臨時(shí)物資管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司臨時(shí)物資的管理，規(guī)范臨時(shí)物資的采購、使用、保管及處置流程，提高臨時(shí)物資的使用效率，降低公司運(yùn)營成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門因臨時(shí)性工作任務(wù)而需配備的物資管理，包括但不限于辦公用品、設(shè)備器材、勞保用品等。（三）基本原則1.按需配置原則：根據(jù)臨時(shí)性工作任務(wù)的實(shí)際需求，合理配置臨時(shí)物資，避免浪費(fèi)。2.高效使用原則：確保臨時(shí)物資能夠及時(shí)、有效地支持臨時(shí)性工作的開展，提高工作效率。3.規(guī)范管理原則：對(duì)臨時(shí)物資的采購、使用、保管及處置等環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)范化管理，確保流程清晰、責(zé)任明確。4.成本控制原則：在滿足工作需求的前提下，盡量降低臨時(shí)物資的采購成本和使用成本。二、管理職責(zé)（一）需求部門1.根據(jù)臨時(shí)性工作任務(wù)的需要，提前提交臨時(shí)物資需求申請(qǐng)，明確物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息。2.負(fù)責(zé)臨時(shí)物資的領(lǐng)用、使用和歸還工作，并指定專人進(jìn)行管理。3.對(duì)臨時(shí)物資的使用情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查，確保物資的合理使用和安全保管。（二）采購部門1.根據(jù)需求部門提交的臨時(shí)物資需求申請(qǐng)，按照公司采購流程進(jìn)行采購。2.選擇合格的供應(yīng)商，確保采購物資的質(zhì)量和價(jià)格合理。3.負(fù)責(zé)與供應(yīng)商簽訂采購合同，跟進(jìn)采購進(jìn)度，確保物資按時(shí)到貨。（三）倉庫管理部門1.負(fù)責(zé)臨時(shí)物資的入庫、保管和發(fā)放工作。2.對(duì)入庫的臨時(shí)物資進(jìn)行驗(yàn)收，確保物資的數(shù)量、質(zhì)量與采購合同一致。3.建立臨時(shí)物資庫存臺(tái)賬，定期盤點(diǎn)庫存，保證賬物相符。4.根據(jù)需求部門的領(lǐng)用申請(qǐng)，及時(shí)發(fā)放臨時(shí)物資，并做好發(fā)放記錄。（四）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核臨時(shí)物資的采購預(yù)算和費(fèi)用報(bào)銷。2.對(duì)臨時(shí)物資的采購成本進(jìn)行核算和控制，確保費(fèi)用支出合理合規(guī)。3.定期對(duì)臨時(shí)物資的財(cái)務(wù)情況進(jìn)行分析和報(bào)告。（五）公司管理層1.負(fù)責(zé)審批臨時(shí)物資的采購申請(qǐng)和預(yù)算。2.對(duì)臨時(shí)物資管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，確保制度的有效執(zhí)行。三、采購管理（一）采購申請(qǐng)1.需求部門應(yīng)在臨時(shí)性工作任務(wù)開展前[X]個(gè)工作日，填寫《臨時(shí)物資采購申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審核。2.部門負(fù)責(zé)人審核通過后，將申請(qǐng)表提交至采購部門。如遇緊急情況，需求部門可先電話通知采購部門，隨后在[X]個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)齊申請(qǐng)表。（二）采購審批1.采購部門收到《臨時(shí)物資采購申請(qǐng)表》后，根據(jù)物資的金額和性質(zhì)進(jìn)行分類審批。2.對(duì)于金額較小（具體金額標(biāo)準(zhǔn)由公司根據(jù)實(shí)際情況確定）的臨時(shí)物資采購申請(qǐng)，由采購部門負(fù)責(zé)人審批；對(duì)于金額較大的采購申請(qǐng)，需提交公司管理層審批。3.審批通過后，采購部門方可進(jìn)行采購操作。（三）供應(yīng)商選擇1.采購部門應(yīng)建立合格供應(yīng)商名錄，優(yōu)先選擇名錄中的供應(yīng)商進(jìn)行采購。2.對(duì)于新的采購項(xiàng)目，采購部門應(yīng)通過市場(chǎng)調(diào)研、招標(biāo)、詢價(jià)等方式，選擇至少[X]家供應(yīng)商進(jìn)行比較，綜合考慮供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、信譽(yù)、售后服務(wù)等因素，確定最終供應(yīng)商。3.采購部門應(yīng)與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。（四）采購執(zhí)行1.采購部門根據(jù)采購合同的要求，及時(shí)向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單，并跟進(jìn)采購進(jìn)度，確保物資按時(shí)到貨。