提高采購(gòu)效率，及時(shí)滿足公司業(yè)務(wù)需求。經(jīng)濟(jì)性原則：在保證物資質(zhì)量和服務(wù)水平的前提下，通過(guò)合理的采購(gòu)策略和談判技巧，降低采購(gòu)成本。質(zhì)量?jī)?yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商，確保所采購(gòu)物資和服務(wù)符合公司要求。采購(gòu)組織與職責(zé)1.采購(gòu)部門(mén)設(shè)置公司設(shè)立采購(gòu)部，負(fù)責(zé)公司各類(lèi)物資和服務(wù)的采購(gòu)工作。采購(gòu)部根據(jù)業(yè)務(wù)需求可下設(shè)不同的采購(gòu)小組，分別負(fù)責(zé)不同類(lèi)型物資的采購(gòu)。2.采購(gòu)部門(mén)職責(zé)制定采購(gòu)計(jì)劃：根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和項(xiàng)目需求，結(jié)合庫(kù)存情況，制定合理的采購(gòu)計(jì)劃。供應(yīng)商管理：開(kāi)發(fā)、評(píng)估、選擇和管理供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。采購(gòu)執(zhí)行：按照采購(gòu)計(jì)劃和流程，組織實(shí)施采購(gòu)活動(dòng)，包括詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)、簽訂采購(gòu)合同等。采購(gòu)成本控制：通過(guò)市場(chǎng)調(diào)研、談判協(xié)商等方式，降低采購(gòu)成本，提高采購(gòu)效益。采購(gòu)合同管理：負(fù)責(zé)采購(gòu)合同的起草、審核、簽訂、執(zhí)行、變更和終止等工作，確保合同的合法性和有效性。采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理：識(shí)別、評(píng)估和應(yīng)對(duì)采購(gòu)過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)，如供應(yīng)商違約、價(jià)格波動(dòng)、質(zhì)量問(wèn)題等。采購(gòu)信息管理：收集、整理和分析采購(gòu)相關(guān)信息，為公司決策提供支持。3.其他部門(mén)職責(zé)需求部門(mén)：提出物資和服務(wù)的采購(gòu)需求，提供詳細(xì)的技術(shù)規(guī)格和質(zhì)量要求，參與采購(gòu)過(guò)程中的技術(shù)評(píng)審和驗(yàn)收工作。財(cái)務(wù)部門(mén)：負(fù)責(zé)采購(gòu)資金的預(yù)算安排、支付審核和成本核算等工作，對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行財(cái)務(wù)監(jiān)督。質(zhì)量部門(mén)：參與采購(gòu)物資的質(zhì)量檢驗(yàn)和驗(yàn)收工作，對(duì)采購(gòu)物資的質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督和管理。法務(wù)部門(mén)：為采購(gòu)活動(dòng)提供法律咨詢和支持，審核采購(gòu)合同等法律文件，確保采購(gòu)活動(dòng)的合法性。采購(gòu)流程1.采購(gòu)申請(qǐng)需求部門(mén)根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、項(xiàng)目進(jìn)度或?qū)嶋H工作需要，填寫(xiě)《采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)物資或服務(wù)的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、需求時(shí)間、技術(shù)要求、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等信息，并提交至采購(gòu)部。采購(gòu)申請(qǐng)表需經(jīng)需求部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字，對(duì)于金額較大或重要的采購(gòu)申請(qǐng)，還需按照公司規(guī)定報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。2.采購(gòu)計(jì)劃制定采購(gòu)部收到采購(gòu)申請(qǐng)后，結(jié)合庫(kù)存情況進(jìn)行綜合分析，制定采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)物資或服務(wù)的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、采購(gòu)時(shí)間、采購(gòu)方式等內(nèi)容。采購(gòu)計(jì)劃需經(jīng)采購(gòu)部負(fù)責(zé)人審核后報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。對(duì)于緊急采購(gòu)需求，采購(gòu)部可在確保滿足業(yè)務(wù)需要的前提下，簡(jiǎn)化審批流程，但事后需及時(shí)補(bǔ)辦相關(guān)手續(xù)。3.供應(yīng)商選擇與管理供應(yīng)商開(kāi)發(fā)：采購(gòu)部通過(guò)多種渠道收集供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等，建立供應(yīng)商資源庫(kù)。對(duì)于新的采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)部根據(jù)采購(gòu)需求在供應(yīng)商資源庫(kù)中篩選潛在供應(yīng)商，并對(duì)其進(jìn)行初步調(diào)查和評(píng)估。供應(yīng)商評(píng)估：采購(gòu)部組織相關(guān)部門(mén)對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察和評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、技術(shù)水平、質(zhì)量管理、價(jià)格水平、售后服務(wù)、信譽(yù)狀況等方面。評(píng)估小組根據(jù)評(píng)估結(jié)果填寫(xiě)《供應(yīng)商評(píng)估表》，給出評(píng)估意見(jiàn)和建議。