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文檔簡介
供貨份額管理制度一、總則(一)目的為了規(guī)范公司供貨份額的管理,確保公司采購活動的公平、公正、透明,提高采購效率,降低采購成本,保障公司生產(chǎn)經(jīng)營的順利進(jìn)行,特制定本制度。(二)適用范圍本制度適用于公司所有涉及物資、服務(wù)采購的供貨份額管理活動,包括但不限于原材料、零部件、辦公用品、設(shè)備維修保養(yǎng)等采購項目。(三)基本原則1.公平公正原則:在供貨份額分配過程中,遵循公平、公正的原則,確保所有供應(yīng)商都有平等的機(jī)會參與競爭,不受任何歧視。2.質(zhì)量優(yōu)先原則:優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商,確保所采購的物資和服務(wù)符合公司的質(zhì)量要求。3.成本效益原則:在保證質(zhì)量的前提下,綜合考慮供應(yīng)商的價格、交貨期、售后服務(wù)等因素,選擇成本效益最優(yōu)的供應(yīng)商,降低采購成本。4.動態(tài)管理原則:對供應(yīng)商的供貨份額進(jìn)行動態(tài)管理,根據(jù)供應(yīng)商的表現(xiàn)和市場變化情況,適時調(diào)整供貨份額,激勵供應(yīng)商不斷提高自身競爭力。二、職責(zé)分工(一)采購部門1.負(fù)責(zé)制定采購計劃,明確采購物資和服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、交貨期等要求。2.組織供應(yīng)商的選擇、評估和管理工作,建立供應(yīng)商檔案。3.根據(jù)供應(yīng)商的表現(xiàn)和供貨份額管理制度,確定各供應(yīng)商的供貨份額,并與供應(yīng)商簽訂采購合同。4.跟蹤采購合同的執(zhí)行情況,協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的問題。(二)質(zhì)量部門1.負(fù)責(zé)對采購物資和服務(wù)的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)和驗(yàn)收,確保所采購的物資和服務(wù)符合公司的質(zhì)量要求。2.參與供應(yīng)商的評估和管理工作,提供質(zhì)量方面的意見和建議。3.對不合格的采購物資和服務(wù)進(jìn)行處理,跟蹤整改情況。(三)財務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核采購合同的付款條款,確保付款方式和時間符合公司財務(wù)規(guī)定。2.對采購成本進(jìn)行核算和分析,提供成本控制方面的建議。3.負(fù)責(zé)供應(yīng)商貨款的支付工作。(四)使用部門1.提出采購需求,明確采購物資和服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等要求。2.參與供應(yīng)商的評估和選擇工作,提供使用方面的意見和建議。3.對采購物資和服務(wù)的使用情況進(jìn)行反饋,協(xié)助采購部門做好供應(yīng)商管理工作。三、供應(yīng)商選擇與評估(一)供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)1.資質(zhì)信譽(yù):具有合法的經(jīng)營資質(zhì),信譽(yù)良好,無不良記錄。2.生產(chǎn)能力:具備與公司采購需求相匹配的生產(chǎn)能力和設(shè)備設(shè)施。3.質(zhì)量保證:建立完善的質(zhì)量管理體系,能夠提供符合公司質(zhì)量要求的產(chǎn)品和服務(wù)。4.價格合理:報價具有競爭力,能夠在保證質(zhì)量的前提下提供合理的價格。5.交貨期:能夠按時、準(zhǔn)確地交貨,滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營的需求。6.售后服務(wù):具有良好的售后服務(wù)意識,能夠及時響應(yīng)公司的售后需求。(二)供應(yīng)商選擇程序1.采購部門根據(jù)采購需求,通過多種渠道收集潛在供應(yīng)商信息,如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對收集到的供應(yīng)商信息進(jìn)行初步篩選,剔除不符合基本要求的供應(yīng)商。3.組織相關(guān)部門對篩選后的供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察,了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理水平、生產(chǎn)能力等情況。4.根據(jù)實(shí)地考察結(jié)果,對供應(yīng)商進(jìn)行綜合評估,確定入圍供應(yīng)商名單。5.與入圍供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判,明確采購物資和服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、售后服務(wù)等條款,簽訂采購合同。(三)供應(yīng)商評估1.建立供應(yīng)商評估指標(biāo)體系,包括質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務(wù)等方面的指標(biāo)。2.定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估,評估周期一般為每季度一次,特殊情況可根據(jù)實(shí)際需要縮短評估周期。3.采購部門負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門對供應(yīng)商進(jìn)行評估,評估結(jié)果以評分的形式體現(xiàn)。4.根據(jù)評估結(jié)果,對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理,分為優(yōu)秀供應(yīng)商、合格供應(yīng)商、不合格供應(yīng)商。5.對于優(yōu)秀供應(yīng)商,在供貨份額分配、貨款支付等方面給予一定的優(yōu)惠政策;對于不合格供應(yīng)商,及時采取措施進(jìn)行整改,如仍不符合要求,取消其供貨資格。四、供貨份額分配(一)分配原則1.