公司章程機(jī)管理制度一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司對(duì)章程機(jī)的使用與管理，確保章程機(jī)的正常運(yùn)行，保障公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)的順利開展，提高工作效率，維護(hù)公司利益。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工，涉及使用章程機(jī)進(jìn)行文件打印、復(fù)印、掃描等相關(guān)操作的所有活動(dòng)。（三）基本原則1.安全高效原則確保章程機(jī)的使用安全，防止信息泄露和設(shè)備損壞，同時(shí)提高使用效率，滿足公司業(yè)務(wù)需求。2.規(guī)范操作原則所有使用人員必須按照規(guī)定的操作流程使用章程機(jī)，確保操作的規(guī)范性和準(zhǔn)確性。3.節(jié)約資源原則倡導(dǎo)節(jié)約用紙、墨粉等資源，避免浪費(fèi)，降低公司運(yùn)營(yíng)成本。二、章程機(jī)管理職責(zé)（一）行政部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)章程機(jī)的采購(gòu)、選型、安裝調(diào)試及日常維護(hù)保養(yǎng)工作，確保設(shè)備正常運(yùn)行。2.制定章程機(jī)的使用管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。3.負(fù)責(zé)章程機(jī)耗材的采購(gòu)、庫(kù)存管理及發(fā)放工作。4.處理章程機(jī)使用過程中的一般性故障，對(duì)于重大故障及時(shí)聯(lián)系廠家維修。（二）使用部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門章程機(jī)的日常使用，按照規(guī)定的操作流程進(jìn)行文件打印、復(fù)印、掃描等操作。2.配合行政部門做好章程機(jī)的維護(hù)保養(yǎng)工作，如發(fā)現(xiàn)設(shè)備異常及時(shí)通知行政部門。3.教育本部門員工正確使用章程機(jī)，節(jié)約資源，愛護(hù)設(shè)備。（三）使用人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守章程機(jī)的使用管理制度，按照操作流程正確使用章程機(jī)。2.愛護(hù)章程機(jī)設(shè)備，不得隨意拆卸、損壞設(shè)備，如因個(gè)人原因造成設(shè)備損壞，應(yīng)照價(jià)賠償。3.節(jié)約使用紙張、墨粉等耗材，對(duì)于不必要的打印、復(fù)印操作應(yīng)盡量避免。4.妥善保管個(gè)人使用章程機(jī)的賬號(hào)和密碼，不得轉(zhuǎn)借他人使用。三、章程機(jī)使用規(guī)定（一）使用流程1.打印登錄公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)，找到需要打印的文件。確認(rèn)文件內(nèi)容無誤后，點(diǎn)擊“打印”按鈕，并選擇章程機(jī)。在章程機(jī)操作面板上設(shè)置打印份數(shù)、紙張規(guī)格等參數(shù)，然后點(diǎn)擊“開始打印”。2.復(fù)印將需要復(fù)印的文件放置在章程機(jī)的掃描玻璃板上或進(jìn)紙口。在章程機(jī)操作面板上設(shè)置復(fù)印份數(shù)、紙張規(guī)格、縮放比例等參數(shù)。點(diǎn)擊“開始復(fù)印”按鈕進(jìn)行復(fù)印操作。3.掃描將需要掃描的文件放置在章程機(jī)的掃描玻璃板上。登錄公司指定的掃描軟件或系統(tǒng)。在掃描軟件中設(shè)置掃描文件的保存路徑、文件名、文件格式（如PDF、JPEG等）、分辨率等參數(shù)。點(diǎn)擊“掃描”按鈕進(jìn)行掃描操作。掃描完成后，檢查掃描文件的質(zhì)量，確認(rèn)無誤后保存。（二）文件排版與格式要求1.打印文件應(yīng)排版整齊、格式規(guī)范，文字清晰可讀，圖表完整準(zhǔn)確。2.對(duì)于重要文件或正式文件，應(yīng)按照公司規(guī)定的格式模板進(jìn)行排版，如文件標(biāo)題、正文字體、字號(hào)、行距、頁(yè)邊距等。3.盡量避免使用特殊字體或格式，以免在其他設(shè)備上無法正常顯示或打印。如確有需要使用特殊字體，應(yīng)在打印前進(jìn)行字體嵌入處理，確保文件的完整性。（三）紙張使用規(guī)范1.優(yōu)先使用雙面打印、復(fù)印，以節(jié)約紙張資源。2.對(duì)于非正式文件或內(nèi)部溝通文件，可以使用公司內(nèi)部回收的紙張進(jìn)行打印、復(fù)印，但應(yīng)確保紙張干凈、無明顯污漬。3.根據(jù)文件內(nèi)容和用途，合理選擇紙張規(guī)格，避免大材小用。如普通文檔可使用A4紙，較大幅面的圖表或資料可根據(jù)實(shí)際情況選擇A3紙或其他合適規(guī)格。（四）耗材管理1.行政部門應(yīng)定期統(tǒng)計(jì)章程機(jī)耗材的使用情況，根據(jù)庫(kù)存數(shù)量和使用頻率，及時(shí)采購(gòu)耗材，確保耗材供應(yīng)充足，不影響正常工作。2.章程機(jī)耗材應(yīng)存放在干燥、通風(fēng)的倉(cāng)庫(kù)中，避免受潮、受熱或受到其他損壞。3.