供應(yīng)商選擇：采購(gòu)部根據(jù)供應(yīng)商評(píng)估結(jié)果，綜合考慮采購(gòu)成本、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等因素，選擇合適的供應(yīng)商。對(duì)于重要物資或大額采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)部應(yīng)采用招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、詢價(jià)等采購(gòu)方式，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。供應(yīng)商管理：采購(gòu)部與選定的供應(yīng)商簽訂《采購(gòu)合同》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。在合同執(zhí)行過(guò)程中，采購(gòu)部定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核評(píng)價(jià)，根據(jù)考核結(jié)果調(diào)整供應(yīng)商合作策略。對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)和優(yōu)先合作機(jī)會(huì)；對(duì)于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，及時(shí)進(jìn)行整改或淘汰。4.采購(gòu)執(zhí)行詢價(jià)：采購(gòu)部向選定的供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)函，要求供應(yīng)商提供報(bào)價(jià)單，詳細(xì)列出采購(gòu)物資或服務(wù)的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、付款方式等信息。比價(jià)：采購(gòu)部收集多家供應(yīng)商的報(bào)價(jià)單，進(jìn)行對(duì)比分析，評(píng)估各供應(yīng)商的價(jià)格優(yōu)勢(shì)和綜合實(shí)力。對(duì)于價(jià)格差異較大的報(bào)價(jià)，采購(gòu)部應(yīng)要求供應(yīng)商進(jìn)行解釋說(shuō)明。議價(jià)：采購(gòu)部與供應(yīng)商就價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等條款進(jìn)行談判協(xié)商，爭(zhēng)取最有利的采購(gòu)條件。在議價(jià)過(guò)程中，采購(gòu)部應(yīng)充分了解市場(chǎng)行情和供應(yīng)商成本結(jié)構(gòu)，合理運(yùn)用談判技巧，維護(hù)公司利益。簽訂合同：采購(gòu)部根據(jù)談判結(jié)果，起草《采購(gòu)合同》，經(jīng)法務(wù)部門(mén)審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，與供應(yīng)商簽訂合同。合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資或服務(wù)的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。5.采購(gòu)驗(yàn)收到貨通知：采購(gòu)部在采購(gòu)合同約定的交貨期前，通知供應(yīng)商準(zhǔn)備發(fā)貨，并要求供應(yīng)商提供發(fā)貨清單和運(yùn)輸單據(jù)。供應(yīng)商發(fā)貨后，采購(gòu)部及時(shí)跟蹤貨物運(yùn)輸情況，確保貨物按時(shí)到達(dá)。驗(yàn)收準(zhǔn)備：采購(gòu)部收到供應(yīng)商的到貨通知后，通知需求部門(mén)和質(zhì)量部門(mén)做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。需求部門(mén)和質(zhì)量部門(mén)根據(jù)采購(gòu)合同和相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，制定驗(yàn)收方案，明確驗(yàn)收人員、驗(yàn)收流程、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。驗(yàn)收實(shí)施：貨物到達(dá)后，采購(gòu)部組織需求部門(mén)和質(zhì)量部門(mén)按照驗(yàn)收方案進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量、外觀等方面。對(duì)于重要物資或技術(shù)復(fù)雜的設(shè)備，可邀請(qǐng)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員或第三方檢測(cè)機(jī)構(gòu)參與驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收人員填寫(xiě)《采購(gòu)驗(yàn)收單》，簽字確認(rèn)。驗(yàn)收結(jié)果處理：如驗(yàn)收合格，采購(gòu)部將驗(yàn)收單提交至財(cái)務(wù)部門(mén)，作為付款依據(jù)；如驗(yàn)收不合格，采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求供應(yīng)商采取補(bǔ)貨、換貨、退貨、降價(jià)等措施，直至達(dá)到驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。如供應(yīng)商拒絕處理或處理后仍不符合要求，采購(gòu)部可根據(jù)合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。6.采購(gòu)付款付款申請(qǐng)：采購(gòu)部根據(jù)采購(gòu)合同和驗(yàn)收單，填寫(xiě)《付款申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)物資或服務(wù)的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、金額、付款方式、付款期限等信息，并提交至財(cái)務(wù)部門(mén)。付款審核：財(cái)務(wù)部門(mén)收到付款申請(qǐng)表后，對(duì)采購(gòu)合同、驗(yàn)收單、發(fā)票等相關(guān)憑證進(jìn)行審核，核實(shí)采購(gòu)業(yè)務(wù)的真實(shí)性、合法性和準(zhǔn)確性。