2.在采購過程中，如遇供應(yīng)商無法按時(shí)交貨、物資質(zhì)量問題等情況，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，采取相應(yīng)的解決措施，并向需求部門反饋。3.物資到貨后，采購部門應(yīng)及時(shí)通知倉庫管理部門進(jìn)行驗(yàn)收。四、驗(yàn)收管理（一）驗(yàn)收流程1.倉庫管理部門收到采購部門通知后，應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)到貨的臨時(shí)物資進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收人員應(yīng)根據(jù)采購合同和《臨時(shí)物資采購申請(qǐng)表》的要求，對(duì)物資的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量等進(jìn)行逐一核對(duì)。3.對(duì)于重要物資或技術(shù)要求較高的物資，可邀請(qǐng)專業(yè)技術(shù)人員或使用部門人員參與驗(yàn)收。4.驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收人員應(yīng)在《臨時(shí)物資驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)，并將物資入庫。如發(fā)現(xiàn)物資存在數(shù)量短缺、質(zhì)量問題等情況，應(yīng)及時(shí)與采購部門和供應(yīng)商聯(lián)系，協(xié)商解決辦法。（二）驗(yàn)收記錄1.倉庫管理部門應(yīng)建立臨時(shí)物資驗(yàn)收記錄檔案，將《臨時(shí)物資驗(yàn)收單》等相關(guān)資料進(jìn)行歸檔保存，以備查詢。2.驗(yàn)收記錄應(yīng)包括物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商、采購合同編號(hào)、驗(yàn)收時(shí)間、驗(yàn)收人員等信息。五、庫存管理（一）入庫管理1.倉庫管理部門應(yīng)按照物資的類別、規(guī)格、型號(hào)等進(jìn)行分類存放，建立清晰的物資標(biāo)識(shí)，便于查找和管理。2.物資入庫時(shí)，倉庫管理人員應(yīng)及時(shí)在庫存臺(tái)賬上記錄物資的入庫日期、名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商等信息，并更新庫存余額。3.對(duì)于易燃易爆、有毒有害等特殊物資，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行單獨(dú)存放，并采取相應(yīng)的安全防護(hù)措施。（二）保管管理1.倉庫管理部門應(yīng)定期對(duì)臨時(shí)物資進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，確保物資的質(zhì)量完好、數(shù)量準(zhǔn)確。2.對(duì)于易損、易腐等物資，應(yīng)采取相應(yīng)的保管措施，如防潮、防蟲、防火等，以延長物資的使用壽命。3.倉庫應(yīng)保持整潔、通風(fēng)良好，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入。（三）盤點(diǎn)管理1.倉庫管理部門應(yīng)每月對(duì)臨時(shí)物資進(jìn)行一次盤點(diǎn)，每年進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)。2.盤點(diǎn)前，倉庫管理人員應(yīng)制定盤點(diǎn)計(jì)劃，明確盤點(diǎn)范圍、方法、時(shí)間安排等，并通知相關(guān)部門和人員。3.盤點(diǎn)過程中，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)物資的實(shí)際數(shù)量與庫存臺(tái)賬記錄是否一致，如有差異應(yīng)及時(shí)查明原因，并填寫《臨時(shí)物資盤點(diǎn)差異表》。4.盤點(diǎn)結(jié)束后，倉庫管理人員應(yīng)根據(jù)盤點(diǎn)結(jié)果編制《臨時(shí)物資盤點(diǎn)報(bào)告》，上報(bào)財(cái)務(wù)部門和公司管理層。如發(fā)現(xiàn)盤盈或盤虧情況，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。六、領(lǐng)用管理（一）領(lǐng)用申請(qǐng)1.需求部門使用臨時(shí)物資時(shí)，應(yīng)填寫《臨時(shí)物資領(lǐng)用申請(qǐng)表》，注明物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審核。2.部門負(fù)責(zé)人審核通過后，將申請(qǐng)表提交至倉庫管理部門。（二）領(lǐng)用發(fā)放1.倉庫管理部門收到《臨時(shí)物資領(lǐng)用申請(qǐng)表》后，應(yīng)根據(jù)庫存情況進(jìn)行發(fā)放。如庫存不足，應(yīng)及時(shí)通知采購部門進(jìn)行補(bǔ)貨。