使用人員應(yīng)按照規(guī)定的方法安裝和更換耗材，如發(fā)現(xiàn)耗材質(zhì)量問題或使用異常，應(yīng)及時(shí)通知行政部門。4.對(duì)于墨盒、硒鼓等可回收耗材，使用完畢后應(yīng)按照公司規(guī)定進(jìn)行回收處理，不得隨意丟棄。四、章程機(jī)維護(hù)與保養(yǎng)（一）日常維護(hù)1.使用人員在每次使用完章程機(jī)后，應(yīng)及時(shí)清理設(shè)備表面的灰塵和雜物，保持設(shè)備清潔。2.定期檢查章程機(jī)的進(jìn)紙口、出紙口是否通暢，如有堵塞應(yīng)及時(shí)清理，防止卡紙現(xiàn)象發(fā)生。3.每周至少對(duì)章程機(jī)的內(nèi)部進(jìn)行一次清潔，使用干凈的軟布擦拭掃描玻璃板、滾筒等部件，避免灰塵積累影響掃描和打印質(zhì)量。（二）定期保養(yǎng)1.行政部門應(yīng)根據(jù)章程機(jī)的使用情況和廠家建議，定期安排專業(yè)人員對(duì)章程機(jī)進(jìn)行全面保養(yǎng)。保養(yǎng)內(nèi)容包括設(shè)備內(nèi)部清潔、潤(rùn)滑、校準(zhǔn)等，確保設(shè)備性能穩(wěn)定。2.每季度對(duì)章程機(jī)的墨粉盒、硒鼓等耗材進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)耗材剩余量不足或打印質(zhì)量下降，應(yīng)及時(shí)更換。3.每年對(duì)章程機(jī)進(jìn)行一次全面的硬件檢查，包括打印機(jī)噴頭、加熱組件、傳動(dòng)部件等，對(duì)于老化或損壞的部件及時(shí)進(jìn)行維修或更換，延長(zhǎng)設(shè)備使用壽命。（三）故障處理1.使用人員在使用章程機(jī)過程中如發(fā)現(xiàn)設(shè)備出現(xiàn)故障，應(yīng)立即停止使用，并及時(shí)通知行政部門。2.行政部門接到故障通知后，應(yīng)根據(jù)故障現(xiàn)象進(jìn)行初步判斷，對(duì)于一般性故障，如卡紙、缺紙、墨粉不足等，應(yīng)指導(dǎo)使用人員按照正確的方法進(jìn)行排除。3.對(duì)于較為復(fù)雜的故障或無法自行解決的問題，行政部門應(yīng)及時(shí)聯(lián)系章程機(jī)廠家的售后服務(wù)人員，安排維修人員上門維修。在維修過程中，應(yīng)做好維修記錄，包括故障現(xiàn)象、維修時(shí)間、維修內(nèi)容、更換的部件等。4.如因設(shè)備故障導(dǎo)致重要文件無法及時(shí)打印、復(fù)印或掃描，行政部門應(yīng)協(xié)調(diào)其他設(shè)備或采取應(yīng)急措施，確保工作不受影響。同時(shí)，對(duì)故障原因進(jìn)行分析總結(jié)，采取相應(yīng)的預(yù)防措施，避免類似故障再次發(fā)生。五、安全與保密（一）信息安全1.章程機(jī)存儲(chǔ)的文件和數(shù)據(jù)屬于公司重要信息資產(chǎn)，使用人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司信息安全管理制度，確保信息安全。2.在進(jìn)行掃描操作時(shí)，應(yīng)注意保護(hù)文件內(nèi)容的隱私性，對(duì)于涉及公司機(jī)密或敏感信息的文件，應(yīng)按照公司規(guī)定的保密級(jí)別進(jìn)行處理，防止信息泄露。3.不得在章程機(jī)上連接未經(jīng)公司授權(quán)的外部設(shè)備，如U盤、移動(dòng)硬盤等，以免感染病毒或泄露公司信息。（二）賬號(hào)與密碼管理1.公司為每個(gè)使用章程機(jī)的員工分配獨(dú)立的賬號(hào)和密碼，使用人員應(yīng)妥善保管個(gè)人賬號(hào)和密碼，不得將其告知他人。2.如發(fā)現(xiàn)賬號(hào)或密碼丟失、被盜用，應(yīng)立即通知行政部門，并及時(shí)進(jìn)行掛失和重置。3.定期更換章程機(jī)賬號(hào)密碼，密碼應(yīng)設(shè)置為包含字母、數(shù)字和特殊字符的強(qiáng)密碼，長(zhǎng)度不少于規(guī)定位數(shù)，以提高賬號(hào)安全性。六、培訓(xùn)與考核（一）培訓(xùn)1.行政部門應(yīng)定期組織章程機(jī)使用培訓(xùn)，培訓(xùn)對(duì)象為新入職員工及需要進(jìn)一步提高章程機(jī)使用技能的員工。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括章程機(jī)的基本操作方法、文件排版與格式要求、耗材使用與更換、常見故障排除等。3.培訓(xùn)方式可采用集中授課、現(xiàn)場(chǎng)演示、實(shí)際操作練習(xí)等多種形式，確保使用人員能夠熟練掌握章程機(jī)的使用方法和技巧。4.培訓(xùn)結(jié)束后，應(yīng)對(duì)培訓(xùn)人員進(jìn)行考核，考核合格后方可獨(dú)立使用章程機(jī)。（二）考核1.行政部門負(fù)責(zé)制定章程機(jī)使用考核標(biāo)準(zhǔn)，考核內(nèi)容包括操作規(guī)范性、文件質(zhì)量、資源節(jié)約情況、設(shè)備維護(hù)情況等。2.定期對(duì)使用人員的章程機(jī)使用情況進(jìn)行考核，考核結(jié)果作為員工績(jī)效評(píng)估的參考依據(jù)之一。3.對(duì)于在章程機(jī)使用過程中表現(xiàn)優(yōu)秀、能夠嚴(yán)格遵守制度、節(jié)約資源且設(shè)備維