審核無(wú)誤后，財(cái)務(wù)部門(mén)按照公司財(cái)務(wù)制度和資金安排，辦理付款手續(xù)。付款方式：公司采購(gòu)付款方式主要包括支票、匯票、電匯、網(wǎng)上銀行轉(zhuǎn)賬等。對(duì)于金額較大的采購(gòu)項(xiàng)目，原則上采用銀行轉(zhuǎn)賬方式付款；對(duì)于小額采購(gòu)項(xiàng)目，可根據(jù)實(shí)際情況采用現(xiàn)金或支票付款。采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理1.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估采購(gòu)部定期對(duì)采購(gòu)過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別和評(píng)估，分析可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，如供應(yīng)商違約、價(jià)格波動(dòng)、質(zhì)量問(wèn)題、交貨延遲、法律法規(guī)風(fēng)險(xiǎn)等。根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度，對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，確定風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)。對(duì)于高風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)的風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。2.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)管理：加強(qiáng)供應(yīng)商管理，選擇信譽(yù)良好、實(shí)力雄厚的供應(yīng)商，簽訂詳細(xì)的采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，約定違約責(zé)任。定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核評(píng)價(jià)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決供應(yīng)商存在的問(wèn)題。對(duì)于重要物資或關(guān)鍵供應(yīng)商，可采取備用供應(yīng)商策略，降低因供應(yīng)商問(wèn)題導(dǎo)致的采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)管理：密切關(guān)注市場(chǎng)價(jià)格動(dòng)態(tài)，建立價(jià)格預(yù)警機(jī)制，及時(shí)掌握價(jià)格波動(dòng)信息。在采購(gòu)談判中，充分運(yùn)用價(jià)格談判技巧，爭(zhēng)取有利的采購(gòu)價(jià)格。對(duì)于價(jià)格波動(dòng)較大的物資，可采用套期保值、簽訂長(zhǎng)期合同、分批采購(gòu)等方式，降低價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)。質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)管理：加強(qiáng)采購(gòu)物資的質(zhì)量控制，在采購(gòu)合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收條款，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量合格證明文件。在驗(yàn)收環(huán)節(jié)，嚴(yán)格按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢驗(yàn)，確保采購(gòu)物資質(zhì)量符合要求。對(duì)于質(zhì)量問(wèn)題頻發(fā)的供應(yīng)商，及時(shí)進(jìn)行整改或淘汰。交貨期風(fēng)險(xiǎn)管理：在采購(gòu)合同中明確交貨期條款，要求供應(yīng)商制定詳細(xì)的生產(chǎn)計(jì)劃和交貨計(jì)劃，并定期跟蹤供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度和交貨情況。對(duì)于可能影響交貨期的因素，提前與供應(yīng)商溝通協(xié)商，采取相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施，如增加生產(chǎn)設(shè)備、調(diào)整生產(chǎn)計(jì)劃、協(xié)調(diào)運(yùn)輸資源等，確保貨物按時(shí)交付。法律法規(guī)風(fēng)險(xiǎn)管理：加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)人員的法律法規(guī)培訓(xùn)，提高采購(gòu)人員的法律意識(shí)和合規(guī)意識(shí)。在采購(gòu)活動(dòng)中，嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求，確保采購(gòu)行為的合法性。對(duì)于涉及重大法律問(wèn)題的采購(gòu)項(xiàng)目，及時(shí)咨詢法務(wù)部門(mén)，尋求專(zhuān)業(yè)法律意見(jiàn)。采購(gòu)監(jiān)督與審計(jì)1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)流程的執(zhí)行情況、采購(gòu)合同的簽訂與履行情況、采購(gòu)資金的使用情況等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。采購(gòu)部定期對(duì)采購(gòu)工作進(jìn)行自查自糾，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷完善采購(gòu)管理制度和流程。采購(gòu)部?jī)?nèi)部設(shè)立監(jiān)督崗位，對(duì)采購(gòu)人員的采購(gòu)行為進(jìn)行日常監(jiān)督，確保采購(gòu)活動(dòng)的規(guī)范運(yùn)作。2.外部監(jiān)督接受政府相關(guān)部門(mén)的監(jiān)督檢查，積極配合政府部門(mén)開(kāi)展的采購(gòu)專(zhuān)項(xiàng)檢查、審計(jì)等工作，如實(shí)提供采購(gòu)活動(dòng)相關(guān)資料