2.倉庫管理人員應(yīng)按照申請(qǐng)表上的信息，準(zhǔn)確發(fā)放物資，并在庫存臺(tái)賬上記錄物資的領(lǐng)用日期、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人員、物資名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。3.領(lǐng)用人員在領(lǐng)取臨時(shí)物資時(shí)，應(yīng)在《臨時(shí)物資領(lǐng)用登記表》上簽字確認(rèn)。（三）歸還管理1.臨時(shí)物資使用完畢后，領(lǐng)用人員應(yīng)及時(shí)將物資歸還倉庫管理部門。2.倉庫管理人員應(yīng)對(duì)歸還的物資進(jìn)行驗(yàn)收，檢查物資的數(shù)量、質(zhì)量、完好程度等是否與領(lǐng)用記錄一致。如發(fā)現(xiàn)物資損壞、丟失等情況，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定追究領(lǐng)用人員的責(zé)任。3.驗(yàn)收合格后，倉庫管理人員應(yīng)在《臨時(shí)物資領(lǐng)用登記表》上記錄物資的歸還日期，并更新庫存臺(tái)賬。七、使用管理（一）使用要求1.需求部門應(yīng)嚴(yán)格按照臨時(shí)物資的用途和操作規(guī)程使用物資，確保物資的安全、有效使用。2.領(lǐng)用人員應(yīng)妥善保管臨時(shí)物資，不得擅自轉(zhuǎn)借、挪用或損壞物資。如因工作需要確需轉(zhuǎn)借或挪用物資的，應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。3.在使用臨時(shí)物資過程中，如發(fā)現(xiàn)物資存在質(zhì)量問題或安全隱患，應(yīng)及時(shí)停止使用，并報(bào)告?zhèn)}庫管理部門和采購部門。（二）監(jiān)督檢查1.公司管理層和相關(guān)部門應(yīng)定期對(duì)臨時(shí)物資的使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保物資的合理使用和安全保管。2.倉庫管理部門應(yīng)不定期對(duì)庫存物資進(jìn)行抽查，核實(shí)物資的實(shí)際使用情況和庫存數(shù)量。3.對(duì)于違反臨時(shí)物資使用規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。八、處置管理（一）報(bào)廢處理1.臨時(shí)物資因損壞、過期、不再使用等原因需要報(bào)廢的，需求部門應(yīng)填寫《臨時(shí)物資報(bào)廢申請(qǐng)表》，注明物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、報(bào)廢原因等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審核。2.部門負(fù)責(zé)人審核通過后，將申請(qǐng)表提交至倉庫管理部門。倉庫管理部門對(duì)申請(qǐng)報(bào)廢的物資進(jìn)行核實(shí)后，提交公司管理層審批。3.經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)后，倉庫管理部門負(fù)責(zé)對(duì)報(bào)廢物資進(jìn)行處置，可采用變賣、回收等方式，處置收入應(yīng)及時(shí)上繳公司財(cái)務(wù)部門。（二）調(diào)撥處理1.因工作需要，公司內(nèi)部各部門之間可進(jìn)行臨時(shí)物資的調(diào)撥。調(diào)撥部門應(yīng)填寫《臨時(shí)物資調(diào)撥申請(qǐng)表》，注明物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、調(diào)撥原因、調(diào)入部門等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審核。2.部門負(fù)責(zé)人審核通過后，將申請(qǐng)表提交至倉庫管理部門。倉庫管理部門根據(jù)庫存情況進(jìn)行調(diào)撥，并在庫存臺(tái)賬上記錄物資的調(diào)撥日期、調(diào)出部門、調(diào)入部門、物資名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。九、費(fèi)用管理（一）預(yù)算管理1.公司應(yīng)根據(jù)臨時(shí)性工作任務(wù)的預(yù)計(jì)需求，編制臨時(shí)物資采購預(yù)算。預(yù)算應(yīng)包括物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)等詳細(xì)信息。2.臨時(shí)物資采購預(yù)算應(yīng)經(jīng)公司管理層審批后執(zhí)行。在預(yù)算執(zhí)行過程中，如因特殊情況需要調(diào)整預(yù)算，應(yīng)按照公司預(yù)算管理規(guī)定進(jìn)行申請(qǐng)和審批。（二）報(bào)銷管理1.需求部門應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)制度的規(guī)定，及時(shí)辦理臨時(shí)