根據(jù)供應(yīng)商的綜合評估結(jié)果進(jìn)行分配,優(yōu)先選擇優(yōu)秀供應(yīng)商。2.考慮采購物資和服務(wù)的類別、數(shù)量、交貨期等因素,合理分配供貨份額。3.確保供貨份額分配的公平、公正、透明,避免出現(xiàn)獨(dú)家壟斷或過度集中的情況。(二)分配方法1.根據(jù)采購物資和服務(wù)的類別,將供應(yīng)商分為不同的組別,如原材料供應(yīng)商組、零部件供應(yīng)商組、辦公用品供應(yīng)商組等。2.對于每個組別,根據(jù)供應(yīng)商的綜合評估得分,按照一定的比例確定各供應(yīng)商的供貨份額。3.在分配供貨份額時,可根據(jù)市場變化情況和公司實(shí)際需求,對各供應(yīng)商的供貨份額進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整。(三)分配流程1.采購部門根據(jù)供應(yīng)商的綜合評估結(jié)果,制定供貨份額分配方案。2.將供貨份額分配方案提交給公司管理層審批。3.經(jīng)公司管理層審批通過后,采購部門與各供應(yīng)商簽訂采購合同,明確供貨份額、價格、交貨期、售后服務(wù)等條款。4.采購部門負(fù)責(zé)跟蹤供貨份額的執(zhí)行情況,確保各供應(yīng)商按照合同約定履行義務(wù)。五、供貨份額調(diào)整(一)調(diào)整原因1.供應(yīng)商表現(xiàn)不佳,如質(zhì)量問題、交貨期延誤、售后服務(wù)不到位等。2.市場變化,如原材料價格波動、供應(yīng)商產(chǎn)能調(diào)整等。3.公司生產(chǎn)經(jīng)營需求變化,如產(chǎn)品結(jié)構(gòu)調(diào)整、訂單量變化等。(二)調(diào)整程序1.采購部門根據(jù)調(diào)整原因,提出供貨份額調(diào)整建議。2.組織相關(guān)部門對調(diào)整建議進(jìn)行評估,分析調(diào)整對公司采購成本、質(zhì)量、交貨期等方面的影響。3.將調(diào)整建議提交給公司管理層審批。4.經(jīng)公司管理層審批通過后,采購部門與相關(guān)供應(yīng)商進(jìn)行溝通協(xié)商,簽訂補(bǔ)充協(xié)議,明確供貨份額調(diào)整的具體內(nèi)容。5.采購部門負(fù)責(zé)跟蹤供貨份額調(diào)整的執(zhí)行情況,確保調(diào)整工作順利進(jìn)行。六、監(jiān)督與考核(一)監(jiān)督機(jī)制1.建立內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制,采購部門、質(zhì)量部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門定期對供貨份額管理情況進(jìn)行檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.設(shè)立舉報郵箱和舉報電話,接受公司員工和供應(yīng)商的監(jiān)督舉報,對舉報內(nèi)容進(jìn)行及時調(diào)查處理。(二)考核指標(biāo)1.采購成本控制指標(biāo),如采購價格降低率、采購成本節(jié)約額等。2.質(zhì)量指標(biāo),如物資驗(yàn)收合格率、退貨率等。3.交貨期指標(biāo),如按時交貨率、交貨延誤次數(shù)等。4.售后服務(wù)指標(biāo),如客戶投訴率、客戶滿意度等。(三)考核方法1.定期對供應(yīng)商的供貨份額管理情況進(jìn)行考核,考核周期一般為每半年一次。2.采購部門負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門對供應(yīng)商進(jìn)行考核,考核結(jié)果以評分的形式體現(xiàn)。3.根據(jù)考核結(jié)果,對供應(yīng)商進(jìn)行獎懲,如增加或減少供貨份額、給予經(jīng)濟(jì)獎勵或處罰等。七、合同管理(一)合同簽訂1.采購部門在確定供應(yīng)商和供貨份額后,負(fù)責(zé)與供應(yīng)商簽訂采購合同。2.采購合同應(yīng)明確采購物資和服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、售后服務(wù)等條款,確保雙方的權(quán)利和義務(wù)明確。3.采購合同簽訂前,應(yīng)提交公司法律部門進(jìn)行審核,確保合同的合法性和有效性。(二)合同執(zhí)行1.采購部門負(fù)責(zé)跟蹤采購合同的執(zhí)行情況,及時協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。2.供應(yīng)商應(yīng)按照采購合同約定的時間、地點(diǎn)、方式等履行交貨義務(wù),確保所提供的物資和服務(wù)符合合同要求。3.質(zhì)量部門負(fù)責(zé)對采購物資和服務(wù)進(jìn)行檢驗(yàn)和驗(yàn)收,如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題,應(yīng)及時通知采購部門和供應(yīng)商進(jìn)行處理。(三)合同變更與解除1.在采購合同執(zhí)行過程中,如因市場變化、公司生產(chǎn)經(jīng)營需求變化等原因需要變更合同條款的,采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商進(jìn)行溝通協(xié)商,簽訂補(bǔ)充協(xié)議。2.如因不可抗力或其他原因?qū)е虏少徍贤瑹o法履行的,采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解除合同,并按照合同約定辦理相關(guān)手續(xù)。八、信息管理(一)供應(yīng)商信息管理1.采購部門負(fù)責(zé)建立供應(yīng)商檔案,記錄供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)信譽(yù)、生產(chǎn)經(jīng)營狀況、評估結(jié)果等內(nèi)容。2.定期對供應(yīng)商檔案進(jìn)行更新和維護(hù),確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。3.供應(yīng)商檔案應(yīng)嚴(yán)格保密,未經(jīng)授權(quán)不得對外泄露。(二)供貨份額信息管理1.
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